电子文件归档与管理20110616.ppt

电子文件归档与管理电子文件归档与管理海南师范大学信息学院周瑞琼 2011-6-16电子文件归档与管理电子文件归档与管理一、电子文件的概述一、电子文件的概述二、电子文件归档管理二、电子文件归档管理三、电子文件行业标准介绍三、电子文件行业标准介绍一、电子文件的概述一、电子文件的概述(一)电子文件的含义电子文件的含义(二二)电子文件的种类电子文件的种类(三)电子文件的产生电子文件的产生(四四)电子文件特性电子文件特性(五五)电子文件的相关概念电子文件的相关概念(一一)电子文件的含义文件的定文件的定义义：指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。电子文件电子文件（Electronic Records）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、传递需设备。(一一)电子文件的含义电子文件电子文件与电子档案与电子档案 电子档案电子档案：是具有保存价值的已归档的电电子文件子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。国际档案理事会电子委员会1994年和1995年对全世界100个档案馆关于电子文件管理问卷的调查显示，凡作为“档案”接收和保存的电子文件，这些档案馆均称其为“电子文件”，而不称“电子档案”。(一一)电子文件的含义电子文件时代档案和文件的区别应该说还是存在的，因为不是所有的电子文件都会归档作为档案保存的。在电子文件大量产生的条件下，电子文件不可能杂乱无章地保存，必须根据内容、保管期限、密级等因素建立逻辑或物理的联系，所以不应盲目地在电子环境下混淆二者的界定。电子档案概念可定义为“具有保存价值的已归档的电子文件”，它不仅包括了具有凭证价值的电子文件，也包括了与这些电子文件有关的支持软件、参数和其他相关数据。(二二)电子文件的分类电子文件的分类 1.按计算机文件格式分按计算机文件格式分：（1）文本文件文本文件（Text，代码为T,*.txt）见文件实例（2）图形文件图形文件（Graphic，代码为G,*.gif)用计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图像文件。（如工程图纸）（3）图像文件图像文件（Image，代码为I,*.jpg)用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（数码照片）（4）视频（影像）文件视频（影像）文件（Video，代码为V,*.avi)用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。（5）音频（声音）文件音频（声音）文件（Audio，代码为A,*.au,*.wav)用音频设备获得并经计算机处理的文件。（6）数据（库）文件数据（库）文件（Database，代码为D,*.dbf)采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（7）程序文件程序文件，亦称计算机文件(Program,代码为P,*.exe,*.prg）（8）多媒体文件多媒体文件（Multimedia,代码为M,*.midi)用计算机多媒体技术制作的文件。2.按作用类型分按作用类型分：草稿类电子文件草稿类电子文件(R)，以纸质文件为主，一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子文件还具有查找作用，现在多数不保存；辅助类电子文件辅助类电子文件(U)，为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除；正式电子文件正式电子文件(O)，有的单位实行无纸办公，通过网络只发电子文件，不发纸文件或将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。电子文件性质代码：R草稿性电子文件；U非正式电子文件；O正式电子文件；N无纸电子文件；T文本文件；I一图象文件；G图形文件；V一影像文件；A声音文件；M多媒体文件；P计算机程序；D数据文件。(三)电子文件的产生电子文件的产生1.办公领域中电子文件的产生2.生产领域中电子文件的产生3.电子商务中电子文件的产生1.办公领域中电子文件的产生（1）办公自动化系统如海南师范大学的办公系统。（2）网络环境下的电子政府政府信息服务系统、国家公安与执法网络、政府的电子邮件系统、用电子方式提供政府福利2.生产领域中电子文件的产生事务型、管理型、辅助决策型计算机辅助设计与制造（CAD/CAM）如海南师范大学的教务管理系统：学生档案，课程档案，教师档案。3.电子商务中电子文件的产生电子商务中的网络交易合同电子商务中的电子支付（四）（四）电子文件的特性电子文件的特性 1.电子文件是数字化信息技术的产物。电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码0或1的形式存在。计算机录入汉字的方法有多种。如键盘录入法、扫描录入法、语音录入法、手写录入法等。电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。所以可以做到复制后得到的电子文件与原来的电子文件无任何区别。（四）（四）电子文件的特性电子文件的特性 2.电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。（四）（四）电子文件的特性电子文件的特性 1.电子文件信息的电子文件信息的非直读性非直读性 2.多种信息媒体的集成多种信息媒体的集成互动性互动性3.逻辑上的逻辑上的自由组合性自由组合性4.信息存储的信息存储的高密度性高密度性5.物理空间的物理空间的自由移动性自由移动性6.信息信息共享性共享性及及不安全性不安全性(五）电子文件的相关概念五）电子文件的相关概念背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件的背景信息和元数据这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间？计算机文件的格式，大小，用什么编辑、查看软件？背景信息元数据附件(五）电子文件的相关概念五）电子文件的相关概念逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。(五）电子文件的相关概念五）电子文件的相关概念电子文件真实性电子文件真实性、完整性、有效性真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。完整性，真实性，有效性的保证骇客文件利用者文件是完整的，真实的吗？电子印章，电子签名(五）电子文件的相关概念五）电子文件的相关概念捕获：指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。迁移：指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。二、电子文件归档管理二、电子文件归档管理（一）电子文件管理的现状（一）电子文件管理的现状（二）国家电子档案标准化建设（二）国家电子档案标准化建设（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（四）电子文件归档与电子档案管理（四）电子文件归档与电子档案管理功能需求功能需求 （一）电子文件管理的现状（一）电子文件管理的现状1.草稿性电子文件草稿性电子文件被忽视被忽视 2.辅助性电子文件辅助性电子文件处于混乱状态处于混乱状态 3.正式电子文件正式电子文件归档程序不够完善归档程序不够完善 4.电子文件存贮载体不安全电子文件存贮载体不安全（二）国家电子档案标准化建设（二）国家电子档案标准化建设 1996年年10 月月开始，我国第一个电我国第一个电子文件管理国家标准子文件管理国家标准CAD电子文件光电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理电子文件归档与档案管理（GB/T 17678.1-1999）发布。）发布。（二）国家电子档案标准化建设（二）国家电子档案标准化建设 此后，相继发布了此后，相继发布了2.电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）3.纸质档案数字化技术规范纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）、）、4.公务电子邮件归档与管理规则公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32-2005）。）。（二）国家电子档案标准化建设（二）国家电子档案标准化建设5.制订和发布的电子档案目录交换标准有：制订和发布的电子档案目录交换标准有：全全国革命历史档案数据采集标准国革命历史档案数据采集标准 革命历史档案机革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式读目录软磁盘数据交换格式（DA/T 17.5-1995）6.民国档案目录中心数据采集标准民国档案目录中心数据采集标准 民国档案机民国档案机读目录软磁盘数据交换格式（读目录软磁盘数据交换格式（DA/T 20.4-1999）7.明清档案目录中心数据采集标准明清档案目录中心数据采集标准 明清档案机明清档案机读目录数据交换格式读目录数据交换格式（DA/T 33-2005）。）。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）A、总则：1.电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。2.应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）3.应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。4.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载本形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）5.具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。6.应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）B、保证电子文件的真实性、完整性和有效性1.从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。2.应采取可靠的安全保护技术措施，保证电子文件的真实性。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）3.应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。4.应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）5.电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有:网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）C、电子文件的收集与积累当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）收集时应将文件转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。定期制作电子文件的备份。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）D、电子文件的登记每份电子文件均应在电子文件登记表中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）E、电子文件的归档 鉴定 检测 归档鉴定：对电子文件的真实性、完整性、有效性鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。检测：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）归档：文件形成部门或信息管理部门定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部 门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。注：对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。（三）电子文件归档与管理规范（三）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）注：凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。注：把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。（四）电子文件归档与电子档电子文件归档与电子档案管理功能需求案管理功能需求手工环境下文书档案归档整理操作方法：手工环境下文书档案归档整理操作方法：办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能电子文件管理目标与原则手工环境下文书档案归档整理手工环境下文书档案归档整理操作方法：操作方法：收集：收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。即“红头文件”和“白头文件”。归档判断：归档范围和不归档范围。装订：以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，分类：归档文件采用年度保管期限分类法进行分类排列：把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起编号：将归档文件在全宗中的位置标识为符号编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。装盒：按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能收文管理模块流程：1.签收2.登记3.审核4.拟办5.批办6.承办7.催办办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能收文管理模块必备功能：1.对电子文件收文工作流程进行跟踪2.自动记录各程序操作者、运转时间及办理情况。3.自动提示相关工作人员的待办事项。4.自动采集并填写电子文件登记表中的相关内容。办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能发文管理模块流程：1.草拟2.部门领导审核3.审核4.签发5.复核6.登记7.发布办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能发文管理模块必备功能：1.能够自动记录电子文件形成、流转的时间和过程，能够打印记录内容。并自动提示单位工作人员的待办事情。2.可以记录并显示电子文件的历次修改痕迹。3.工作流程是不可逆的。4.电子签章和电子签名应该有保障措施。5.档案部门应该具有对电子文件的流转、归档等过程进行监控的权力。6.系统可以自动采集并填写电子文件登记表中的相关内容。发文实例-进入发文模块发文实例-填发文表单发文实例-拟稿发文实例-送处长审核发文实例-处长作意见处长作意见后发送到分管领导审批，如此直到流程走完。发文实例-登记、归档在发文结束之后，档案管理人员可通过“发文登记”模块对发文进行登记，对需要归档的文件通过“发文归档”模块发送到琼兰档案系统或电子文件管理系统进行管理。办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能电子文件归档流程P306：1.鉴定2.填写归档处理单（参考样板见P305）3.给予归档标识4.预归档5.调整归档电子文件6.检测归档电子文件7.归档办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能电子文件归档管理模块（对办理完毕的电子文件鉴定、整理、并进行在线归档）必备功能：1.对办理完毕的公文进行在线归档2.设置归档处理单（参考样板见P305）。3.设置预归档库。4.收集电子文件的元数据和背景信息，进行封装并发送的电子文件归档管理系统。电子文件管理目标与原则电子文件管理目标与原则 1 1、电子文件管理目标、电子文件管理目标（1）保障电子文件的真实性（2）保障电子文件的完整性（3）保障电子文件的长期可读性2、电子文件管理原则、电子文件管理原则（1）前端控制原则（2）全程管理原则 2、电子文件管理原则、电子文件管理原则前端控制原则前端控制原则 前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。全程管理原则全程管理原则 电子文件的全程管理是：一种全面的管理；一种系统的管理；一种过程管理。电子文件管理系统电子文件的管理是复杂的，其范围也较广，需要特定的软件系统来进行管理。这样的一个系统就称之为“电子文件管理系统”。其主要功能包括：收集电子文件，分类和保管，提供利用等。典型的电子文件生命周期办公系统拟稿公文交换系统电子文件管理系统审核校对签发盖章交换鉴定保管、利用移交、销毁归档发文文件在OA中处理过程举例拟稿审核校对签发盖章2009-6-6 10:20 蔡科长拟稿10:50 候处长审核11:10 打字室小王校对15:50 张局长签发16:10 机要室小张盖章电子文件的背景信息电子文件归档在办公系统中应提供电子文件归档的功能。电子文件封装包背景信息元数据电子印章，电子签名附件把所有的东西打包在一起电子文件封装包中的内容电子文件封装包中的内容（续）三、电子文件行业标准介绍三、电子文件行业标准介绍1、2、电子文件元数据标准电子文件元数据标准3、电子文件管理细则电子文件管理细则三、电子文件行业标准介绍三、电子文件行业标准介绍2、电子文件元数据标准电子文件元数据标准电子文件元数据：电子文件元数据：描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。2、电子文件元数据标准电子文件元数据标准编制目的编制目的1.对文件及相关实体进行标准化描述；2.实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作；3.为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据；4.为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。三、电子文件行业标准介绍三、电子文件行业标准介绍3、电子文件管理细则电子文件管理细则第一部分：文书电子文件元数据方案第一部分：文书电子文件元数据方案本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。著录的一般要求。本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。单位和其他社会组织可以参照执行。本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。字化图像、文本的管理。3、电子文件管理细则电子文件管理细则第二部分：电子文件长期保存格式需求第二部分：电子文件长期保存格式需求本标准明确了电子文件长期保存格式的本标准明确了电子文件长期保存格式的需求。需求。本标准适用于各级档案馆、机关、企业、本标准适用于各级档案馆、机关、企业、事业单位和其他社会组织电子文件的长事业单位和其他社会组织电子文件的长期保存。期保存。3、电子文件管理细则电子文件管理细则第三部分：基于第三部分：基于XML的电子文件封装规范的电子文件封装规范本标准规定了基于本标准规定了基于XML的电子文件封装格式和的电子文件封装格式和要求。要求。本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织。本标准主要应用于文本单位和其他社会组织。本标准主要应用于文本文件和静态图像文件的封装。文件和静态图像文件的封装。封装封装 encapsulate：将电子文件及其元数据：将电子文件及其元数据按指定结构打包的过程。按指定结构打包的过程。