第四章-行政部管理制度.docx

第四章行政部管理制度第一节办公室卫生制度一、总则1、为了优化办公环境的卫生，创建整齐、干净、优雅的工作环境，特制定 本制度。2、本制度适用于公司各办公室内及公共区域（地面、走廊、墙面、会议室 等）的卫生管理。3、行政部为公司环境卫生管理的职能部门，负责全公司的环境卫生管理工 作；各部门应当做好本部门卫生管理工作，责任到人。帮助行政部做好环境卫生 的管理工作。4、公司全部职员都应提高环境卫生意识，养成良好的环境卫生习惯。5、公司全部职员应严格依据本制度执行。二、各部门室内环境卫生管理1、公司职员个人的办公桌、椅、电脑、打印机等由运用者本人负责卫生。2、个人的文件、资料须摆放整齐，桌面应保持整齐、干净；与工作无关的 物品不得摆放桌面上，个人的餐具、用具等应单独放在抽屉或橱柜内。3、下班后个人的文件要整理、摆放整齐、座椅要归位。4、各部门依据本部门实际状况，制定本部门办公区域轮番值日表，严格依据 公司卫生标准执行。5、每天上班前各部门应将各自办公室卫生打扫干净。6、不得在办公室乱扔纸屑等垃圾，更不得随地吐痰。7、打扫卫生不得占用太长工作时间，全部公共区域卫生在8:10之前完成。三、公共区域环境卫生管理1、公共区域（展厅、卫生间等），周一到周五由全体行政职员轮番打扫， 周六由全体销售职员负责大清扫。2、公共区域的卫生施行轮番打扫，要求地面、烟灰缸、桌面、展台干净无 杂物灰尘。3、公共区域、墙面、地面、卫生间洁具等保持干净。9、驾驶员需严格办理用车手续后，方能运用车辆。任何部门的职员，不得 擅自不办理车辆运用手续，私自运用公司车辆，如有特殊状况，需向行政部相关 负责人汇报，说明车辆去向，经同意后方可运用。擅自不经允许私用车辆者，罚 款300兀以不警告。四、车辆的修理与保养1、车辆出现故障必需刚好书面报车队长，车队长查实经执行总裁批准后方 可进指定修理厂修理，未经批准擅自修理的费用，由该驾驶员本人自付。2、出车前检查：驾驶员出车前，应事先对用车进行检查，确认车况良好方可出车，检查包括 以下几个方面：检查燃料、润滑油、冷却液、电池水是否足够，制动器、离合器、总油泵 是否符合要求；检查轮胎气压是否正常，轮胎螺丝是否坚实；检查手、脚制动是否良好，各连接管道是否漏油；检查方向盘、转向器及挡直拉杆连接是否紧固、有效；检查喇叭、灯光、雨刷是否正常，电瓶接线是否坚固清洁；检查随车工具是否正常；检查车辆声音是否正常。3、收车后的检查：驾驶员出车返回公司后，应对用车例行检查后方可交车，收车后的检查主要 包括以下几个方面：检查轮胎气压是否正常，轮胎螺丝有无松动；检查车的冷却水、燃料、玻璃清洗液和电池水；检查灯及雨刷是否关闭，关好车门、车窗并锁上保险锁。驾驶员应常常整理车辆内部的杂物，保持车内及尾箱整齐；驾驶员应首先本人留意清理车辆清洁；如需由洗车场清洗时，应经车队长同意，方可进行清洗。五、车辆费用的管理1、公司车辆统一用公司加油卡加油，凡运用现金加油者公司不予报销，特 殊状况除外。2、公司车辆加油，须向财务申领加油卡并做好申领登记。3、车队长负责将公司办公车辆当月行驶公里数及油耗上报财务，由财务统 计当月各车辆实际行驶公里数、油耗、加油数量、金额等状况。4、车辆修理应提前上报有关部门，批准后由驾驶员负责到指定修理厂修理 后，由车队长签字确认后，由财务部审核后报选购经理审批后报销。5、行政部定期检查各车辆油耗的状况，要求车油耗与行驶公里数基本相符 合，对于用油与用车不相符的，由车队长追查，状况严峻者可警告，屡教不改者 上报领导赐予重罚。6、财务部、行政部可随时对各项费用进行审计，驾驶员必需主动协作。 六、行车平安及事故处理1、为了达到平安行车的目的，驾驶员出车必需做好以下几点：出车前有良好的精神面貌，杜绝疲惫车、带病车，严禁酒后驾驶；检查全部证件是否齐全；如需货物运输，检查好货物数量及包装是否完整，如有丢失、损坏等状 况发生，由驾驶员担当全部责任；驾驶员坚决遵守中华人民共和国道路交通平安法，不得违章行车；2、如在行车中，乘车人要求驾驶员违章的，驾驶员应坚决阻挡，否则，一 切责任由驾驶员负责，并对驾驶员处以300元罚款以示警告，乘车人处以1000 元罚款以示警告。3、由于驾驶员自身缘由造成的交通违章罚款和车辆损坏都由驾驶员担当全 部责任。4、驾驶员造成交通事故将一次性扣除出车平安奖。5、驾驶员驾驶车辆造成交通事故、人员伤亡及惩罚的，均由驾驶员自行担 当全部责任，公司不担当任何责任及连带责任。第七节消防平安管理为加强法制观念，提高消防意识，使消防平安管理逐步达到制度化的要求， 依据中华人民共和国消防条例特制定此制度。一、防火责任制1、行政部定期召开防火平安会议，解决火险隐患。2、发生火灾刚好进行扑救，并马上拨打“119”，组织查找火灾缘由，对有 关责任者进行处理。3、对消防器材、设施进行检查，保持清洁、灵敏好用，做到“三定”（即: 定数量，定部位，定负责人）。二、防火检查制1、防止火灾事故的发生，依据“预防为主，防消结合”的方针，加强防火 检查。2、对检查出的火灾隐患及担心全问题，实行有效措施并刚好整改，确保平 安。3、公共办公区域禁止吸烟。三、消防器材检查内容1、灭火器在运输和存放中，应避开倒放、雨淋、曝晒、强辐射和接触腐蚀 性物质。2、灭火器的存放环境温度应在TO45范围内。3、灭火器放置处，应保持干燥通风，防止筒体受潮腐蚀。应避开日光曝晒 和强辐射热，以免影响灭火器正常运用。4、灭火器应按制造厂规定的要求和检查周期，进行定期检查。四、消防器材的管理1、灭火器无论是运用过还是未经运用过，从生产日期（每具灭火器的筒体 上都有生产日期）算起，达到规定的修理年限后必需送修理单位进行修理，达到 报废年限的必需报废，修理中筒体经水压试验不合格的灭火器也必需报废。2、行政部必需加强对灭火器的日常管理和维护。要建立“灭火器台帐”， 登记类型、配置数量、设置部位和维护管理的责任人；明确维护管理责任人的职 责。3、行政部要对灭火器的维护状况至少每季度检查一次，检查内容包括：责 任人维护职责的落实状况，灭火器压力值是否处于正常压力范围，保险销和铅封 是否完好，灭火器不能挪作它用，摆放稳固，没有埋压，灭火器箱不得上锁，避开日光曝晒和强辐射热，灭火器是否在有效期内等，要将检查灭火器有效状态的 状况制作成“灭火器检查记录”，存档以利查证。第八节会议接待支配管理一、目的为规范公司各项会议及接待工作，统一会议、接待管理模式，提高会议、接待 质量，特制定本制度。公司全部会议、接待均由行政部全权负责筹办支配，如有 大型会议其他部门需协作行政部做好会前会后的全部工作，以确保会议正常有序 进行。二、会议分类1、公司内部会议2、政府接待会议3、大型团队参观接待会议4、行业分析会议5、工作述职会议6、其他会议三、会议打算1、凡涉及到多个部门人员参与的会议或由于阶段工作须要临时召开的会议，行 政部应在会议召开前一天统一支配，下达各部门；2、依据会议性质及规模布置会场；3、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提 前做好投影设备连接调试工作；4、会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并依据会议级别或 性质打算好会议饮用水或其他款待用品；5、特殊重大会议，应由行政部专人负责各项打算工作，具体包括以下内容：（1）会议议程支配（应提前报交公司领导或主要参会者）；（2）会议资料打算（如需分发应在入场前登记分发）；（3）会议场所布置；（4）会议服务人员的支配；（5）会议签到；(6)会后事项支配；(7)会议须要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。6、支配与会人员的接待车辆及食宿等问题。四、会议结束1、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并 将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发；2、大型会议确定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责，依据规定的 时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成状况报公司领导；3、会议期间所用到的全部财产须盘点清查，记录具体状况，如有丢失损坏须报 公司；4、递交会议总结，总结内容包括会议全过程的开支、其中的不足与改进方法等。第九节出入登记管理一、总则：为规范员工在办公时间内因业务须要须亲自处理或因私事需外出等行为，特制订 此管理方法，任何人办公时间需离开办公室外出都需填写外出登记表。二、外出规定1、员工外出前按(外出登记簿)规定逐项填写，呈请单位主管核准签字后， 方得外出。2、若因公外出，地点尚未确定者，应于到达后将地点、电话回报，以便有要 事告之时便利联系。3、外出回来必需填写返回时间并签字。4、因公外出不扣发薪津，但因私事之外出应事先请假，依请假方法办理之。5、违反规定之处理，依下列方式议处：(1)以外出为由办理私事者经查实，其外出时间以旷工论，不足半日者均以半 天计，半日以上，以全日计。(2)外出未依规定处理，经查外出系办公务，且经主管证明者，第一次口头警 告，其次次即予扣除5分。(3)外出未依规定处理，经查亦不能证明是办理公事者，扣除10分。公共区域卫生由前台职员负责检查、监督，若有卫生不合格现象前台工作人 员有权要求其重新打扫。备注：公司卫生由前台负责监督管理，每日检查，发觉不合规定的，扣罚当日 值班人2绩效分执行。由前台开出罚单，报财务，当月执行。其次节宿舍卫生、平安管理宿舍是公司依据工作须要免费为职员配备的，公司视须要支配职员统一入 住，为保证良好的宿舍秩序，使职员拥有一个平安、祥和、舒适、安静的生活、 休息环境，依据公司的实际状况及宿舍所处的特殊周边环境，制定本规定。一、职员住宿制度1、全部职员不得私自配制宿舍钥匙，如被发觉处以1000元的罚款，并取消 其住宿资格,若有货物丢失，照价赔偿，公司有权追究其法律责任。2、钥匙由前台保管，谁申领宿舍钥匙谁负责宿舍财产平安，如若发觉物品 丢失，照价赔偿，并取消其住宿资格。3、宿舍内部全部的公共财产，每个职员必需疼惜，不得随意搬迁，更不准 损坏和拆改，否则照价赔偿，并视其情节轻重赐予罚款。4、严禁男生上二楼女生宿舍（除工作外），女生在21:00前必需离开男生 宿舍。5、严禁男女混居一室，违者各处以1000元罚款并辞退其中一人。6、在住宿期间，无特殊状况当月累计不在宿舍住宿时间超过7天者，按自 动放弃住宿权力，宿舍管理职员有权责令其将东西搬出，同时支配他人入住。7、全部职员应节约用水、用电，杜绝长明灯、长流水等奢侈现象，一经发 觉本宿舍职员每人交纳100元，纳入宿舍集体费用中。8、严禁在宿舍内大声喧哗、播放大功率音响，影响他人休息。9、严禁在宿舍内聚众赌博或从事违法行为。10、严禁在宿舍聚众酗酒、打架闹事和其他影响团结的行为。11、未经批准，不得私自更换床位、房间。12、严禁未经请示，私自留宿外来人员。（违反本条罚100元，纳入宿舍费用）13、严禁在宿舍范围内搞封建迷信和作奸犯科活动。14、宿舍晚11点锁楼门，除特殊状况，12点后归来的职员不予开门，禁止 连绵不断的敲门，以免影响别人的正常休息，违者处以罚款100元。15、未经同意不得私用别人物品、以免造成误会，引起不必要的纠纷。16、宿舍内一律禁止养宠物，以确保环境清洁卫生。二、宿舍卫生制度自觉养成良好的卫生习惯，保持宿舍内外环境卫生清洁。1、留意室内通风，保证空气流畅。2、宿舍房间内卫生由住宿职员负责，如卫生不合格，房间内住宿职员集体 惩罚每人100元执行（纳入宿舍费用）。3、大厅、洗手间、厨房的卫生由当日值日生负责。4、宿舍卫生做到地面干净、墙壁清洁。严禁乱钉钉子、乱写乱画、乱扯绳 子等。如有发觉处以100元罚款以示警告。5、室内垃圾必需用袋装好，并一天一倒，不累集、堆放垃圾、杂物。不准 将室内垃圾扫到走廊等公共区域。6、宿舍门厅、走廊、楼梯的清洁，由男职员和女职员轮番负责，各负责一 周。7、行政部不定期抽查卫生状况，如发觉卫生严峻不合格，将对全部住宿职 员每人处以100元罚款。8、每个周末进行一次卫生和平安的全面打扫与检查，全体住宿职员全部参 与。9、行政部每月不定期抽查一次宿舍卫生，若出现上述问题责任人罚款1007C o三、消防平安管理1、自觉遵守各项消防平安制度，严禁随意挪动消防灭火器。2、禁止在职员宿舍范围内燃放烟花鞭炮。3、严禁在床上、靠近货物的地方吸烟。4、平安运用电器，做到人离灯熄、，断电源。不准私自接电、改电，违者处以200元罚款。5、发觉有平安隐患刚好报公司修理。四、离职人员1、辞职或解聘职员在办理离职手续后，二日之内必需离开宿舍（辞职或解聘职员宣布后，通知全体住宿职员）。2、离职职员搬出宿舍时，必需有公司职员在场，确认均系个人物品，赐予 放行。刚好将状况反馈行政部，予以结算工资。五、有以下行为的将取消其住宿资格：1、有偷窃行为；2、严峻违反宿舍管理制度；3、蓄意破坏宿舍内物品或设施；4、不听从公司支配、监督和管理；5、阻碍宿舍安静，影响宿舍安定团结；6、在宿舍聚众赌博、斗殴、酗酒及其他不良行为；7、其他严峻状况。备注：宿舍是公司为了使职员拥有一个平安、舒适的生活、休息环境免费供应的 场所，职员在住宿期间有任何意外发生，公司不担当任何责任及连带责任。第三节办公室低值易耗品管理一、总则1、为加强办公低值易耗品的管理，提高运用效率，削减奢侈，特制定本方法。2、办公低值易耗品的购置要严格按程序进行。3、办公低值易耗品的报废采纳集中审核，批量报废的方法。二、办公低值易耗品的范围本方法管理之办公低值易耗品指单价1000元以下（不含1000元）协助性办公生 产用品。三、办公低值易耗品管理体制1、行政部为办公低值易耗品实物管理部门。2、行政部设立办公低值易耗品运用台账进行管理。3、办公低值易耗品的管理以部门为单位，部门领导是本部门的责任人。四、办公低值易耗品的选购1、部门需选购 办公低值易耗品的书面提出申请，部门领导签署看法后报行 政部，汇总编制支配报选购部审核，按权限审批后由选购 部统一选购。2、单件物品价格500元（含500元）以上的办公低值易耗品的选购需经部门 主要负责人审核后报行政部。3、物品要尽可能修旧利废，做到物尽其用，节约运用。五、办公低值易耗品领用与管理1、行政部指定专人管理办公低值易耗品并建实物帐。2、办公低值易耗品的领用要严格进行领用登记，由领用人签名。3、行政部按季对物品的购买、运用及费用状况进行通报。4、对于调整出来、短暂不用的办公低值易耗品，行政部要做好爱护和保管工 作。5、每半年进行帐实核对，做到帐实相符。6、办公低值易耗品报废时应由运用部门书面说明缘由，部门主管领导签名确 认后报行政部。7、职工调离，部门领导需监督调离人员将个人运用的办公低值易耗品归还本 部门，否则按折价赔偿。第四节 员工餐厅管理为维护公司员工餐厅的正常秩序，给全体员工一个优良的用餐环境，特制定 本制度。一、餐厅工作人员管理制度1、工作人员保持衣帽整齐，严禁吸烟。2、餐厅内环境卫生做到整齐、无虫害，地面无油垢、无积水。3、调味品、辅料必需存放在有益容器内，做到无虫、无霉变。4、每日选购食品必需保证簇新、在保质期内。5、每日填写食品选购清单每周六交行政部办理签字手续。6、工作中严格依据伙食标准精打细算，在低成本的基础上要讲究养分搭配。7、整个烹饪过程必需仔细清洗保证按时按治安两供应。8、餐厅工作人员下班时必需保证关闭燃气及电源总阀。二、餐厅用餐人员管理制度1、严格依据就餐时间进餐。2、员工必需排队打饭并接受餐厅工作人员的管理。3、厉行节约，杜绝奢侈。4、员工需文明用餐、禁止大声喧哗。5、用餐完毕各自整理桌面，将食物残渣倒入指定垃圾桶。6、公司员工就餐后，餐具要放到指定位置，不能乱放，餐厅内禁止吸烟。备注：发觉员工就餐有奢侈现象者一次罚款50元。三、餐厅管理人员制度1、修订完善涉及在公司集体饮食的各项食堂管理制度与管理规范。2、建立分级责任制、层层签订责任书。3、建立食堂档案，管理员对员工食堂每周检查一次，加强对餐厅的检查和 指导。4、坚决杜绝没有通过体质健康检查的相关从业人员无证上岗现象，保证用 餐平安。5、定期做好餐厅的清扫和消毒工作，由行政部负责人监督进行。第五节前台工作职责前台主管主要职责：1、负责前台日常事务的管理工作；2、合理安排前台职员工作；3、对前台管理负全责；4、负责公司全部经前台的文字资料；5、对前台职员的各项工作进行监督；6、管理好各种办公设备，合理运用并提高设备的运用效率，提高节俭意识;7、负责接待来公司、展厅的客户及参观人员，并主动做好销售接待安排工 作；8、商务部货物出入需进行核实；9、全面负责公司的资产管理工作，包括水电管制，办公用品与劳保用品的 管理和固定资产登记、管理工作，避开公司资产流失和奢侈，努力为公司做好勤 检节约的实务工作；10、负责做好公司用水、电、暖的管理工作，仔细抓好水、电的计量基础管 理工作，定期检查和修理计量器具，搞好电器设备和线路的保养修理工作；11、做好办公环境卫生监督管理工作；12、协调公司各部门工作。前台接待专员主要职责：1、听从前台主管的领导，主动完成下达的各项任务；2、负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或帮助保安 处理；3、娴熟驾驭公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，供应常规的非保密 信息；4、对外联系如QQ、订餐、送水等工作；5、负责公司文字资料、客户资料归档、整理工作。6、负责公司部门级以上会议通知、场地支配、会场布置、签到；7、负责公司内外文件的收发、登记、传递、归档工作；8、时刻坚守在前台工作岗位，遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不 得随意离开；9、负责公司全部出入人员及货物的检查登记；10、负责公司办公环境卫生管理及监督相关工作；11、要说一般话，并且刚好、精确地接听、转接电话，且用语礼貌亲切，语 言简洁清晰，做到各事项仔细记录并传达给相关职员，作到不遗漏、延误；12、负责公司前台和总裁室的卫生清洁及物品摆放，并保持整齐干净；13、负责管理好公司植物等日常维护工作；14、负责领导出差预订机票、火车票、客房等；15、对公司资产进行登记管理；16、完成前台主管交办的其他或临时工作。第六节车队管理一、总则1、目的：为了加强公司车辆管理，确保车辆的有效运作，更好地为公司各部门服务，结合公司实际状况，特制定本制度。2、适用范围：本制度适用于公司全部车辆。本制度适用于公司专职驾驶员及因公务运用车辆的持有中华人民和国正式 驾驶执照的职员。3、管理职责行政部：负责统筹管理工作，包括车辆调配、车辆档案、跟踪、资格验证、 车辆年审、保险、修理、平安事故处理。负责制定车辆管理制度，考察各部门 车辆运用过程中的合法性、合理性、经济性，定期向执行总裁汇报总体状况并 提出检讨改善看法。车队长：负责全部办公车辆的调配、管理及修理维护工作，并严格把控各 项费用支出。管理职员：负责运用过程中的管理。二、驾驶员管理1、行政部应建立驾驶员档案（身份证、驾驶证复印件等），凡本公司的驾 驶员必需持有中华人民共和国正式驾驶执照。凡遗失车辆各种证件（行驶证等）， 致使公司车辆不能正常营运者，视情节轻重赐予相应的惩罚。2、驾驶员必需遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通平安 管理的规章规则，平安驾车，并应遵守公司其他相关的规章制度。驾驶员必需具 备高度的事业心、敬业精神、良好的职业道德和热忱为公司服务的精神。3、驾驶员出车在外必需随时与公司保持联系，第一时间回复公司的任何联 系，并随时留意自身通讯设备的正常运用。遇特殊状况不能按时返回的，应刚好 设法通知管理职员，并说明缘由。假如由于驾驶员疏忽大意造成长时间与公司失 去联系者，所发生的一系列事务由驾驶员担当。4、驾驶员未经批准，不得私自用车，不得将自己保管的车辆随意交给他人 驾驶或练习驾驶;严禁将车辆交给无证人驾驶;任何人不得利用公司车辆学开车。5、驾驶员在驾驶期间接打电话时间不得超过3分钟。6、驾驶员要肯定听从公司合理的工作支配，不准借故拖延或拒不出车。对工作支配有看法的，事后可向行政部部长反映。7、驾驶员要遵守交通规则，文明开车，不准危急驾车（包括超速、爬坡、紧 跟、争道、赛车等）、不准疲惫开车，不准酒后驾车。由此发生事故及损坏车辆 者，由驾驶员负责赔偿事故损失。8、驾驶员应疼惜公司车辆，做好车辆日常保养工作，常常检查车辆的主要 机件，做好发动机维护和保养。出车前应对自己所开车辆进行常规平安检查，确 保车辆正常平安行驶。三、车辆管理1、行政部依据车辆申请单进行车辆调配支配，驾驶员依据车辆运用申请单 要求进行出车。坚决做到无单不出车。2、任何职员申请用车都必需填写派车申请表，并填写清晰申请部门、 日期、申请人、用车事由、出车路程、用车时间等事项，报行政部领导签字审批 同意后，方可从专人手中领取钥匙后出车。派车申请单必需由运用人、部门负责 人、车辆管理职员三方签字方可生效。3、公司全部车辆仅限于因公外出访用，严禁任何职员公车私用或未经批准 私自用车。严禁管理职员利用职权要求驾驶员出私车，带私货，一经发觉，对管 理职员处以罚款300元。4、驾驶员有权拒绝管理职员非因公出车的工作支配。5、行政部应对每台车辆建立车辆档案，记录车辆的主要数据和资料，包括: 车辆型号、购买时间、保养记录、修理记录、出现故障、缘由以及车辆像片与各 种证件复印件等。6、凡车辆证件（行驶证、养路费、保险证明等）被盗或遗失的，须把遗失 过程书面报告行政部部长，并由遗失人办理有关手续，补办费用由本人支付。7、每车设置”车辆行驶记录表”，由驾驶职员负责填写，运用前应核对车 辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。运用后应记载行驶里程、时间、 地点、用途等。行政部每月依据开具派车单与车内”车辆行驶记录表”进行不定 期抽查。发觉记载不实、不全或未记载者，罚款100元以示警告。8、驾驶员每天工作后，将车辆停放在指定地点，不得随意停放，违反停放规定导致车辆损坏的费用由驾驶员支付。