合同评审控制程序销售的合同、订单的评审与协调程序.docx

文件编号：ZLQP-06版本：A生效日期：2020 07.03修订状态：。页码：1/2浙江之路电气有限公司程序文件文件名称合同评审控制程序1 .目的明确合同的要求并形成文件，消除合同双方的不一致，确保公司有能力满足顾客的要求。2 .适用范围适用于本公司产品销售合同、订单（包括口头订单）的评审、协调和修订控制。3 .职责3.1 销售部负责组织品保部、制造部、采购部、工程部对产品销售合同或订单进行评审， 填写合同评审表，对合同的合法性、完整性、明确性进行评审，评审交货期限并 负责与顾客的联络。3.2 制造部负责评审生产能力3.3 品保部负责评审产品生产的检测能力。3.4 工程部负责评审产品生产的技术能力。3.5 资材部负责评审生产能力、物料采购能力。3.6 总经理负责合同评审表的审批。4 .工作程序4.1 合同的分类4.1.1 合同：针对公司库存有的现货产品和生产、技术能力可以满足的产品所订的 合同，包括特殊要求的常规产品的合同。4.1.2 订单：同一顾客、同一型号产品，在已签订合同后，对后续订货所发出的订 单。4.2 顾客要求的识别销售部负责确定顾客明示的和识别顾客附加（潜在）的要求，包括习惯上隐含的，无 需明示的要求，必须履行的与产品有关的义务，相关质量法律法规、标准的要求，产 品本身的适用性要求，以及顾客对产品的可靠、运输、服务等方面的要求。根据上述 要求，填写合同评审表中的产品型号、数量、交货期以及合同的特殊要求。4.3 合同的评审4.3.1 销售部负责提供出合同评审表，组织相关部门进行评审。4.3.2 合同的评审应在合同签订之前进行，确保顾客的各项要求合理、明确、书面 化、双方协调一致，公司有能力满足。4.3.3 对于合同，根据合同要求，经制造部、品保部、采购部、工程部等部门在合 同评审表中相应栏目签名确认，合同评审表最后要由总经理批准。4.3.4 在合同评审过程中，由销售部业务人员负责与顾客联系，征求其书面意见。4.3.5 对于重复订货的产品，由营业部以订货清单的形式下发给生管进行确认及 生产安排。4.4 合同的签订4.4.1 合同评审后，经总经理审批后由销售部经理或其授权人员代表公司与顾客签订 合同。4.4.2 对于口头订单，销售部负责将相关内容记录由总经理审批并经双方确认后生 效，订单评审按条进行。浙江之路电气有限公司程序文件文件编号：ZLQP-06版本：A生效日期：文件名称合同评审控制程序修订状态：。页码：2/21.5 与顾客的沟通销售部负责与顾客的沟通，包括跟进合同的执行情况，根据需要及时反馈给顾客，不 定期的向顾客传递产品的信息，解答顾客的询问和咨询，组织处理顾客信息反馈和投 诉等。1.6 合同的修订对于合同条款的任何修改，需征求涉及条款内容的原评审部门和顾客的书面意见，由 销售部把合同修改通知单发放到相关部门。1.7 记录的保存和应用与合同评审相关的记录、合同正本，由销售部负责按顾客分类归档，每年度结束后， 已完成的合同封存保管，并盖上公章。5 .相关文件：无6 .相关记录6.1 合同评审表ZLJL-06-016.2 订单清单ZLJL-06-026.3 合同修改通知单ZLJL-06-03浙江之路电气有限公司合同评审表文件编号：ZLJL-06-01合同编号名称型号数量单价交货期备注合同特殊要求：销售部/日期：制造部意见：签名/日期：采购部意见：签名/日期：工程部意见：签名/日期：品保部意见：签名/日期：评审结论：批准人/日期：备注：合同为新产品或有特殊要求（包括技术指标、功能、主要零部件、外观等）的产品，由制造 部、采购部、工程部、品保部评审，总经理批准。浙江之路电气有限公司合同修改通知单文件编号：ZLJL-06-03原合同编号顾客名称原合同评审日期合同修改提出口顾客我方修改内容：重新签名/日期：顾客签名确认/日期：通知部门：制造部口品保部口采购部n工程部门财务部总经理编制/日期审批/日期生产计划控制程序1、目的为了产品部的产能安排有所依据，满足客户所下订单的产品质量及交货期要 求，保证万洲电气集团有履行合约的能力，并降低库存、成本，提高生产效 率，特制定本程序。2、范围适用于本公司所有产品生产的计划控制。3、作业程序3.1 接收订单：信息中心按合同评审程序规定接受客户订单，填写万洲电 气合同执行单（以下简称合同执行单），经部门负责人审核后交给产品 部人员。3.2 生产负荷评估3.2.1 产品部计划员应根据做生产计划账目。生产计划员根据技术设计周期、物 料采购周期及生产部生产能力负荷情况进行产品部生产能力负荷评估。3.2.2 若评估确认无问题，生产计划员应根据合同执行单的接单情况，将其 预排在产品部计划日历中。3.2.3 如评估的结果会影响订单的交货期，那么生产计划员应通知销售员，根据 评估结果确定的交货期。3.3 安排生产计划3.3.1 生产计划员根据产品部计划日历及生产计划账目，依产能负荷预排4 周内的月生产计划表，并将此作为采购、生产安排的初步依据。332生产计划员每周应更新月生产计划表的资料，并将此作为采购、生产 进度控制的依据。3.3.3 生产计划员应依照月生产计划表排出具体的周生产计划表，并将 此作为生产执行的依据。3.4 采购指示3.4.1 物资部采购计划员应根据合同执行单的接单情况及要求，编制物资 采购计划表，并将此作为采购安排的初步依据。3.4.2 采购人员根据物资采购计划表的要求进行采购作业，同供应商确定初 步物资交货期。3.4.3 物资部采购计划员依据月生产计划表上物资采购时间要求，通知采购 人员物资最终交货期，采购人员根据物资最终交货期通知供应商提前发货，确 保在最终交货期前二至三天内到货。3.4.4 物资部采购跟单员依据月生产计划表及周生产计划表的交货期需 求进行采购进度控制，确保物资按计划要求采购到位。3.5 生产指示3.5.1 周生产计划表经产品部负责人核准后，生产计划员应将其按以下方式 进行分配：一联交与生产部，一联交与物资部，一联交与技术部，一联交与仓 管部，一联自留存档。3.5.2 生产部根据周生产计划表填写制造通知单经产品部生产计划员核 准后，提前二天（以制造通知单上确定的制造开始时间为准）按以下方式 进行分配：一联交生产部领料人员准备领料，一联连同器件清单交仓管部进行 备料，一联交物资部跟单员，一联交产品部备案，一联自留存档。3.5 领发料生产部领料人员收到制造通知单后，应以制造通知单上确定的制造开 始时间为准提前一天，到仓管部去领料，领料时要与仓管人员一起清点物料， 由生产部领料人员将所领物料送往生产部指定地点。3.6 生产生产部应按照周生产计划表及制造通知单的交货期需求进行生产，并 进行进度控制。3.7 品质、交货期、数量的确认3.7.1 产品部跟单员应按月生产计划表及周生产计划表的规定数量及交 货期跟催采购进度和生产进度。3.7.2 如设计、采购、生产过程中发现进度落后或有品质异常情况的发生而将影 响订单交货期或影响数量时，产品部负责人应召集有关部门负责人进行协商处 理，当交货期最终需要推迟时，应出具联络单给市场部，述明原因，然后由销 售人员与客户重新协商变更交货期。3.8 入库和出货5.8.1 完成生产后，由品质部检验人员检验合格后，生产部包装班负责包装入库。5.8.2 生产完毕后，产品部跟单员应及时通知销售人员，由销售人员跟催客户根 据合同要求办理货款。5.8.3 当满足发货条件，需出货，则应由产品部跟单员开出万洲电气产品、物 资出厂审批单，通知仓管部、产品部发货员、生产部装卸班办理出货作业。