最新全国NVQ《企业行政管理》培训讲义三.ppt

版权所有，1997(c)Dale Carnegie&Associates,Inc.NVQNVQ企业行政管理企业行政管理（二级）（二级）课程讲义课程讲义孔昭林孔昭林OSTAOSTA中英职业资格证书合作项目办公室中英职业资格证书合作项目办公室第三单元：工作环境的创建和管理第三单元：工作环境的创建和管理标准与大纲：标准与大纲：计划课时：计划课时：13.513.5仔细学习本章后，你应该能够：仔细学习本章后，你应该能够：解释要求工作环境安全和整洁的的原因；解释单位工作环境中安全的必要性；说明工作区的基本要求，包括家具、设备、装饰、空间和结构；解释紧急措施、事故发现和报告、防火和安全警告的必要性；解释办公室管理和标准的必要性；说明管理和监督办公室以达到一定标准的简单方法；说明怎样检查于何处未达标而造成工作偏差。第三单元第三单元：工作环境的创建和管理工作环境的创建和管理中心思想：中心思想：强调工作环境的安全及工作条件的基本要求，掌握在发生紧急情况和事故时应采取的措施和处理方法对办公室人、财、物的管理和监督。主要内容：主要内容：一、工作环境安全及整洁的重要性工作环境安全及整洁的重要性（教（教材材3.13.1，3.23.2）二、二、办公环境的基本要求办公环境的基本要求（教材（教材3.3）三、三、紧急情况的识别和处理（教材紧急情况的识别和处理（教材3.4）四四、办办公公室室人人、财财、物物的的管管理理（教教材材3.5）五五、控控制制和和监监督督办办公公室室工工作作达达到到标标准准（教材（教材3.6,3.7）工作环境的创建和管理工作环境的创建和管理安安全全及及整整洁洁的的重要性重要性办办公公环环境境的的基基本要求本要求紧紧急急情情况况的的识识别处理别处理办办公公室室工工作作达达到标准到标准人人财财物物的的管管理理一、工工作作环环境境安安全全及及整整洁洁的的重重要要性性（教材（教材3.1，3.2）-1.5课时课时1 用人单位、工作人员及卫生安全检查员为保证环境的安全应负的基本责任（见思考题1）1 1、为为了了保保证证工工作作环环境境的的安安全全，用用人人单单位位和和员员工工及及安安全全代代表表的的基基本本职职责责是是什什么么？答：（1）用人单位的责任是：保证所聘用的员工的工作环境安全、卫生、有利健康和福利；要制定并不断更新有利于员工健康和安全的书面规定；要选定能负其责的人做安全代表，行使职权。（2）员工的责任是：工作中要按照要求规范自己和包括可能影响他人健康、卫生和安全的行为；在健康、卫生和安全方面主动配合用人单位。（3）卫生安全代表的责任是：定期对工作区进行检查，认真识别任何有关卫生安全的隐患；对隐患开展风险评估，填写“风险评估表；订计划并实施行动以纠正隐患。2、对任何有碍健康和安全的隐患进行、对任何有碍健康和安全的隐患进行风险评估和处理（见思考题风险评估和处理（见思考题2）首先要识别任何有关卫生安全的隐患，一旦发现，要立即进行风险评估，其内容包括：时间、地点、发现的问题、安全的级别、造成隐患的原因或危险、危害的级别、由谁处理、采取的措施。处理要及时、措施要具体可行，并要为预防再次发生制定规定。（见下表）3、单单位位工工作作环环境境安安全全的的必必要要性性及应采取的措施（见思考题及应采取的措施（见思考题3）保证工作环境安全、保卫的措施有：明确用人单位、员工及卫生安全代表的基本责任；卫生安全代表要定期对工作区进行检查，认真识别任何有关卫生安全的隐患，填写“风险评估表”，拟订具体计划并实施行动以纠正隐患；经常强调工作场所的安全保卫要求，加强员工的安全保卫意识。具体的保卫措施有：为人员财产不被盗和受损，锁好门、窗、柜、屉等；为设备不被盗和受损，设备建档做标记、上锁和限制使用、带出大门要开条等；为信息不失密，高密级人员房间采用封闭式、计算机加密、资料上锁、复印传递密件采取保护措施。教学方法：教学方法：组织学生进行工作场所的模拟安全检查-讨论-总结讲授二、工作区的基本要求二、工作区的基本要求 （教材（教材3.33.3）1、工作区的家具、设备和装饰工作区所需要的基本家俱有：工作台台面大小满足要求，包括能放置计算机、电话等常用必需品；反射度低，不刺眼；桌高适宜用户或标准高度；台面下最好有抽屉或小柜座椅稳定并方便移动，若是轮椅，应5脚着地；座位高度和靠背可调，以适宜用户，若需要踏脚板，可配备。存物柜有带锁的文件柜，办公用品柜，书柜、衣物柜、保险柜等。通知版各种类型发布信息的白版、黑板等常用物品废纸篓、文件架、衣帽钩、时钟等。工作区的装饰应注意：墙面应为冷色，不要涂过亮的颜色和显眼的图案，使人分心；家俱、窗帘颜色不要跳耀，帮助人安静，集中注意力；装饰要简洁、明快、有序，突出单位形象，体现办公室的工作氛围；适当放置一些绿色植物或鲜花，以调节气氛。2、传统办公室的优点和缺点、传统办公室的优点和缺点传统办公室也称网格式办公室。是指分隔成若干带有门、窗的小的办公室结构。传统办公室的优点有：传统办公室通常有门，且可以锁住，因此非常安全。因为分隔成若干的小办公室，因此能用作有关秘密事宜的讨论、会议和会见。因为小办公室很安静，因而益于从事集中精力的细致或专业工作的工作人员使用。传统办公室的缺点有：传统办公室的缺点有：由于工作人员的人为因素造成空间或家具的浪费。办公室之间的墙壁占去了空间，增加了租金。因为有更多的墙和门需要装饰，装饰费用昂贵。有可能需要安装安全装置，例如应急按钮。3、开放式办公的优点和缺点、开放式办公的优点和缺点开放式办公室是指一个很大的空间用隔板或书架分成各个部分的办公区。开放式办公室的优点有所有的工作人员都能互相看见，因此没有安全方面的顾虑。易于工作人员之间的交流。更容易集中化服务和共享设备。墙壁和门较少，装饰费用便宜。开放式办公室的缺点有：开放式办公室的缺点有：办公区较嘈杂。工作人员易被周围的工作所吸引。噪音较大，需要隔音罩来减少噪音。工作人员的安全程度提高的同时，保密材料的安全程度下降。不便于谈论秘密的事情。对于室温等问题难以产生相同的意见。疾病容易传播。4、最有利于办公的流程（见思考题8）办公室的布局有很多参考标准，但最重要的原则应是有利于工作人员的工作，具体有：工作人员只须走最短的距离，去使用他们需要的设备。电话放在手头。容易接触到调节温度和亮度的开关。过道通畅，使工作人员容易在各区之间走动。每人都要使用的设备，如复印机等应位于中心位置。文档及有关出版物的存储，应便于查找。有足够的计算机、打印机等确保工作人员的工作。员工共用的磁盘，应保存在中心位置并清楚地贴好标签。5、工作区的采光、采暖、通风、舒适、健康和福利应考虑的因素注意采光，因为良好的光照是所有员工必须的，而且可以避免眼睛紧张和头痛注意采暖，办公室布局应注意员工的采暖。办公室布局应注意通风，具体有：办公室布局要力求员工的舒适，一般来说，影响办公室工作人员工作舒适的因素有：办公室的布局应有力于员工的健康福利教学方法：教学方法：教师讲课；情景练习；教学方法：教学方法：组织学生在办公场所内参观-讨论-总结讲授 （拍录相）三、紧急情况的识别和处理（教材三、紧急情况的识别和处理（教材3.43.4）1、单位内部有可能发生的紧急情况在一个单位内部，有可能发生许多紧急情况。它们包括：在人员方面，工作人员或来访者突发疾病、遭受意外事故。在物的方面，发生火灾、爆炸或受到恐怖活动的暴力威胁。在财务方面，发生钱或材物被盗的事件。这些紧急情况可能发生在任何单位中，应制定有关的紧急措施，以减少危险。2、为为降降低低员员工工的的风风险险可可采采用用的的措措施（见思考题施（见思考题11）单位为降低工作人员的风险，可采用以下措施：发放ID卡给工作人员发放来访者来宾卡或通行证所有来访者必须从接待区接走，并且不允许其独自在建筑中走动安装闭路电视监视器给工作人员发放个人报警器给关键人员安装应急按钮，例如银行经理人员管理上，不安排人员单独工作钱应小心存放在限制进入的区域不得不在建筑物内外单独行动的工作人员，可以发给移动电话。3、事事故故发发生生后后的的措措施施，事事故故记记录录本本和和事事故故报告表的填写报告表的填写（见思考题12、13）应在新成员培训计划中讲明工作中可能导致事故的情形和本单位报告事故的规定。所有工作人员应知道急救箱在哪里和负责他们工作区的急救员的姓名。在指派的急救员不在的情况下，如果有人得病或发生事故，多数单位通常备有一专人以备呼叫。所有单位必须保留事故本，其中记录任何事故现场的检索。记录所受伤害的细节是非常重要的，因为日后受伤人要求赔偿时，这些记录很有用。除了在单位的事故记录本上记入发生事故的时间、事故人姓名、事故发生地点、事故或疾病的内容等细节之外，必须填写事故报告表，写出事故处理的全部细节。它必须包括下列有关受伤人员的信息：全名家庭住址出生日期在单位中的职位（如果是工作人员）事故发生日期和时间伤害或事故的细节在事故发生时采取的行动受伤或事故的发生地点提供的急救处理（如果有）和由谁进行受伤人员送医院了吗？如果受伤人员送往医院医院的名称和地址事故证人的姓名和职称报告事故的人员签名4、防防火火要要求求和和措措施施，火火灾灾发发生生后后应应采采取取的措施（见思考题的措施（见思考题14、15）单位为减少火灾危险可采取的措施主要有：工作人员不允许在房中吸烟。工作人员在初参加工作的培训中，应被告知正确的疏散程序。应进行定期的防火演习，监督离开建筑物花费的时间。应邀请消防官员提出本建筑物疏散的具体建议。如如发发生生紧紧急急情情况况或或事事故故时时应应采采取取的措施有：的措施有：紧急疏散人员，安全警告和布告版应贴在所有建筑物的显著位置，使所有工作人员和来访者能看到。信息应表示出，在火警的情况下应采取的防范措施，疏散时使用的最近的安全出口，也应该提醒人们不能使用电梯以及工作人员在疏散离开房间前必须关闭所有的门和窗户。教学方法：教学方法：讲课-填写各种格式的事故记录表和事故报告表。四四、办办公公室室人人、财财、物物的的管管理理（教教材材3.53.5）1、库存记录的类型、目的和方法（见思考题16）可以防止大量资金被库存占用而难以周转；可以防止大量占用空间而增加租金；存放的空间需要花费资金；保持适量的库存，防止用光时紧急购买物品而延误使用；库存管理不严密而造成漏洞；为审计的需要，必须定期盘货，做好库存控制；了解各个部门的库存水平，编制预算，以做好库存控制。2、物品的接受、库存和发放程序（见思考题17、18、19）3、办公室零用现金的支付项目、报销核查手续及帐目记录（见思考题20、21、22、23）4、费用报销的手续（见思考题24）5、对员工缺勤和休假的处理（见思考题25）6、节支措施（见思考题26）教学方法：教学方法：教师讲课、教学方法：讲课、填写与库存管理、零用现金记帐和轮休安排值班等有关文件和表格。五、控制和监督办公室工作达到标准五、控制和监督办公室工作达到标准1、办公室工作要制定工作程序（见思考题27、28）2、办公室工作要进行质量检查（见思考题29）3、办公室要设立工作检查员（见思考题30）4、办公室要制定管理制度和相应表格（见思考题31）5、员工未达到工作标准时的处理（见思考题32）教教学学方方法法：讲课，学员填写有关文件和表格，对程序手册、质量检查、记帐表格及办公室 审计有关的资料进行讲解。单元复习：1课时 用“企业行政管理二级习题集”中单元3的习题辅导学生复习。三、办办公公用用品品的的采采购购与与存存储储（教材（教材2.42.4、2.52.5、2.62.6）1 1、选择货物和服务的供应商价格、预算、费用方便性和位置送货和服务质量安全性可靠性2、办公用品和易耗品的范围纸薄类笔尺类小装订类归档用品类专用易耗品类3、办公易耗品的存储三、办办公公用用品品的的采采购购与与存存储储（教教材材2.42.4、2.52.5、2.62.6）1 1、选择货物和服务的供应商选择货物和服务的供应商时要考虑以下几点：（1）现金付款是否有折扣（2）货物的费用是否包括运费（3）批量订购是否提供折扣（4）如果有折扣如何按单位有关政策开发票（5）如果不提供折扣，是否有其它优惠的付款方式。（6）供货的便捷和供应商的位置（7）交付期、送货、服务质量（8）供应商及有关工作人员的可靠性、信誉（9）有关货物的安全性2 2、识别办公用品和易耗品的范围、识别办公用品和易耗品的范围办公用品及易耗品的范围包括：（1）纸簿类：A4、B5等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；大、中、小及开窗信封；横格笔调本；速记本；专用本册（如现金收据本）（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液（3）小装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋；胶带、起钉器（4）归档用品：各种文件夹、档案袋、收件日期戳（5）办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液等；复印机用黑盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。3 3、办公易耗品的存储、办公易耗品的存储办公易耗品要按以下方法进行存储：（1）储藏间或物品柜要上锁（2）各类物品要贴标签（3）新物品置于旧物品的下面（4）体积大、分量重的放置在最下面（5）小的物品、常用的物品应放在前面，易于见到和领取（6）储藏间要有良好的通风和照明，房间保持干燥（7）订立物品发放制度，确定物品发放人教学方法：教学方法：教师讲课、分组讨论、“怎样选择供应商？”情景练习；把学生分为两组，一组模拟供应商，向另一组模拟办公室人员推销办功用品，在标准划定的范围内，使双方都进入角色，教师可以作为裁判，根据双方的表现和最终的结果，即是否成功地采购或销售出办公用品。来为学生打分。教学方法：教学方法：讲课、讨论、模拟购物实际操作四、办公设备的维修与安全维修安全办公设备故障登记本办公设备安全规范办公设备维修记录四、办公设备的维修与安全（教材四、办公设备的维修与安全（教材2.72.7、2.82.8）1、故障登记本：日期 设备 故障情况 故障报告人 采取的措施 修理日期2、做好办公设备故障的维修记录做好办公设备故障的维修记录维修记录应包括以下信息：设备及设备供应商的名字；设备所在的位置及购买日期和费用；维修协议和协议的细节；上次检查设备的日期和人员；设备损害的记录、发生故障的类型及修理费用3 3、办公设备安全使用规范、办公设备安全使用规范设备安全使用规范：使用设备时应禁止：使用设备时应做到：负责管理设备的人员应帮助和提醒他人四四、办办公公设设备备的的维维修修与与安安全全（教教材材2.72.7、2.82.8）1 1、办公设备故障报告与记录办公设备的故障报告应注意如下几点：（1）大多数单位有记录设备或服务出现故障或缺陷的规定。应任命一名工作人员负责一件设备，例如传真机或复印机。（2）当办公设备出现故障时，要及时与负责此项设备的工作人员报告。（3）工作人员接到报告后，应及时向在有关管理人员或办公室主任报告，由其与售后服务工程师或租借设备的公司联系进行维修。（4）一般单位保留“故障登记”本，工作人员发现故障后，应在上面记录相关的细节。故障登记本如下表示：日期 设备 故障情况 故障报告人 采取的措施 修理日期2001.2.9 计算机打印机多页送纸苏珊向计算机技术人员报告2 2、简述办公设备安全使用规范？、简述办公设备安全使用规范？所有工作人员在使用设备时，应遵守相关安全操作和使用规范。（1）设备安全使用规范包括以下几个方面：（2）使用设备时应禁止：（3）使用设备时应做到：（4）负责管理设备的人员应帮助和提醒他人。3、做好办公设备故障的维修记录做好办公设备故障的维修记录维修记录应包括以下信息：（1）设备及设备供应商的名字；（2）设备所在的位置及购买日期和费用；（3）维修协议和协议的细节；（4）上次检查设备的日期和人员；（5）设备损害的记录、发生故障的类型及修理费用。教学方法：教学方法：教师讲课、分组讨论“办公设备安全的必要性?”设备事故现场模拟;把学生分为两组一组模拟办公室人员操作办公设备,另一组模拟检查人员,指出存在的安全隐患.安全操作演习,一部分学生扮演假设的违章者,另一部分学生找出存在的问题并加以纠正。单元复习：单元复习：1课时课时用“企业行政管理二级习题集”中单元2的习题辅导学员复习。现场考评：计划课时：3.5相关工作能力复印文件发送接收传真接收发送邮件第二单元第二单元 课堂讨论测试题课堂讨论测试题1、设计一道办公室常用设备的主要功能的情景练习教学题。2、编写一道怎样选择邮政服务的分组讨论题3、提供一个如何选择供应商的模拟教学方案4、撰写一个办公设备的维修与安全的按例。要求遵照标准和教材，围绕让学生掌握相关知识与技能出题，每题不少于100字。思考题及答案：思考题及答案：1、简简述述复复印印机机的的使使用用功功能能、操操作作方方法法、一般维护和注意事项？一般维护和注意事项？2、简简述述传传真真机机的的使使用用功功能能、特特点点、操操作作方法及一般维护？方法及一般维护？3、电话总机的使用功能？电话总机的使用功能？4、简简述述电电话话机机的的使使用用功功能能、操操作作方方法法与与维护？维护？5、答答录录机机的的使使用用功功能能、操操作作方方法法与与维维护护？6、简述寻呼机的使用功能及优缺点？简述寻呼机的使用功能及优缺点？7、简述移动电话的使用功能、操作方法简述移动电话的使用功能、操作方法与维护？与维护？8、简述多功能通讯设备的使用功能和优简述多功能通讯设备的使用功能和优缺点？缺点？9、简述计算机的使用功能、操作方法与简述计算机的使用功能、操作方法与维护？维护？10、简述文字处理器的使用功能、操作简述文字处理器的使用功能、操作方法与维护？方法与维护？11、简述使用打字机的原因和主要功能简述使用打字机的原因和主要功能？12、简述装订设备的使用功能、操作方简述装订设备的使用功能、操作方法与维护？法与维护？1313、简述邮件收发专有设备的功能和服、简述邮件收发专有设备的功能和服务？务？14.14.怎样选择发送邮件的最佳方法？怎样选择发送邮件的最佳方法？1515、怎样选择货物和服务的供应商？怎样选择货物和服务的供应商？1616、怎样识别办公用品和易耗品的范围、怎样识别办公用品和易耗品的范围？1717、怎样进行办公易耗品的存储？、怎样进行办公易耗品的存储？1818、怎样做好办公设备故障报告与记录、怎样做好办公设备故障报告与记录？1919、简述办公设备安全使用规范？、简述办公设备安全使用规范？20、如何做好办公设备故障的维修记录如何做好办公设备故障的维修记录？