办公用品管理规定办公用品保管与出入库管理制度.docx

办公用品管理规定受控状态：受控文件发放形式：书面成都众凯汽车零部件制造有限公司Chengdu Zhongka i Auto Parts Manufactur i ng Co.,Ltd.1范围本规定明确了公司办公用品的种类和办公用品的申报、审批、采购、发放、维修、保养等管理事 项。本规定适用于公司各部室、车间。2职责与权限2.1 各部门负责本单位办公用品、生活用品计划的提报、领用及维护。2.2 行政部负责公司所有办公用品、办公设备、部分生活用品的计划审核、日常管理、发放、维 修、使用监督与考核等事项。2.3 总经理负责对办公室审核后的计划的审批。2.4 行政部负责对公司总经理审批后的办公用品、办公设备、部分生活用品的采购。3办公用品的种类3.1 办公用品分类1）信息物资类：计算机、复印机、优盘、硬盘、扫描仪、电视机、打印机、传真机、手机、记忆卡 等。2）新闻器材类：摄录像机、录像机、投影仪、话筒。3）易损易耗品类：办公桌椅、文件橱柜、文件夹、文件袋、期刊盒、档案袋、废纸篓、记录本、稿 纸、电池、复写纸、胶卷、录像带、计算器及各类文具等低值易耗品；光盘、软盘、键盘、墨盒 （包括灌注墨盒）、硒鼓、鼠标等。4）生活用品类：值班室内生活用品、办公楼卫生清理用品等。4管理程序4.1 办公用品申报程序4.1.1 信息物资、新闻器材类（含办公桌椅、文件橱柜）办公用品应通过申请书形式进行申报，申 请时应详细说明申报原因；其它办公用品应通过物资采购程序进行申报，办公用品申报时间为每月 20日前申报下月计划。4.1.2 各部门在申报办公用品时，根据实际情况向人事行政部申报购买计划。4.1.3 申报购买计划应写明申报部门、所购物资名称、规格型号、单位、数量，有特殊要求的应做 备注说明。4.1.4 急用的办公用品随时申报、随时购买、随时发放（如硒鼓、墨盒、碳粉、会议用品等）。4.2 办公用品的审批程序4. 2.1各部门所申报的购买计划由人事行政部汇总审核后统一转公司总经理审批。4. 2.2人事行政部将领导审批的计划留存一份，交采购人员一份。4.3办公用品的采购程序1 .3.1采购人员应严格按照人事行政部提供的办公用品计划进行购买。4 . 3.2采购人员在购买办公用品时，按照公司物资采购管理规定的要求，进行采购。4. 3. 3采购人员在每月5日前购回办公用品并转人事行政部入库。4 . 3.4因特殊情况在外地需要购买办公用品的，应首先向公司总经理提出申请，然后通知人事行政 部分管人员（电话通知也可），购回后必须经人事行政部登记管理。5 .4办公用品的入库和出库程序4. 4. 1入库程序a）物资供应人员将办公用品购回后，由人事行政部负责人与采购人员当面清点实物，即时办理入库 手续,人事行政部负责实物保管与发放；b）采购人员在办理入库的同时，应将所购办公用品的说明书、设备随机资料、厂家、采购单位联系 方式、价格清单等向人事行政部进行交接，以便于以后对办公用品的管理和维修以及各部门的考 核；C）赠送的办公用品，相应部门应到人事行政部进行入库登记。5. 4.2出库程序人事行政部严格按照领导审批后的各部门办公用品计划发放办公用品，并负责建立办公用品台 账，做到月清月结。5.5 办公用品的发放、领用程序1 .5.1各部门领用办公用品时，按照规定在办公用品领用台账登记签字。4 . 5.2赠送的办公用品需领用的，应执行办公用品申报、审批、领用、发放程序。5.6 办公用品的维护、维修、报废程序4. 6.1各部门、个人应增强对公司配置的办公用品的保护意识，每天进行擦拭、整理及维护。4. 6.2办公用品的维修由人事行政部负责联系。4 . 6.3办公设备的报废，需鉴定小组鉴定后做出书面说明，需再配置的要以旧换新，并按购买程序 申报计划，否则不予办理。5 检查与考核5.1 行政部负责建立办公用品使用台账，不定期对各部门办公用品进行核对检查。5.2 凡赠送的办公用品，相应部门不到主管部门登记的，对部门负责人以所赠物品的同等价值罚 款。5.3 各部门应正确使用各类办公用品，对人为损坏或保管不当丢失的，按公司相关制度进行处理。5.4 人事行政部将对办公用品的计划管理、采购管理、维护、保养、卫生等情况进行不定期检查， 对管理好的部门或个人提出通报表扬，对管理不到位的部门及个人罚款50元200元或通报批评。5.5 新闻器材由人事行政部负责使用、管理、维护并填写好新闻器材使用记录，未经许可不应 擅自操作。如有其他部门因公需借用时，应经分管领导批准后借出，否则不予借出。各部门使用完 毕后将器材、胶卷或录像带、事件的说明一并及时归还人事行政部，在使用过程中如有人为损坏现 象或归还不及时者，按公司管理制度进行处理。5.6 部门工作人员在调离岗位时，应对办公用品进行书面交接，并填写办公用品交接清单，在保 证完好无缺的情况下方可调离，否则按原价赔偿；无办公用品交接手续的，原部门负责人及调动人 员各扣罚100元。交接手续不及时转交主管部门的，扣部门负责人50元。5.7 因主管部门管理不善，致使办公用品丢失的、未到使用期限损坏的，根据物资价值的两倍进行 处罚。6报告和记录6.1 办公用品台帐6.2 办公用品使用台帐6.3 新闻器材使用记录6.4 办公用品交接清单本规定自下发之日起实施.包装物料仓库管理规定一、目的加强包装物料在包装物料仓库和车间包装物料暂存库的管理，以确保库存包装物料质 量。二、适用范围适用于海青事业部所有包装物料库和车间包装物料暂存库的管理。三、职责仓储部负责包装物料库内存放的包装物料的储存控制管理；各车间指定专人负责包装物料暂存库存放的包装物料的储存控制管理；品管部负责对包装物料库和车间包装物料暂存库储存控制管理情况进行监督检查。四、内容4.1包装物料储存条件4. 1.1车间包装物料暂存库4. 1. 1. 1贮存环境应满足防火（灭火器或消防栓）、防盗、防鼠、防蝇、防潮等条件。4. 1. 1. 2暂存库内应设有相应的杀菌设施-臭氧喷头。4.1.1. 3暂存库内应整洁，无与包装物料无关或存在安全隐患的其它包装物料。4.1. 2包装物料库4.1. 2.1储存的包装物料要存放在不会受到损坏的环境里，充足的空间便于包装物料分 类管理贮存，符合贮存包装物料的保存条件。4. 1. 2. 2包装物料的贮存环境应满足防火（灭火器或消防栓）、防盗、防鼠、防潮等条 件。4.1. 2. 3物料库内应整洁，无与包装物料无关或存在安全隐患的其它包装物料。4. 2包装物料贮存要求4. 2.1车间包装物料暂存库4.2.1. 1暂存库管理员要依据包装物料的种类、合格与否进行分类码垛存放，各区域要 有明显的标志，存放有序，要求离地、离墙、离顶棚。4.2. 1.2充分利用暂存库的空间面积，注意码垛高度。4. 2.1. 3暂存库内存放包装物料数量以一天用量为宜，根据生产计划于班后将第二天使 用的包装物料从仓储提取放在车间暂存库内用臭氧进行杀菌，同时做好记录。4. 2. 1. 4车间指定专人对暂存库进行管理。4. 2. 2包装物料库4.2.2. 1仓储保管员要依据包装物料的性能、种类、合格与否进行分类码垛存放，各 区域要有明显的标志，存放有序，要求离地、离墙、离顶棚。4. 2. 2. 2充分利用仓库的空间面积，注意码垛高度，采用货架方式存放的，应根据“上 放轻，下放重，中间放的经常用”的原则进行操作。4. 2. 2. 3包装物料的发放要遵循先进先出的原则。每月一次进行汇总、清点，并填写包 装物料库存月报表，以保证帐物相符。4. 2. 2. 4对于不能用于生产加工的包装物料，仓储保管员应先做好标识，再提出申请， 由公司相关领导评审后根据评审结论进行处理。4. 2. 2. 5仓储保管员应作好包装物料储存过程中的防护工作，如防尘、防潮等。4. 2. 2. 6仓储保管员应定期检查库存包装物料的数量、验证标识，防止错用、丢失或损 坏。4. 2. 2. 7库存的包装物料，没有得到仓储保管员的允许，非库管人员不准随便乱动、乱 用。4. 3包装物料出入库4. 3.1车间包装物料暂存库4. 3, 1. 1车间暂存库管理员对库存的包装物料做好动态管理并形成记录，记录至少应包 括库存包装物料名称、期初数量、使用数量、不合格数量、期末数量等。4. 3. 1.2暂存库内包装物料的使用必须经过管理员的允许，未经允许任何不得私自使 用，以便于数据的核对。4. 3.1. 3车间提货人员应及时将提货时留存的单据提报给暂存库管理员，以便管理员及 时填写相关记录。4. 3. 2包装物料库4.3.2. 1包装物料采购到库，仓储保管员根据送货人持有的、经原料验收员签注意见的 采购物资验证通知单办理入库手续。4. 3. 2. 2仓储保管员要严把入库关，对入库包装物料要做到包装物料品种、规格正确、 包装完好、数量准确。到货物料有外包装的，必须开包核对、清点，确保物料与包装标识 的一致性。仓储保管员对物料进行检查、验收中，如出现数量、货物不符等问题，应当场 向送货人询问并及时反馈至采购部，由采购人员与厂家进行交涉。待各项要求核实无误 后，填写出入库台帐和入库单。4. 3. 2. 3入库贮存包装物料待各项要求核实无误后，根据包装物料的性质，分类入库， 仓储保管员就入库的包装物料做好记录，并对入库包装物料做好标识，以便追溯。4. 3. 2. 4对需直接进车间的包装物料，仓储保管员办理完入库手续后，填写入库单，同 时对车间填写出库单，接收人员签字。4. 3. 2. 5生产车间需退库的包装物料，由（仓储保管员）填写退库单，经主管领导核定 后退库，经手人需在退库单上签字。车间填写、主任审核签字、保管员记账退库。4. 3. 2. 6包装物料的领用凭车间主任或主任指定授权的管理人员签字的领料单领用，领 用经手人在出库单上签字。