农药产品召回管理制度.doc

山质 量 体 系 文 件文件编号:DT/Z-ZG-21产品召回治理制度版 本 号：B/1 分发号： 003 受控状态：编 制 人： 审 核 人： 批 准 人：2022 年 1 月 1 日公布2022 年 1 月 1 日实施公布产品召回治理制度1. 目的：建立产品的召回程序，保证存在质量问题，可能存在严峻损害或较大风险的产品能够准时的召回，将风险降至最低的程度，加强对产品突发大事的应急治理。2. 范围：适用于公司产品安全突发大事的应急处理。3. 责任者：总经理、治理者代表、质管部、生产部、仓储物流部、销售部。4. 程序：4.1 召回的定义和分级召回 是产品生产企业依据规定的程序收回已上市销售的存在安全隐患的产品。也就是说，由于产品存在缺陷或该产品被报告有严峻的不良反响等缘由，需从市场收回一批或者几批产品。依据召回活动发起主体的不同，产品召回分为主动召回和责令召回两类： 主动召回：产品生产企业通过信息的收集分析，调查评估，依据大事的严峻程度，在没有官方强制的前提下主动对存在安全隐患的产品作出召回。责令召回：产品监视治理部门通过调查评估，认为存在潜在安全隐患，企业应当召回产品而未主动召回的，责令企业召回产品。依据产品的安全隐患、危害的严峻程度，产品召回分为以下三级： 一级召回：使用该产品可能引起严峻危害的；二级召回：使用该产品可能引起临时的或者可逆的危害的；三级召回：使用该产品一般不会引起危害，但由于其他缘由需要召回的。4.2 召回涉及机构/负责人及职责4.2.1 召回小组：由总经理、副总、召回负责人组成领导小组，质管部、生产部、销售部、仓储物流部、财务部等部门负责人以及相关技术人员组成工作小组。依据实际状况在召回方案中可明确小组具体成员。4.2.2 小组组长负责召回产品命令的下达。4.2.3 副组长负责审核召回方案并组织实施；对整个召回效果进展评价；向产品监管部门汇报并备案，负责提交召回报告、产品召回总结报告等。负责召回工作的实施、跟踪、协调及特别、突发状况的处理。4.2.4 工作小组：由质管部、生产部、销售部、仓储物流部、财务部等部门负责人以及相关技术人员，负责实施召回的各项工作，包括安全隐患评估、建议召回分级和范围。A. 质管部负责收集起始信息、汇总数据、投诉和不良反响、质量标准等信息； 负责召回产品的把握、取样、监测等； 负责有关法规、行业相关信息的汇总，必要时负责起草闻稿并向社会和媒体公布；B. 销售部负责汇总分销渠道信息、全部客户清单、全部发货时间、发货量、库存量等信息，制定召回通告、并通知分销渠道路停顿销售并下架，收集各分销渠道的反响信息；同时制定有关补货等相关事宜；C. 生产部负责生产阶段产品安全隐患调查，参与模拟召回的其它工作； D.财务部负责产品的退回事宜涉及财务问题的处理；E.仓储 负责货物的收发存核对工作及问题产品的登记、隔离、存放、保管等。4.3 召回流程4.3.1 以下图列出了召回的根本流程，依据召回级别和架构等因素的不同，召回治理的流程和步骤可以有所调整。4.3.2 产品召回决策很多质量大事都可能导致召回决策活动，例如偏差、OOS 调查、投诉、物品不良反响等。召回决策应当由企业高层治理者在相关领域专家的支持下进展。召回决策应当基于对产品安全隐患的调查与评估。一般状况下，调查和评估应包括以下内容：产品质量是否符合国家标准，产品生产过程是否符合GMP 等规定，产品生产与批准的工艺是否全都；产品储存、运输是否符合要求； 产品主要使用处的构成；可能存在安全隐患的产品批次、数量及流通区域和范围；对客户的生产工艺是否有不利影响，是否遵守对客户的承诺； 该产品引发危害的可能性，以及是否已经造成了危害；对主要使用处的危害影响； 危害的严峻与紧急程度；危害导致的后果短期与长期。4.3.3 成立召回小组在打算召回产品后，公司应成立召回小组，并依据小组组成及职责，预备具体的召回方案和执行召回行动。必要时召回小组可要求任何部门供给帮助。4.3.4 制定召回方案召回小组成立后，应当马上制定召回方案并组织实施。召回方案应当确定各个步骤、相应的负责人和参与人，相应的职责，及完成的时限。召回方案的制定一般需要从以下几方面的着手，包括但不限于以下内容：列出召回涉及的产品及批号、数量，销售数量，库存数量等； 冻结与召回产品相关的物料和产品；列出需要通知召回的客户名单，该名单应当包含具体的联系方式，及产品具体销售的地址；预备通知客户的召回通知；产品生产销售状况及拟召回的数量；执行召回的具体内容，包括实施的组织、范围和时限等； 召回信息的公布途径与范围；召回的预期效果；产品召回后的处理措施； 联系人的姓名及联系方式。4.3.5 召回的启动通过预先确定的沟通方式如 、 、邮件，或通过宣传媒介：电台、电视台、报纸等，在规定时限内通知客户召回相关产品，同时向所在地产品监视治理部门报告。一级召回在 24 小时内二级召回在 48 小时内三级召回在 72 小时内召回过程中应对公司仍有库存的相关产品马上封存，隔离存放，均应有清楚醒目的标志。召回过程中应当留意做好相关记录，包括通知客户的记录，客户反响的记录，召回产品到货记录，应召回和实际召回的数量等。4.3.6 召回产品的接收接收召回产品时，需要有相应的记录，记录应包括：客户的名称 /地址，召回产品的品名，批号、数量、召回日期和召回缘由等。接收的召回产品应隔离存放，均应有清楚醒目的标志。4.3.7 召回产品的处理召回小组负责对召回状况进展准时总结，对本次召回活动的进度、效果等进展评估，提出召回产品的具体处理方案并报请召回组长批准。一级、二级产品召回处理打算需要同时报告产品监视治理部门进展备案或批准。依据批准的处理打算处理并进展具体记录。必需销毁的产品，要在质管部的监视下销毁，必要时在产品监视治理部门的监视下销毁。4.3.8 召回总结报告召回完成后，召回小组应提出完整的召回总结报告，包括售出产品及召回产品之间的差额，对召回活动、召回效果、召回产品的处理状况等做出评价，并报请召回组长批准。必要时向产品监视治理部门提交召回总结报告。4.3.9 报告产品监视治理部门召回小组在公司启动产品召回后，一级召回在 1 日内，二级召回在 3 日内， 三级召回在 7 日内，应当将调查评估报告和召回方案提交产品监视治理部门备案。4.3.10 订正预防措施召回活动中，获得了的数据和信息，导致对产品质量大事性质、范围、潜在后果的的生疏和推断，这时可能导致修改或重定义原先确定的订正预防措施；或者在召回大事中，觉察了现有召回系统缺陷或改进的空间，则可能启动针对召回系统本身的订正预防措施。4.3.11 文件归档召回行动完成后，应当对全部相关的文件进展归档，并长期保存。4.3.12 召回系统有效性评估为了使召回行动在必要时能够准时有效地启动，应当定期对召回系统进展评估，确保其有效性。评估可以通过模拟召回的方式进展演练，演练的过程和结果应进展记录。