某物业项目钥匙管理程序.docx

某物业项目钥匙管理程序某物业项目钥匙管理程序之相关制度和职责，物业管理有限公司程序文件-钥匙管理程序1.目的加强钥匙管理,消退平安隐患。2.范围适用于公司各管理处。3.职责由部门经理指定人员负责钥匙的接收、领用、保管和配制。4.定.物业管理有限公司程序文件-钥匙管理程序1.目的加强钥匙管理,消退平安隐患。2.范围适用于公司各管理处。3.职责由部门经理指定人员负责钥匙的接收、领用、保管和配制。4.定义本程序钥匙指1、公用部位钥匙,如管理用房、设备房、消防通道门、空置房钥匙;2、顾客钥匙,如验收移交或因修理家政等服务需要由顾客托付代保管的钥匙。5.方法和过程把握5.1 公用部位钥匙的更换、配制:5.1.1部门经理应指定专人负责公用部位钥匙的配制、更换、保管工作。5.1.2任何人未经部门经理许可不得私自配制钥匙,若因工作需要配制时,须由钥匙管理员填写钥匙配制申请表,报部门经理同意后方可配制。5.1.3门锁损坏或钥匙丢失(包括一套钥匙中丢失任何一把)需更换时,应填写钥匙配制申请表,报部门经理审批后予以更换,同时应查明缘由,如属人为缘由,应追究责任。5.1.4重点部位门锁的更换应在24小时之内完成(节假日时可口头报部门经理同意),所更换的钥匙交钥匙管理员在钥匙清单上予以登记。无论何种缘由,假如存在外部人员、离职人员等无关人员可以用钥匙进出这些部位的状况,必需对门锁、钥匙进行更换,特别是重点部位,以确保这些部位的平安。5.2 公用部位钥匙的保管5.2.1在房屋移交验收时,部门经理指定专人接收全部公共设施钥匙,按如管理用房钥匙、设备房钥匙等进行分类,在钥匙清单上登记。5.2.2钥匙管理员负责将全部钥匙分类加以标识,并确保标识的清晰及长期性。5.2.3 公用部位钥匙应统一放在部门办公室或把握中心的钥匙柜内,除员工因工作需要而由其本人保管的公用部位钥匙外,全部钥匙必需进行分类保管。5.2.4由钥匙管理员或当值人员负责对钥匙的领用、归还状况进行记录。钥匙管理员或当值人员每天下班前应清点钥匙数量,发觉钥匙未归还的现象应准时追回,如有特殊,应在钥匙使用登记表的"备注"栏中予以记录。5.2.5仓管员请假外出时需把仓库钥匙交给部门经理指定的人员,并在钥匙使用登记表上签名确认。5.3 公用部位钥匙的使用5.3.1因工作需要而借用钥匙,须严格履行领用手续填写钥匙使用登记表,同时使用完毕应当即交还,不得拖延。5.3.2钥匙领用后必需随身携带,不行将钥匙任凭离身放置或转借给他人,更不能让他人代还钥匙,下班前须交还钥匙管理员或当值人员。5.3.3钥匙不慎遗失,必需即刻报告部门经理或钥匙管理员,由部门经理做出处理看法,钥匙管理员在钥匙清单上予以登记备案。5.3.4假如部门人员调动、离职,钥匙管理员负责收回其持有或借用钥匙,并将变更状况在钥匙清单上予以记录。5.4顾客钥匙的管理5.4.1在房屋移交验收时,部门经理指定专人接收全部房屋钥匙,并在顾客钥匙清单中单独登记。在入伙时,由顾客签字领取,顾客钥匙清单交部门资料管理员永久保存。5.4.2如因返修、修理等缘由需为顾客代保管钥匙的,须指定专人负责全部钥匙的领、借、还等手续,由顾客在顾客托付钥匙登记表中签字确认后。由钥匙管理员对领、借用顾客的钥匙,须严格填写顾客托付钥匙登记表,对过夜借用顾客的钥匙必需经过部门经理同意后,方可借用,并负责追回,否则将追究钥匙管理员责任。5.4.3如有顾客托付管理处钟点工服务、房屋出租并要求代管钥匙的,管理处应委婉提示其误会、风险发生的可能;如顾客仍坚持或有其他特殊缘由需要代管钥匙的,经部门经理同意后方可接收,并由部门经理指定专人保管该钥匙,并在顾客托付钥匙登记表登记确认,由保管人负责跟进钥匙使用状况及追回钥匙。5.4.4顾客将钥匙收回时,钥匙管理员或当值人员应让顾客在相应记录中签字确认。5.4.5顾客的钥匙任何人员不得配置,如须更换顾客钥匙必需有充分理由并由部门经理与顾客沟通,获得顾客签名同意。5.4.6无论何种缘由,假如存在外部人员、离职人员等无关人员可以用钥匙进出顾客房间的状况,必需立刻与顾客取得联系,实行措施妥当处理。5.4.7无论何种缘由,顾客钥匙遗失或向管理处反映需要非正常进入时,必需经部门经理同意,在充分考虑法律风险后再行处理,如联系专业人员开锁或强制性开锁,但事后必需提示顾客准时更换锁匙。6.质量记录表格*WY7.5.1-Z02-F1钥匙配制申请表*WY7.5.1-Z02-F2顾客钥匙清单*WY7.5.1-Z02-F3顾客托付钥匙登记表*WY7.5.1-Z02-F4 钥匙清单*WY7.5.1-Z02-F5钥匙使用登记表3