2023年物业公司行政管理制度篇.docx

2023年物业公司行政管理制度篇 书目 物业公司行政管理制度 物业公司行政管理制度 第一章总则 第一条 公司行政事务包括考勤管理、车辆管理、员工宿舍管理、财产管理、办公设备及办公用品管理、图书、报刊管理、库房管理。 其次条 公司办公室是公司行政事务管理的职能部门,负责员工考勤,公务车辆,办公用品的购置、保管和发放,办公设施设备的保养、修理和运用调配,订阅报刊杂志,公司单身员工宿舍的安排和管理。 其次章考勤管理 第三条 公司机关考勤管理的职能部门是办公室,负责假期管理的职能部门是人力资源部。 第四条 工作时间 (一) 公司按国家规定实行每周五天工作制,公司机关工作时间为上午:8:00-11:30,下午:2:00-5:30。 (二) 员工应当自觉遵守劳动纪律,按时上下班,不迟到、早退,做到有事请假。上班迟到、早退,当事人当月绩效考核扣2分。 第五条 考勤 (一)员工考勤以每自然月(每月1日至月底)为一个考勤周期。 (二)公司实行上下班签到制度,任何人不得托付或代替他人签到,代签到一次双方当事人各扣当月绩效考核5分。因公外出由部门负责人在当日签到表上记录并签字,否则一次按旷工半天处理。 (三)各管理处设兼职考勤员一名,负责本管理处员工的考勤登记。各兼职考勤员应每日对本单位人员出勤、请假等状况照实记录,于次月1日(非工作日则顺延)前将经管理处主任审核的考勤登记表交公司人力资源部,作为核发当月工资的依据。考勤员必需每日核对签到表,并仔细填写考勤表。 第六条 监督检查 公司考勤管理部门对全体员工的出勤状况(包括考勤登记、外出办事登记、在岗状况等)进行定期和不定期检查。检查、抽查结果作为绩效考核的依据。 公司考勤管理部门不严格执行考勤规定,徇私舞弊或处事不公,每发觉一次扣责任人部门1分。 第三章车辆管理 第一节 车辆管理 第七条 办公室是公司车辆管理的职能部门,负责车辆的购置,修理保养,保险购买、运用调配等日常管理工作。建立车辆行驶记录和修理保养档案。 第八条 公司现有车辆运用状况如下: (一)粤z、粤z为公司领导工作用车; (二)粤z、粤z、粤z、粤z为机关公务用车; (三)粤z、粤z、粤z、粤z为住户专车; (四)粤z为东莞分公司公务用车; 第九条 车辆运用与管理必需实行严格的登记制度,凡出车、修理、保养,器材的更换、损耗、油料的决算,等级事故均应仔细登记。 第十条 机关公务车辆由公司办公室统一调配管理。凡符合下列状况之一者,可支配用车: (一)催办承办紧急公文、护送人事档案或机密重要文件; (二)财务人员到银行提取大额现金; (三)接待上级领导、来宾、考察团队; (四)提取数量多、重量大的物品; (五)公司证照、资质、年审事务的办理; (六)经公司总经理、董事长批准的事务; (七)其他特别状况(如:员工会餐,集体活动等)。 各部门员工进行以上事项时由公司担当停车费、过路(桥)费、洗车费。 第十一条 公司各部门员工日常工作须要运用公司公务车辆的,应按公司车辆运用费用标准执行(标准见附表)。将车辆运用费用和油费(按公里数折算)交至公司办公室,办公室统一交至公司财务部,由财务部出具收款收据。车辆运用过程中产生其他费用由车辆运用者担当。 第十二条 非工作时间和节假日,各部门因业务需用车辆,除特别状况外,一般应提前二天申请,填写好“用车申请单”(填写清晰用车时间、地点、事由、所在部门等)由所在部门经理核定后交办公室,办公室依据轻重缓急的原则,统一支配,调配并由办公室主任签批后方可出车,未经批准,任何人员不得擅自动用车辆。 第十三条 粤ba5338由东莞分公司依据公司机关规定制定相应管理制度,报公司审核批准后实施。 第十四条 住户专车应根据规定线路行使、按时出车,由所在管理处主任依据详细状况予以确定,呈报主管部门审批并备案。 第十五条 如遇特别状况,公司领导可干脆定编或运用车俩。值班司机做好行车记录,用后向办公室主任汇报。 第十六条 为保证车辆平安,无论何时何地,用车人必需将车辆停放在正规停车场保管、锁好门窗,停车卡必需随身携带,切勿放于车上,否则后果自负。 第十七条 根据“谁开车,谁负责”的原则,凡发生违章、交通事故、被盗、损坏等状况,有明确责任车以外的一切责任由车辆驾驶人担当;如遇车辆被盗状况,应马上报警并通知办公室,同时报告停车场管理人员,索要车辆丢失证明;如遇交通事故或车辆受损,应马上通知办公室帮助处理。 第十八条 车辆被盗后的个人赔偿原则: 首先根据交通管理部门相关规定缴纳相应规定数量的罚金. 此外,第三者赔偿数额如超过车辆折后的净值,所丢车辆责任人再以:车辆购置总价减第三者赔偿数额的差价×10 项目物业公司行政奖罚管理制度 物业项目公司行政奖罚管理制度 第一节 管理原则: 一、行政奖罚主要为规范员工的工作行为和服务质量进行审评,旨在提高公司的行政管理效率和员工的服务质量。 二、行政奖罚以精神和物质想结合的方式进行根据有功必奖,有过必罚;依法管理,执法必严;奖罚面前,人人同等的原则进行。 三、行政奖罚作为员工转正、晋升、降级(薪)辞退/开除等人事处理工作的依据。 四、员工对奖罚有异议的可申请复核处理。 五、本制度适用公司全体员工 其次节 奖罚职责: 一、公司总经理负责服务中心员工记大过、降级(薪)辞退/开除与嘉奖以外行政奖罚确定的审批。 二、服务中心负责员工记大过以下与嘉奖确定的审批。 三、品质管理员负责落实复核各项奖罚记录,分析奖罚缘由,制订预防措施。 三、行政人事部负责奖罚的统计。 四、服务中心所辖部门负责人负责本部门行政奖罚工作的提出。 第三节 奖罚形式: 一、 嘉奖:嘉奖、功绩奖、创建奖、年度先进奖(先进个人奖、先进班组奖、先进集体奖)晋级、晋职。 二、 惩罚:轻度过失、警告、记小过、记大过、降级(薪)、辞退/开除。 第四节 奖罚标准: 一、嘉奖标准。 (一)嘉奖:10-100元; (二)功绩奖:100-500元; (三)创建奖:100-10000元; (四)先进个人奖:200元; (五)先进班组奖:300元; (六)先进集体奖:500元; (七)晋级、晋职:按晋升后工资级别、职务标准执行。 二、惩罚标准: (一)轻度过失:扣罚5-10元 (二)警告:扣1-5天岗位工资; (三)记小过:1次扣5-10天岗位工资; (四)记大过:1次扣15-全月岗位工资; (五)降级(薪):按降级(薪)后标准调整执行; (六)辞退/开除;按人事制度办理。 第五节 嘉奖条件: 一、符合下列条件之一者,可建议赐予嘉奖: (一)服务优异,接待业主及客人,受到一样好评者; (二)工作中任劳任怨、不计较个人得失,影响较大者; (三)工作绩效优异,表现突出者; (四)有效举报违法、违规行为者; (五)拾金不昧,做好人好事事迹突出者; (六)在公司的重大活动服务过程中表现突出者。 二、符合下列条件之一者,经审查后授予功绩奖: (一)对提高公司信誉,做出显着成果者; (二)发觉事故隐患,刚好实行措施防止重大事故发生者; (三)遇特别事变,如灾难事故等能见机行事,措施得当,具有功绩者。 (四)为爱护公司、员工和顾客生命财产平安,见义勇为者; (五)依据其它嘉奖屡次接受嘉奖者。 三、符合下列条件之一者,经审查后授予创建奖: (一)开拓新业务,对本公司有特别贡献者; (二)从事有益业务的独创或改进,经实施有显着成果者; (三)提出合理化建议,经实施有显着成果者; (四)对节约经费,提高效率具有贡献者; 四、符合下列条件者,按顺考核列前,经审查后授予年度先进奖 (一)先进个人奖: 1、本年内考勤列前者; 2、年度绩效考核90分以上者; 3、获公司其它嘉奖者。 (二)先进班组奖: 1、工作任务按安排完成; 2、班组年度绩效考核平均80分以上; 3、工作有突出贡献或成果。 (三)先进集体奖: 1、工作任务按安排完成; 2、部门年度绩效考核平均80分以上; 3、部门工作有突出贡献或成果。 五、符合下列条件之一者,可建议赐予晋级、晋职: (一)表现优异,(半)年度绩效考评分数为优秀; (二)工作有突出贡献者; (三)有突出才能,为公司急需者; (四)为同行业竞相争取者。 第六节 惩罚条件 一、有下列行为之一者,可建议赐予轻度过失惩罚: 公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0303 文件名称:劳动人事管理制度版本号:第1版修改次数:0 章节内容:行政奖罚管理制度第3页共4页 (一)迟到或早退超过5分钟(30分钟内),每月达2次; (二)随地吐痰、乱丢果皮、杂物; (三)上班时间看书、阅报、听录音机、吃食物; (四)上班时间打私人电话或用电话闲聊; (五)上班时间私自外出未经主管批准; (六)下班后无故在岗位逗留; (七)在值班本上乱涂乱画; (八)对上级分派的工作迟缓、无故拖延; (九)被客户投诉一次情节较轻; (十)在行政人事部和公众场所仪容不整、不按规定着装,不佩带工牌; (十一)服务不主动、不热忱,不主动解决客户提出的力所能及的要求,引起客人不满; (十二)员工有违章违纪行为,在场管理人员不订正、不制止,不履行管理责任,情节较轻的; (十三)违反有关规章制度和部门规定,情节不足警告的。 二、有下列行为之一者,可建议赐予警告处分: (一)1月之内有2次轻度过失者; (二)没有完成领导交给的工作任务,尚未造成损失者; (三)仪容不整,影响公司形象者; (四)言语粗俗,对客户不礼貌,与客户争论; (五)被客户投诉情节较重者; (六)在行政人事部或公共场所发泄个人不满心情,造成不良影响者; (七)未经主管领导同意私自调班、调休者; (八)无故串岗、闲聊者; (九)不按规定参与会议、或培训者; (十)所犯错误不足记小过者。 三、有下列行为之一者,可建议赐予记小过处分: (一)累计警告处分2次者; (二)违反标准作业规程,造成严峻不良后果,尚未造成公司利益损失者; (三)捏造请假理由或伪造有薪假期证明,经查证属实者; (四)上班时间在规定禁区吸烟、吃食物、做与工作无关的事; (五)上班时间睡觉、擅自离岗; (六)未经批准私运用单位设备,如车辆等; (七)擅自挪用公款在1 000元(含)以下者; (八)服务中心员工对住户服务时,违反时效制规定,造成住户投诉者; (九)所犯错误不足记大过者。 四、有下列行为之一者,可建议赐予记大过处分: (一)一年内累计记小过2次者; (二)违反标准作业规程,造成公司利益受损者; (三)有意奢侈公司财物者; (四)擅自挪用公款1 000-2 000元者; (五)所犯错误不足辞退/开除者。 五、有下列条件之一者,可建议赐予降级、降薪处分: (一)管理不善者或所辖部门工作长期无起色; (二)绩效考评连续两个月考评分数均为末位者; (三)其他须赐予降职、降薪的处分者。 六、有下列行为之一者,可建议赐予辞退处理: (一)绩效考评分数在60分以下者; (二)连续3个月考评分数均为末位者; (三)半年度或年度绩效考评分数不合格者; (四)其他须赐予辞退处理者。 七、有下列行为之一者,可建议赐予开除处分: (一)记大过处分者; (二)多次违反公司标准作业规程或赐予公司带来危害或造成严峻后果者; (三) 赌博、吸毒、盗窃或参加其他违法活动,被依法追究刑事责任者; (一)泄窃公司机密,贪污、挪用公款在2 000元以上者; (二)擅用公司名义在外招摇撞骗有损公司利益、声誉者; (三)有意损坏公司设备、工具、原材料及重要文件者; (三)遇特别事变,借故躲避义务,致使公司财物蒙受损失者; (四)对公司员工及其家属实施威逼、暴行者; (五)长期迟到、早退者; (六)疏于职守,给公司造成较大损失者; (七)向公司供应虚假证明或资料者; (八)服务看法恶劣,损害住户或客户利益,影响公司声誉者; (九)其他严峻违反公司规定,须赐予开除者。 第七节 奖罚程序: 一、提出:部门主管提出,并填具奖罚记录单。 二、审核。服务中心经理依据奖罚条件、绩效考评管理制度进行以下审核,并将审核看法记录在'部门看法'栏,并签名确认建议内容是否真实、清晰、完整,奖罚标准是否恰当。 三、审批。服务中心经理负责服务中心员工记大过以下与嘉奖确定的审批,总经理负责其他确定的审批。 四、统计。行政人事部负责数据资料统计工作。 物业公司行政管理制度怎么写 物业公司行政管理制度 (十)第四章印章运用保管规定 第三十七条为了明确公章及其它代表公司名义的印章保管责任,规范用印,特制定本规定。 第三十八条全部能代表公司名义的印章,坚持谁保管谁负责的原则,行政、党支部印章由办公室主任保管、登记、运用,法人代表印章由会计保管、运用。 未经总经理、支部书记批准不得随意交由他人管理和运用,因故需临时交接,须经总经理、支部书记批准并严格办理交接手续。 第三十九条运用或借用公章,须填写物业公司公章运用登记表或物业公司公章借用登记表(见 ),办理审批登记手续。 第四十条以公司名义发的文件由总经理签发用印; 例行公事的便函、行政事务证明,报经总经理或分管领导签字批准后用印。 第四十一条各类报表及报送有关部门的材料,报经总经理或分管领导签字批准后用印。 经签字的文件、合同、协议、报表等材料用印,不再登记。 第四十二条异地运用等因工作须要借用公章的,必需经公司总经理批准后方可借用。 借用的公章,运用时必需要有两人在场,特别状况必需电话征得总经理同意。 借用者必需高度负责,做到章不离人。 借用者回到公司后必需刚好归还公章。 第四十三条严禁在空白介绍信上用印,因工作须要开具介绍信,需报经总经理或分管领导签字批准后用印。 用便函开出的各类证明须一式两份,其中一份留存备查。 第五章局内网发稿方法 第四十四条为促进上网稿件管理规范化,加强信息沟通,结合实际,特制定本方法。 第四十五条注意信息时效性,原则上在事务发生24小时内发布信息。 第四十六条凡公司发布或报送局办公室通讯须填写物业公司稿件上网签发单(见 )。 通讯公司所发通讯由职能部门或主要职能部门撰稿,行政综合性的稿件经总经理或党支部书记签字同意,业务性的稿件经总经理或分管领导签字同意,党务工作稿件经党支部书记签字同意后,统一由办公室发布。 涉及局领导活动的稿件由办公室填写局稿件上网签发单(见 )并报送到局办公室网站管理员统一编辑上传。 第四十七条新闻稿件的格式要求: (一)大标题:三号宋体加粗; 副标题:四号宋体。 (二)正文:四号宋体、行间距 1.5倍。 (三)上传图片宽不低于600像素,图片清楚、主题突出。 (四)稿件末尾需署作者名。 第六章固定资产管理方法第一节总则 第四十八条为进一步加强和规范固定资产管理,明确管理职责和程序,维护固定资产平安和完整,特制定本方法。 第四十九条固定资产是指运用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上),并在运用过程中基本保持原有物质形态的资产。 单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,也作为固定资产管理。 第五十条固定资产管理必需坚持合理配备、规范管理,资产管理和财务管理相结合的原则。 其次节职责 第五十一条固定资产管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理责任制。 第五十二条办公室为固定资产管理部门,内设资产管理员和资产选购员。 管理部门主要职责: (一)负责建立固定资产卡片和管理台账; (二)负责职责范围内增加固定资产申请的提出和对运用部门增加固定资产申请的审核; (三)负责固定资产的选购、验收、入库、领用、修理和保养等日常管理工作; (四)负责办理固定资产配置、内部转移、处置、出借等事项审核、申报手续; (五)负责固定资产清查盘点,编报固定资产信息报表; (六)负责收集、整理、建立资产档案,妥当归档保管。 第五十三条公司各部门为固定资产运用部门,部门负责人是部门固定资产管理的第一责任人,对本部门运用和保管的固定资产负总责; 固定资产运用或保管责任人,负责固定资产的合理运用、平安及完整。 公司领导运用保管的固定资产由办公室资产管理员负责管理。 第五十四条财务为公司固定资产监督管理者,其主要职责: (一)协同管理部门拟定固定资产管理方法,并组织实施和监督检查; (二)负责固定资产总账和分类明细账的核算。 负责职责范围内固定资产购置、处置事项的审核、报批工作; (三)负责固定资产购置资金落实、申购审核、资金结算支付等工作。 第三节日常管理 第五十五条账务设置。 财务应设立“固定资产总账”和“固定资产分类明细账”,实行价值限制。 管理部门应设立固定资产登记簿和固定资产转移单,对固定资产实施动态管理。 第五十六条按物设卡。 管理部门应对每件固定资产统一分类编号,建立固定资产卡片,做到一物一卡。 第五十七条账账核对。 管理部门和财务应按季度核对固定资产价值,确保账账相符。 第五十八条账实核对。 管理部门每年牵头组织一次实物全面清查盘点,与运用部门进行账实、账卡核对。 盘查结果应由盘查人员与运用部门负责人等相关人员签字确认。 第四节购置 第五十九条运用部门按需提出固定资产购置安排、填写物业公司固定资产购置申请表(见 ),管理部门结合资产配置标准、资产存量状况以及资产调剂和资源共享等条件,会同财务提出看法,经领导审查同意后方可购置。 第六十条经批准购置的固定资产,由管理部门按规定统一组织选购。 第五节验收 第六十一条固定资产的验收由固定资产管理部门负责组织实施。 第六十二条验收内容包括设备、器材的名称和规格型号等信息与设备购置安排是否相符、配件是否齐全、设备、器材的质量是否合格等。 第六十三条验收合格后,管理部门填写物业公司固定资产验收单( 2)一式三联,管理部门执一联、财务执两联。 第六十四条管理部门依据验收、领用状况,填写固定资产卡片,并对固定资产进行统一编号。 第六节申领第六十五条固定资产申领是指运用部门因工作须要申请领取固定资产,管理部门予以配置的行为。 第六十六条申领固定资产需在管理部门按规定办理登记手续。 第六十七条运用部门领取固定资产时,应检查资产状态、数量、品质,确定符合运用要求后领取,发觉申领资产故障、破损等状况,刚好告知管理部门,进行调整、修理、补充。 第七节转移> 第六十八条固定资产转移是指变更固定资产运用部门或运用保管人的行为。 固定资产转移包括部门内资产转移、部门间资产转移。 固定资产转移时,由转出部门填写物业公司固定资产转移单(见 ),经管理部门批准后,资产管理员监督资产转移。 物业公司固定资产转移单一式三联,管理部门、转出和接收部门各执一联。 第六十九条资产转移后应刚好办理转移登记,更新固定资产卡片,转移后固定资产编号保持不变。 第七十条因人员调动、工作调整、退休、挂职熬炼、外出学习等状况引起的长时间离职,离职人员运用保管的固定资产及相关资产材料应实施转移,运用部门负责人指定运用保管人或者交还给资产管理部门。 (一)人员离职时,移交运用保管的固定资产及相关资产材料后,还应填写物业公司固定资产转移单,管理部门监督。 (二)领导离职时,对所运用保管的固定资产及相关资料进行移交,由管理部门填写物业公司固定资产转移单,确认签字后,管理部门监督转移。 (三)运用部门须要留用离职人员运用保管的固定资产,应指定新的管理运用人,并办理转移手续。 若不需留用,应移交管理部门。 第七十一条各部门闲置固定资产应刚好交回固定资产管理部门,统一调剂运用。 第八节清查盘点 第七十二条固定资产应每年进行一次清查盘点,一般结合年度财务决算进行。 第七十三条清查盘点工作由办公室负责组织实施,运用部门协作进行。 第七十四条清查盘点后,运用部门主要负责人和资产管理员应对本部门存量固定资产进行签字确认。 第七十五条管理部门应对清查盘点结果形成资产统计报告,对资产占有、运用、变动、处置等状况做出文字分析说明。 对盘盈、盘亏状况查明缘由,提出处理看法,按规定权限办理审批手续后刚好处理。 统计报告一式四份,公司分管领导、财务、档案、管理部门各一份。 第九节档案管理第七十六条固定资产归档资料主要包括:涉及资产购置、验收、领用、处置等审批手续; 每年的资产统计报告; 每次盘点进行账账、账实核对的记录等。 第七十七条固定资产归档资料由管理部门统一整理、装订成册,每年编造清册归档保管。 第七章机动车辆管理方法 第七十八条为加强对机动车辆的管理,确保行车平安,保障公务用车须要,依据公司实际,特制定本方法。 第七十九条公司车辆由办公室负责管理,办公室指定车辆管理员负责车辆的调度、日常管理、定期保养、修理、年检、油卡领用登记、车况检查、保险和理赔工作。 第八十条公务用车须填写物业公司派车登记表(见 ),实行派车登记制度。 严禁公车私用,未经批准的非专职驾驶员一律不得驾驶公车。 第八十一条车辆驾驶人员完成工作任务后原则上应将车辆停放在公司内。 第八十二条车辆驾驶人员应保持车况良好、车容整齐,若有故障,刚好通知车辆管理员支配修理。 对运用的车辆要细心保养,要自觉遵守交通规则,不违章驾车,严禁酒后开车。 第八十三条汽车修理按要求填写物业公司车辆修理申请单(见 ),原则上到指定修理厂进行修理,车辆大修须经公司总经理同意。 第八十四条车辆外借,须经公司总经理同意,由办公室负责车辆管理的人员支配,途中过桥、过路费用由用车单位(用车人)自付。 第八章经济合同管理方法第一节总则第八十五条为了在公司经营工作中仔细贯彻执行党和国家的方针、政策,爱护本公司的合法权益,维护良好的工作秩序,坚持按合法程序办事,特制定本方法。 第八十六条本方法适用于技术合同、买卖合同、租赁合同、建设合同、托付合同等经济合同。 第八十七条签订合同应当遵循“公正、公允、协商一样、等价有偿和诚恳信用”的原则,必需符合 之规定,根据约定履行自己的权利和义务。 第八十八条公司内部各部门不得以部门的名义对外签订合同,任何部门不得利用合同进行违法行为,损害本公司的利益。 其次节管理职责 第八十九条经济合同在总经理领导下实行归口管理制度。 第九十条公司办公室为公司经济合同归口管理科室; 公司各部门在各自职责范围内负责或参加经济合同的洽淡、拟订、审核、履行和监督管理工作。 第三节合同的承接第九十一条合同洽谈过程中,承办部门要把握合同的性质、内容、进度、合同额及合同的法律程序。 在订立合同前,必需仔细了解、审查对方当事人是否具有法人地位、支付合同经费实力及其资信资格状况等,必要时应要求对方供应工商营业执照、资格证书等相关材料,并存查备案。 第九十二条对某些重大合同,在洽谈前应当由承办部门负责人向公司领导汇报。 对较大项目或技术难度较大的项目应征得公司领导的同意。 第四节合同的签订第九十三条合同签订实行合同会签制,公司全部经济合同签订均须经总经理签发,详细根据经济合同流转单(见 )要求。 第九十四条全部合同原则上应采纳国家统一制定的示范合同文本,承办部门及经办人员对于合同的条款须有全面、正确的理解,对于选择的条款和不采纳的条款应明确标注,以免产生误会。 无示范合同文本的应按经济内容性质签订相应合同。 第九十五条合同签订须由法定代表人或其托付代理人签字,托付代理人签订的合同,“合同流转单”视为书面授权托付证书,托付代理人必需对本单位负责,在授权范围内行使签约权。 第五节合同的履行第九十六条合同一经双方当事人签字盖章后即生效。 各承办部门应当根据约定全面履行自己的义务,并根据约定刚好向对方督促履约,对方履约有困难的,应刚好向公司领导汇报,以便实行相应的措施。 第九十七条合同履行过程中若合同有变更、解除及增加内容的,应仍按经济合同流转单要求流转,续订补充合同,经双方签字盖章纳入主合同范畴进行管理。 第九十八条合同履行过程中,承办部门应留意质量与进度的把握,同时也应主动接受公司领导、有关部门对质量及进度的监督检查。 第九十九条终止合同后二个月内应按本公司有关资料、档案管理方法资料归档,资料包括双方往来信件、传真、函电、票据、单证等。 a物业公司行政办公管理制度 物业公司为了更好的发展,特制定相关管理规定。以下是我搜集并整理的有关内容,希望对大家有所帮助! 第一章 总则 第1条目的 为树立良好的公司形象,规范行政办公工作,维护良好的工作环境,保障公司各项业务的正常运转,特制定本制度。 第2条适用范围 本制度适用于全部在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。 第3条归口管理 行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门,负责公司行政工作的各相关事项。 其次章 办公管理 第4条员工应遵守公司的规章制度,自觉维护办公环境的清洁、宁静。 第5条办公室应保持整齐,无杂物,工作台上摆放的办公用品应整齐有序。 第6条保持办公室安静,工作时间不得高声喧哗。 第7条工作时间不离岗、串岗,不聚众闲聊,不打瞌睡,不在办公室内吃零食。 第8条上班时间,严禁办理私人事情,因公外出应向本部门负责人请假。 第9条接待来访,应起身相迎,做到看法亲善,落落大方;来客告辞,起身相送;在回答来客询问时,不得泄露公司管理制度及有关公司机密事项。 第10条下班或因事离开办公室,应人走灯熄,关好门窗、电源等。 第11条爱惜公物,节约运用办公用品。 第12条讲究文明礼貌,注意仪表仪容,按规定着装;接待来访客人,应热忱主动。 第三章 会议管理 第13条各种会议由召集者负责组织支配,并对出席对象提前发出通知。 第14条会议召开之前应确定议题、参会对象,打算好有关的会议资料、文件。 第15条会议出席者应支配好工作,准时到会,并带笔记本及相关会议资料,如因故无法参与会议,须提前向会议组织者请假。 第16条会议坚持效率原则,各发言者应事先做好打算,发言应简明扼要,以使会议起到应有的效果。 第17条公司的固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会及班组例会。 1.公司经理办公会议原则上每月召开一次,参会对象为公司总经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。 2.项目区域办公会议于每月10日召开,参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。 3.部门例会于每旬第一个星期五召开,参会对象为部门全部人员。 4.各班组每月至少组织一次例会,进行业务培训、学习(详细时间由部门确定)。 第18条如遇特别状况,会议组织者须另行通知;上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时,以上一级别会议为主,本级别会议作相应时间调整。 第19条凡会议所作的决议、确定及重要事项必需形成会议纪要,经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。 第四章 公文管理 第20条各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文,统一由行政人事部行政专员收管,并负责签收、分类、登记和分发、传阅。 第21条以公司名义发出的各种文件须编号、登记,统一对外发送。 第22条公文处理程序 1.行政专员将公文登记、分类,交行政人事部经理批阅并提出拟办看法。 2.行政专员依据拟办看法,送有关部门相关人员阅办。 3.领导批办的公文,按批示看法交有关部门负责办理。 4.如承办过程中有疑问或问题,应刚好请示、报告。 5.办理完毕后,相关部门应填写承办结果,连同原文件退回行政人事部存档。 第23条对送阅文件要抓紧时间阅读,各部门人员不得无故拖延或扣押,文件传阅后,阅文人须签名并写上时间, 第24条文件一律由专人传送,一般不得横向传阅。 第五章 印章运用管理 第25条公司印章由公司总经理指定专人保管,法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。印章未经公司总经理批准,不得随意交与他人保管、运用。 第26条部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。 第27条印章运用审批规定如下。 1涉及人员调动(任免)、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章,由公司总经理批准。 2有关业务管理工作用章,由项目区域常务经理批准。 3运用法定代表人印章,由公司总经理批准。 4运用部门印章、有关业务管理工作用章,由部门负责人批准。 第28条未经领导批准,公司人员不得私自用章,不准携带公章外出,不准盖出空白信笺。 第29条对不符合用章规定的事项,印章保管人员有权拒绝盖章;对违反用章规定或弄虚作假,造成重大影响或经济损失的,要追究保管人、当事人的责任。 第30条刻制印章,须经公司总经理批准。作废的印章应刚好封存。 第六章 传真机、复印机、计算机管理 第31条为确保办公设备的正常运行和运用,公司指定专人保管、运用,非操作人员,未经许可不得私自运用。 第32条为节约纸张和能源,公司严格限制复印和传真数量,非必要不予复印和传真。 第33条公司一般不承接外单位及私人托付的打印、复印、传真业务,特别状况须经领导同意。 第34条计算机内存资料留意保密,凡涉及机要文件资料须加密码保存,未经批准,任何人不得提取(阅)电脑内存信息、数据资料。 第35条凡内部常用业务资料、数据,必需进行备份处理,以免丢失。 第36条严格限制计算机外部软件流入管理,严禁安装和运用嬉戏软件(盘),以防电脑感染病毒。 第37条工作结束后,应做好办公设备的日常保养和清洁工作,并刚好处理废弃稿件,切断电源。 第七章 保密工作规定 第38条凡符合下列条款之一者,均属于公司机要文件,不得泄露。 1.关于重要决策或安排。 2.关于人事问题。 3.关于会议重要的探讨事项。 4.关于业主或租户的档案资料。 5.契约、协定或依据协商而确定的事项。 6.特殊指定的事项。 第39条机要文件按保密等级可分为以下三级。 1.隐私,不能向相关人员以外者公开。 2.机密,不能向外公开。 3.绝密,不能向特殊指名的最小范围内的工作人员以及承办人员以外者公开。 第40条机要文件、机要事项及其种类的认定,原则上由所管部门的负责人负责。 第41条机要文件由其制发部门制成正、副本两份,一份由制发部门分类保管,另一份由所管部门的负责人保管。 第42条机要文件的制发部门应备有发文簿,文件发至有关部门时,必需有收件人签字。 第43条机要文件来往传递(包括传真),应指定专人传接或实行亲启信函方式进行。 第44条机要文件须经制发部门负责人同意后方可复制。机要文件复制时,制发部门应将复制件数量在原件或副本上具体记录,并在发文簿上记载复制件的去向。 第45条隐私文件或公司外隐私文件以及隐私事项,由制发部门负责人负责,由专人进行分发和传送。 第46条机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁,由所管负责人负责。 第八章 档案管理 第47条档案实行集中管理与