【政府文案】公文写作业务培训：修改公文“六步法”.docx

公文写作业务培训：修改公文“六步法”公文的修改，是公文撰写过程中必不可少的重要一环。因此，在撰 写过程中，随时注意修改自己所写的公文，是写好公文的重要条件 之一。一篇公文的撰写过程，大体可分为三个阶段，即准备阶段、 写作阶段和修改阶段。一般所说的修改，是指在公文初稿写成以后 的修改，即公文写作过程中的最后阶段一一修改阶段。但实际上， 修改工作是贯穿在公文写作的全过程之中的。撰写一篇公文，从接 受任务到立意构思，从谋篇布局到初稿写成，往往需要反复推敲、 反复琢磨，有时还需要反复进行讨论和研究。这些虽然属于写作前 的准备阶段，但都带有修改的性质。而当提笔撰写时，一般也都是 边写边改。因此，我们也可以说，公文是改出来的。公文的撰写过 程，也就是一个不断修改的过程。公文只有经过修改以后，才能更 好地反映领导意图和客观实际。因为公文写作同文艺作品或其他文 章不同，它不是作者想写什么就写什么，也不是想怎样写就怎样写。 公文，不是作者个人创作的作品，也不是自己的研究成果，而是完 成领导机关或领导人交办的撰写任务。因此，初稿完成之后，必须 征求有关领导和有关部门的意见，有的还要经过集体讨论，才能最 后定稿。因此，这道修改的工序，是不能缺少的。公文又是指导性、 法规性和实用性很强的一种文体，它要求表述准确，逻辑严密，行文 流畅，而这些，也只有经过反复修改才能达 到。文不厌改，公文是 改出来的。不经修改的公文是没有的。同时，撰稿人员，也只有不 断修改，才能不断提高公文写作水平和思想政策水平，才能逐步提 高观察问题、分析问题的能力。公文修改的内容，小到标点符号， 大到主题思想，都属于修改的范围。主要有以下六个方面： 第一，修改主题。主题是公文的灵魂和统帅，也是一篇公文的中心 思想之所在。因此，修改公文，首先要考虑主题的修改。看看主题 思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘的是否深刻。只有 主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。主题的变动和修改，一 般有两种情况，一个是变动主题，一个是深化主题。所谓变动主 题，主要是指对原来不够确切或不够突出的主题所做的较大的修改, 或者原来的主题根本不符合要求，需要推倒重来，重新确立新的主 题。这种情况在起草大的工作报告或者工作总结时，由于撰稿人员 的政治思想水平的限制，起草的文稿站得不高，看得不远，经领导 讨论后，需要做较大的修改，或者推倒重来是常有的事。有时甚至 反复几遍，也是屡见不鲜的。所谓深化主题，主要是指原来的主题 思想基本上正确，但是表现的还不够深刻有力，需要进一步补充、 挖掘和深化，使主题思想更加明确，更加集中，而所做的修改和补 正。这种情况，在一般公文起草过程中，是常常遇到的。因为我们在 开始撰稿时，由于工作水平的局限性，对一些问题的认识往往看得不 深，想得不透，因此起草的稿子，常常犯一般化的毛病，文稿缺乏新 意。经过领导及同志们的讨论和反复修改，主题思想才得到进一步 的深化和提高。古今中外的经典作家，都强调“文 不厌改”，而且, 他们也大都是苦心孤诣地修改自己的文章的圣手。马克思写资本 论，从拟定写作计划到初稿完成，经过了多次的酝酿和修改。第一 卷写完后，还作了一次文字上的修饰才出版的。第二，修改观点。公文中的大小观点，都应该鲜明正确。观点错误 或片面，必然会影响公文的质量，给工作带来危害。因此，修改公 文要考虑观点是否正确，表达有无问题。凡属 思想感情不健康，看 法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑 的地方，都应该进行修改。否则就会影响内容的表达，甚至产生不良 的后果。第三，修改材料。材料是公文的基础，公文中的观点是 从材料中提 炼出来的。有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。公文 中的材料，不在于多，而在于精。材料要足以说明观点，要做到观 点和材料的有机统一。如果公文只有观点而无材料，或者有了材料 而不能说明观点，或者材料过多而淹没了观点，在这种情况下，对 材料就要进行适当的修改。修改材料，一般采用以下四种方法：1、去伪求真。公文所引用的材料，首要的条件，就是必须准确、真 实。不确切的材料，用在公文中轻则会伤害公文的说服力和权威性， 重则会给党和国家的工作带来损失和危害。一九五八年“大跃进” 时，有些地区和部门，违背实事求是的原则，把一些不切实际的材 料写入公文中，如“小麦亩产一万斤”等等，给工作带来很大的影 响，其教训是深刻的。因此，在公文修改过程中，必须认真考虑所 运用的材料 是否准确和真实。凡不准确和翔实的地方，都应该认真 地加以修改和更换。2、充实丰润。公文要具有说服力，必须有典型材料，如果内容空 泛，说理不充分，抽象的议论过多，缺乏典型具体的材料，在修改 过程中，就要设法增加和补充一些新的材料，使之更加完满和充实。 当然，增加材料，决不能“多多益善”，有什么材料都写上去，而应 该恰到好处，多少适度，能够说明问题为止。因此，增加材料必须 注意选择，要选用那些能够真正反映事物本质的典型材料，而不能 不顾需要，随便堆加。3、删繁就简。写公文，材料堆砌过多，势必使公文臃肿，甚至使主 题和观点被埋没在材料之中。这就要删繁就简，突出主题。一是要 删除不典型，和主题无关的材料。善删要肯 干割爱。要把那些虽然 生动，但从表达的需要来看，用多了 反而不利于观点的突出，这样 的材料就要割舍。二是要去掉多余的或重复的例证，使公文主题更加 集中。收集材料要以十当一，选择和运用材料时要以一当十。因此, 凡是与表达主题思想观点无关的材料，应当全部删去。即使与思想 观点有关，甚至很生动的材料，也要精选。能用两个典型材料说明 问题的，就不要用三个四个。4、精雕细琢。公文的初稿拟出后，一般来说还是比较粗糙的，只 是按照大致的思路将一些材料写进去，因此，还有考虑得不够细致 的地方，如有的材料不完善，有的自相矛盾等等。凡此种种，在修 改过程中，都需要仔细地加以修改。革命导师对自己论著中的材料， 向来是严肃认真的。克鲁普斯卡娅曾经说过，列宁从不凭记忆“大 致不差地”来叙述事实，他叙述事实是极确切的。在他的笔记本里 仔细地写了很多的统计表，当涉及有巨大意义和巨大比重的数字时, 他连已公布的数字表的总计也加以检查。仔细地检查每一事实，每 一数字，是他始终采用的方法。列宁这种严肃的写作态度是很值得我 们学习的。第四，修改结构。一篇公文，除了内容要正确以外，还要有一个与 之相适应的结构形式，形式不好，也会影响到内容的表达。在修改 公文过程中，还要注意公文结构的修改。修改公文结构，包括公文 总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的 更动等等，其目的都在于使公 文更加严谨、畅达、匀称和完整。因 此，对公文结构的修改，是非常必要的。公文结构的调整，一般有两种情况，一种是全篇结 构欠妥，需要重新另搭架子，重新组合，这种情况比较少；另一种 是局部结构需要作一些调整，小修小改，这种情况一般经常碰到。结构主要是解决材料的安排问题。比如，怎样安排层次和段落，怎 样开头，怎样结尾，等等，都要认 真加以考虑。在调整结构时，对 那些与主题无关的或关系不 大的枝蔓，要坚决剪除；对那些平淡无 味的句段，要认真地加工润色。第五，修改语言。公文的语言，要求准确、鲜明、精炼、生动。因 此，对公文的语言必须进行加工锤炼。公文语言的修改和锤炼，主要 有以下几种方法：1、修改不通顺的词句。用词造句不恰当，是公文写作中常见的毛病 之一。因此，初稿完成之后，应该反复推敲，把有毛病的词句去掉， 这是公文写作用好语言的第一点。写公文运用语言，首先应该要求 准确，在准确的基础上，再求简洁、生动。因此，语句通顺合理， 这是写应用文最起码的要求。不然，不仅影响意义的表达，还会造成 各种错误。2、删掉多余的字句，力避重复。在修改公文时，不仅要注意有无 错别字或漏句、掉字，而且还要把多余的文字语句删去。鲁迅的文 章，语言十分精练，从不拖泥带水。他说：“写完后至少看两遍， 竭力将可有可无的字、句，段删去，毫不可惜J（答北斗杂志社问）3、锤炼字句。由于公文写作语言的特点，要求语言精确、简练。因此，必须在语言上狠下功夫。鲁迅是很善于炼字炼句的，他的语言 精炼有力，是与他平时注意锻炼字句分不开的。第六，修改标点符号°标点符号是书面语言的“五官”，也是公文 不可缺少的有机组成部分。写公文，就要根据不同 情况，准确恰当 的使用标点符号。在公文写作中，标点符号使用上的毛病，存在着 各种不同的情况，我们在修改公文时，决不要忽视标点符号的修正， 不然就会给文件带来不利的影响，使公文不能很好地发挥其应有的 作用。修改公文十分重要，也十分复杂。要改好公文，需要注意以 下几个方面：第一，要有整体观念。修改公文，要统观全局，要从 全篇着眼，先从大处着手。公文对于实际工作，有时起着一字千钧 的作用，因此一字一句都要用得恰如其分。但开始修改时，不能急 于逐字逐句去抠，而要首先从全局着眼，统观全篇，树立 整体观念。 根据工作需要，首先要从思想内容、主题、观点和结构等方面去考 虑，看看中心思想是否突出，观点是否正确，措施是否切实可行。 然后再考虑局部问题，以及遣词造句等表现形式问题。千万不要本 末倒置。一切修改都要服从和服务于表达主题的需要，只有从全 篇着眼，先从大处着手，才能把公文修改好。第二，要有正确的态 度。修改公文，必须虚心听取大家的意见，认真把公文修改好。写 公文和自己写文章不同。写公文一般是代表组织或领导人和领导机关,因此，公文的修改必须按照集体讨论的意见进行修改，只有 集思广 益，虚心听取大家的意见，反复修改，才能把公文修改好。第三， 要有开阔的思想。修改公文，要自己超脱一些，站得高一些，眼界 要宽广，思想要开阔。在修改公文时。要 跳出自己的小圈子来观察 和思考问题，这样才能纵观全局，进一步提高公文的政治质量。第 四，要有强烈的时间观。公文的修改，不能像一般文章一样，采取 “冷处理”，而要抓紧时间修改，力求用最短的时间取得最佳的效果