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商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象现代企业秘书实务 现代企业秘书实务(下）下）秘书培训资料1商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象目录目录 时间管理和旅行 会议安排 信息管理 人际交往2商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行时间管理 时间管理是效率的保障。爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。”马 克 思 说：“可 支 配 的 时 间，就 是 财 富 本 身。”3商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作1、开门前后：a、取邮件报纸b、开门，定格观看办公室（有，无）c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器4商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作1、2、常规工作：（迅速按优先顺序排列）A、查阅日志（准备、提醒-）B、处 理 邮 件、来 件（拆 封、分 类、呈 送、发 出 邮 件-）C、聆听上司指示（笔记-）D、接打电话、收发传真、电子邮件E、制备文稿（起草、修改、审批-打印、装订）F、接待访客G、安排会议、约会H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）5商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作1、3、日志项目：（当日必完成）A、为上司外出，会议，会客等（准备，参与-结束）B、为自己外出，会议，会客等（准备，参与-结束）2、4、新增内容：（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）A、新加工作B、应急工作C、突发事件6商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象秘书一天的工作秘书一天的工作5、关门前后：A、查看日志（提醒上司，自己清晰）B、回顾当日（是否结束，加班否）C、离 前 必 做（清 理 办 公 桌，存 放 信 息，关 闭 机器，切 断 电 源，保 密 检 查，柜 屉 上 锁，关 窗关门）7商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象秘书：化平凡为伟大秘书：化平凡为伟大每日记录，一周统计，周志显示：接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字），出外访17家，参加会14个，处理事务68件-再加入分析、评价，送交上司结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，加强沟通近感情，平凡工作有伟大8商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象如何管理时间如何管理时间 明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间9商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象如何管理时间如何管理时间ABCD 法则：急迫 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急重要AB DC10商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象如何制定计划如何制定计划行 动 计 划 和 时 间 表 是 用 于 管 理 时 间 和 任 务 的文件，包括：任务的名称和摘要；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；需要来完成该工作的物质资源的信息；任务的分配已经分配特定任务的人员和部门的细节；11商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象如何制定计划如何制定计划 意外情况的处理万一有时间拖延如何处理，例如设备发生故障进展信息报告报告何人、何时和怎样报告 监督和管理何人、如何监督工作的进展和质量；当目标实现时，有明确的标记的方法，例如在方框打勾12商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象如何进行日志管理如何进行日志管理日志管理要做到：输入会议的完整准确的信息，最终期限等，立即标上开始和结束的时间在每月或年的开始，输入固定的会议，约会 在一周的开始和一天的开始查看日志，及时更新 需要取消时，清楚和立即输入取消记号。安排隔开假日13商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象如何安排旅游如何安排旅游 计 划：包 括 日 期、时 间、地 点、交 通 工 具、具体工作和活动、相关信息、联络方法 交 通 工 具：包 括 选 择、如 何 订 票、再 确 认 以 及国际旅行中的国际时差换算订宾馆：包括宾客要求、选择、确认 办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件14商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象六、会议安排六、会议安排 会前筹备 会中职责 会后任务15商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会前筹备工作：会前筹备工作：确 立 议 题：（多 由 领 导 定）主 题、内 容、时 间、会 期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。准 备 资 料：会 议 日 程、各 类 文 件、声 像 资 料、广 告、报导、证件类、表格、材料袋等。会 务 工 作：会 场 布 置、设 备 物 资 准 备、车 辆 安 排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。经费预算：来源、计划、审批等。16商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会中责任会中责任 提 前 到 会，检 查 设 备 和 安 排（设 施、座 位、标签、存衣架等）需 要 时，实 施 备 用 方 案（如 人 员、地 点、设 备等出现意外）做 好 迎 客、签 到 工 作（迎 接 佳 宾 和 与 会 者、办理签到手续等）做 好 会 议 记 录、录 音、录 象 工 作（摘 要 记 录、详细记录、代表名册等）17商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象会议安排会议安排会中责任会中责任 辅 助 会 议 正 常 进 行（提 供 材 料、复 印，协 助 主持 人 掌 握 会 场 情 况、控 制 会 议 进 程、观 注 会 议动态、做好联络协调、处理电话应急等）安 排 好 会 中 的 后 勤 服 务（会 议 休 息、饮 料、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）集 会 议 的 信 息（发 新 闻、写 简 报、会 议 调 查、反馈等）妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）18商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象会中责任会中责任会议会议简报简报 目 的-反 映 会 议 情 况、进 程，介 绍 会 议 讨 论、争 论 的 问 题，摘 录 会 议 发 言 要 点（规 模 大、会期长的常编发简报以交流信息）类别-摘 要 式将 有 代 表 性、启 发 性 的 发 言 摘 录 整 理，让其他组了解。概 括 式-根 据 会 议 记 录 分 析 综 合，概 括 大 会、小组情况，供阅。综 合 式-包 容 上 两 式，加 上 其 他，如 上 级 指示、贺信、花絮等。19商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象会中责任会中责任简报写作要求简报写作要求 快-抢 时 间，不 拖 拉，边 听、边 记、边 分 析、边整理，满足时限性。新-提 出 新 情 况、新 问 题、新 经 验，引 人 注目，满足交流性和指导性。实-内 容 真 实 准 确 可 靠，数 字、事 实 核 对 清楚，不夸大缩小。短-行 文 简 明 扼 要，开 门 见 山，朴 实 无 华，一语中的20商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象会议会议简报简报目的-反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别-摘要式将有代表性、有启发性的发言摘录整理，让其他组了解。概括式-根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供与会者阅。综合式-包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、会中花絮等。21商务礼仪与职业形象 商务礼仪与职业形象会议会议简报写作简报写作 快-抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。新-提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。实-内容真实、准确、可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。短-行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的，不过千字。22