2023年档案文件管理制度篇.docx

2023年档案文件管理制度篇 书目 某某公司平安文件档案管理制度 1目的 为进一步规范公司的平安档案管理工作,充分保障公司平安管理工作的有效性和长期性,依据中华人民共和国国平安生产法、安徽省平安生产条例、中华人民共和国国档案法及有关规定,结合我公司职业健康平安的实际状况,特制订本制度。 2范围 本制度适用本公司范围内平安文件档案的建立、更新、运用、保存管理。 3术语 3.1平安档案是指公司在平安管理活动中形成的,对企业、国家及社会平安生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 4主要职责 4.1凡是各单位在日常职业健康平安管理、生产管理、设备管理、技术管理及业务联系工作中,形成的有保存价值的与职业健康平安有关的文件材料、各类检测证书、报告、平安制度、教化试卷、工作记录、声像资料等都应按规定收集齐全,整理归档。 4.2生产安环部负责公司平安档案管理检查督促工作,负责对公司的平安档案分级管理做出规定。 4.3各部门应加强平安档案管理工作的领导,明确一位负责人主管平安管理档案工作,保证平安管理档案工作所需的必要条件。各单位负责各自的平安档案管理工作。 4.4各部门应设置特地平安管理档案柜,落实平安管理档案管理人员,集中统一管理本单位平安管理档案。 4.5公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关平安管理方面的各类材料;负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工作。 4.6平安管理档案工作是公司平安管理的基础性工作,是维护公司平安生产、经济利益、合法权益的重要依据,是公司信息资源的重要组成部分。各部门对本单位平安管理档案具有依法管理、爱护、运用的职责。任何个人不得将平安管理档案据为己有或拒绝归档。 4.7各级平安生产管理人员应忠于职守,仔细执行有关法律法规、制度和标准,帮助公司、各单位对收集的平安管理档案材料的完整程度、精确性以及保存价值进行审核。 5工作内容 5.1平安管理档案范围一般包括但不限于以下内容: 5.1.1企业基本状况的内容:企业名称、地址、法定代表、联系电话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、平安管理机构与平安员等。 5.1.2企业生产经营场所平面布置图,并标注清晰以下内容。 部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、设备的位置、型号、规格等; 重大危急源的位置、数量等; 主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。 5.1.3公司平安生产重点监控部位一览表(重大危急源、消防重点部位、重点设备、易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危急危害因素分析)。 5.1.4公司应急救援体系建设状况。内容包括:事故应急救援预案、应急救援队伍组成及联系方式、各类应急救援设施、设备器材的数量以及应急救援演练状况等。 5.1.5公司平安组织方面的内容 1. 主要负责人的平安资格证书。 2. 平安管理人员的平安资格证书。 3. 总厂职业健康平安管理网络。 4. 其他与平安组织方面有关的内容。 5.1.6企业平安管理制度及相关文件、安排、总结方面的内容 平安目标管理 平安生产责任制 法律法规标准规范管理 平安投入管理 平安文件和档案管理 风险评估和限制管理 平安教化培训管理 特种作业人员管理 设备设施平安管理 建设项目平安“三同时”管理 生产设备设施验收管理 生产设备设施报废管理 施工和检修理平安管理 危化品及重大危急源管理 作业平安管理(动火、高空、受限空间、动力介质等) 相关方及外用工(单位)管理。 职业健康管理 劳动防护用品(具)管理 平安检查及隐患排查治理 应急管理 事故管理 平安绩效评定管理 平安会议制度 平安机构设置与人员配置管理 平安操作规程 平安通则 平安生产管理考核制度 参观人员平安告知书 特种设备平安管理(机电类、承压类) 上报的各种平安生产方面的安排、总结、报告等材料。 平安活动日管理制度 上级部门有关平安生产方面的文件、通知及执行状况汇报、记录。 其他与平安相关的管理制度 5.1.7平安监督执法检查方面的内容 各级政府及行业主管部门监督检查所发的平安监察指令书等各类执法文书。 落实执行各类文件所实行的措施及落实状况及其上报上级主管部门的报告及记录。 平安监督执法方面的其他文件、文书和记录。 5.1.8平安检查方面的内容 日常检查记录及处理状况记录。 月、季度及年度检查记录及处理状况记录。 平安检查存在问题整改通知书及整改状况记录。 各方面平安检查的安排支配、检查记录及处理状况。 各项检查的总结汇报材料。 其他与平安检查相关的材料。 5.1.9平安教化培训方面的内容 平安培训安排。 公司主要负责人、中层管理人员、平安管理人员及班组长平安培训的记录。 员工三级平安教化记录。 特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教化培训记录。 换岗教化培训记录。 日常平安、宣扬、教化培训记录及总结。 应急救援培训、演练记录及总结。 5.1.10平安投入方面的内容 全年平安投入的安排及专项平安投入安排。 平安、宣扬、教化培训投入的状况记录。 隐患整改方面的投入记录。 防护用品方面的投入记录。 平安防护设备、设施方面的投入记录。 平安评价、平安管理体系建设、平安代理方面的投入。 其他与平安有关的投入。 5.1.11工伤保险方面的内容 参与工伤保险员工的名单。 为员工缴纳保险费的凭证或单据。 发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。 其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。 5.1.12职业卫生健康管理方面的内容 具有职业病危害的岗位状况及可能产生的职业病种类。 具有职业病危害的岗位的预防措施状况。 具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。 接触职业病危害岗位的员工及其身体检查状况。 确诊为职业病的员工状况及其身体检查、治疗记录。 与职业病防治相关的文件、材料。 劳动防护用品管理制度及其落实执行状况的记录。 各类劳动防护用品发放记录。 员工运用和佩戴劳动防护用品的记录。 其他与劳动防护用品有关的文件、材料。 5.1.13“三同时”管理方面的内容 有关平安设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。 “三同时”项目的设计图纸及相关资料。 “三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。 其他与“三同时”项目相关的文件、资料。 5.1.14平安防护设备(含职业健康卫生设备,下同)方面的内容 各类平安防护设备的种类及型号等基本状况资料。 各类平安防护设备管理部门及设备运行状况记录。 各类平安防护设备运行维护保养状况记录。 应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。 其他与平安防护设备相关的文件、资料和记录。 5.1.15用电管理方面的内容 企业用电管理制度及落实状况记录。 配电室运行状况记录。 临时用电申请及拆除记录。 配电箱等用电设施运行状况记录。 5.1.16特种设备方面的内容 特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、运用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。 特种设备的定期检验和定期自行检查的记录,特种设备运用证。 特种设备的日常运用状况记录。 特种设备及其平安附件、平安爱护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。 特种设备运行故障和事故记录。 5.1.17事故调查处理方面的内容。 发生事故状况经过介绍。 事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。 事故调查收集各类证据。 事故分析会记录。 关于事故的缘由分析、责任认定和防护措施的相关确定文件。 按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。 企业月度事故报表。 其他与事故相关的文件、材料。 5.1.18其他与平安生产相关的内容 5.2收集与移交的基本要求 5.2.1归档材料必需是总厂在生产过程中形成的与职业健康平安管理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。 5.2.2归档材料应确保完整、精确、系统,反映公司平安生产各项活动的真实内容和历史过程。 5.3归档时间 5.3.1基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职业健康平安相关联材料,在项目结束后整理归档。 5.3.2各单位在平安管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档,也可按项目或活动归档。 5.4平安档案工作人员负责有关归档材料的审核。 5.5平安档案工作人员应对各部门送交的各类平安管理档案仔细检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字,正式履行交接手续。接收电子档案时,应在相应设备、环境上检查其真实有效性,并确定其与内容相同的纸质平安生产档案的一样性,然后办理交接手续。 5.6档案管理 5.6.1各单位平安管理档案整理应依据自身实际状况按各自管理职责分类保存,便于科学管理与利用。 5.6.2平安管理档案保管期限为永久、长期(25年)、短期(2年以下)三种。 5.6.3对保管到期的平安管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失去保存价值的相关档案,应写出鉴定报告并编制销毁清册,报主管负责人审批。销毁相关档案时必需严格执行相关的档案管理规定,销毁清册应长期保存。 5.6.4应建立平安管理档案统计工作制度,并按规定向上级有关部门报送平安生产档案工作基本状况。 5.7档案利用 5.7.1平安管理档案的利用,要处理好保密和利用的关系,既要爱护总厂的学问产权和商业隐私,保障企业的合法权益不受损害,又要充分发挥平安生产档案的指导、借鉴作用。 5.7.2公司应主动主动地接受各级平安生产监督管理部门对公司平安档案管理工作的监督指导,开展企业平安生产档案信息服务工作。 某有限公司平安文件档案管理制度 1目的 为进一步规范公司的平安档案管理工作，充分保障公司平安管理工作的有效性和长期性，依据中华人民共和国国平安生产法、安徽省平安生产条例、中华人民共和国国档案法及有关规定，结合我公司职业健康平安的实际状况，特制订本制度。 2范围 本制度适用本公司范围内平安文件档案的建立、更新、运用、保存管理。 3术语 3.1平安档案是指公司在平安管理活动中形成的，对企业、国家及社会平安生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 4主要职责 4.1凡是各单位在日常职业健康平安管理、生产管理、设备管理、技术管理及业务联系工作中，形成的有保存价值的与职业健康平安有关的文件材料、各类检测证书、报告、平安制度、教化试卷、工作记录、声像资料等都应按规定收集齐全，整理归档。 4.2生产安环部负责公司平安档案管理检查督促工作，负责对公司的平安档案分级管理做出规定。 4.3各部门应加强平安档案管理工作的领导，明确一位负责人主管平安管理档案工作，保证平安管理档案工作所需的必要条件。各单位负责各自的平安档案管理工作。 4.4各部门应设置特地平安管理档案柜，落实平安管理档案管理人员，集中统一管理本单位平安管理档案。 4.5公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关平安管理方面的各类材料；负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工作。 4.6平安管理档案工作是公司平安管理的基础性工作，是维护公司平安生产、经济利益、合法权益的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分。各部门对本单位平安管理档案具有依法管理、爱护、运用的职责。任何个人不得将平安管理档案据为己有或拒绝归档。 4.7各级平安生产管理人员应忠于职守，仔细执行有关法律法规、制度和标准，帮助公司、各单位对收集的平安管理档案材料的完整程度、精确性以及保存价值进行审核。 5工作内容 5.1平安管理档案范围一般包括但不限于以下内容： 5.1.1企业基本状况的内容：企业名称、地址、法定代表、联系电话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、平安管理机构与平安员等。 5.1.2企业生产经营场所平面布置图，并标注清晰以下内容。 部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、设备的位置、型号、规格等； 重大危急源的位置、数量等； 主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。 5.1.3公司平安生产重点监控部位一览表（重大危急源、消防重点部位、重点设备、易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危急危害因素分析）。 5.1.4公司应急救援体系建设状况。内容包括：事故应急救援预案、应急救援队伍组成及联系方式、各类应急救援设施、设备器材的数量以及应急救援演练状况等。 5.1.5公司平安组织方面的内容 1. 主要负责人的平安资格证书。 2. 平安管理人员的平安资格证书。 3. 总厂职业健康平安管理网络。 4. 其他与平安组织方面有关的内容。 5.1.6企业平安管理制度及相关文件、安排、总结方面的内容 平安目标管理 平安生产责任制 法律法规标准规范管理 平安投入管理 平安文件和档案管理 风险评估和限制管理 平安教化培训管理 特种作业人员管理 设备设施平安管理 建设项目平安“三同时”管理 生产设备设施验收管理 生产设备设施报废管理 施工和检修理平安管理 危化品及重大危急源管理 作业平安管理（动火、高空、受限空间、动力介质等） 相关方及外用工（单位）管理。 职业健康管理 劳动防护用品（具）管理 平安检查及隐患排查治理 应急管理 事故管理 平安绩效评定管理 平安会议制度 平安机构设置与人员配置管理 平安操作规程 平安通则 平安生产管理考核制度 参观人员平安告知书 特种设备平安管理（机电类、承压类） 上报的各种平安生产方面的安排、总结、报告等材料。 平安活动日管理制度 上级部门有关平安生产方面的文件、通知及执行状况汇报、记录。 其他与平安相关的管理制度 5.1.7平安监督执法检查方面的内容 各级政府及行业主管部门监督检查所发的平安监察指令书等各类执法文书。 落实执行各类文件所实行的措施及落实状况及其上报上级主管部门的报告及记录。 平安监督执法方面的其他文件、文书和记录。 5.1.8平安检查方面的内容 日常检查记录及处理状况记录。 月、季度及年度检查记录及处理状况记录。 平安检查存在问题整改通知书及整改状况记录。 各方面平安检查的安排支配、检查记录及处理状况。 各项检查的总结汇报材料。 其他与平安检查相关的材料。 5.1.9平安教化培训方面的内容 平安培训安排。 公司主要负责人、中层管理人员、平安管理人员及班组长平安培训的记录。 员工三级平安教化记录。 特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教化培训记录。 换岗教化培训记录。 日常平安、宣扬、教化培训记录及总结。 应急救援培训、演练记录及总结。 5.1.10平安投入方面的内容 全年平安投入的安排及专项平安投入安排。 平安、宣扬、教化培训投入的状况记录。 隐患整改方面的投入记录。 防护用品方面的投入记录。 平安防护设备、设施方面的投入记录。 平安评价、平安管理体系建设、平安代理方面的投入。 其他与平安有关的投入。 5.1.11工伤保险方面的内容 参与工伤保险员工的名单。 为员工缴纳保险费的凭证或单据。 发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。 其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。 5.1.12职业卫生健康管理方面的内容 具有职业病危害的岗位状况及可能产生的职业病种类。 具有职业病危害的岗位的预防措施状况。 具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。 接触职业病危害岗位的员工及其身体检查状况。 确诊为职业病的员工状况及其身体检查、治疗记录。 与职业病防治相关的文件、材料。 劳动防护用品管理制度及其落实执行状况的记录。 各类劳动防护用品发放记录。 员工运用和佩戴劳动防护用品的记录。 其他与劳动防护用品有关的文件、材料。 5.1.13“三同时”管理方面的内容 有关平安设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。 “三同时”项目的设计图纸及相关资料。 “三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。 其他与“三同时”项目相关的文件、资料。 5.1.14平安防护设备（含职业健康卫生设备，下同）方面的内容 各类平安防护设备的种类及型号等基本状况资料。 各类平安防护设备管理部门及设备运行状况记录。 各类平安防护设备运行维护保养状况记录。 应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。 其他与平安防护设备相关的文件、资料和记录。 5.1.15用电管理方面的内容 企业用电管理制度及落实状况记录。 配电室运行状况记录。 临时用电申请及拆除记录。 配电箱等用电设施运行状况记录。 5.1.16特种设备方面的内容 特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、运用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。 特种设备的定期检验和定期自行检查的记录，特种设备运用证。 特种设备的日常运用状况记录。 特种设备及其平安附件、平安爱护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。 特种设备运行故障和事故记录。 5.1.17事故调查处理方面的内容。 发生事故状况经过介绍。 事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。 事故调查收集各类证据。 事故分析会记录。 关于事故的缘由分析、责任认定和防护措施的相关确定文件。 按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。 企业月度事故报表。 其他与事故相关的文件、材料。 5.1.18其他与平安生产相关的内容 5.2收集与移交的基本要求 5.2.1归档材料必需是总厂在生产过程中形成的与职业健康平安管理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。 5.2.2归档材料应确保完整、精确、系统，反映公司平安生产各项活动的真实内容和历史过程。 5.3归档时间 5.3.1基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职业健康平安相关联材料，在项目结束后整理归档。 5.3.2各单位在平安管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档。 5.4平安档案工作人员负责有关归档材料的审核。 5.5平安档案工作人员应对各部门送交的各类平安管理档案仔细检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式两份）和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质平安生产档案的一样性，然后办理交接手续。 5.6档案管理 5.6.1各单位平安管理档案整理应依据自身实际状况按各自管理职责分类保存，便于科学管理与利用。 5.6.2平安管理档案保管期限为永久、长期（25年）、短期（2年以下）三种。 5.6.3对保管到期的平安管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失去保存价值的相关档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁相关档案时必需严格执行相关的档案管理规定，销毁清册应长期保存。 5.6.4应建立平安管理档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送平安生产档案工作基本状况。 5.7档案利用 5.7.1平安管理档案的利用，要处理好保密和利用的关系，既要爱护总厂的学问产权和商业隐私，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥平安生产档案的指导、借鉴作用。 5.7.2公司应主动主动地接受各级平安生产监督管理部门对公司平安档案管理工作的监督指导，开展企业平安生产档案信息服务工作。 平安生产文件档案管理制度 为规范和加强站内的平安档案的管理,实行制度化管理,特制定本制度。平安生产档案必需由专人管理平安生产档案。 1、平安生产档案内容: (1)平安生产管理管理人员任命书及变动状况记录。 (2)从业人员档案(包括平安运行、培训教化、奖惩等信息)。 (3)特种作业人员资格证名单。 (4)特种设备清单及有关档案。 (5)危急源管理清单。 (6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。 (7)职工健康档案及职业病档案资料。 (8)平安生产整改状况记录。 (9)平安例会及平安日、月活动记录。 (10)平安生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实状况; (11)事故记录和统计资料。 (12)伤亡登记表存档状况。 (13)岗位作业操作规程。 (14)平安措施经费及运用状况。 (15)事故应急救援预案、演练、实施记录。 2、要编写具体的书目并分档存放,以形成标准化、规范化。 3、按期上报给各有关部门,定期向职工公布档案管理状况。 4、主要领导要检查检查档案管理状况,使之完善化、科学化。 平安生产文件及档案管理制度 为规范和加强站内的平安档案的管理，实行制度化管理，特制定本制度。平安生产档案必需由专人管理平安生产档案。 1、平安生产档案内容： （1）平安生产管理管理人员任命书及变动状况记录。 （2）从业人员档案（包括平安运行、培训教化、奖惩等信息）。 （3）特种作业人员资格证名单。 （4）特种设备清单及有关档案。 （5）危急源管理清单。 （6）监测资料（设备运行状况、巡检记录、交接班记录等）。 （7）职工健康档案及职业病档案资料。 （8）平安生产整改状况记录。 （9）平安例会及平安日、月活动记录。 （10）平安生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实状况； （11）事故记录和统计资料。 （12）伤亡登记表存档状况。 （13）岗位作业操作规程。 （14）平安措施经费及运用状况。 （15）事故应急救援预案、演练、实施记录。 、要编写具体的书目并分档存放，以形成标准化、规范化。 、按期上报给各有关部门，定期向职工公布档案管理状况。 、主要领导要检查检查档案管理状况，使之完善化、科学化。 文件档案管理制度 一、公司员工必需切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。 四、文件资料档案的保管、查阅。 1、全部档案必需入框上架,科学排列,便于查找,避开暴露或捆扎堆放。 2、文件柜要保持整齐卫生,要定期检查、常常核对文件档案资料,发觉问题刚好处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与平安。 七、公司内部员工因工作须要查阅档案资料,须报请公司领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必需持单位介绍信并经本公司领导批准后,方可查阅;公司全部档案一律不允许外借。 八、对于公司机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独设锁,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。 某某公司文件档案管理制度 某公司文件、档案管理制度 第一章 文件管理制度 第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与限制。 其次条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。 第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。 第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、确定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。 第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要确定,发文字号为:×××公司发××年号第×号。 第六条 公司内部行文及对外发文,必需运用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。 第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。 第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 第九条 制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。 第十条 综合管理部对传阅的文件要刚好收回处理。 第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要刚好叫中和管理部归档。 其次章 档案管理制度 第十二条 公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便刚好利用、维护档案的完整与平安。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料刚好归档。 第十三条 公司综合管理部设特地档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。 第十四条 归档资料包括: 1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同; 2、公司会议记录、纪要、确定; 3、公司制订的安排、统计、预算、决算、工作总结; 4、会议形成的领导讲话、文件; 5、公司对外沟通的文件、协议、报告等; 6、公司各部门的发文; 7、其它具有保存价值的文件、材料。 8、外单位发给各部门的抄送信件; 9、公司营业执照、税务登记证等重要文件; 10、要的科技文件、技术资料、方案。 第十五条 档案的借阅 1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必需带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。 2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。 3、文件复制需经综合管理部负责人批准。 公司文件及档案管理制度（7） 公司文件及档案管理制度(七) 第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和运用平安,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。 其次条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。 第三条本制度适用于公司各部门。 其次章基本原则及管理范围 第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与平安,便于各项工作的利用。 第五条依据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的详细管理方法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。 第三章管理机构及主要职责 第六条管理模式 公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,实行总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。 第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、安排管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案; 二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案基本管理要求 合同造价部、招投标选购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必需设置特地的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门依据管理须要设兼职档案管理员。 第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责 一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系; 二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设; 三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作; 四、维护档案的完整和平安,做好平安防范、修复和爱护工作; 五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。 第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必需根据规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交; 二、必需严格根据归档时间进行归档。如无正值理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。 第十一条归档要求 一、归档专业技术要求 (一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能干脆归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处; (二)归档的文件材料应比照归档范围完整、精确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整; (三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存; (四)声像类、实物类档案要清楚完整,符合有关规范和标准,并按归档要求供应拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 二、相关工作要求 (一)如因工作须要不能刚好归档的,应主动向公司行政人事部备案,并支配专人妥当保存,待运用完毕后马上归档; (二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行运用,否则,如因此项缘由导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责肃穆处理; (三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必需将上述内容的原件存公司行政人事部。 第十二条档案立卷 一、立卷原则 综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册; 二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后马上起先立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作; 三、各部门专兼职资料管理员应注意日常收集和整理,根据归档范围督促部门人员刚好归档,并做好档案预立卷工作。 第十三条档案移交 一、档案对外移交要求:根据政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。 二、公司内部移交要求: (一)行政人事部接收档案时,应依据移交书目,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更须要细致核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一) (二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署