2023年用流程管理制度管事(2篇).docx

2023年用流程管理制度管事(2篇) 书目 第1篇管理处工作交办单工作联系单运用流程 第2篇某物业管理处印章运用流程 管理处工作交办单工作联系单运用流程 管理处工作交办单及工作联系单运用流程 为保障整个管理处工作的正常运行,管理处内部各部门的联系与沟通极为重要。只有在各部门寻系保证畅通的前提下,各项工才能顺当进行,详细流程如下: 一.工交办单(详见附表1): 1.包括工程修理、清洁服务及其它服务均需填写工交办单。 2.交办单共分四联:第一联,为住户在服务完成后,由住户签名保留;其次联,交由服务部门存档(如工程,清洁);第三联,由客户服务部保存并存档(一般保留二年以上,以便复查);第四联(记帐联)交由务记帐,便于统计有偿服务之应收费用。 3.填写工交办单时,应具体填写各栏之内容,特殊是服务项目一栏内,必需具体记录服务之内容、地点、时间等一系列要素,以便其他部门查询。 4.工交办单需支配专人跟进、存档(详见第七章,工程修理跟进回访流程)。 二.工联系单 1.如遇重要或特殊事项,可填写工联系单(详见附表2)。 2.工联系单必需具体注明收发文部门、收发人姓名、联系方式。 3.将所需其他部门协作之事项具体排列于“恳求事项”一栏内。 4.填写完成后,交由部门主管签名,呈送总经办。 5.经总经办审核后,抄送至收文部门。 6.收文部门主管查阅后,交部门工作人员跟进处理。 7.服务完成或需重新回复发文部门时,请将完成状况及最新反馈信息填写于“收文部门答复或完成状况”一栏内,呈送总经办批阅(流程同上)。 8.为保障能刚好跟进,在填写工联系单后,应以电话形式通知收文部门,以便能刚好为住户供应服务。 9.服务项目完成后,工联系单应由收发文部门同时保存,以备复查。 e.5分钟内致电南门确认是否完成,如完成则在记录本中登记完成时间,如未完成,则需询问缘由并致电住户释,告知住户大致等待时间。 5.访客电话确认: a.具体询问大门致电保安人员,来访者身份、姓名、事由、被访者房号。 b.致电被访者,具体告知住户来访人员状况、姓名、事由、身份等。 c.确认后,致电大门保安放行。 d.如无人接听也需致电大门保安,说明住户不在家中。 e.如占线应在3分钟内再次确认。 6.前台电话值班记录表需填写日期、当值人员姓名,以及填表人员,并由主任每日查阅签字,每周全部部门经理抽查签字,每月送总经办抽查。 7.全部有关住户的电话均要求具体记录于前台电话值班记录表上,并由当天夜班输入电脑存档。(另:为加强管理,管理处安装了电话录系统,以备日后所需之时复查。)(附表2-前台电话值班记录表) 某物业管理处印章运用流程 物业管理处印章运用流程 1 管理处印章的用印 1.1 门主管审核文件原件。 1.2信息中心/管理处登记,并核对公章、文件份数。 1.3填写印章运用管理登记表后用印。 2 损坏、丢失的处理 2.1 印章丢失后,必需马上书面写出报告,部门主管审核确认后,报信息中心行政主办登记。 2.2 管理处行政助理刚好将报告管理处主任,并转呈总经理给出审批看法,由信息中心予以备案,须予以登报 明的由信息中心办理。 2.3 管理处按责任后果轻重对责任人赐予惩罚。 2.4 管理处刻制新印章,需提出刻制申请,并经审批、刻制。 2.5运用部门交还旧印章至信息中心并领取新印章 (丢失的干脆领取)。 3 印章的废止 3.1 管理处提出废止印章看法书报总经理审批。 3.2信息中心发出收回废此印章通知并收回、核对作废此印章,记录归档。 4 印章的保管 4.1 管理处印章由管理处主任保管。 5 相关记录 qpi-*-c-f035 印章运用管理登记表 qpi-*-c-f036 印章领用登记表