2023年物业档案管理规程3篇.docx

2023年物业档案管理规程3篇 书目 第1篇住宅物业档案资料建立管理规程 第2篇某物业档案管理规程 第3篇办公大楼物业档案管理规程 办公大楼物业档案管理规程 办公大楼项目档案管理规程 目的 规范管理处档案的收集、归档及借阅工作。 职责 a.资料档案管理员负责档案的保存、预立卷与保管工作。 b.管理处每月一次进行检查。 c.各部门主管负责部门内归档文件的收集、整理。 工作规程 a.范围 凡文书档案归档范围中所规定的内容均属收集和归档范围。 b.时间 各部门需归档材料必需于每月底收齐并交到资料档案管理员处。 c.要求 -上交文件必需完整、无空缺,不得运用铅笔填写。 -资料档案管理员将收集来的档案分类插入有关的档案袋中妥当保管,以备年底一并装订归档。 a.上交档案要确保案卷质量方能接收。 b.接收的案卷,经复查后去掉卷内金属物并修补破损的文件。 a.调卷查阅者,应说明理由、要求及内容。 b.查阅档案前,必需于'查阅、借阅登记簿'上签字登记。 c.查阅的档案不得离开管理处,如有离开管理处的必要,须经管理处经理同意,方可实施。 d.非管理处人员借阅,凭单位介绍信,经管理处经理批准并办理借阅手续后,于管理处内借阅,不得外借。 e.借阅的档案不得转借他人。 f.阅后刚好归还,确有必要可借阅一星期。如接着借阅则另办续借手续。 g.借阅的档案不得涂划或拆卷。 h.复印(制)档案须经管理处经理同意方可。 住宅物业档案资料建立管理规程 住宅物业档案资料的建立与管理 (一)资料的收集 我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、精确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本状况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区修理档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。 (二)资料的整理和分类 在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清楚、分类合理、易于查找。 (三)资料的归档管理 1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制,确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存,使抽象的档案资料详细化、形象化。 2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格限制借阅。 3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总书目,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类依次进行组卷、逐一编号,登记造册、编制书目、分柜保存。 4、为保证档案的平安和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。 档案室应避开无关人员随意进出,档案室钥匙交由档案管理员特地保管。 (四)档案的运用 物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的运用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。 (五)档案的销毁 依据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的积累和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。 (六)档案资料的分类管理 1、工程技术资料 (1)项目规划图纸、项目批文、用地批文 (2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证 (3)拆迁安置资料 (4)红线图、竣工总平面图 (5)地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 (6)工程合同、工程预决算 (7)工程设计变更通知 (8)竣工图:单体建筑、结构及隐藏工程竣工图,消防、燃气等工程及地下管网竣工图 (9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书 (10)主要材料质量保证书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料 (11)浆、混凝土块试压报告 (12)绿化工程竣工图 (13)其他工程技术档案 2、业主居住档案 (1)业主具体资料登记表 (2)业主的修理档案 (3)业主装修巡察记录 3、修理资料 (1)修理申请记录、回访记录 (2)修理派工单 (3)设备、设施巡检记录 4、公共秩序维护资料 (1)日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路途 (2)日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带 (3)搬入/出记录、突发事务处理记录 (4)车辆进出记录、车辆具体资料 5、设备设施管理资料(包括消防) (1)设备设施运用安排 (2)设备运用申请、运用状况记录 (3)设备、设施修理保养安排 (4)设备、设施修理保养记录 (5)机电设备运行、巡查记录 (6)设备分承包档案 (7)设备、设施台帐及更新记录 6、绿化清洁资料 (1)清洁班检记录、清洁周检记录 (2)绿化工作记录、绿化周检记录 (3)消杀记录、绿化病虫害检查记录 (4)水体巡检记录 (5)水体养护记录 (6)水体注水记录 7、社区文化资料 (1)文化活动安排及实施状况记录 (2)文化活动图片及录像记录 (3)传媒报导资料 (4)文化活动场所、设施台帐及运用记录 8、员工管理资料 (1)员工个人资料、聘用记录 (2)员工考核及奖罚记录 (3)员工培训安排、培训档案、考核记录 (4)员工晋升、薪金变动及内务管理记录 9、反馈资料 (1)服务质量回访记录 (2)业办法见调查、统计记录 (3)业主投诉及处理记录 10、行政文件资料 (1)项目值班及检查记录 (2)有关财务记录(由财务人员专职保管) (3)公司下发文件 (4)内部管理规章制度、通知、通报等文件 某物业档案管理规程 f物业档案管理规程 1.0目的 确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效限制。 2.0资料档案 2.1归档范围 文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等; 2.2建立 2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。 2.2.2组卷 2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档,归档要留意整齐,归档前要把资料进行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,全部材料都能顺手可得,避开盲目查找。 2.2.2.2按年度、题目分类,查找快速便利,在档案书目里清晰的标明并与档案保存好,对每一份文件都要清晰的注明其归入的档案类目。 2.2.2.3立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。 2.2.3装订 2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以分辨的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明作者,问题或名称,文字要简练,准确,用毛笔或铅笔,字迹端正。 2.2.3.2依据卷内文件之间的联系,进行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷书目。 2.3管理 2.3.1档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,防遗失,发觉异样或被盗、丢失等状况,刚好向领导反映,妥当处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任; 2.3.2留意做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。 2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量,保管等状况进行肯定检查,发觉问题刚好实行补救措施,确保档案的平安。 2.4更新 2.4.1需更新资料时,须经部门经理批准后,方可执行,做更新记录; 2.4.2业主资料发生变动时,刚好更新业主档案。 2.5调阅 2.5.1因工作须要调阅有关文件资料须提出书面申请,经部门主管批准后方可调阅,调阅重要密件需经管理处经理批准; 2.5.2本部门档案资料原则上不外借,如有借动身生时,须经部门主管书面批准; 2.5.3档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料刚好返还; 2.5.4未经批准,调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印; 2.6销毁 2.6.1对于已无作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理,销毁档案材料要经过仔细鉴定,确定销毁的档案材料必需登记,报管理处经理批准后销毁。 3.6.2销毁档案材料时,必需指派专人进行,防止失密。 4.0相关记录: 档案调阅登记表 档案调阅登记表 调阅时间调阅人文件名称负责人归还时间经手人备注