云南省中小学校舍安全工程档案管理规程(试行).doc

云南省中小学校舍安全工程档案管理规程（试 行）第一章 总 则第一条 为加强中小学校舍安全工程档案的收集和管理，提高档案工作的管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为校舍安全工程服务，根据云南省档案管理条例及全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）要求，特制定本规程。第二条 中小学校舍安全工程档案工作是中小学校安工程的重要基础工作之一，是衡量各级校舍安全工程管理水平的重要依据和标志。各级校安办和成员单位的工作人员都有保护和移交档案的义务。第三条 中小学校舍安全工程档案，是指工程在实施过程中各个阶段所形成的、与校舍安全工程有关的、具有保存价值的文本、图表、声像等各种载体材料。校安办应按要求建立完整的纸质档案及电子档案系统。任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。第四条 全省校安工程档案资料按“属地管理，分级实施”的原则进行管理，各级校安办负责对本级档案资料进行收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并负责对下级校安办档案工作进行指导、监督、检查和验收，确保档案的完整、准确、系统、安全和更好地开发利用。第五条 各州（市）、县（市、区）教育行政部门都应设立中小学校舍安全工程档案室，指定专职档案管理人员进行管理，并按要求建立完整的纸质档案和电子档案。第二章 档案室管理第六条 各地中小学校舍安全工程档案室要求具备防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等功能，并配置专人管理。第七条 档案管理人员应做好档案室内的温湿度和档案虫害的检测工作，积极采取“以防为主、防治结合”的措施，发现有破损、虫蛀、鼠咬、变质或字迹褪变的档案要及时进行修复、复制或其他技术处理。第八条 防止霉菌、虫害侵入档案室，档案入室前要进行检查并作必要的除尘、杀虫、杀菌处理。第九条 建立档案台帐，做好收存、移交、借阅登记和档案统计，借出档案要定期催还、销号。第十条 保持档案室的清洁和整齐，无关人员不得进入档案室，档案室无人时要关好门窗，切断电源。第十一条 中小学校舍安全工程档案管理人员及档案使用人员应遵守各项制度，档案管理人员不得违反规定，擅自对外提供、公布、复制档案材料。档案必须妥善保管，避免造成遗失。设有密级的档案，应按保密法的有关规定管理和使用。第三章 档案的收集、整理和归档第十二条 校舍安全档案资料是校舍安全工程历史的真实记录和宝贵财富。由于其原始性和唯一性，决定了档案资料的不可代替性，各部门都必须依法归档。第十三条 项目档案的归档工作应与项目实施同步进行。校安办应在项目竣工验收后一个月内向校舍安全档案室移交该项目的档案资料。第十四条 严格按照全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）对校舍安全工程档案资料进行分类、编号、排列及归档管理。第十五条 档案材料在立卷归档时，发现破损、褪色时，应及时修复或复制后，方可立卷归档。第十六条 立卷归档时，要做到材料齐全，分类清楚，卷内排列系统条理，保管期限划分准确，案卷标题简明扼要，目录和卷皮书写工整，装订整齐牢固，案卷之间排列规范，编号正确。第十七条 立卷归档时，要拆除卷内所有金属物，禁止出现铅笔、圆珠笔、红蓝墨水的字迹材料。第四章 档案的查阅和借阅第十八条 查阅、借阅档案时需认真填写查借阅登记表。校安办以外的人员需查阅、借出时，须持单位证明或介绍信，并经本级校安办领导同意后，方可在批准的范围内查阅、借阅档案。第十九条 档案原则上在阅览室查阅，若需摘抄，其摘抄内容须经档案管理人员按摘抄范围核实后方可带出档案室；若需借出使用，须经管理人员准许，使用中要保证档案的完整安全，并限期归还。第二十条 使用档案时应精心爱护，不准拆散、抽出、圈划、调换、转借他人，严禁涂改、伪造、窃取、泄密以及故意损毁档案。第二十一条 查阅档案的人员，只限查阅与所查问题有关的内容，如需复制，须经校安办领导批准，由档案管理人员进行复制，并作复制档案登记。第二十二条 对查阅和借出的档案要及时催收，归还时认真进行检查，发现案卷被拆、文件材料有缺页、涂改和污损，要追究当事人的责任，并视其情节轻重给予处理。4