内部沟通及外部信息交流管理制度信息和交流管理程序.docx

1. 0目的本程序是为了收集、处理本公司内部环境和来自外部相关方的环境信息，保证信息渠道畅 通，使环境体系能有效运行而制定的。2. 0适用范围适用于所有公司内部环境信息和来自外部相关方的环境信息的沟通以及对这些信息的处理。3. 0机构与职责3.1 管理者代表：负责与政府机构的沟通，与附近居民和团体及其它相关方进行环境信息 的交流。3.2 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。4. 0程序4. 1内部信息交流4.1.1 内部信息交流的形式（1）会议（2）发放文件（3）电话、提案、公告（4）培训、日常报表、汇总报告、日常管理性监测等有形的管理活动和评审活动。4. 1. 2交流的内容，至少但不限于：环境目标及环境绩效，重大环境因素，环境管理体系及其要求，环境事故监测、统计的结 果，环境不符合及其纠正、预防措施等。4. 1. 3交流的方法（1）由最高层管理者或管理者代表发出的环境信息，通过“ISO推进会议”，“公司会 议”的形式进行传达，由相关部门落实和处理。（2）环境方针目标、相关会议、培训、看板，通知各阶层，岗位职责、应急处理职责，通 过发行文件及培训的方式进行沟通传达。（3）各部门员工得到的环境信息，应向本部门领导汇报，本部门领导再依据涉及的范围进 行上报，谋求解决，并将处理结果反馈给全体职员。（4）内部信息的部门责任者应确认内容，对相关人员进行传达和处理。（5）部门责任者判断认为必要的情况下，可向管理者代表报告，管理者代表了解情况后向 经理汇报。（6）日常管理中必要的信息交流，按照有关的程序和作业指导书的规定进行并记录。4. 2 外部信息交流管理者代表是公司进行外部环境信息交流的窗口，当公司需要从外界(环保部门、法规部 门、供方、承包方等)获取有关信息或外界对公司的管理体系提出查询或要求时，由管理者代表 指定部门相关负责或人员与外界进行交流沟通。4. 2.2信息接收部门应将有关信息及时传达给相关的责任部门，相关方对本公司的环境行为有 抱怨时，管理者代表把抱怨登录于抱怨处理表(附件一)上，发给责任部门承认，并调查分 析按不符合纠正、预防措施程序处理，责任部门将抱怨处理的结果回复给相关方，并对其满意 状况进行确认。4. 2.3将处理结果上报管理者代表。4. 2.4对一般信息有必要把处理结果报告给信息者的情况下，由信息接收部门向信息提供者传 达。4.3 信息的记录和保管(1) 信息来源部门对信息进行记录。(2) 信息记录的保管按记录控制程序实施。(3) 内部信息的交流，通过会议记录、联络单等来记录。5.0相关表单5. 1抱怨处理表见下页客户名称制造批号地址出货日期电话投诉时间联络人制造单位制品名称规格数量金额不良数量不良率已使用未使用合计抱 怨 事 项凭据口抱怨事件不良样品现地调查要求赔偿 元折让 %退货数量金额元业务部意见主 管经 办调查记录及 异常说明类似投诉：经常初次发生客户抱怨处理事项是否存在：是否 说明：责任部门对策暂定：永久：资 料现场调查报告 检验成绩表 制程履历表处理结果赔偿元折让%退货数量金额元接受理由：不良品处理：责任单位：对策落实时间：总 经 理 批 示厂长品管客户抱怨处理表模板抱怨单编号:日 期:人员、车辆、物资出入厂管理制度1目的为了规范华润电力渤海新区2X300MW热电联产机组工程物资及人员出入厂区的管理，确保工程正常 的施工秩序，特制订本制度。2适用范围1.1 本规定适用于华润电力渤海新区2X300MW热电联产机组工程人员、车辆、物资出入厂管理制度。2. 2本制度适用于华润电力渤海新区2 X 300W热电联产机组工程各参建单位。3执行程序2.1 人员出入厂管理2.1.1 建设单位凭本单位工作证出入厂区。3.1. 2其他参建单位及下属的外委施工单位人员，凭出入证进入厂区。3. 1.2. 1需要办理出入证的单位填写出入证申请单（一式三份，附申请人员身份证复印件），（施工人员 附三级教育及特殊工种作业证书等资料）报监理审核。3.L 2. 2持监理审核后的出入证申请单到华润电力（渤海新区）有限公司综合部办理出入证，并交付办证 工本费及押金，押金在出入证交回时退还。3. 1. 2. 3进出大门必须出示出入证。工作结束离厂时，将出入证交回。3.1. 2. 5出入证只限本人使用，严禁转借他人。在办理出入证期间，如需临时出入可以由该单位将有关人员名单及身份证号报监理单位、建设单 位审核后，交由门口保安人员，凭身份证临时出入。3.1. 2.7携带可能影响工程正常施工或未经批准的危险物品者，保安人员有权阻止进入厂区。3.2. 3外来单位临时进入厂区的人员在门卫登记后凭会客单出入厂区。3.3. 3.1需要临时进入厂区的人员，由警卫室保安人员联系会见人员。会见人员同意后，申请进厂人员出示有效证件（身份证、驾驶证）办理临时会客单，并凭临时会 客单进厂。3. 1. 3. 3会客结束后由会客人员在会客单上签字。在出门时将会客单交回警卫室留存。3. 2车辆出入厂管理3.1.1 所有车辆均凭车辆出入证或临时车辆出入证出入厂区，该证件应摆放在车窗处显著位置。车辆出入 证按下列方式办理：3.1.2 . 1建设单位各部门员工填写车辆出入证申请单（一式三份），由部门经理审核签字后交由负责保安 管理的部门办理车辆出入证。3.1.3 .2其他参建单位施工车辆需耍办理出入证的，填写车辆出入证申请单（一式三份）并附车辆相关资 料，报监理审核。持监理签后的车辆出入证申请单到华润电力（渤海新区）有限公司负责保安管理的部 门办理出入证，并交付办证押金及工本费，押金在车辆出入证交回时退还。3. 2. 2. 3临时进厂车辆，经警卫室保安值班人员联系相关单位人员同意后凭驾驶人驾驶证更换本公司车辆 临时出入证，持临时出入证进厂，离厂时将车辆检查完毕换回临时出入证。3. 2. 2建设单位保安人员负责出入厂车辆的检查工作。自行车、摩托车、电动车凭驾驶人员出入证进出厂，并将车辆存放到制定位置。3.3物资出入厂管理3. 3.1所有物资出门必须办理出门证。建设单位物资需要出厂的，填写物资出门证。由本部门领导审核签字后，根据物资类别由公司主 管领导批准。3.3. 1.2其他参建单位物资需要出厂的，填写物资出门证，由本单位领导或授权的人员审核签字后，根据 物资类别分别由建设单位公司主管领导批准或工程部、商务部领导批准。3.3. 2物资出门时将物资出门证首联交建设单位保安人员，由保安值班人员进行对照查验，核对相符后放 行。3. 3.4交存的物资出厂证由华润电力（渤海新区）有限公司负责保安管理的部门保存，保存期不少于两 年；底联由出厂证开具单位保存，保存期不少于一年。3.3. 5物资出门证为一车一证，禁止一证多车。出门证当天有效，出厂物资必须在白天工作时间出门，特 殊情况需要夜间出门的必须提前报告。3.3.6 临时携带少量工器具、材料进厂作业并在一天内出厂的，可以在进厂时将工器具、材料进行登记， 出厂时核对记录相符可以出厂。3.3.7 各参建单位应将负有审批权力的人员名单及签字模板书面报建设单位综合部备案，并在人员发生变 化时及时进行变更备案。3. 3.8所有出厂物品均应从规定的门口出入，凡是从围墙上面或围墙缺口、空洞出厂的物资，不管何种原 因均按盗窃处理。4职责3.1 建设单位综合部负责人员、车辆、物资出入厂区的管理，并负责人员出入证、车辆出入证的办理。3.2 建设单位工程部及工程主管领导负责施工类物资出厂的审批；建设单位商务部及商务主管领导物资出 厂的审批；4. 3施工、调试、设计、监理等单位应按规定办理车辆、人员、物资出入证，协助建设单位保安人员的查 验工作。5. 4参建单位保卫部门负责本单位的人员管理和本单位施工区域的安全保卫工作，本单位的施工区域包 括本单位生活区、办公区、物资仓库、组装场地、施工地点等区域。5考核5.1 .违反出入厂规定的考核5.1.1 发生无证闯岗的，考核该单位500元/人次；5.1. 2将出入证转借他人使用的，考核该单位100元/人次；5.1. 3拒绝接受进出厂检查的，考核该单位1000元/次；5. 1. 4车辆未按照指定地点停放的，考核该单位100元；5.1. 5因不服从保安管理、不配合查验与保安值班人员发生严重纠纷的，考核该单位1000-5000元/次；5.1 . 6物资出厂证底联丢失或与首联内容不符的，考核该单位200-500元；因此而造成损失的，照价进行 赔偿。5.2 .7出现盗窃现象除了按照国家司法程序处理外，对不构成治安案件的每次考核责任单位5000元，构 成治安案件不构成犯罪的每次考核责任单位10000元，构成犯罪的每次考核责任单位50000元。5. 2考核程序5.2.1 出现违章情况，建设单位综合部应立即收集相关证据，并通知责任单位保卫部门人员到场确认，协 助调查，调查结束后双方负责保卫的部门负责人在调查结论上签字。5.2.2 凭借双方签字的调查结论对责任部门进行考核，考核时对责任单位下发考核通知单，所有的考核资 金在考核通知单下发后三日内以现金形式交到建设单位财务部，逾期则从工程款中双倍扣除。5. 2. 3对违章责任人的考核由责任单位负责。5. 2. 4如违章人员不属于施工现场的任何单位，则由建设单位综合部对个人进行考核。附录1人员、车辆、物资出入厂管理流程