办公室档案管理制度范本.docx

办公室档案管理制度范本 为加强校讨论生会办公室档案的科学治理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际状况，特制定本制度。 一、立卷、归档 第一条 各部门平常要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必需仔细做好。 其次条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进展监视和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条 文件立卷归档范围。但凡工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。 第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 第五条 立卷方法。依据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。依据文件的”不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 (1)永久保存。但凡反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。 (2)长期保存。但凡在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。 (3)短期保存。但凡在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。 第六条 文件的组合。组合的根本作法如下： 1、法规性文件，如制度、方法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。 2、会议文件应单独组合。 3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。 4、工作规划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。 5、特别性文件材料，可依据详细状况进展组合。 第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不怜悯况进展排列，密不行分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，规划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和常常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 第九条 归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。 第十条 归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合以下要求： 1、归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必需填写案卷文件名目、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清楚。 3、档案袋的名称要留意内容精确，文字简练通顺，构造完整，必需提醒卷内文件的内容和成份。 第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室,电网档案盒。 二、档案的治理和利用 第十二条 办公室根据校讨论生会对档案治理的要求，对存放的各类档案进展分类整理，分类保管，编制各类检索名目，搞好档案的借阅利用、统计等工作。 第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进展档案销毁。 第十四条 办公室的治理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。常常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有规划的进展修补、复制，爱护档案的安全与完整。 第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应准时归还。 第十六条 借用档案人员必需爱惜档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要认真检查,档案盒，发觉对档案有损坏或泄密者，应准时向分管主席报告，按有关规定处理。 第十七条 办公室工作人员，接待档案利用人员要热忱，仔细负责，按规定供应利用。填写好查阅档案登记表。 第十八条 平常汇合，按实际挨次或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应准时恳求补发或取得复印件,干部档案盒，以便存档和查阅。 第十九条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。