体系文件管理程序（RBA、SER）.docx

受控状态:公司名LOGO保密等级：口一级口二级口三级0受控社会与环境责任管理体系文件版次：A/0编号：SER-*-BOl体系文件管理程序批 准：标准化：审 核：编 制：年 月 日实施年 月 日发布体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：体系文件管理程序文件编号：SER-*-B01保密等级一级二级.三级0受控页次1 OF 6版次A/0项目内容页次*目录1修订记录21目的32适用范围33参考文件34术语和定义35职责和权限36工作程序37绩效指标68记录6体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：体系文件管理程序文件编号：SER-*-B01保密等级一级二级.三级0受控页次1 OF 6版次A/0«X*x* *x« «x*目录体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：体系文件管理程序文件编号：SER-*-B01保密等级口一级口二级口三级0受控页次2 OF 6版次A/0* 修 订 记 录 *版次修订记录修订人修订日期备注A/0初版*2018/8/28体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：体系文件管理程序文件编号：SER-*-B01保密等级一级二级.三级0受控页次3 OF 6版次A/01 .目的定义公司内部社会与环境责任（简称“SER” ）管理体系文件与特定数据管 理程序/办法，以保证公司内部SER的有效管理。2 .适用范围适用于*公司及其关联企业（以下简称本公司）各厂区/车间所有SER管理 文件。3 .参考文件成文信息控制程序（S-*-B01）体系文件编修规则（S-*-C02）.术语和定义3.1 SER体系文件：与劳工道德、环境、职业健康安全相关的各项要求/规定等以 文字形式加以制订的各项书面程序。4.3 外来文件：泛指本公司SER管理体系文件以外的法律法规、标准/条文、客 户/供应商文件数据及公司内其它类别的文件。5 .职责和权限1 SER专项代表负责各自对应的劳工道德、环境、职业健康安全管理方面数据 的策划，组织各部门制（修）订对应的劳工道德、环境、职业健康安全管理 方面管理体系文件。并具体负责SER相关发行的一、二阶文件的制订、变更， 以及文号编制（管制）、发放范围限定等工作。1.1 $£1总干事负责$£1管理体系一、二阶文件的审核及三阶文件的核准，保证 程序文件的有效实施。1.2 SER主委负责SER管理体系一、二阶文件的核准，也可由其当期授权人代理。1.3 各职能部门负责三阶文件的制订、变更。1.4 行政部负责受控文件的发放/回收/原（签字）版文件保存、作废处理、调阅 等工作。6.工作程序6. 1 SER管理体系文件分为以下四个层次：体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：体系文件管理程序文件编号：SER-*-B01保密等级口一级口二级口三级0受控页次4 0F 6版次A/06.1.1 一阶文件：管理手册；6. 1.2二阶文件：管理程序；6. 1. 3三阶文件：作业办法；6. 1.4四阶文件：记录表单。6. 2文件编号原则的定义：SER管理体系文件统一采用文管编号原则，见公司体 系文件编修规则。6.3 SER文件外来文件分为法律法规，标准/条文，客户/供应商文件数据及公司 内其它类别文件。6.4 SER文件分书面形式及电子版形式，在满足使用要求的前提下，应尽可能 以电子版形式发放。6. 5 SER管理体系文件与数据在实际运行中检验其本身的适合性，发现问题随时 更改。6.6 SER管理体系文件在制订编号时应同时进行编号登记，以防编号重复。1.1 7 SER管理体系文件与重要数据的书面发放、更改、换版、回收、处置应进行 登记以确保有明细记录。6.8 文件发放：文件发放范围的确定以需求为原则，保证管制程序适用的场所或 岗位得到有效的文件。6.9 文件的移转：6 . 9.1文件数据迁移时，双方应建立书面记录，并经双方主管核准。7 .9.2工程图/文件数据迁移单副本须备案。6. 10失效文件管理6. 10. 1失效的SER文件或重要数据，应及时收回，并通过书面或电子等形 式向公司各部门公布。6. 10. 2失效文件保存期限为一年、失效文件的销毁：过期的原版文件及纸档分发的受控文件、保密文 件必须采用碎纸机销毁；非保密文件可以采用碎纸机销毁或加盖作废章 后作为废纸使用。6. 11遗失补发作业使用单位副本遗失由部门主管追究原因，并由行政部办理补发。6. 11.2原稿遗失：A.未发行文件遗失时，由制作单位重新制作并填写文件变更通知单 发行。体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：体系文件管理程序文件编号：SER-*-B01保密等级一级二级.三级0受控页次5 OF 6版次A/0B.已发行文件遗失时，调查原因，追查有关人员，由制作单位重新制 作原稿。6. 12公司收集的劳工道德、环境、职业健康安全相关法律、法规、国家（行业） 标准汇编（或单行本），以及SER相关书籍等各类与SER相关的法律、法规、 标准及知识性文件与数据，SER专项总负责人统一保管，以电子文件发布最 新版本。6. 13 SER一、二阶文件由SER总干事组织编写；SER三阶文件由各职能部门编 写。6. 14 SER文件适宜性评审与制（修）订：6. 14. 1每年管理评审前,SER总干事组织各SER专项代表评审文件的适宜 性，如:A.公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需 要的；B.国家、上一级（阶）文件或标准进行了修订，法律法规或客户要求已 变更，现公司文件与之相抵触的；C.经使用部门反映，文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法 不相符的。特殊情况（如法规或其他要求临时变更）可适时单独评审。必要时予 以修订并由SER专项总负责人确认其适用性。6.15书面文件与数据的保存6. 15. 1 SER文件与数据应存放在合适地点，并符合防火、防潮、防虫等条 件，同时指定人员进行保管。6. 15. 2 SER文件与资料应至少每年整理一次，分类、编号、装订后归档。6. 15.3SER档案：公司SER档案包括：员工人事档案，工伤事故档案、职业 卫生与职业病档案、重大隐患登记及整改记录、特种设备与危险设备等 档案。6. 15.4 SER档案应具有完整、真实、准确性。各类档案应符合公司各项SER 管理制度的相关要求。6. 16电子文件文件与数据应做好备份，应防计算机系统崩溃导致文件与数据的 破坏。6. 17文件会签：为保证SER文件的操作性，本着各部门协商原则，文件在制订 过程中应由文件重要影响部门会签。其中不需会签的文件包括不针对单一部体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：体系文件管理程序文件编号：SER-*-B01保密等级一级二级.三级0受控页次6 OF 6版次A/0门的各级政府部门强制性法律/法规/标准之执行文件、客户转化文件、业界 标准或通用文件。6. 18保密文件管理：6. 18. 1当文件注明有保密要求时，应对文件发放范围按公司三级保密规定 做严格管控。6. 18.2电子文件发行保密管控：A.保密文件设定密码；B.任何人员不得私自下载或打印文件。如有需求纸档文件，需申请。6 . 18. 3纸档文件应由专人进行保管，严禁复制。6.19各种文件的解释权由文件制订部门行使。7 .绩效指标无O8.记录No.记录编号记录名称保存期限1SR-*-EOlSER一、二阶文件清单三年2SR-*-E02SER三阶文件清单三年3SR-*-E03SER记录表单列表三年4SR-*-E04SER外来文件清单三年