参与、协商、沟通与交流控制程序.docx

1目的为了建立有效的协商、沟通与交流机制，保证质量、环境、职业健康安全和食品安全管 理（包括食品安全一全球标准和欧盟饲料添加剂和预混料生产标准、有机产品运 行）内、外部沟通渠道畅通，确保质量、环境、职业健康安全和食品安全管理体系的信息及 时准确的交流，确保员工参与职业健康安全事务，特制定本程序。2适用范围本程序适用于与质量、环境、职业健康安全和食品安全管理活动有关的内、外部沟通以 及员工参与职业健康安全事务的管理。3职责1.1 总经理确保在公司内建立有效的协商、沟通与交流机制，利于相关信息的交流；3. 2管理者代表（食品安全小组组长）：a）负责组织对各方反馈回来的有关味精、食品添加剂黄原胶、黄原胶、淀粉、氨基酸、 葡萄糖、果糖、苏氨酸、复混肥、有机-无机复混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料产 品方面的信息进行讨论分析；b）负责组织讨论可能或能够引起味精、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、 复混肥、复混肥、有机-无机复混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料类产品的公司内部 外部环境变化问题；4. 3体系部负责质量、环境、职业健康安全和食品安全管理体系内、外审核信息的联络 与传递工作；5. 4检测技术中心负责与技术监督、食品卫生防疫等部门沟通产品质量、食品安全方面 的信息，并结合各责任部门配合政府机构的检查，及时对提出的问题进行跟踪及关闭；3. 5生产部负责a）与环保部门沟通清洁生产、节能降耗等方面的信息；b）与外协施工队伍对相关事务进行沟通和协商，包括施工合同签订、安全知识须知等。4. 6安保部负责a）与公安、消防、安全监察等部门沟通安全生产方面的信息；b）与进入工作场所的承包方安全作业活动的监督检查。4.7 办公室a）负责与计划生育、工会、卫生防疫、劳动和社会保障局等政府部门沟通相关信息；b）与员工就职业健康安全信息进行相互沟通，保证员工：了解谁是职业健康安全体系事务代表和本部门员工代表；参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；参与事件调查；参与管理方针和目标的制定和评审；对影响他们工作场所内的职业健康安全的任何变更进行协商；参与职业健康安全事务的管理；4.8 国贸部、销售部负责与顾客的沟通；3. 9供应部负责与供应商的沟通；3. 10其他各部门负责相应工作范围内的信息交流。3.11所有部门及员工当发现有危及产品质量及食品、饲料安全的事件发生时，应立即 报告管理层。4工作程序4. 1内部沟通1 .1.1内部信息主要包括但不限于以下：a）法律、法规和其他要求的遵循情况；b）质量、环境、职业健康安全和食品安全目标、管理方案的完成情况和效果；c）内审、管理评审；d）监视和测量结果；e）不符合与纠正情况；f）应急准备与响应情况；g）生产设备的变化与更新（不包括同规格/型号/同工作原理的设备的更新）；h）生产工艺的变化如工艺参数的变化；i）生产环境的变化；j）所用原材料以及生产过程中的辅助材料发生变化（包括来源与种类）；k）味精、食品添加剂黄原胶、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、复混肥、 有机-无机复混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料等产品运输储存条件发生变化；1）其他有可能影响味精、食品添加剂黄原胶、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、 苏氨酸、复混肥、有机-无机复混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料等产品的质量、食 品饲料安全的变化情况；4 .L 2内部信息的收集与处理a）法律法规和其他要求的遵循情况的沟通具体执行法律法规和其他要求控制程序。b）质量、环境、职业健康安全和食品安全目标、管理方案的完成情况和效果的沟通按照年度目标指标、管理方案的规定执行。C）内部审核的沟通具体执行内审控制程序，外部审核的沟通具体执行不符合、纠 正与预防措施控制程序，管理评审的沟通具体执行管理评审控制程序。d）监视和测量结果的沟通具体执行过程的监视和测量控制程序、产品的监视和测量 控制程序环境的监视和测量控制程序、职业健康安全绩效的监视和测量控制程序。e）不符合与纠正情况的沟通具体执行事件调查、不符合、纠正与预防措施控制程序。f）应急准备与响应情况的沟通具体执行应急准备和响应控制程序。对于4. 1. 1款g）至1）所描述的各种情况的变化，由产生变化或更新的部门/人员及时向 交管理者代表（食品安全小组组长）汇报，管理者代表（食品安全小组组长）组织进行评审, 评审是否会对味精、食品添加剂黄原胶、黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、 复混肥、有机-无机复混肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料等产品的质量、安全的产生 负面的影响。若产生负面影响，由管理者代表（食品安全小组组长）负责与提出部门进行协 商交流更新或组织相关部门制定的更新方案。对于4.1. 2款所收集到的产品信息，检测技术中心协助管理者代表每月组织一次产品质 量、食品、饲料安全和合法性等方面信息的沟通会议，各相关单位制定纠正措施，检测技术 中心对改进结果进行验证。4. 1. 3员工及其代表参与职业健康安全事务的方式a） 口头或书面意见或建议；b）参加会议讨论；c）内部刊物；d）电话；f） 0A系统；g）其他方式。办公室负责汇集、报告相关部门或员工代表的意见和建议，并与相关部门协商解决或上 报。1.1. 4员工及其代表参与、协商职业健康安全事务的程序a）参与本岗位的危险源辨识和风险评价；b） 了解本车间/本部门相关岗位的危险源；c） 了解公司的不可接受风险；d）参与本岗位的事件调查；e）适当时丁参与其他岗位的事件调查；f）熟知公司职业健康安全体系事务代表；g）就选择适当的控制措施进行协商，包括就控制特定危险源或预防不安全行为的可选方 案的利弊进行讨论等；h）参与改进职业健康安全绩效并提出建议；.就影响职业健康安全的变更，尤其在引入新的或不熟悉的危险源之前进行协商，例如：新的或经改造的设备的引入；.所用建筑物和设施的建造、修改或变更； 新的化学制品或材料的使用； 任何有关组织结构、管理体系、新的过程、程序或工作模式等。4. 2外部沟通外部信息交流的主要内容：a）来自社区居民的投诉和抱怨；b）来自上级部门的信息（）；c）来自同行业的信息；d）来自顾客的正常信息及投诉和抱怨；e）来自供应商的信息f）外部审核（包括外部公司或中立机构对我公司的审核、也包括我公司对供应商的审 核）的信息g）其他外部信息。4.2.1 相关方提供要求时，有关部门要将公司的质量、环境、职业健康安全和食品安全 方针及有关要求传递给相关方。4.2.2 国贸部、销售部负责将顾客反馈回来以及从市场上收集到有关涉及到味精、黄原 胶、食品添加剂黄原胶、淀粉、氨基酸、葡萄糖、果糖、苏氨酸、复混肥、有机-无机复混 肥、有机肥料、土壤调理剂、单一饲料等产品方面的信息进行整理，填写客户意见/信息 反馈记录表、质量信息反馈处理单并反馈到管理者代表及相关部门，具体执行客户服 务制度。4.2.3 当市场上出现同类产品的食品、饲料安全事件时，应立即报告管理者代表（食品 安全小组组长），由管理者代表（食品安全小组组长）组织采购、品管、生产、销售、安保 等部门人员进行评估，参照市场发生的食品饲料安全事件，检查分析公司的采购、生产、储 存、销售等生产管理过程，并依据评估结论采取相应的措施，当评估结论为公司的同类产品 也会发生食品饲料安全事件时立即按产品撤回控制程序启动撤回。4.2.4 当发生影响到食品安全、产品质量的事件时，国贸部、销售部应立即通知相关顾 客（本文件中的相关顾客是指以我公司产品为原料生产其它食品或调味料的顾客）。在下列 事件发生时，通知的有效时间绝不能超过24小时:a-系列化产品质量缺陷或是偏离加工过程控制导致的对任何一种成品的召回或撤回。b-发现与正在销售的产品有关联的潜在有缺陷的或是掺假的配料或包装材料。C-隔离的为顾客生产的产品被误放行。d-有可能对顾客的产品有负面影响的非常规的政府机构的质询/调查、化验、抽样、报 告活动或是任何能牵扯顾客产品的事件，当检查过程中显示提供给顾客的产品可能不符合相 应的法律法规。e-当怀疑已经发给顾客的产品存在不合格情况的事件。f-威胁产品安全的任何高度可疑的事件或是物质。g-产品篡改或是产品篡改的威胁。h为顾客生产的同批产品或同一条生产线上的相似产品或产品直接接触表面的致病菌 涂抹试验出现阳性检验结果。i-接到执法部门或是其他权威机构有关潜在的或是实际的产品安全事件的通知。通知必须由有人接听的电话和电子邮件核实。只有语音邮件和电子邮件是不足够的。4.2.5 当配料配方、原料、生产线、生产设施、加工过程或是抽样检验过程进行任何可 能影响为相关顾客提供的原料的安全、质量、防御安全、配料说明、过敏原描述、营养标签 或是功能性的改动之前，国贸部、销售部应书面通知相关顾客。尤其重要的是，必须在使用 转基因来源和/或受辐射的成分之前，提前通知希望了解此信息的顾客。4. 2. 7如果政府机构抽取了为相关顾客生产的产品作为样品，检测技术中心须对政府机 构取样相同批号的样品副本留存两份，于国贸部、销售部须在产品运送给相关顾客之前，联 系相关顾客寻求指导，在顾客提出样品要求时应提供与政府机构取样相同批号的样品副本。 应该将该批次产品处于扣留状态等待检验结果，并根据政府机构的检验结果对该批次产品进 行处置。5. 2. 8政府机构来访、检查时，所形成的记录或需要带走的记录类单据公司需复印留存。429顾客抱怨和投诉及其他信息，由信息接收部门进行确认并记录然后传递给检测技术 中心，由检测技术中心根据信息的内容传递到相关部门，并在24小时内给顾客初步答复， 待处理方案或结果确定后及时传递给顾客。检测技术中心每年底对顾客投诉事件进行汇总分析4210与承包方、其他访问者、外部相关方的沟通5.1.1.1 与承包方的沟通a）公司应将职业健康安全要求明确传达给承包方和访问者，对承包方，除了就绩效要求 进行沟通外，还应就不符合职业健康安全要求的后果进行沟通；b）可通过签订协议、合同，召开现场会议等方式传达公司职业健康安全绩效要求；c）应在承包方进入现场前传达，承包方将开展工作的区域相关控制措施信息及其他的附 加信息；d）当出现影响承包方职业健康安全变化时，与承包方就有关变更进行沟通。5.1.1.2 与其他访问者的沟通a）与访问者相关的职业健康安全要求；b）公司有关疏散程序和应急响应程序；c）交通控制措施；d）准入控制措施和陪同要求；e）任何所需穿戴个人劳动防护用品的要求。5.1.1.3 与外部相关方的沟通组织宜依据其职业健康安全方针和适用的和其它要求，提供适当且前后一致的、关于其 职业健康安全危险源和职业健康安全管理体系的信息。这可能包括组织有关正常运行和潜在 紧急情况的信息。外部沟通程序通常包括所指定联络人的识别。需要注意将适当的信息以前后一致的方式 传达。在紧急情况下显得尤为重要，因为此时要求定期更新信息和（或）需答复更广泛的问 题。4.2.11 与承包方和外部相关方的协商程序在考虑需要与承包方和外部相关方就影响其职业健康安全的变更进行协商时.，组织宜考 虑以下方面：- -新的或不熟悉的危险源（包括可能由承包方带来的危险源）；- 任何有关组织结构、管理体系、新的过程、程序或工作模式；- -新的或改进的控制措施；- -材料、设备、有害暴露等的变化；- -应急安排的变更；- 法律法规和其它要求的变化。4.2.12 需要建立适当的，用于接受外部相关方的相关信息并形成文件和记录。4.3.1 在与顾客签订合同前应与顾客进行沟通，确认达到了顾客的最新标准。当没有能 力提供符合顾客食品标准的产品时应及时告知顾客。5相关文件5.1 文件控制程序5.2 记录控制程序5. 3过程的监视和测量控制程序5.4产品的监视和测量控制程序5. 5环境的监视和测量控制程序5.6 职业健康安全绩效的监视和测量控制程序5.7 内审控制程序5. 8管理评审控制程序5.9 事件调查、不符合、纠正与预防措施控制程序5.10 法律法规和其他要求控制程序5. 11应急准备和响应控制程序5.12客户服务制度6相关记录6.1 客户意见/信息反馈记录表6.2 质量信息反馈处理单