大厦会议接待服务标准.docx

大厦会议接待服务标准_物业经理人 大厦会议接待效劳标准 1.0目的 为了标准会议接待行为,统一效劳标准,持续、稳定的为用户供应良好会议接待效劳。 2.0适用范围 适用于大厦各类会议接待工作。 3.0职责 3.1客户部负责会议接待的详细实施。 3.2客户员负责会议登记和提前确认工作,确保会议如期召开;并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来打算会议的大小,实行相应的效劳措施; 3.3客户部负责安排工作人员对会议室进展布置,保障会议室干净舒适; 3.4会议接待员负责在会议进展期间巡查,准时处理突发大事,确保会议顺当进展; 4、程序 4.1会议的分类 依据现时会议接待工作实际状况,将会议接待分为日常接待(二类会议接待)、一类会议、临时会议。 4.2会议接待效劳标准 1) 每天安排一名会议接待员于早上8:00上班,于8:00-8:15分时段完成以下工作:将全部会议室的门及局部灯翻开;将开水器的烧水阀翻开及18F会议室内的电热水瓶注满水后插上电源,保证当会议开头时有足够的开水。 2) 每天的工作由会议负责人依据实际状况进展安排。 3) 会议接待员必需留意自己的仪表,穿好工作服,戴好工作牌,于会议开头前15分钟将茶水预备到位。 4) 到岗后首先检查会议室内的灯是否翻开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁,发觉特别无法处理时准时向主管领导报告; 5) 参会人员进入会场后,效劳员应举止大方地为他们递上茶水,当会议开头时会议接待员应在自己治理区轮番巡查,以便能准时给新到的客人送上茶水,直至与会人员根本到位。 6) 与会人员根本到齐后,会议接待员将自己治理区域内的会议室内茶水添加一遍后,每隔20-25分钟到会议室加茶水,直至会议完毕(如有特别状况可自己把握)。 7) 在加茶水过程中,会议接待员应准时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。效劳工作要细致周到,效劳中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻); 8) 会议接待领班必需到场监视效劳员工作,巡察会议室的预备状况和会议的进展状况,以便有突发事情时准时应对; 9) 接到热线人员通知,会议临时需要的物资,应5分钟内送到,如无法满意,会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释,如客人不满足或不承受,会议接待员应通知会议负责人到场解决。 10) 会议完毕后,会议接待员应简洁将会议室整理一遍,包括将桌椅摆放整齐;烟灰盅、盒纸锁回茶水柜;全部设备恢复原状;会议临时用品(插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等)还到仓库,假如桌面及地面较脏,应通知清洁员到场清洁,清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好,以便迎接下一个会议。 11) 每天下班前,会议接待员还应对自己治理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。 4.2.2一类会议(专指效劳区域在主楼内的会议室): 1) 会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后,与预订会议人员联系,了解会议的需求,并要求对方在会议物资需求表、会议费用结算表中签字确认。 2) 按客户要求申购会议物资。 3) 申购物资到位后,提前一天预备好横幅,摆放好鲜花;并对会议室进展全面检查,与会议主办单位(部门)保持联系,对座位数、名位牌、会标等进展核对,同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯预备、卫生状况、进出通道进展检查,要求达标后对会议室进展封闭。