公司药业文件管理制度.docx

公司药业文件管理制度_物业经理人 XX药业文件治理制度 1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺当进展，标准文件治理，特制定本规定。 2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应依据本制度制定细则并报总公司批准后执行。 3.权责说明：总经办治理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的治理。4.公司发文 4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随便起草以公司名义公布的文件。 4.2公司发文程序 4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必需经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。 4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴治理员盖章。 4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。 4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。 4.3公司发文分类、编号：西藏药业2023号。 4.4对外文件必需做成红头，以示严厉和正规，格式附后。 4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。 5.公司部门发文 5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。 5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。 5.2.1总经办发文：在治理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位公布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。 5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。 5.3公司部门发文格式附后。 5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。 5.5公司内部发文按以下方法分类、编号： 西藏药业(总经办、信息部、*)发20号 6.收文 6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务治理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写收发文登记表，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日马上填写收文处理表报送有关部门和有关人员，不得积压延误;属于急件的，应在接件后马上报送。 6.2各部门应指定专人办理收文事宜。 6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有准时存档的全部存档，并将填写的收发文登记表一起存档。 7.其他 7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者不得复印、不得携出字样。 7.1.1绝密：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司工程招投标文件、财务账册、营销筹划方案、工程设计方案等文件。 7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。 7.1.3 隐秘：隐秘档案为仅可内部公开的一般文件资料。 7.2各部门对各类文件必需严格分类、专人治理并妥当保管。 7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必需按规定填写文件借阅登记表，属隐秘级以上的文件需分管领导以上人员批准。 7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必需按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。 7.5收发文处理不当或不准时造成损失的，由公司专题会争论处理方法。失密、泄密的按专项治理制度规定处理，没有或不准时归档的，每次奉献50元爱心基金。 8.附则 8.1 本制度由总经办负责解释。 8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。 8.3 本制度经总经理批准后自公布之日起执行。修改时亦同。 附：