采购合同管理规范.pdf

文件名称 文件编号 GH PU WI 005 生效日期 2002 年 06 月 10 日 采购合同管理规范 版 次 第 1 版 页 次 第 1 页，共 4 页 10 目的：为明确规定公司的合同管理程序，特制定本管理规定。20 适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。30 相关文件 3 1 供应商管理规范 GH-PU-WI-004 40 名词解释 （无）50 职责 5 1 职责：严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审批手续，加强供应商合同的管理。60 作业程序 61 采购合同签订的原则：611 签订合同的供应商必须具备法人资格。612 采购合同必须合法。613 签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则 614 签订合同必须坚持等价、有偿的原则 615 采购合同应当采用书面形式 616 采购合同应该双方合同公章方才有效 62 采购合同的内容：621 合同的标的：设备、商品的品名 622 商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表上，如此，采购合同上必须注明价格表为合同附件 623 使用电脑系统的超市一定要求供应商的商品带有条形码（部分生鲜食品除外）624 商品的品种应具体，避免使用综合品名 625 商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等 626 商品的数量必须以超市实际销售的单位为最小单位 627 商品的质量和包装：合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。628 合同上有明确的包换、包修、包退的条款 629 商品的价格和结算方式：A不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价 B合同上必须规定明确的商品结算方式和程序 6210 交货期限、地点和送货方式：A合同上必须明确注明交货的时间、地点 B有配送中心的超市可注明送货至配送中心 6211 对于新供应商，一般先签署 3 个月的试销合同，如三个月内销售状况良好再续约 6212 商品验收方法：合同上必须注明验收的标准，合同上必须注明验收的方法、期限和地点 6213 违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：A不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品 B不按合同中规定的商品质量标准交货 C逾期发送商品 D注明违约责任 6214 合同的变更和解除的条件 A合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同 B合同中应注明通过什么手续来变更或解除合同 63 采购合同的签订程序：供应商通过谈判，符合我方各方面要求 供应商提供的样品、资料通过审核 64 采购合同的归档管理与跟进 641 采购合同的归档管理：A按照商品种类分类归档 B采购合同复印件与供应商档案归档 C采购合同原件单独归档、统一管理 供应商填署空白超市采购合同，并与价格表一并盖章 采购员审核签名并将采购合同上交采购经理 采购主管填写采购 合同申请单 采购经理审核并签名，呈交采购总监审核 采购总监审核、签名 合同生效 642 采购合同的跟进：A以采购合同的条款检查供应商的表现 B采购合同期限的预警 C在采购合同期限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约 D可在电脑系统中设定合同期限预警程序 核 准 制 订 修订次数 01 02 03 北京烽雅精英 北京烽雅精英 修订日期