办公用品管理制度办公用品购置、入库、发放、领用规定.docx

制度名称办公用品管理制度编号JLT-RL-ZD-受控状态管理部门第一章总则第一条 为加强办公用品管理，提高利用效率，降低办公经费，规范办公用品的申请、发 放、领用程序，特制定本制度。第二条 本制度适用于山西中条山林源森林食品有限公司的所有人员。第二章细则第三条 规定中的办公用品包括：办公用的固定资产和一般办公用品；一、固定资产包括：桌子、椅子、文件柜、电脑、电话机、打印机、复印机、电风扇、电 暖气等；（注：固定资产需遵守固定资产管理制度）二、一般办公用品分为：消耗品、管理消耗品和管理品三类；1、消耗品：铅笔、橡皮、刀片、大头针、曲别针、便签、标签、信封、复写纸、打复印 纸、圆珠笔芯、中性笔芯、笔记本、夹子、卷宗、档案袋、档案盒、订书针、胶带、纸杯等；2、管理消耗品：中性笔、圆珠笔、白板笔、修正液、电池、固体胶等；3、管理品：剪刀、美工刀、尺子、笔筒、计算器、印章、印台、订书机、黑白板、板 擦、钢笔等；第四条办公用品计划一、根据办公用品的库存量及各部门消耗使用情况，每月25日前报下月办公用品申请计 划，部门负责人审批签字后报行政部门；经行政主管审核后，方可交办公用品管理员进行登记 申请；（附件：表1部门办公用品申领单）二、管理员核对部门办公用品申领单和台账库存后，编制物品采购申请表，经行政主 管、总经理签字后，方可采买；（附件：表2物品采购申请表）第五条办公用品购置一、行政部根据审批后的物品采购申请表上的内容进行购买；二、了解办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量；三、临时急需的办公用品，由各部门提出书面申请，部门主管确认，经理批准后购置。第六条验货入库一、采购人员应将所购回的物品交给管理员，收到购买的办公用品后，按购货清单验收， 核对品种、规格、数量、质量；二、管理员办理登记入库手续，根据采购价格计入领用部门费用，每月填报办公用品使物资领用/出库单部门:年度/月份:序号日期物资类别 办公/生活/劳 保物品名 称规格型 号单位数量领用人签字部门名称备注物品交接表日期： 年 月 日序号物资类别/办 公/生活/劳 保物资名称规格型号单位数量备注12345678910111213141516移交人部门移交人职务移交人签字年 月日接受人部门接受人职务接受人签字年 月曰监交人部门监交人职务监交人签字,年 月曰核稿：主办部门：行政人事部 会办部:各部|附件：2份数：份数:页数：6发文时间:签发：发文：事由：办公文化用品管理制度主送： 抄送：校对：发文编号:办公文化用品管理制度公司办公用品管理、领用、发放规定，为更好的控制办公消耗成本， 规范工厂办公用品的发放、领用和管理工作，特制定本规定。一、办公用品管理规定：1.1 为加强办公用品使用的管理，节约开支、杜绝浪费现象。办公用品 由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用 人发放。1.2 办公用品常用品由人事行政部门根据各部门每月申请单进行汇总采 购。固定资产采购由使用部门（人）提出申购，固定资产采购和低值易耗品 的采购审批，都必须经公司董事长批准，批准后的固定资产、低值易耗 品采购申购单交采购中心执行购买。未填写固定资产、低值易耗品采 购申购单及未经领导批准擅自购买的不予报销。1.3 采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根 据采购价格核定物品单价，计入领用部门费用，并在每月终填报办公用 品使用情况汇总表。1.4 办公电脑、打印机、复印机、传真机等，办公设备的申请及耗材维 修由设备使用部门（人）负责申请，并经董事长批准，交于公司的人事行政 部门负责采购。1.5 办公用品使用实行月统计年结算，由物品保管人出具每月报表，行 政人事审核并公告栏张贴明示。1.6 部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔 芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。1. 7凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用 品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有 关手续。1.8电脑耗材品（鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由各部门主管 审核签字，由行政人事发料员以旧换新。二、办公用品领用规定2.1.办公用品分耐用办公用品和易耗办公用品2. 1.1.耐用办公用品包括：电脑、打印机、扫描仪、电话、计算器、订书 机、文件栏、文件夹、活页夹、笔筒、打孔机、剪刀、壁纸刀、直尺、起 钉器等可长期使用物品。2. 1.2.耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破 损、残旧需更换的必须以旧换新。2.2、 易耗办公用品的领用分两部门：部门所需用品和个人所需用品2.3、 1部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨盒、碳 粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔。2.2.2 个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记 本、双面胶、透明胶、胶水或胶棒、钉书钉、回形针、橡皮擦、涂改液、 信笺纸、大头针、燕尾夹、双面夹、荧光笔。2.2.3 常用易耗办公用品月用量标准根据各部门三个月平均数为依据。以 此平均数为基数，备15%的易耗办公用品。2.2.4 每月5日前，由各部门主管将当月低值易耗品申购表填好（常 用易耗办公用品不得超过每月用量标准），经部门经理初核，董事长批准 后，交于行政人事部汇总，按各部门的需求量，做估算采购物质计划表并 标示价格，计划表做好后交于行政采购员统一采购。三、办公用品发放3.1 物品保管人应按各部门每月申请的数量标准，严格把好申购和领用 关。物品保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，需经 董事长审批，再发放。3.2 发放时间：每月一次，每月的第二周最后一天给予办理办公用品的领 用手续。3.3 领用方法：由各部门主管得到行政通知后到人事行政部申领，填写 领料单，经部门经理签字后交于行政人事部发料员。发料员按低值 易耗品申购表发放，若部门有特殊情况领用超出申购表的，须经人事行 政部主管确认库存情况是否有库存后可发放。四、未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的申领，必须由部门总监签字 确认，董事长批准才能申请购买和领用。五、新进人员到职时由各部门提出向人事行政部领取办公用品，并列入新 进员工领用卡,人员离职时,应将剩余用品一并交人事行政部.六、遇到特殊情况时，各部门提出的当月采购申请单外采购的，由本部门 主管签字并注明“告急”，从新填写低值易耗品采购申请单在董事长 签字“同意”后方可购买，办理入库后方可即时领取。七、办公用品严禁带回家私用.八、本规定自签发之日起执行，各部门严格遵守本规定附：固定资产申请表低值易耗品申请表申购部门申购人年 月 日申购 原因 及 用途物品名称品 牌单 位规格、使用功能和服务要求采购数量市场单价（约）预算总价备 注使用部门意见部门经理签字行政部意见部门总监意见董事长审批采购安排行政部留存采购部留存承办部门确认采购途径1、市场直接采购2、协议供货3、招标4、其它：承办结果生产设备/定资产申购表注：本表一式二联：一联由承办部门留档；一联由行政部留档。低值易耗品/办公用品采购申请单申请日期：申请单号：OMOO辅料口设备口备品备件五金类口工具，电子电器，管件口包材口劳保口办公用品口其他请选择类别V申请人：部门：序号名称申请理由单位单价数量金额需求时间备注：1.2.3.4.5.部门经理：行政人事部：部门总监：董事长：采购人员接收确认：申请联(1)采购联(2)用情况汇总表。（附件：表3办公用品使用情况汇总表）第七条办公用品发放原则一、消耗品：可依据历史记录（如过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设 定领用管理基准；二、管理消耗品：自发放使用后，必须以旧换新，但纯消耗品不在此限；三、管理品：应列如移交范围，如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失则由个人或部门 赔偿或自购；四、部门公用物品剪刀、美工刀、橡皮擦、曲别针、大头针、尺子、订书机按区域分配， 每办公区分配一套（至少两人一套）；五、新员工入职可按标配领用中性笔一支、笔记本一本、文件夹两个；第八条办公用品领用程序一、管理员根据各部门已申请签批的部门办公用品申领单建立档案，制部门办公用 品领取登记表，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：表4部 门办公用品领取登记表）二、各部门每月计划外，库房已有库存的办公用品，各部门领用时需在办公用品物资领 用/出库单上做领用登记；（附件：表5办公用品物资领用/出库单）第九条 办公用品的管理一、办公用品严禁取回家私用，一经发现按原物奉还，并处罚款50元；二、办公用品由行政人事部统一保管，按标准发放；二、办公用品的领用要严格履行手续后方可领用；三、各部门应按公司核定的办公用品费用定额申购和领用。确因工作需要超标领用的，应 经行政主管同意；四、核定的费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整，各部门因特殊情况需增加费 用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用；五、办公用品使用要月统计，年结算，人事行政部门出具报表；六、各部门每人每月最多领用1支中性笔，如果保管不好丢失自行负责购买。七、纸张应合理利用反面，杜绝浪费；八、每周二和周四下统一领用办公用品，其他时间严禁领用。第十条管理员的职责一、管理员应严格按照程序对办公用品进行归档和领用；二、管理员建立和登记办公用品台账，定期或不定期盘点库存，保证账实相符；三、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用；第十一条 办公用品的交接与回收一、凡员工离职或岗位变动时，应对所领用的办公用品及固定资产进行交接或收回（一次 性消耗品除外），有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续；二、移交人需列出物品清单，管理员根据清单核实后填写物品交接表，存档备查。（附件：表6物品交接表）第三章附则第十二条 本制度修改权、解释权归属公司人力资源部；第十三条 本制度由公司总经理批准后生效，自颁布之日起执行；第十四条本制度相关流程、表单：编制日期2016年3月11日审核日期2016年3月11日生效日期2016年3月 日部门办公用品申领单申请部门：年 月 日编号名称规格单位数量使用人备注部门领导 签字行政总监 签字注：部门人员填写一部门领导审核一行政管理中心签批一管理员建档后如实发放物品采购申请表申请部门申请日期编号采购物品单位数量预计单价 （元）合计 （元 ）物品用途备注合计（小写）：元金额（大写）：总经理审批：副总经理审批：财务部审核：部门主管意见：经办人：注：管理员编制购买清单一行政主管签字一财务部签字一总经理签字表3：_年_月办公用品使用情况汇总表编码物品名称单位期初库存本月增加单价本月领用情况总经办政策研究室人力行政财务招商销售物流厂区项目注：此表每月更新一次部门办公用品领取登记表所在部门部门负责人领取时间物品名称规格单位数 量单 价总价备注/使用人注：此表由办公用品管理员负责登记、建档。