2023年文件制度篇.docx

2023年文件制度篇 书目 电子文件管理制度规范 一、 总则 1、 技术文件是本公司的核心隐私,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司全部。 2、 为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。 3、 适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。 二、 技术文件的编制 1、 技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 详细包括: 1) 开发安排阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发安排书、检验要求。 2) 开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3) 产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4) 产品维护阶段:设计开发总结、软件运用手册、产品运用手册。 2、 技术文件的技术要求和数据等必需符合国家相关标准和规定要求。 3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的精确性、合理性负责。 三、 技术文件的提交 1、 在产品开发的整个周期中,设计人员必需根据技术文件规范仔细进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。 2、 在产品开发的各个阶段,设计人员都必需按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必需重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的牢靠性。 3、 设计文件的提交以starteam为准,设计人员须根据提交的文件类别提交到starteam相应的书目。 4、 对于已提交的文件,任何人员不得有意在服务器上进行删除。 四、 技术文件的归档 1、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必需严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。 2、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、 文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。 4、 各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅运用;一套刻录成光盘,做封存保管。 5、 用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。 6、 归档文件时,须填写设计项目归档资料清单,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可赐予存档。 五、 技术文件的借阅 1、 任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。 2、 若因工作须要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写借阅登记表,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。 建设集团公司公文事务性文件管理制度 建设集团公司公文及事务性文件管理制度 1.目的 为了规范行政管理流程,使公司公文规范化,强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,削减工作纠纷,为指令的传达、需求的沟通供应顺畅的渠道,特制定本制度。 2.适用范围 适用于公司全体员工。 3.术语和定义 3.1.公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。 3.2.公文的种类中要有: 3.2.1.确定:适用于对重要事项或者重大行动做出支配,变更或者撤销不适当的确定事项、人事任免。公文的种类中要有: 3.2.2.公告:适用于向公司外宣布重要事项或者确定事项。 3.2.3.通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 3.2.4.通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和须要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。 3.2.5.通报:适用于表彰先进,指责错误,传达重要精神或者反映重要状况。 3.2.6.报告:适用于向上级单位汇报工作,反映状况,答复上级单位的询问(包括审计报告)。 3.2.7.请示:适用于向上级单位恳求指示、批准。 3.2.8.批复:适用于答复下级单位的请示事项。 3.2.9.会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议状况和议定事项。 3.3.事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的全部文件。 4.制度内容 4.1.公文相关工作要求 4.1.1.拟稿:根据专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签; 4.1.2.编号:编号由发文代字、年份和序号组成。 代字:发文单位,由'浙中建'表示; 年份应标全称,用小括号''括入; 序号即当年发文流水号,从1起编,序号前加'第'字; 编号示例:'浙中建2023第1号'(即浙江*建设集团有限公司2023年所发的第一份公文); 公文编号由行政人事部指定专人进行记录; 4.1.3.公文详细格式详见附件公司对外公文模板; 4.1.4.签发权限:对外发文,由总裁负责签发,行政人事部备案; 4.1.5.盖章:签发后,由印章管理人员盖章,印章管理人员要进行用印登记; 4.1.6.分发:公文的分发由行政人事部刚好分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作; 4.1.7.归档:公文发文办理完毕后,行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件刚好存档。 4.2.事务性文件工作要求 4.2.1.文件编制格式 4.2.1.1.正式发布的文件必需编制'文件编号'、'文件主题(或文件名称)'和'页码',以便于检索;文件主题应简要精确概括出文件的主要内容;页码标识用'第 页 共 页'的形式标识; 4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制,详见附件公司事务性文件模板,同一类文件的编制格式应保持一样; 4.2.2.文件编号规则一般采纳字母和数字混合,连续编号: 一般性事务文件编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号; 公司制度、流程、指引编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-流水号; 部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母,并用大写表示,一经确定不得修改; 文件种类代码要能代表某一类的文件,且这一类的文件数量较多,对于文件数量极少的文件用'qt'表示'其他'类;文件种类代码可随着公司的文件产生状况增设,文件种类代码详见附件文件种类及代码; 年度编号以4位阿拉伯数字表示; 每份文件正式发布后,文件编号不得变更,如此文件日后内容有修改,要更新此份文件的,只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4表示,第一次发布时用'1'表示,当有修改其次次发布时用'2'表示,版本标识时数字要连续,不得断开运用); 编号举例:zjzq-cw-tz-2023-2,表示2023年2月财务部发出的通知,且该通知为财务部今年发出的第2份通知; 4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变,本规则发布之后,假如要修改以前已经发布的文件内容,按本规则重新编定文件编号。 5.文件种类及代码 文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码 章程zc决议jy方案fa安排jh 议案ya制度zd批复pf申请sq 流程lc合同ht通告tg报表bb 工作联系单l*d通知tz总结zj日报rb 备忘录bwl会议纪要hyjy信函*h周报zb1 传真cz报告bg确定jd月报yb 指示zs请示qs招标zb其他qt 说明:不在上述范畴的文件统一归入'qt'其他类中 ,随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码,须要增设时由行政人事部制定。 6. 公司目前以表单式管理为主,简洁、明白、易懂,增设的表单详见附件。 附件1:表22 对外传真表 附件2:表23 公司事务性文件模板表 附件3:表24工作联系表 附件4:表25市场营销人员工作月报表 浙江*建设集团有限公司 二零一五年二月十二日 文件管理制度(范文) 我在这里共享一篇文件管理制度,希望大家以后在运用文件时要多加留意哦。 (一)总则 第一条 为削减发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,依据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际状况,特制订本制度。 其次条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。 第三条 根据党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。 (二)收文的管理 第四条 公文的签收 1.单位全部文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需留意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明缘由。 2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,假如其中一项不对口,应马上报告上级部门,并登记差错文件的文号。 第五条 公文的编号保管 1. 收发员(文书) 拆封和签收后应刚好附上'文件处理传阅单',作分类登记编号、保管。 2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应刚好送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作须要借阅的可复印或借用。 第六条 公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立即呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事,一般应在当天阅签完。 2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室干脆分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。 3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或其次天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特别状况例外)。 第七条 文件的传阅与催办。 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导'批示'、'拟办看法'办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3.阅文时不得抄录全文,不得随意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作须要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。 4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应根据有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应刚好归档周转。 6.根据阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。 (三)发文的管理 第八条 发文的规定 1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2.各群众团体、部门须要向上反映汇报重要状况或向下支配布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提动身文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。 3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子探讨确定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。 第九条 发文的范围: 1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、确定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。 2.党支部、行政办公室下发文件主要用于: (1)公布单位规章制度; (2)转发上级文件或依据上级文件精神制订的文件; (3)公布单位体制机构变动或干部任免事项; (4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的确定; (5)发布有关奖惩确定和通报; (6)其他有关重大事项; 3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于: (1)对上级机关呈报工作安排、请示报告、处理确定; (2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。 4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、支配部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。 5.各科室如会议所作的确定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用工作简讯发会议纪要。 (四)发文程序与要求 第十条 发文程序规定: 1.各科室须要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请; 2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际须要草拟文件初稿; 3.草拟文稿必需从本单位角度动身,做到状况的确、观点显明、条理清晰、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁运用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写; 4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级; 5.办公室应依据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严峻、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿; 6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责); 7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清晰; 8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签; 9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发; 10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印; 11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名; 12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实状况。 (五)文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作须要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。 第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发觉文件丢失,必需刚好查明缘由和责任者,并照实向领导报告。 (六)文件的立卷与归档 第十五条 文件的归档范围: 1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档: (1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复; (2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、确定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类安排统计、季度、年度报表等; (3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录; (4)支部党员代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等; (5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果; (6)参与上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等; (7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录,以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料; (8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品; (9)单位日志和大事记; (10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 2.业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。 第十六条 立卷要求 1.文件立卷应根据内容、名称、时间依次,分门别类地进行整理归档。 2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。 3.要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要刚好立卷归档。 4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。 (七)文件的销毁 第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。 第十八条 经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。 第十七条 实施及修改 本方法经决策会通过后实施,修改时亦同。 af市二轻联社文件管理制度 一、文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件,详细由办公室负责。 二、对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。 三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应刚好送交收进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作须要借阅的可复印或借用。 四、凡正式文件在经登记后由办公室主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后,分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立即呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事,一般应在当天阅签完。 五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 文件、档案资料管理制度 一、文件管理 1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需留意事项，并收集相关素材，做好前期的打算工作。 2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、精确并依据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。 3、各种文件在下发之前要经总经理批阅，文件下发时要快速、刚好，并做好下发记录；若是一些须要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。 4、文件下发后要刚好进行整理存档；对于回收的资料也要刚好整理存档。 5、有限定发放范围的文件，要留意做好相关的保密工作。 二、档案资料管理 1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。 2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。 3、全部档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发觉丢失的要刚好追查处理，并且刚好实行补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必需做到物单相符。 4、借阅的文档资料未经领导>批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行肃穆处理。 5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必需经总经理批示。 6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并实行必要的平安措施。 7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便刚好清理。 8、在部门主管支配、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且刚好在文档书目上做出更改，确保现有文档资料与书目清单一样。 9、档案柜中的资料应保持干净、整齐、明白。 10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有具体的书目，对有价值的文档要刚好备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不刚好或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的惩罚。 11、文档资料负责人对全部保存文档要按依次分类存放，同时做出相对应的文档书目清单，假如有新资料入档，必需在文档书目中刚好添加。 12、若文档负责人离职时，须按文档书目清单做好工作交接，根据文档书目清单与现存文档核对，假如出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应惩罚。 13、新接管档案管理的负责人要尽快熟识负责保存的文档，接着做好文档的保存、保密工作，并刚好对文档进行更新、备案。 14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。 工贸企业文件管理制度 一、目的 通过对本公司制定的，与平安标准化有关的管理文件、技术文件的限制，保证文件的适用性、系统性、协调性、完整性和有效性。 二、 适用范围 本制度适用于对本公司平安标准化实施、平安生产管理制度、岗位平安技术规程的管理。 三、 机构与职责 3.1 企业主要负责人负责本公司平安生产方针、平安生产目标和平安标准化文件的批准和发布。 3.2平安管理部门负责平安管理制度和岗位平安操作规程的审核。 3.3平安管理部门负责组织编写平安标准化文件。 3.4各职能部门负责组织本部门归口的平安生产管理制度和岗位平安操作规程的编写。 3.5办公室负责厂级文件的备案、登记、发放。 3.6平安管理部门负责组织平安标准化文件、平安生产管理制度的修改和修订。 3.7各职能部门负责组织本部门归口的平安生产管理制度和岗位平安操作规程的修改和修订。 四 、文件管理程序 4.1文件的制定 4.1.1平安管理部门依据工贸等行业企业平安生产标准化建设实施指南要求，结合本公司实际，组织制定企业的平安生产方针和平安生产目标及平安标准化文件，经生产平安部门负责人审核、企业负责人批准后发布、实施。 4.1.2 各职能部门依据工贸等行业企业平安生产标准化建设实施指南要求，依据本公司实际，制定符合法律、法规的、本部门归口的平安生产管理制度，经部门负责人审核、平安管理部门负责人批准后发布、实施。 4.1.3各职能部门组织对本部门归口的各岗位进行危害分析，经风险评价小组评价后，制定岗位平安操作规程， 4.1.3.1操作规程中应有岗位主要危急源的辨识内容和危急源的分布状况说明，并应包含企业的各个岗位以及主要设备设施等；假如是危急源，还应制定紧急状况下的处置方案（事故状况下的的操作规程）。 4.1.3.2岗位操作规程（或作业指导书）主要要求： 1）操作规程或作业指导书（作业标准）应覆盖每个岗位、每个有人活动的生产区域； 2）岗位平安操作规程的编制、发放和管理等与平安生产规章的要求基本相同； 3）岗位平安操作规程可以组织熟识岗位作业的操作人员和专业技术人员，根据作业前、作业中、作业后的作业依次中存在的平安风险进行编制，便利员工驾驭和执行； 4）在新工艺、新技术、新装置投产或运用前，组织编制新的操作规程； 5）企业应保证各岗位相关的操作规程是最新的有效文件。 4.1.3.3岗位平安操作规程经部门负责人审核，平安管理部门负责人批准后发布、实施。操作规程要下发到各个岗位，并做发放记录。同时，须要对员工进行培训，看其是否能够娴熟驾驭自己所在岗位的操作规程。 4.2发放管理 4.2.1办公室负责文件的发放管理。 4.2.2 文件在发放前，办公室确定发放范围。 4.2.3办公室按确定的发放范围进行发放，填写文件发放（回收）登记表，领用人签字。 4.3文件的修改与修订 4.3.1 在下列状况时应刚好对相关规章制度或平安操作规程进行修订： 1）当国家法律、法规、规程、标准废止、修订或新颁布时； 2）当企业归属、体制、规模发生重大改变时； 3）当生产设施新建、扩建、改建时； 4）当工艺路途和装置设备发生变革时； 5）当上级平安监督部门提出相关看法时； 6）当平安大检查、风险评价过程中发觉涉及到规章制度层面的问题时； 7）当分析重大事故和重复事故缘由，发觉制度因素时； 8）其他有关事项。 4.3.2平安生产管理制度需修改或修订时，申请修改或修订部门向部门负责人递交书面申请报告，经部门负责人审核、平安部门负责人批准后，将申请报告交办公室对平安生产管理制度进行修改或修订。 4.3.3岗位平安操作规程需修改或修订时，申请修改或修订部门向部门负责人递交书面申请，经部门负责人审核、平安部门负责人批准后，将申请报告交归口部门，由归口部门对岗位平安操作规程进行修改或修订。 4.3.4平安生产管理制度和岗位操作规程的修改均采纳换页的方式进行修改 4.3.5办公室将需修改或修订的平安生产管理制度或岗位平安操作规程收回。 4.3.6修改或修订后的文件由办公室发放至原部门单位或人员。 4.3.7办公室对修改或修订后的文件进行文件状态登记。 4.4 文件的评审 办公室每年组织一次文件的评审工作，对文件的符合性进行评价。 4.5文件残缺、缺失后的补发 4.5.1任何人不得在文件上乱涂乱画，确保文件的清楚、易于识别和检索。 4.5.2当文件破损或字迹不清影响运用时，领用部门单位应写明缘由，经部门单位负责人审核、经主管平安部门负责人审批后，到办公室办理更换手续，交旧领新，文件运用原发放号。 4.5.3文件丢失，当事人应写明缘由，经部门单位负责人审核、主管平安部门负责人审核批准后，到办公室办理补发手续，新文件赐予新发放号，并注明原号作废。必要时，由办公室将作废文件发放号通知各相关部门，防止误用。 4.6文件的借阅 4.6.1文件属于保密级的，不行私自向外来单位供应、借阅。 4.6.2外来人员需借阅时，必需经平安部门负责人审批后方可向用户供应。 4.7废止和回收 新版本文件发布时，旧版本文件同时废止或失效，办公室将文件按发放台账全部收回并销毁。 特种设备文件记录管理制度 1为有效限制与公司特种设备有关的文件和记录,确保文件和记录规范管理,制定本制度。 2文件管理 2.1职责 2.1.1公司平安生产责任人负责审核特种设备管理自编文件。 2.1.2特种设备管理部门负责特种设备的管理文件编制;审核操作规程;获得、辨识、对特种设备的法律、法规、上级文件。 2.1.3特种设备管理部门负责特种设备文件登记工作。 2.1.4设备管理部门负责操作规程的编制。 2.2特种设备法律、法规和上级文件管理 2.2.1特种设备法律法规及其他要求的获得,可通过网上下载;书店购买;政府部门或相关方等获得。 2.2.2对于获得回来的特种设备法律法规及其他要求,由特种设备平安管理部门识别其适用性,并由特种设备平安管理部门负责刚好通知到相关部门。 2.2.3对于与相关方有关的法律法规和其他要求,由公司各相关方的归口管理部门通过对其施加影响的方式进行传达,如可以通过签署平安协议、合同、传真等,确保相关方向公司供应的设施、服务、货物等符合这些有关的职业健康平安法律法规和其他要求的要求。 2.2.4当公司特种设备型号、规格、运用条件、管理或法律法规及其他要求等发生改变时,由特种设备安管理部门刚好识别获得相关最新的适用的法律法规及其他要求,并负责通知到相关部门。 2.3公司制定的特种设备管理文件由特种设备管理部门负责组织编写,平安生产责任人审核批准。特种设备平安操作规程由设备部门或运用部门负责组织编写,特种设备管理部门审核,平安生产责任人批准。 2.4特种设备管理负责特种设备文件归档,档案室负责发放,各相关部门签收领用。 2.5特种设备文件由设备管理部门负责保存于通风防潮、防蛀的相宜地方。 2.6文件更改由文件更改申请部门提出申请,特种设备管理部门审核,平安生产责任人批准后执行更改 2.7文件一般状况下,不允许外借,若因工作须要,如供应给顾问公司,政府机关或客户等,由特种设备平安管理部门请示平安生产责任人批准后方可外借。 3记录管理 3.1管理职责 3.1.1特种设备管理部门负责监督有关部门实施政府部门制定的记录;负责检验、检测单位出具的检验、检测报告的整理、保存。监督有关部门运用、整理、保存公司自行制定的记录。 3.1.2特种设备管理部门负责记录的格式设计;运用部门本部门负责记录的整理、保存等。各部门自行编制的记录应交一份给特种设备管理部门备案。 3.2政府部门制定的记录或特种设备平安管理部门制定的记录,由特种设备平安管理部门发放,各相关部门签收领用。 3.3记录填写要刚好、真实、内容完整、字迹清楚,不行随意涂改,若因某种缘由不须要或没必要填写的项目,用斜杠“/”划去,各相关栏目负责人签名必需完整不允许空白。若因笔误或计算错误要修改原始数据或内容,应采纳斜杠“/”划去原始数据或内容,在其旁边写上更改后的数据或内容,同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。 特种设备文件和记录管理制度 1为有效限制与公司特种设备有关的文件和记录，确保文件和记录规范管理，制定本制度。 2文件管理 2.1职责 2.1.1公司平安生产责任人负责审核特种设备管理自编文件。 2.1.2特种设备管理部门负责特种设备的管理文件编制；审核操作规程；获得、辨识、对特种设备的法律、法规、上级文件。 2.1.3特种设备管理部门负责特种设备文件登记工作。 2.1.4设备管理部门负责操作规程的编制。 2.2特种设备法律、法规和上级文件管理 2.2.1特种设备法律法规及其他要求的获得，可通过网上下载；书店购买；政府部门或相关方等获得。 2.2.2对于获得回来的特种设备法律法规及其他要求，由特种设备平安管理部门识别其适用性，并由特种设备平安管理部门负责刚好通知到相关部门。 2.2.3对于与相关方有关的法律法规和其他要求，由公司各相关方的归口管理部门通过对其施加影响的方式进行传达，如可以通过签署平安协议、合同、传真等，确保相关方向公司供应的设施、服务、货物等符合这些有关的职业健康平安法律法规和其他要求的要求。 2.2.4当公司特种设备型号、规格、运用条件、管理或法律法规及其他要求等发生改变时，由特种设备安管理部门刚好识别获得相关最新的适用的法律法规及其他要求，并负责通知到相关部门。 2.3公司制定的特种设备管理文件由特种设备管理部门负责组织编写，平安生产责任人审核批准。特种设备平安操作规程由设备部门或运用部门负责组织编写，特种设备管理部门审核，平安生产责任人批准。 2.4特种设备管理负责特种设备文件归档，档案室负责发放，各相关部门签收领用。 2.5特种设备文件由设备管理部门负责保存于通风防潮、防蛀的相宜地方。 2.6文件更改由文件更改申请部门提出申请，特种设备管理部门审核，平安生产责任人批准后执行更改 2.7文件一般状况下，不允许外借，若因工作须要，如供应给顾问公司，政府机关或客户等，由特种设备平安管理部门请示平安生产责任人批准后方可外借。 3记录管理 3.1管理职责 3.1.1特种设备管理部门负责监督有关部门实施政府部门制定的记录；负责检验、检测单位出具的检验、检测报告的整理、保存。监督有关部门运用、整理、保存公司自行制定的记录。 3.1.2特种设备管理部门负责记录的格式设计；运用部门本部门负责记录的整理、保存等。各部门自行编制的记录应交一份给特种设备管理部门备案。 3.2政府部门制定的记录或特种设备平安管理部门制定的记录，由特种设备平安管理部门发放，各相关部门签收领用。 3.3记录填写要刚好、真实、内容完整、字迹清楚，不行随意涂改，若因某种缘由不须要或没必要填写的项目，用斜杠/划去，各相关栏目负责人签名必需完整不允许空白。若因笔误或计算错误要修改原始数据或内容，应采纳斜杠/划去原始数据或内容，在其旁边写上更改后的数据或内容，同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。 某公司文件管理制度 f公司文件管理制度 1、发文程序:包括起草、校对、签发、发送、归档等。 1.1起草:发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写,文稿拟成后,拟稿人填写发文稿笺,经部门负责人核稿后,到总经办领取文件编号,按会签流程报领导审批。 1.2会签:发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请相关部门会签。 1.3发送:经各部门会签完毕,总/副经理审批后,由总经办统一按发放对象发文发送。 2.4.1文件经装订后由总经办按发文稿笺上注明的发放对象发文,整理归档,并请收文人员在发文登记表上签字。 2.4.2收文单位做好收文保管与传阅工作。