某公司客户投诉处理规则.docx

制度名客户投诉处理规则电子文件编码GLWA192页码5-1定)以内时，应依“成品退货单”的实退数量开立“传票”办理转账。(2)成品仓储收到退货，应依业务部送来的“成品退货单”核对无误后，予以 签收(如实际与成品退货单所载不符时，得请示后依实际情况签收)。“成品退货 单”第二联成品仓储存，第三联会计科存，第四联业务部存。(3)因客户投诉之故，而影响应收款项回收时，会计部门于计算业务人员应 收账款回收率的绩效奖金时，应依据“客户抱怨处理表”所列之应收金额予以扣 除。(4)业务人员收到成品仓储填回的“成品退货单”应在下列两种方式中择一取 得退货证明：收回原开立统一发票，要求买受人在发票上盖统一发票章；收回注明退货数量、单价、金额及实“嫩量、单价金额的原开立统一发票 的影印本，且必须由买受人盖统一发票章；填写“销货退回证明单”由买受人盖统一发票章后签回,取得上述文件后与 成品销货退回单一并送会计部做账。(5)客户投诉处理结果为销货折让时，业务人员依核决结果开立“销货折让证 明单”依下列两种方式取得折让证明：收回注明折让单价，金额及实收单价、金额的原开立统一发票影印本，影 印本上必须由买受人盖统一发票章；填写“销货折让证明单”由买受人盖统一发票章后签回。取得上述文件之后与“销货折让证明单”一并送会计科做账。7.处理时效逾期的反应总经理室于客户投诉案件处理过程中，对于逾期案件应开立“催办单”催促有 关部门处理；对于已结案的案件，应查核各部门处理时效；对于处理时效逾期案 件,得开立“洽办单'送有关部门追醴期原因。签发人责任人签名XX公司客户投诉处理规则1.客户投诉分类客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的不同区分为：1 .非质量异常客户投诉发生原因(指人为因素造成)02 .质量异常客户投诉发生原因。3 .客户投诉处理职责各部门客户投诉案件的处理职责：1 .业务部门详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期。2 2) 了解客户投诉要求及客户投诉理由的确认。协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。迅速传达处醉果。3 .质量经管部综合处理客户投诉案件的调查、提报与责任人员的拟定。(2)发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督促。客户投诉质量的检验、确认。4 .总经理室生产经管组(1)客户投诉案件的登记，处理时效经管及逾期反映。客户投诉内容的审核、调查、提报。客户投诉协会的联系。处理方式的拟定及责任归属的判定。客户投诉改善案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认。协助有关部门与客户接洽并对客户投诉进行调查及妥善处理。签发人责任人签名制度名客户投诉处理规则电子文件编码GLWA192页码5-2（7）在客户投诉处理中籍户投诉的意见提报有关部门追踪改善。5 .制造部门Q）针对客户投诉内容详细调查，并拟定处理对策及执行检查。（2）提报生产单位、机班别、生产人员，及生产日期。3.客户投诉处理表编号原则1 .客户投诉处理的编号原则年度（X、）月份（*）流水编号（、X）。2 .编号周期以年度月份为原则4 .客户反应调查及处理1 .业务部人员在接到客户反应产品异常时，应即查明该异常（编号、料号、 交运日期、数量、不良数量）、客户要求，并即填具“客户抱怨处理表”，连同异 常样品签注意见后送总经理室办理。若客户要求退（换）货而数量因尚在加工中而无法确定时应在“客户要求，栏注 明：“客户加工中未确定二2 .客户投诉案件若需会勘者，业务部门在未填立“客户抱怨处理单”前为确保 处理时效，业务人员应立即反应质量经管部人员（或制造部品保组）会同制造部门 人员共同前往处理，若质量经管部门人员无法及时前往时由总经理指派有关人员 前往处理，并在处理后向总经理报告。3 .为及时了解客户反应异常内容及处理情况，由质量经管部或有关人员在调 查处理后三天内提出报告呈总经理批示。4 .总经理室生产经管组接到业务部门的“客户抱怨处理表”后即编列客户投 诉编号并登记在“客户抱怨案件登记追踪表”，之后送质量经管部追查分析原因 及判定责任归属部门，再送生产单位分析异常原因并拟定处理对策，并送经理室 批示意见，另依异常状况送研发部提出意见，再送回总经理室查核后送回业务部签发人责任人签名制度名客户投诉处理规则电子文件编码GLWA192页码5-35 .业务人员收到总经理室送回的“客户抱怨处理表”时,应立即向客户说明、 交涉，并将处理结果填入表中，呈主管核阅后送回总经理室。6 .总经理室生产经管组接到业务部填具交涉结果的“客户抱怨处理表”后，应 日内就业务与工F的意见加以分析作成宗合意见，居核决权限分送业务部 经理、副总3逋或总33里木为夬。7 .判定发生单位，若属我方质量问题应另拟定处理方式，并依“客户投诉损 失金额核算基准”及“客户投诉罚扣判定基准”拟定责任部门损失金额，个人惩处 种类呈主管批示后，依罚扣规范办理，若涉及行政处分则依“客户投诉行政处理 原则”办理。8 .经核签结案的“客户抱怨处理表”第一联质量经管部门存，第二联制造部门 存，第三联送业务部门依批示办理，第四联送会计科存，第五联总经理室存。9 .“客户抱怨处理表”会决后的结论，若客户未能接受时，业务部门应再填一 份新的“客户抱怨处理表”附原抱怨表一并呈报处理。10 .总经理室生产经管组每月10日前汇总上月份结案的案件于“客户投诉案 件统计表”会同制造部、质量经管部、研发部及有关部门主管判定责任归属，并 检查各客户投诉工程的改善对策及处理结果。U.业务部门不得超越核决权限与客户做任何处理的答复协议或承诺。对“客 户抱怨处理表”的批示事项应根据书信或电话转答客户（不得将“客户抱怨处理 表”影印送客户）。12 .各部门对客户投诉处理决议有异议时得以“签呈”专案呈报处理。13 .客户投诉内容若涉及其他公司，原物料供应商等的责任时由总经理室会 同有关单位共同处理。14 .客户投诉不成立时，业务员于接获“客户抱怨处理表”时，以规定收款期 收回应收账款，如客户有异议时，再以“签呈”呈报上级签发人责任人签名制度名客户投诉处理规则电子文件编码GLWA192页码5-4处理。15 .客户投诉案件处理期限。“客户抱怨处理表”处理期限自总经理室受理起 国内13天，国外17天。5.客户投诉责任人员处分及奖金罚扣1 .客户投诉责任人员处分总经理室生产经管组每月10日前应审视上月份结案的客户设诉案件，凡经 批示为行政处分者，经整理后送人事单位提报“人事公布单”公布。2 .客户投诉绩效奖金罚扣由总经理室依客户投诉案件发生的工程原因决定责任归属单位，并开立“奖 罚通知单”呈总经理核准后复印三份，一份自存，一份会计单位查核，一份送罚 扣部门罚扣奖金。6 .成品退货账务处理L处理方式业务部门在接到已结案的“客户抱怨处理表”第三联后依核决的处理方式处 理：折让、赔款：业务人员应依“客户抱怨处理单”开立“销货折让证明单”一式 二联，呈经（副）理、总（副）经理核签及送客户签章后一份存业务部，一份送会计 作账。（2）退货、重处理：即开立“成品退货单”注明退货原因，处理方式及退回依 据后呈经（副）理核示后，除第一联自存督促外其余三联送成品仓储据以办理收 料。2.会计科办理方式会计科依据“客户抱怨处理表”第四联中经批示核定的退货量与“减品退货 单”的实退量核对无误后，即开立传票办理转账，但若数量、金额不符时依下列签发人责任人签名制度名客户投诉处理规则电子文件编码GLWA192页码5-5