管理文件编写导则.doc

CHEC.QD-CM-ZD-010-A 华电青岛环保技术有限公司管理文件编写导则1 目的本文件规定了管理体系文件编写的职责和要求，以便规范体系文件的编写。2 适用范围 本规定适用于本公司管理手册、程序文件、作业指导文件及记录的编写，其他文件可以参照执行。3 术语和缩写本办法采用GB/T 190002008中的定义。4 职责质量安全部负责本规定的制定和解释，文件编写人员应按本规定编写管理文件。5 工作程序及要求5.1 版本管理管理手册、程序文件、作业指导文件以及记录按照以下规则进行版本的升级：初始版本号为A版，第n次修订表示为0n，记为A0n，当n=10或者有重大修改调整时，版本号由A升为B，依次类推；记录与文件的版本管理相互独立。各部门需每年定期核查本部门的程序文件及作业指导文件的有效性，如涉及管理内容更改，需将相关文件升级版本，重新发布。5.2 文件编号规则5.2.1 管理手册 CHEC.QD/G.M-版本号（A、B、C按续编排）； 手册的英文缩写 体系管理文件 华电青岛环保技术有限公司5.2.2 程序文件 CHEC.QD /G.P-XX-版本号（A、B、C按续编排）； 文件顺序号 程序文件的英文缩写 体系管理文件 华电青岛环保技术有限公司5.2.3 作业指导文件 CHEC.QD /G.XX-XXX-版本号（A、B、C按续编排）； 文件顺序号 部门代码 体系管理文件 华电青岛环保技术有限公司5.2.4 记录表格5.2.4.1 程序类表格 P-XX（XX）-版本号（A、B、C按续编排）； 表格顺序号文件顺序号 程序文件的英文缩写5.2.4.2 作业文件类表格 XX-XXX（XX）-版本号（A、B、C按续编排）； 表格顺序号文件顺序号 部门代码5.2.5 部门代号部门代号综合管理部CM计划财务部PF市场营销部MD商务采购部CP技术质量部TQ生产管理部PM5.3 文件版式要求5.3.1 页面设制 上边距：2.8cm下边距：1.6cm左边距：2.6cm右边距：2.0cm5.3.2 字号文件标题：用3号；文件正文：小4号；封面见附录一。5.3.3 字体 文件标题和章条标题：宋体+加粗；文件正文：汉字为宋体，数字和字母为Times New Roman。5.3.4 首行缩进段落的第一行从左向右缩进2个字符。5.3.5 行间距正文行间距：一般选固定值2022，5.3.6 标题的层次文件层次要求如下：文件可有六级标题，下一层标题均为上层标题的子标题。一级标题： 1，2 二级标题： 1.1，1.2三级标题： 1.1.1，1.1.2四级标题： 1.1.1.1，1.1.1.2五级标题： a)，b)六级标题： 1)，2)5.3.7 文件中的图表可以依照图的大小自由安排，以美观为主。5.3.8 流程图说明流程图可根据实际情况自行采用各种方式绘制，如用VISIO、绘图工具等来画。5.3.9 符号使用说明5.3.9.1 文件引用行文中引用规程或过程文档、技术文档时，使用（如文件控制程序）。5.3.9.2 记录引用行文中引用记录使用【】，如【管理评审报告】。5.310 页眉与页脚 公司内所有文件的页眉均如下例所示，左侧顶格为华电工程图标，右侧顶格为华电环保公司全称。页脚左侧顶格为文件名称，文件当前页码和总页码居中放置。页眉页脚中所有文字均为宋体五号字。页眉与页脚从文件正文部分开始出现。具体如下所示： 华电青岛环保技术有限公司 文件名称 第2页/共10页5.4 程序文件内容 程序文件正文部分一般应包括(不限于)以下内容:5.4.1 目的 阐明编制该文件的目的和作用。5.4.2 范围 说明程序所控制的活动的适用范围。5.4.3 定义 根据需要给出理解该程序中使用的某些术语的定义。5.4.4 职责 规定负责实施该项程序的部门或人员及其职责和权限；规定与实施该程序相关的部门或人员及其责任和权限。5.4.5 工作程序 按活动的逻辑顺序描述活动的细节(可先画出简单的流程图)，根据实际需要可包括以下全部或部分内容： 规定应该做的事情(What)； 明确每一活动的实施者(Who)； 规定活动的时间(When)； 说明在何处实施(Where)； 规定具体实施办法(How)； 所采用的材料、设备、引用的文件等； 如何进行控制； 应保留的记录； 例外特殊情况的处理方式等。5.4.6 相关文件列出与本程序相关的文件编号、名称和版本号（不列版本号时适用该文件的最新版本）。5.4.7 记录表格说明本程序所用到的报告、记录、表格等。5.4.8 修改记录体现文件自初版后的所有修改内容。5.4.9 附加说明 如文件为初次发布，应注明文件的发布及实施日期。如为升版文件，须将所替代的文件注明；5.4.10 附录与终结线 第一个附录应另面起排，第二及其以后各个附录一般按顺序接排，视版面情况亦可另面起排。接排的附录之间应空二行； 终止线应紧接排在程序正文后面（带附录的程序紧接排在附录结束后面）不能另面起排，长度为十个字长,粗实线。5.5 作业指导文件内容5.5.1 定义 作业指导文件（作业指导书）：是手册和程序文件的支持性文件。与程序文件不同的是作业文件通常不直接与标准条款或要素对应。它是某项管理活动的运行准则和控制标准。也可以理解为针对岗位操作的描述。 在本文中，作业指导文件特指某一部门或几个部门关于某项活动的管理性文件。5.5.2 文件内容 作业文件原则上应按程序文件一样的层次，体现文件编制的目的、范围、职责和工作流程。对于个别无法实现此文件层次的，编写者也可自行制定文件层次，但应保证文件所述的内容职责明确，便于实施。5.6 记录表格内容5.6.1 定义 记载活动实施情况的文件。5.6.2 记录表格内容对于记录表格的具体形式公司不做强制规定，以大方、美观为主。但表格中应能体现表格名称、表格编号、以及编号栏。样表可见附录二，其它表格可参照制定。6 相关文件无。7 记录表格7.1会议纪要。8 本文件编制更改记录版次变更简要说明日期变更人9 附加说明本文件2014年月日第一次发布，2014年X月X日起实施。附录一：文件封皮文件名称： 管理文件编写导则文件编号CHEPC/G.QS-001-A编制部门质量安全部修订序号 日期修订内容编制审核批准版次日期编制审核批准 HHHHHH华电青岛环保技术有限公司 - HUADIAN ENVIRONMENTAL PROTECTION ENGINEERING & TECHNOLOGY CO., LTD.附录二：会议纪要会 议 纪 要 时间：XXXX 编号：XXXX会议内容地点参加人员：主 持 人： 记录： 签发： 日期：