2023年档案馆调研报告.docx
2023年档案馆调研报告 书目 第1篇档案馆档案利用状况调研报告 档案馆档案利用状况调研报告 作为区（县）级档案馆，其档案利用更多的是与广阔人民群众的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在_区档案馆近几年来的档案利用现状为例，作一分析，通过分析、思索，提出问题，并以期解决问题。 一、本馆基本状况 本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从2000年的3万余卷（件）增加到2023年5.6万余卷（件），馆藏结构在近几年来的改变状况见下二表： 表一2000年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表 表二2023年区档案馆馆藏档案结构比例一览表 从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平均9.95%增加；其中文书档案所占比例下降，特地档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生改变，得到改善，趋于合理。特殊是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了改变。见本馆从2000至2023年档案利用状况综合统计表。 表三 区档案馆2000至2023年档案利用状况综合统计表 分析此表可以看出： 1、每年利用档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。 2、调阅卷数相对于利用人数却削减下降，说明白二点：一是档案信息化正在不断发挥作用。本馆在2023年底建成了馆藏档案文件级书目约80万条的数据库，到2023年底增加至93万条。因此，检索速度及查准率都有所加快和提高，削减了档案案卷的调用与翻阅查找，爱护了档案。二是公民利用档案需求在随着社会的发展改变而增加，但其所需档案的查到率还不高。 3、关系到人民群众生活的档案，即民生档案，其利用需求在不断增加。表中的“其他利用”一项包括招工名册（包括干部职工调动）、知青下放（包括学历证明）、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等。 4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用。从整个利用状况看：涉及到个人待遇、身份证明的招工名册、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高，而以学术探讨、经济建设、宣扬教化为利用目的的档案利用率较低。当然民生档案的的概念是近几来提出的，还没有精确的定义。但从一个侧面反映出一个问题，即所谓的民生档案是与广阔人民群众生活的方方面面的切身利益休戚相关，密不行分的。 二、档案利用中出现的的问题 随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的改变，对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战，档案利用工作中不行避开会出现种种问题。现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。 1、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系 依据中华人民共和国国档案法（以下简称档案法）第十九条及中华人民共和国国档案法实施方法（以下简称实施方法）其次十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在详细的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的供应利用与限制利用的关系，是有肯定的难度的。如本馆接收了区建设局1964年至1993年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的供应利用，工作人员会遇到二个问题：一、是否作为开放档案来供应利用？因为根据档案法第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”。二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时，档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制。因此在档案供应利用的详细操作中，工作人员难以把握；作为公民其自由利用的需求没有满意而悲观或不满。这种状况同样出现在房产档案及拆迁档案的供应利用过程中。 2、档案利用的方式 根据实施方法其次十二条“档案法所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者供应利用档案，采纳阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公民符合利用条件即可。而采纳摘录方式供应利用档案，在详细操作中也存在肯定的难度和风险。仍以建筑执照档案为例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很简单自行驾驭与操作；二是采纳何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满意公民的须要，档案形成部门也简单自行驾驭。而这二个问题是由专业档案的特性所确定的，其档案形成部门对专业档案供应利用方式及供应利用程度、范围驾驭的精确度、便利度确定比较高。对于区级综合档案馆在供应这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆供应摘录式档案证明，那么在一张“建房申请表”上，有很多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息，遇到这种状况，采纳复制方式出证，可以保证档案证明的真实性。但却不能满意利用者的需求。 3、档案利用中的出证问题 在档案供应利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应当为利用开具其所需证明；但对未查到档案是否也应当按其要求开具未查到证明呢？这在档案法及实施方法中并未明确规定。 但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆依据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载状况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案保藏部门开展档案供应利用服务的方式之一”，以及由_师范高校出版社出版的档案信息化工作好用手册中“档案工作基础术语”，说明档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载，以及该文件的存放地点”。那么，假如根据这种说法，如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到档案证明是应当开具这种证明的。 但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不行替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现，有人的因素。但出证制度不健全，特殊是出证程序不完善也是重要缘由。这就提示我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。 因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值确定的。档案证明应当是依据档案的记载出具的凭证性文件。而没有查到档案被要求开具证明，则好像有些不妥。但在本馆的档案利用中却常常会遇到这种状况。如有些单位来档案馆查询单位职工的招工通知书，如未查到，则会要求档案馆为其开具未查到证明。有些个人来馆查阅有无婚姻关系，经查而未查到，也会要求出具无婚姻登记档案证明。这让接待人员很犯难。但又没依据性文件劝服利用者，因而引起利用者的不满。 4、档案提前进馆与便利利用的问题 三、对档案利用现状的几点思索 以上所述，是本馆档案利用工作之现状，或许是个案。但经笔者与同级同类档案馆的沟通、沟通与探讨，了解到这种现状有肯定的代表性，具有共性。区（县）级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题。而目前一方面广阔公民利用档案的需求在日益增长，另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套，以及档案工作标准化程度不够高，都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。那么就区（县）级档案馆而言，如何严格实施法律法规，保障可以利用的档案能够最大限度地为广阔公民所用，以满意公民不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的须要呢？笔者针对区（县）级档案馆档案利用的现状做了以下几点思索： 1、要加强对于档案利用理论的探讨，建立完善配套的档案利用制度。既要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是供应档案利用的档案工作人员，都是公允合理的，双方的权利和义务都能得到保证。 2、对于档案馆来说，要做好档案利用的各项基础工作。一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案的确能够被利用；二是对于档案的接收进馆，在根据档案法规进行的前提下，要与档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议；三是对于一些专业性较强的档案,且在形成部门供应利用更便利(既对档案形成部门而言,又考虑到利用者的便利),则应当依据实际状况,确定这类档案是否有必要接收进馆或确定适当的进馆时间。 3、提高档案利用工作的标准化、规范化程度。对于不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围，档案工作人员能够依据利用者的不同须要，便于操作，能够合法合理地满意各种档案利用需求。
