采购管理工作中的一些必会知识采购员工作基础理论知识.docx

采购管理1、采购：是指需求的主体从众多的备选客体中，有选择地通过合同方式有偿取 得所需要的物资、工程或服务。目的是调动企业资源，满足企业的物资供应， 确保企业经营战略目标的实现。2、采购管理：就是为保障企业物资供应，对采购活动进行计划、组织、协调和 控制，保证采购计划完成的活动。内容包括三个方面：采购需求管理、市场与供应商管理和具体采购业务的管 理。3、采购活动的核心；4、采购的基本流程：（1用料部门请购单（2编制计划（3选择供应商（4采 购谈判（5签订合同（6运输货物（7验收入库（8审核付款（9购后评价 5、分权式采购与集权式采购（1）分权式采购组织的优点：（1紧急采购时可争取时效，能够机动配合生产需要，及时提供最佳服务。（2有利于地区性物资的采购，仓储管理方便，占用库存空间小，占用资金少。（3采购手续简便，过程较短，如有问题能够快速直接反馈。缺点：（1权利分散，无法获得集权式采购的价格折扣，难以培养专业人才。（2对供应商的政策可能不一致，可能出现多部门与同一个供应商就同一种产 品进行谈判，结果达成了不停的采购条件。（3决策层面低，易产生暗箱操作。（4作业分散，手续重复，致成本增加。适用条件：（1小批量采购（2采购价值较低（3市场资源有保证（4距离总部较远（如异国异地供应）（5研发实验物品的采购（2）集权式采购的优点：（1减少作业费用，获得价格折扣、运输等方面的多 种优惠，形成规模效益，降低采购和物料成本。（2采购功能集中，便于人员分开，提高效率，培养专业人才（3易于稳定与供应商的关系，实现成效最佳的长期合作（4公开采购、集体决策，实行阳光操作，可有效防止腐败（5便于实行采购程序标准化，减少分散采购的重复作业。缺点：（1手续较多，过程较长（2专业性强，责任重大适用条件：（1大宗和批量物品的采购（2价格较高的物品（3关键的零部件（4保密性强的物品（5易出现问题的物品（6定期采购的物品（7连锁经营、特殊经营的物品6、企业资源外包的原因？从公司的外部环境来看有三方面原因：首先，日益加剧的市场竞争迫使公司不 断地寻求新的发展战略，以缓解由竞争者带来的生存危机；其次，社会分工细 化，各个经营组织的专业化程度空前地提高，为业务外包提供了可能；再次， 在定制总成前需将总成清单抄送给技术人员，由技术人员确认需要装车的物料，再由采购 与厂商进行协商采购，而不是将整个总成送到厂内后，才发现部份物料是装车不需要的， 造成呆料产生，整车成本也相应提高，准备工作应提前沟通好。对捆包销售的产品，在发 现有本公司用不到的物料，在下次采购时应勇于与供应商说“不”，或与供应商进行协商 在后续发货时将此类物料排除，在打包价格上进行扣除不必要的物料单价，即节省了采购 成本、减少库房管理成本也减少了整车成本，同时也有利于销售部门进行整车成本的预 算，给公司创造一个良好的外部竞争环境。采购人员对公司实时库存应进行了解，在接到生产命令时应充分考虑现有库存状况， 对库房内呆滞产品应在生产协调会中提出，与技术、销售、品质等部门确认是否可代替使 用，确认可使用的及时安排上线进行消化，华威公司部门与部门间的相互沟通、协调、协 作较为突出,在日常作业中遇到问题及时的进行沟通到解决都是有序进行的。部门与部门 间的扯皮将导致问题点不能得到及时的处理，相应的工作效率也无法提高。与其有时间扯 皮何不相互配合将问题解决了。仓库面：人员编制8人（自卸*3、半挂*2、罐车*2、辅料*1）A.库房环境管理：在华威公司仓库管理中，物料安全、环境安全、人员作业安全保障机制也相对有 突出点，例如；在华威任何一个厂房内的柱子从地面往上一米都是有围保护栏，可有 效防止因人员作业不当而造成的厂房受损而带来的安全隐患，虽是一个小小的改善， 却能带来长久的效益。对存在安全隐患的区域应该标示警告标识，如厂房门口限高标 识、厂房内行车速度限制标识，容易被车辆刮碰到的区域进行醒目标识等。仓库内的环境卫生也同样影响物料品质，只有在保证物品存储环境的整洁，才能 避免物料因环境因素造成不良品的产生，或减短了物料寿命。制定区域卫生负任制， 定时进行打扫，逐步做到物料上无尘化，仓库区域无尘化，只有好的环境才能出好的 产品。仓库人员在日常搬动物料时应把人身安全及物料安全放在第一位，物料在搬运过 程避免物料直接着地，做到轻拿轻放。杜绝因个人的作业随意性而造成物料不良，或 潜在不良未被发现装车后产生安全隐患。总的来说物料在到厂存储到上线使用这个过精品文档精心整理程中，仓库应保证物料的正常使价值，不能因操作不当让物料失去或降低原本的使用 价值B.物料管理：华威公司物料分类存放规范，各类别物料规定固定的储位存放，货品标签落实到每一 项物料上，仓库整体感觉即整洁又整齐。物料库存建立较低，先进先出作业简便。1 .不良品管理：华威不良品处理及时，到货发现不良的采购人员立即会与厂商联系， 要求厂商将物料补入的同时将不良品退回厂商，处理速度快仓库内几乎看不到不良品及呆 料的存在，避免不良品存放过久导致二次不良点产生。相应的不良品处理作业SOP在制定 后，落实按SOP作业方法进行操作。2 .物料编号及架位管理：仓库内各项物料均有特有编号，物料在采购入产后进行编制 同时录入ERP系统，因物料编号的唯一性，而不是单一的按名称进行进库出库作业，备料 错等现象可有效按制。一个优秀的仓库管理员即使能记住几千个零件号也难免会出现错误，况且库存还要不 断变化，当出入库时一时记不清物料存储位置，或熟知仓库情况的管理员不在岗位时，就 容易产生待工现象，上述情况也可能造成工作效率低下。只有对各项常用或常态存在的物 料设立独立的储位，物料的存储按其所属的类别进行区分放置，综合考虑实际的形状设立 架位，各储位进行明确标识。并将物架位信息等录入ERP系统后可直接在ERP系中查看到 每一项物料的储位。3 .盘点作业管理：物料盘点过程中会因物料项数过多，需要投入人力多时间长，而将 盘点计划不断的延期，故在定期盘点计划中定期大盘点的同时，应对仓库内单一区域或单 项物料进行每日及周循环盘点。将盘点计划进行在每一天,工作量分散化，即解决盘点问 题也避免因物料过久未盘点，在料帐不符时真因查找困难的问题。4 .先进先出的管理：物料先进先出作业过程中，按各类别物料进和区分管理，如油品 类、橡胶类及其他有保质期要求的零件。在物料入厂时注明物料入厂时间，入库时可按前 旧后新或左旧右新方式操作，备料员在作业过程中应落实做到旧品先出原则操作。C.物料进出库管理：华威物料进出库突出做法有三项；第一出厂品物料的打包，需要对外销售的物料均是以售后零件的方式进行出库（原则 上要比原来进厂单价高出10%以上），物料出厂打包方式比较规范化，出口物料用木箱打 包好后在各木箱外附上打包清单，打包方法可避免物料在途造成物料不良。第二耗损品及工具类的出库管理，耗损品及工具类领料规定严谨，对耗损品及工具领 用量纳入员工与部门年终考核制度中，对各单位在正常生产使用中使用量进行统计，按月 实际产量进行比较确认耗损品用量是否合理。工具类报废部门主管确认报废真因后出具 “工具报废报告”才可进行更换，同时进行统计。第三物料出厂门禁管理严格，无论何人何时要将厂商物品带出厂时，都必出据相关单 位的有效出门凭证，其中包括，物料及生产工具出产维修件，厂外加工件、物料办理退货 等都必须持有“物品出门凭证”方可出厂，同时门卫需按出厂凭证上的规格数量进行实物 确认。以上的几点做法主要是控制生产过程中的成本，辅料更换过多过快的，相应整车成本 也会提高，而这部份的成本耗损往往在预算整车成本时遗漏。公司门禁管理的严格可减少 物料在不正常情况下流出厂外，造成公司损失。三、总结心得：此次外出学习感触最深的是，华威公司的执行力、员工的观念、作业标准化、部门间 的配合协调能力四方面,其公司在下达的任务及制度等都能有效得到执行，员工对企业的 归属感很强，是把这个企业做为自己可长期生存及发展的港湾。员工都应是抱着不浪费公 司一根焊丝的观念作业，对工具做到“四不换”原则能用不影响生产的不换，工具能修继 续使用的不换，人为故意损坏的不换。使用期限未满标准的不换。生产成本的低减才能给 公司创造更多的效益，相对公司效益好员工的福利也会提高。一个公司的辉煌是一堆的制度、流程、标准堆积出来的。华威公司各工位作业标准及 流程制定清晰，各岗位员工有标准可依有流程可行，作业规范标准化层度高，所产出的零 件也有眼是眼嘴是嘴相差不会太大，这也避免作业人员无标准可依的情况下，都是以个人 经验来做，故每个人所生产出来的东西都是不一样的。标准在制定出来到执行，在执行过 程中发现有更好方法进行作业的，将对原来标准进行改善，执行f改善一执行这是一个循 环的过程，不断的对日常作业进行改善，就是在不断的进步。像此次学习过程中看到对方 好的工装检制具，就应该立即着手改善，应用到各个岗位。公司应该避免事事找老板，部门与部门间遇到问题时，在按公司标准进行处理的过程 中，应相互配合解决问题点。部门员工与部门员工可解决的事情，不找部门主管，部门主 管与部门主管可处理的事，不找高层领导，将事情处理在基层。每个人职业生涯中服务好 自己的企业为荣，做坏一个企业为耻，把企业做坏是个人工作简历中的一个污点。以上：世界经济的一体化使得跨国公司的规模越来越大，经营的地狱跨度也越来越 大，在不停的国家合理地利用当地资源提高本公司的运作效率也是许多公司选 择外包的一个外部原因。从公司内部经营来看的原因包括：(1可以获得更好的管理(2可以获得更好 的技术(3避免不必要的投资(4控制超负荷运营状况(5提高公司的经营灵 活性(6改善公司的财务比率，并增加资金流入(7增强公司的市场信誉(8 降低成本(9改善经营业绩资源外包的决策依据：(1战略：企业是追求自给自足，还是利用外部资源(2成本：外包对固定成本投资的影响、外包对可变成本的影响、外包对企业 长期生产带来的影响(3质量：企业对产品质量的需求与市场所提供产品质量的比较。(4数量：企业需求量是否引起供应商的兴趣。(5专业知识：企业与供应商在专业知识、技能和生产方法等方面的比较。(6设计或生产流程的秘密性：企业是否对设计或生产流程等商业进行充分的 保护。(7劳动力：企业员工是否掌握产品生产的劳动技能；企业能否对员工进行有 效的管理。(8生产能力：企业有无足够的生产能力。(9企业是否存在可利用的闲置资源。7、降低采购价格的途径：(1积极寻找多家货物供应商(2合理使用采购方式及方法(3对原有货物设计作重新修正或改进(4寻找原有货物的替代品(5选择合理的运输方式(6加强采购过程标准化管理(7运用现代化计算机网络技术8、采购战略的内容：(1供应商策略：商业型供应商、合作伙伴型供应商、合 同型供应商、联盟型供应商(2货物品质策略：材料、功能、寿命、稳定性、 安全性、流行性(3采购价格策略：直接采购成本、采购过程成本、验收成 本、运输及搬运成本、货物成本(4采购时间策略：处理订购单时间、供应商 制造货物时间或提供货物时间、运输交货时间、检验入库时间(5采购数量策略 9、订货点法适用于独立需求的库存控制系统。MRP和JIT系统适用于相关需求的库存控制系统。10、订货点采购的基本思想是通过对采购订货时间、数量、操作方法等进行规 范化控制，达到控制订货、进货过程，进而来控制库存的基本思想，从而达到 对整个库存水平进行控制的目的。11、库存管理的ABC分类方法：A类物品的品种大约占库存品种数目20%左右 资金约占库存总金额70%-80% B类30% 15%-25%c类50% 5%12、影响库存成本的要素：(1购入成本(2订购/生产准备成本(3储存成本 (4缺货成本13、JIT采购的起源及发展历史(了解)14、JIT采购的前提条件：(1供应商和企业的距离越近越好(2企业和供应商建立互利合作的战略伙伴关系(3注重基础工作的准备(4强调供应商的参与(5建立实施JIT采购策略的组织(6企业向供应商提供综合的稳定的生产计划和作业数据(7着重教育与培训(8加强信息技术的应用15、JIT采购的基本原理是以需定供。即供方根据需方的要求(或称看板)， 按照需方要求的品种、规格、质量、数量、时间、地点等要求，将物品配送到 指定的地点。16、项目JIT采购传统采购采购批量小批量、送货频率高大批量、送货频率低供应商选择长期合作、单源供应短期合作、送货频率低供应商评价质量、交货期、价格质量、价格、交货期检查工作逐渐减少、最后消除收货、点货、质量验收协商内容长期合作关系、质量和合理价格获得最低价格运输准时送货、买房负责安排较低成本、买方安排17、看板的运作过程P7718、企业如何运用JIT采购(JIT采购的实施)(1创建准时化采购班组(2制定计划，确保JIT采购策略有计划、有步骤地实施(3精选少数供应商，建立伙伴关系(4进行试点工作(5搞好供应商的培训，确定共同目标(6向供应商颁发产品免检合格证书(7实现配合JIT生产的交货方式(8继续改进，扩大成果19、MRP定义：利用物料清单、库存数据和主生产计划计算物料需求的一套技 术。MRP采购的特点：有良好的供应商管理做基础，物料采购确定或者物料到达 后，需要及时更新数据库。20、电子商务采购的发展历史(基于因特网技术的采购方式，方便快捷交易成本低，信息公开透明，起源于美国)21、电子商务采购和传统采购的比较：传统：(1低效的商品选择过程(2费时的手工订货操作(3不规则采购易生腐败现象(4昂贵的存货成本和采购成本(5冗长的采购周期(6复杂的采购管理(7难以实现采购的战略性管理电子商务：(1货比三家，选择最佳的货物来源，降低采购成本和采购价格(2有利于采购企业对商家信誉进行评估(3迅速有效地组织评估并确保评估的公正性(4随时了解市场行情和库存情况，科学制定采购计划(5缩短了产品的生产周期(6提高了市场透明度22、政府采购的主体：各国包括中央政府、地方政府部门，机构或机关、还包 括受政府控制的公共机构以及国有企业。我国的限定在国家机关、事业单位和 团体组织，不包括国有企业。常用的采购方式：招标性采购和非招标性采购23、采购合同的主要内容：首部、正文(商品名称、质量、价格、数量、包 装、装运、到货期限、到货地点、检查和验收、付款方式、保险、仲裁、不可 抗力)尾部。采购合同争议索赔：购销双方之间的贸易索赔、向承运人的运输 索赔、向保险人的保险索赔。24、供应商和采购商之间建立的关系：建立战略性的双赢供应合作关系(1信息交流共享机制：在供应商与制造商直接经常进行有关成本、作业计 划、质量控制信息的交流与沟通，保持信息的一致性和准确性；实施并行工 程；建立联合任务小组，解决共同关心的问题；供应商和采购方经常互访；使 用电子数据交换和因特网技术继续快速的数据传输。(2对供应商的激励机制：体现公平、一致的原则，给与供应商价格折扣和柔 性合同以及采用赠送股权等，使供应商和采购方分享成功，同事也使供应商从 中体会到双赢的好处。(3合理的供应商评价方法和手段：对供应商的评价要抓住主要指标或问题， 通过评价，把结果反馈给供应商，和供应商一起探讨问题产生的根源，并采取 相应的措施予以改进。精品文档精心整理重汽集团福建专用车有限公司简报第三期 .2013年5月31日赴华威公司培训学习心得体会供应部陈居存一、说明:时间：2013年5月18日至2013年5月26日（合计五天）地点：重汽集团湖北华威专用汽车有限公司主要学习内容；采购管理：供应商的开发、采购人员的工作内容、物料采购的管控等 仓库管理：库房环境管理、物料管理、物料进出库管理等、主要内容概括:采购面；人员编制6人（部长*1半挂*1、自卸*1、罐车*1、钢材*1、特种车及辅料*1）A.供应商开发：华威公司所在城市（随州）专用车制造业已经形成一定的规模，生产所需的零 部件厂商大多会直接上门推广产品，这是华威具有的地理优势，另外华威在新厂商精品文档精心整理 开发过程中，主要采用就近择优原则，这种做法优点是，相对物料的采购周期短、 物料调配速度快、库存资金积压少、物流成本低。通过各种渠道（如互联网、同行业间供应商收集等）获取各零部件供应商信 息、，通过5R采购原则（5R采购就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处 买回所需数量商品的活动。采购必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地”、 “时”等基本要素来展开工作）对供应商优劣势比较,从中选取合作供应商时需与 技术、品质等部门人员共同参与合格供应商的甄选。明确各部门对采购物料的要 求，注明所供物料售后服务办法及本公司所要达到的服务要求，再与供应商签定合 同。B.采购人员的工作内容：做为采购人员应对本公司所需产品进行充分的了解，只有在充分了解产品的同时 才能更好更快的做好物料采购工作，及时的补充专业知识，华威采购人员定期会安排 教育训练计划，丰富采购人员专业知识提高工作效率，采购人员在日常作业时应制定 好相关的作业SOP,建立合格供应商档案（将各合作供应商建立独立档案，将供应商所 有往来函件及相关资料均进行存档，供应商各部门的联系方式都需要厂商进行提供， 以便后续工作有效进行），以下为采购人员日常的工作内容；1搜集信息（1）充分了解请购材料的品名、规格。（2）调查市场行情。（3）搜集有关供应商的资料。（4）搜集有关替代品的资料。（5）搜集有关品质及其他方面的资料。（6）核定采购资金预算。2询价(1)选择询价对象。(2)询问价格。(3)整理报价资料。(4)选择议价对象。3比价、议价(1)经成本分析后，拟定底价，设定议价目标。(2)决定采购条件(向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货 期、地点、付款办法等)。(3) 了解其他供应商价格是否较低。(4)考虑价格上涨下跌因素。(5)估算运费、保险费及关税。(6)核对付款条件。(7)比效交货期限。4评估(1)同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。(2)供应商是否为信誉良好的生产厂家。(3)供应商是否有必要办理售后服务。(4)供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。(5)是否需要开发其他供应商或外购。5索样(2)整理检验结果并进行比效。6决定(1)选择适当的供应商。(2)签订采购合约。7请购(1)按物料计划计算请购物料数量与交期。(2)请购单上应详细说明与供应商议定的买价条件。(3)分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表。8订购(1)订购单函寄或传真至供应商。(2)向供应商确定价格、品质要求、交货期等。9协调与沟通(1)对能否达到交期，供应商要及时回复。(2)不能达到者及时联络协调，以确定一个合适的交货期。10催交 无法于约定日期交货时联络请购部门并进行交期异常控制。(2)逾期未交货者应加紧催交。(3)督促收料单。(4)控制长期合同的交货。（1）核对各种手续是否完备。（2）发票抬头与内容是否相符。（3）发票金额与请购单价是否相同。（4）是否有预付款或暂借款。（5）是否需要扣款。C.物料采购的管控:在日常采购过程中，应根据生产计划和资金情况，编制采购计划，合理安排采购顺庄合理的资金及采购计划安排，才能避免单项物料库存过高，而其他物品却不能及时到 厂的尴尬现象。华威公司采购计划安排采用的是，多频率少批量模式，此作法优点在于，物料库存建 立低，对应工程变更、法规变更、客户临时退单等应变速度快，造成的物料呆料也是有限 的一同时此类作法需要多频率的下单、生产计划相对稳定、供应商的积极配合才能做到。对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购计划及时购进，同时制作紧急物料 管控看板，进行实时管控物料生产及在途状况，综合考虑各种因素进行到厂时间预计，判定 物料是否可正常接应生产。对临时请购件生产需求急需物料，比照这作法进行采购，确保 公司生产线能正常生产。各单位在请购物料时也应按实际紧急度来填写申购单，现公司存在这样的一个问题， 物料在申购的时候都叫的很急，而物料在紧急调度到厂后，却无人来领料或放置时间都超 过3天以上，给采购人员造成一个假像，采购这些物料时相应付出的运输成本都高的惊 人。在华威采购进厂的物料都是实际装车需要的，真正做到按单采购，这对技术在下图纸 及耗料清单时要求效高（建议技术在下耗料清单时不要用“套”这样的单位，而应该将这 个总成进行细分出来，按此作法主要优点在，物料在采购过程中可针对单品与厂商进行议 价购买，仓库收料可按单品核对数量以单品进行入库，单品进出库作业简便有序），采购