行政部工作职责内容.xls

行政工 作职责 内容序号 职责项 目 工作 职责 备注一 宿舍管理1、负责入住员工的宿舍安排、登记和协调工作，并合理进行宿舍床位分配、调整。2、每周不定时的对宿舍区域进行卫生等检查,对问题点进行记录并及时通知整改，月底进行全厂通报。3、检查公共设施完好情况，对损坏的及时上报安排维修。4、管控宿舍的水电及安全，保障员工的正常生活。5、遇员工突发事件，及时向公司汇报并及时处理。6、维护宿舍秩序，制止员工的违纪行为。7、宿舍楼内的有关事项的协调和联系工作。8、维护宿舍安全，预防灾害及突发事件的发生。9、定期组织福利人对宿舍公共区域的卫生清洁及垃圾清运工作。10、及时了解与解决员工住宿方面的问题。11、每2个月收缴1次住宿员工水电费用，并上交到财务部。12、宿舍文化标语的制作、张贴和更换。13、每月10日之前上交上月宿舍人员变动及新员工入住情况到财务部。14、编制执行员工宿舍管理的各项规章制度，对员工宿舍实行全面管理。二 就餐管理1、每周不定时的对车间就餐情况进行了解，对问题点进行记录并拍照留存，并及时对问题点进行整改。2、每月对员工进行满意度调查分析，并将员工就餐情况上报领导，同时反馈给供应商。3、每月对送餐供应商的厨房环境卫生等情况进行全面检查记录，对问题点提出整改，并将检查情况上报领导。4、协调处理好供应商、员工、公司三者之间的关系。三 档案管理1、档案催收、核对，整理、拆钉、排序、编目、盖归档章、装盒、上柜、办理档案交接手续。2、指导、督促各部门档案管理。3、档案日常维护及使用管理。（档案的调档、复印、查看等必须经公司领导审批后方可）4、档案室卫生、防火、防蛀等环境维护。三 档案管理5、组织档案文件的收集、整理、保存，处理过期/失效档案。6、模具产品出运后及时跟进档案事宜，对不配合或延迟上交档案资料的部门进行处理。7、编制执行档案管理作业规范标准、方式方法、流程。四 办公用品1、制订办公用品采购计划和预算，并实施采购。2、办公用品发放和日常领用登记。3、每月25日前完成对办公用品入库和出库数据的NUMP系统录入。4、办公用品费用发票报销、处理。5、每月27日前对各部门办公用品领用费用进行统计、分析。并于每月月初发布上月办公用品领用数据到各部门。6、核实、提报办公用固定资产维护、报废申请并组织处置。7、建立办公用品行政采购方法、作业流程、领用规范标准等管理制度，并组织实施。8、每半年至少一次对办公用品供货商进行重新评估、核价、审批。五 专利管理1、专利申请。2、与专利代理机构进行联系，办理相关手续和费用，并相应备案。3、各项专利费用的付款申请，并跟踪付款流程，确保款项及时付清及递交相应发票给财务部。4、申请和管理各类专利政府资助基金和认定，及时了解和掌握优惠政策，确保公司获得各项政府资助和认定，并把相关申报资料及时归档保存。5、专利证书的保管、登记和使用。六 商标管理1、在产品信息对外公布前，与市场销售部论证商标注册事宜，并确定方案。2、负责商标注册与后续管理事宜。3、负责保管商标注册证书及相关文件。4、跟踪商标注册情况，发现问题及时解决并上报领导。七 工作服 1、工作服的发放和日常领用登记。行政工 作职责 内容序号 职责项 目 工作 职责 备注七 工作服2、工作服购买的登记，每两月统计购买金额并上交财务部。2、每年4月（夏装）/8月（冬装）对工作服库存进行盘点。3、库存工作服的日常保管和整理。4、根据库存情况提出订购方案，报领导审批后再实施采购。5、对工作服制作过程中的面料质量、做工精细等进行监督跟踪。八 证照管理1、每年3月-6月组织办理公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的注册、年审及变更手续。2、公司荣誉证书、奖牌、体系证书等的日常保管和整理，证书的分类及年限登记。九 会议管理1、组织公司会议的协调、准备和会议服务。2、会议通知、材料准备、会场布置。3、有关会议的记录、整理、发放、监督、反馈和登记工作。4、对会议决议执行情况的跟踪、监督、检查、评价、汇报。5、公司会议、培训的会场组织及善后处理。十 文件管理1、公司公文的打印、装订、编号、分发、存档。2、外来公文的签收、登记、送阅、催办以及文件清退。3、来信、传真的收发、登记、转送。4、报纸、刊物征订工作。5、公司各类文件的拟制、送审、文件登记、处理、存档和上呈及下发等工作。十一 行政管理1、公司行政管理制度的健全和完善工作。2、监督和检查行政管理制度执行情况，对违反规章制度的行为进行处罚。3、公司有关文件、制度和纪律的制订、修改、送审、分发、实施、检查和汇报。4、公司制度化推进工作。十二 项目管理 1、政府性项目的查询、联系、评估立项、撰写、审批、申报。行政工 作职责 内容序号 职责项 目 工作 职责 备注十二 项目管理 2、与政府相关部门保持联系，处理好之间的公关工作。十三 上级组织关系1、上级工会、团委等组织的接待。2、按上级组织的要求编写材料并按时上交。3、处理好同上级组织之间的关系。十四 后勤服务1、公司礼品、福利品的采购、保管和发放等管理。2、员工名片的印制。3、文印设备的维护、使用及耗材更换。4、报纸的整理及对外日常更换。5、各部门飞机票、火车票的预定事务。6、公司内公共设施的检查维护，发现损坏的及时上报维修。7、办理企业开业注册、合并、分立、兼并、解散、清算、注销等工商事务。8、公司车辆违章情况查询、记录，并依规处理，与具体责任人确认，并提交领导审批。9、每周一、四检查厕所洗手液、卷纸的更换和检查工作。10、每月不定期对厂区及宿舍区域公共设施的安全检查，发现损坏及时上报保卫科与总务科安排维修。11、营销部招待水果、礼品及相关物品的购买。十五 客户关系1、完成公司领导安排的客户联系工作任务，与客户保持联系，及时反映客户情况。2、每月20-25日结算各项行政费用，包括移动、电信等公司发票结算，处理公司与客户之间的相关事务。十六 临时工作1、完成公司和部门领导安排的有关工作计划和临时工作。2、工作完成后及时反馈、汇报十七 企业用品制作1、企业档案袋、水笔等文化用品的制作、发放。2、对市场行情进行了解，制定采购报告交领导审核。十八 绿化维护 1、监督公司区域绿化植被维护工作，每周检查跟进维护一次。行政工 作职责 内容序号 职责项 目 工作 职责 备注十九 6S检查1、不定期对公司的公共区域、办公室、车间进行检查并做好检查记录，同时协助福利科、保卫科做好日常的6S监督工作。二十 节日气氛 1、重大节日组织布置装扮气球、灯笼、横幅等营造节日气氛。二十一企业活动 1、企业活动的策划、组织及实施。二十二厂区电表 1、每月25日抄厂区电表并交给财务部。二十三印章管理 1、印章的刻制、保管、分发、回收、登记、销毁管理。行政工 作职责 内容序号 职责项 目 工作 职责 备注