关于档案管理制度.docx

关于档案管理制度 一、 为标准公司档案治理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本制度。 二、 归档范围 公司的规划、年度规划、统计资料、财务审计、会计档案、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、 公司的档案治理由总经理办公室档案室档案治理员负责。 四、 档案治理员的职责： 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用便利。 五、 资料的收集与整理 1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2、在档案资料归档期，由档案治理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应积极协作与支持。 3、凡应当准时归档的资料，由档案治理员负责准时归档。 4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5、档案治理员依据公司的文书立卷归档治理制度实施档案归档整理。 六、 资料的分类与归档 1、公司档案资料的分类依据文书立卷归档治理制度的有关规定执行。 2、公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此规定范围内。 七、 档案的借阅 1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案治理员办理借阅手续。 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。 3、公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案制止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;隐秘级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。隐秘级档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。 4、档案借阅者必需做到： 爱惜档案，保持干净，严禁涂改。 留意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、 档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案治理员填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3、凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准前方可销毁。 4、经批准销毁的公司档案，档案治理员须仔细核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5、在销毁公司档案资料时，必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监视销毁。 档案治理制度2 第一条 为了标准公司档案治理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 其次条 档案治理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级治理，一级治理是指公司综合治理部的统筹治理;二级治理是指各部门的档案资料治理工作。 2、综合治理部档案治理员负责公司全部档案资料的统一收集治理，各部门的档案治理员负责本部门档案资料的使用治理。 3、档案治理人员要严格执行公司档案治理规定，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合治理部档案治理员有责任对二级档案治理工作进展监视和指导，每年对二级档案治理进展一次检查验收。 第三条 归档制度 1、但凡反映公司战略进展、生产经营、企业治理及工程建立等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一治理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保存的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要准时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建立方面的，由规划建立部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合治理部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保存三份原件，综合治理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特别状况只有一份原件时，由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合治理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合治理部设存放档案的特地库房，各部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进展登记，编制归档名目。 3、档案治理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类名目;依据需要编制专题名目，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次清楚，存放科学。 5、库存档案必需图物相符，帐物相符。 6、档案治理人员要熟识所治理的档案资料，了解利用者的需求，把握利用规律。 7、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进展整理、剔除。 8、经确定需销毁的档案，由档案治理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案治理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 6、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 7、借出档案材料，因保管不慎丧失时，要准时追查，并报告主管部门准时处理。 8、重要档案、机密档案不得借阅，必需借阅的要经分管副总经理同意，必需外借的，由总经理审批。 第六条 二级档案应依据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必需保存的尽量留复印件，其余资料交综合治理部统一保存。 档案治理制度3 第一条 为加强公司行政事务治理，理顺公司内部关系，使各项治理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 其次条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后准时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 第三条 凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集治理。 第四条 档案治理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必需保证安全。 第五条 归档范围： 1、公司的规划、年度规划、统计资料、科学技术、财务审计、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、委任书、协议、合同、工程方案等具有参考价值的文件材料。 2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第六条 档案的借阅与索取： 1、借阅档案要仔细填写借阅档案登记薄。 2、借阅档案必需爱惜，保持干净，严禁涂改，留意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档缘由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 3、归还档案时，档案治理人员要严格检查，如发觉遗失、污损、或随便涂改状况的，要追究借阅者责任，并准时报告公司主管领导。 第七条 档案的销毁： 1、任何组织或个人非经允许无权随便销毁公司档案材料。 2、若按规定需要销毁时，必需编制档案销毁清册，属密级档案须经总经理批准前方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清晰前方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案。档案人员要仔细填写、编制销毁清单，由专人监视销毁。