记录管理程序（RBA、SER）.docx

受控状态:公司名LOGO保密等级：口一级口二级口三级0受控社会与环境责任管理体系文件版次：A/0编号：SER-*-B02记录管理程序批 准：标准化：审 核：编 制：年 月 日实施年 月 日发布体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：记录管理程序文件编号：SER-*-B02保密等级一级二级.三级0受控页次1 OF 6版次A/0项目内容页次*目录1修订记录21目的32适用范围33参考文件34术语和定义35职责和权限36工作程序37绩效指标68记录6体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：记录管理程序文件编号：SER-*-B02保密等级一级二级.三级0受控页次1 OF 6版次A/0«X*x* *x« «x*目录体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：记录管理程序文件编号：SER-*-B02保密等级口一级口二级口三级0受控页次2 OF 6版次A/0* 修 订 记 录 *版次修订记录修订人修订日期备注A/0初版*2018/8/28体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：记录管理程序文件编号：SER-*-B02保密等级一级二级.三级0受控页次3 OF 6版次A/01 .目的制定各项社会与环境责任（简称“SER” ）管理体系相关记录的记录、收集、 归档、调阅及保管规范，以及与SER作业有关记录的书写规定，规范记录管理。 以提供SER体系的追溯性，以及用于数据统计、分析及改善的依据。2 .适用范围适用于*公司（以下简称本公司）及其关联企业内与SER管理体系有关的各 项记录与报告。3 .参考文件记录管理程序（S-*-B02）4 .术语和定义无。5 .职责和权责5. 1 SER专项代表是SER记录归口管理人，负责各自职责范围内的公司SER相关 体系记录的管理。5.2各部门分别负责其SER记录的管理。6.工作程序1 SER记录的种类和形式：1 .1.1本公司的SER记录分四类：体系策划记录、体系运行记录、监测与纠 正记录、审核与评审记录。6 . 1.2记录形式有纸质版和电子版两种。6.2记录的书写与打印：6. 2.1 SER记录的书写必须用蓝/黑钢笔、签字笔或圆珠笔填写，不得使用 铅笔。字迹应清晰、端正、不潦草、不可使用涂改液，填错的用单线划 掉，再重新填写并由改写者签名（签名时应注明日期）。6. 2. 2需整理打印的SER记录按原定表格项目打印，不可随意设定新表格项 目。记录的填写应客观，不得捏造数据及信息。体系类别：社会与环境责任管理体系文件名称：记录管理程序文件编号：SER-*-B02保密等级口一级口二级口三级0受控页次4 OF 6版次A/0记录书写之字段不得漏填，无需填写的字段在空白栏上注上-字样。6.3 SER记录的保存、归档与处置：6. 3. 1各部门归口管理SER记录，每年度进行一次整理、分类、编码，装订 后归档。7. 3.2 SER书面记录应指定地点保存，保存地点应符合防火、防湿、防虫、 防鼠等条件;SER电子记录应做备份，以免计算机死机或系统崩溃导致 记录的破坏。8. 3.3 SER记录按规定时限保存，超期的记录每年各单位SER管理部门销毁 一次。9. 3.4具有永久保存价值的记录应整理归档，长期保存。6.4 各类记录可查询和查阅，借阅必须经记录部门主管批准，并登记。阅后必须 完整归还。6.5 记录表单的设计制作与变更：6. 5.1记录表单由文件记录人负责设计与变更，发行。7. 5. 2表单格式字段的设计须使记载SER的记录内容具备追溯性。8. 5.3表单的填写规范无法使填表人一目了然时须带书面填写说明或施以 教育训练。6. 6 SER记录文件收集：记录收集方式，由各撰写或保存单位依日期或编号顺序 自行归档，依此原则索引作为查询依据。6. 6.1记录表单须加以归档且在档案夹明显处注明文件名。6. 6.2数据应按照顺序、项目别建立/归档。6.7 SER记录一般至少须保存三年，如客户或法规有要求时另订。6.8SER记录处理：过期记录的销毁，由各部门指定人员于每年年度整理时清查 是否有过期记录，逾保存期限之SER记录由各保存单位自行销毁，电子文件 记录由执行干事确认后才能销毁。6.9取阅：SER记录的取阅由各部门部级主管同意即可，各部门SER记录保管人 取阅，阅后必须完整归还。7 .绩效指标无。8 .记录无O