PPT制作技巧.pdf

P P T 的使用技巧1、快速放映：无需点击菜单栏中“观看放映”选项，直接按 F 5 键，幻灯片就开始放映。2、快速停止放映：除了按“E S C”键外还可以按“-”键，快速停止放映。3、任意进到第 n 张幻灯片：在放映中如果你想回到或进到第 n 张幻灯片，怎样操作能快速实现？此时你只要按数字 n，再同时按“+”和回车键，就可以实现。4、快 速显 示黑 屏，或 从黑 屏返 回到 幻灯片 放映：在 放映中 如果 你想 显示黑 屏，此时 你只 要按一 下 B 或者“.”键，就可以实现。此时再重复按一下 B 或者“.”键，又可从黑屏返回到幻灯片放映。5、显 示白屏，或从 白屏返 回到幻 灯片放 映：按 W 或者“，”键，就可以 从放映 状态切 换到显 示白屏，再重复按一下 W 或者“，”键，又可从白屏返回到幻灯片放映。6、隐藏 和 显 示 鼠 标指 针：放映 时 鼠 标指 针 老 是出 现 在 画面 上 可能 会 让 人感 觉 不 舒服，此 时按 CT R L+H 就可以隐藏鼠标指针；反过来按 CT R L+A 隐藏的鼠标指针又会重现。7、返回到第一 张幻灯片：你只要同时按 住鼠标的左右键 2 秒以上，就可 以从任意放映页面快速返 回到第一张幻灯片。8、暂停或重新开始自动幻灯片放映：对于自动放映的幻灯片，如果你想暂停或者重新开始自动 放映，此时只要按 S 或者“+”键就可以实现。9、放映过 程中也可以在幻灯 片上书写：a）在幻灯 片的放映过程中，有可能要在幻灯片 上写写划划，例如画一幅图表或者在字词下面划线加注重号。这时可以利用 P P T 所拥有的虚拟注释笔，在作演示的同时也可以在幻灯片上作标记。b)使用注释笔方法：首先在幻灯片放映窗口中单 击鼠标右键，出现图 5，再依次选择“指针选项”、“绘图笔”即可，用画笔完成所需动作之后，再按 E S C 键退出绘图状态。1 0、在 幻 灯 片 放 映 过 程 中 显 示 快 捷 方 式:在 放 映 P P T 幻 灯 片 时 如 果 你 忘 记 了 快 速 快 捷 方 式，你 只 需 按 下F 1(或 S H I F T+?)，就会出现一个帮助窗口，参照其中的内容。1 1、在 P P T 当中把图片裁剪成任意的形状：首先利用“绘图”工具栏画一个想要裁剪的图形，如椭圆。选中椭圆 后单击“绘图”工具栏 上“填充颜 色”按钮右 侧 黑三角，从列 表菜单中 单击“填充效 果”命令。打开选择“图片”选项卡，单击(选择图片)按钮，从“选择图片”对话框中找到合适的图 片，单击(插入)按钮后 返回 到“填 充效 果”对 话框 最 后单 击(确 定)按 钮后 退 出。此图 片 当作 椭 圆图 形 的背 景出 现，改 变 了原 来的矩形形状，获得了满意的裁剪图片效果1 2、从已 有 P P T 文 档中 提 取母 板：1）用 P P T 打 开已 有 的 P P T 文 档 2）点击 视 图 母 板 幻 灯片 母 板 3）点击文件另存为，在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版”(文件后缀名为.p o t)1 3、有关 P P T 模板设计:P P T 封面模板、背景模板以及正文中图表模板在封面模板的设计中，要充分考虑以下几个因素：（1）所讨论的主题特点；（2）所处的行业特点；（3）所面向的受众群体。背景模 板尽量简 洁流畅、色泽选择 能突出你 的内容。记住：好背 景是为了 突出你报 告的内容。千万要 预防这种抱怨：“听了整整一个下午，就没记住那位专家到底讲了什么，晃在我眼前的尽是美丽的图片。”正文图表模板的选择要注意的：好的 P P T 片绝对不能是整片都是文字，否则你的报告可就要渣了！记住能把文字变为图表的都要变为图表，当然也别因为本栏目提供了大量的精美图表模板就可以滥用1 4 在演示文稿中插入表格的方法：1）插入 W o r d 表格单 击“插 入”?“图 片”?“M i c r o s o f t W o r d 表 格”后，在“插 入 表格”对 话 框上 设 定 行、列 数，然 后单击“确定”。仔细观察菜单、工具栏等后不难发现，此时，相当于（调用）进入了 W o r d。表格的编辑方法 与在 W o r d 中 一样。编 辑完 成 后，在 表 格 外任 意 处单 击，即返 回 P P T。若需 再 次 编辑 该 表 格，则 在 其上双击，即可进入 W o r d。2)插入 P P T 表格若（创 建）插入 新幻灯片 时，选用 了“表格”版式，则在“双击此 处添加表 格”处双击 后，在“插入表格”对话框 上设定行、列数，然后单击“确定”。表格 即创建完 成。借助“表格和 边框”工具栏，表格的编辑方法与 W o r d 中编辑表格的方法基本相同。3)插入 W o r d 表格新方法a)将 W o r d 文件中的表格复制到剪贴板上。b)将光 标移 至需 插入 W o r d 表格 的幻 灯片（在 P P T 中），单 击“插入”?“对象”，再 在“插入 对象”对话框上，选中“新建”单选框（默认选项）；在“对象类型”框中选中“M i c r o s o f t W o r d 文档”，然后单击“确定”。c)将 W o r d 表格直接粘贴进幻灯片上的 W o r d 文档框即可。此后的编辑方法与 W o r d 中的编辑方法相同。1 5、F l a s h 动画“闪”在 P P T 中的四种方法：一、使用“S h o c k w a v e F l a s h O b j e c t”控件法1）运行 P P T 2 0 0 0，切换到要插入 F l a s h 动画的幻灯片。2）单 击“视 图”菜 单，在 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 单 击“工 具 栏”，再 在 弹 出 的 子 菜 单 中 单 击“控 件 工 具箱”，便出现“控件工具箱”。3）单击“控件工具箱”中的“其他控件”（工具箱中的最后一个按钮，即上图中用圈圈住的），弹出A c t i v e X 控件窗口，窗口中列出了系统已 经安装的所有 A c t i v e X 控件。利用键盘上的光标控 制键，在控件列表中找到“S h o c k w a v e F l a s h O b j e c t”并单击，此时系统会自动关闭控件窗口。4）将光 标 移 动到 P P T 的 编辑 区 域 中，光 标 变成“十”字 形，按 下 鼠标 并 拖 动，画 出 适当 大 小 的矩 形框，这个矩形区域就是播放动画的区域。5）右单击矩形框，在出现的快捷菜单中单击“属性”，出现“属性”窗口。6）单击“属性”窗口中 的“自定义”一栏，此栏右端便出 现一按钮（上 图中用圈圈定 部分）。单击 该按 钮，出现“属 性页”窗 口，在“影 片 U R L”右 侧文 本框 中输 入“我 的文 件”F l a s h 动 画的 完整 路径（如果 F l a s h 动画 与 P P T 文件 处于同一 目录中，也可以只 输入 F l a s h 动画 文件名），且 必须带后 缀名“.s w f”。别的 项目采用 系统默认 的即可，最后按“确定”返回 P P T。7）放 映该幻灯 片，你所 期待的 画面就出现了。提示：a)使用 该方法 的前提 是系统中 须有“S h o c k w a v e F l a s h O b j e c t”控件。这个 问题不 用担心，此控件绝大多数机器中都已安装。b)在步骤 5 中双击矩形框也可以打开“属性”窗口。c)也 可 以 在“属 性”窗 口“M o v i e”一 栏 右 侧 的 文 本 框 中 直 接 输 入 F l a s h 动 画 的 路 径 而 不 用 步骤 6 自定义的方式。d)设定 的矩 形框的 大小 就是 放映时 动画 窗口的 大小，当 然它的 大小 是可以 通过 拖动 矩形框 的句 柄随 意 改变 的。F l a s h 动 画播 放 时，鼠 标处 在 F l a s h 播 放窗 口，响 应 F l a s h 的 鼠标 事 件；处 在 F l a s h 播 放窗口外，响应 P P T 的鼠标事件。二、插入对象法1)运行 P P T 2 0 0 0，切换到要插入 F l a s h 动画的幻灯片。2)单击“插入”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“对象”，此时会弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”，单击“浏览”，在出现的“浏览”对话框中找到“我的文档”中的“我的文件”并双击，F l a s h动画的路径便会出现在“插入对象”对话框中的文本框中，最后单击“确定”返回 P P T。3)这 时，幻 灯 片 上 便 出现 了 一 个 F l a s h 动 画 的图 标，图 标 的大 小 和 位 置，可 以 根 据 需 要随 意 改 变。右单击该图标，在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”，出现“动作设置”对话框。4)激活 对象 的方式 可以为“单击 鼠标”也可 以是“鼠标 移动”，本 例采 用系统 默认的“单击 鼠标”。再选中“单击鼠标”标签中的“对象动作”，最后单击“确定”，完成激活动画的设置，返回 P P T。5)放映该幻灯片，当鼠标单击 F l a s h 动画图标时，出现一询问框，单击“是”，系统便会调用 F l a s h 程序来播放动画。三、插入超级链接法1)运行 P P T 2 0 0 0，切换到要插入 F l a s h 动画的幻灯片。2)在其中建立任意一个对象（如一段文字、一张图片等）。选中这个对象，单击“插入”菜单，在弹出的下拉 菜单中单 击“超级链 接”（以上 操作也可 以换为“右单击 对象，从 弹出的快 捷菜单中 单击 超级链接”），此时会弹出“插入超级链接”对话框，系统默认链接到的对象是对话框左侧上部的“原有文件或W e b 页”。单击右侧的“文件”按钮，在出现的“链接到文件”对话框中从“我的文档”中找到“我的文件”并双击，F l a s h 动画的路径便自动出现在“插入超级链接”对话框中，最后单击“确定”返回 P P T。3)放映 该幻 灯片，当鼠标 单击 设置了 超级 链接的 对象 时，会 出现一 询问 框，单 击“确定”，系 统便 会调用 F l a s h 程序来播放动画。四、动作设置法1)运行 P P T 2 0 0 0，切换到要插入 F l a s h 动画的幻灯片。2)在其中建立任意一个对象（如一段文字、一张图片等）。右单击该对象，在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”，出现“动作设置”对话框。3)激活 对象 的方式 可以为“单击 鼠标”也可 以是“鼠标 移动”，例 如采 用系统 默认的“单击 鼠标”。再选中“超级链 接到”，单击 右侧朝下 的小 黑箭 头，弹 出一个下 拉列表，单击最下 端的“其他文 件”，在出现的“超级链接到其他文件”对话框中从“我的文档”中找到“我的文件”并双击，F l a s h 动画的路径便自动出现在“动作设置”对话框中，单击“确定”返回 P P T。4)放映 该幻 灯片，当鼠标 单击 设置了 动作 设置的 对象 时，会 出现一 询问 框，单 击“确定”，系 统便 会调用 F l a s h 程序来播放动画。上 述四 法，各有 长 短。方 法 1 虽 然设 置 较 繁琐，但 是动 画 直 接在 P P T 窗 口中 播 放，便 于 控 制，流 程 显得紧凑；后面 3 种方法，虽然设置简单，但是播放 F l a s h 文件时，需启动 F l a s h 程序，播放完还要关 闭 F l a s h程序，流程显得松散。1 6、P P T 中插入视频的三种方法一、直接播放视频这种 播放方法 是将事先 准备好的 视频文件 作为电影 文件直接 插入到幻 灯片中，该方法是 最简单、最直观的一种方法，使用这种方 法将视频文件插入到幻灯片中后，P P T 只提供简单的 暂停 和 继续播放 控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合 P P T 初学者.1)运行 P P T 程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。2)将鼠 标移 动到菜 单栏中，单 击其中 的“插入”选项，从 打开的 下拉菜 单中 执行“插入 影片 文件”命令。3)在 随 后弹 出 的 文 件选 择 对 话 框中，将 事 先准 备 好 的视 频 文 件 选中，并 单 击 添 加 按 钮，这 样 就 能 将视频文件插入到幻灯片中了。4)用 鼠 标选 中 视 频 文件，并 将 它移 动 到 合 适的 位 置，然 后 根 据 屏幕 的 提 示 直接 点 选 播 放 按 钮 来播 放视频，或者选中自动播放方式。5)在播 放过 程中，可以将 鼠标 移动到 视频 窗口中，单 击一下，视频 就能 暂停播 放。如果想 继续 播放，再用鼠标单击一下即可。二、插入控件播放视频这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这 种方法，有多种可 供选择的 操作按钮，播放进 程可以完全 自己控制，更加方 便、灵活。该方法 更适合 P P T 课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。1)运行 P P T 程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。2)将鼠 标移 动到菜 单栏，单击 其中的“视图”选项，从 打开的 下拉菜 单中 选中“控件 工具 箱”，再 从下级菜单中选中 其他控件 按钮。3)在随 后打 开的 控件 选项 界面 中，选择“W i n d o w s M e d i a P l a y e r”选项，再 将鼠 标移 动到 P P T 的编 辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为 W i n d o w s M e d i a P l a y e r 的播放界面。4)用鼠 标选 中该播 放界面，然 后单击 鼠标 右键，从弹 出的快 捷菜单 中选 择“属性”命令，打 开该媒 体播放界面的“属性”窗口。5)在“属性”窗口中，在“F i l e N a m e”设置项处正确输入需要 插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过 播放 控制按钮来播放指定的视频了。6)为了 让插 入的视 频文件 更好 地与幻 灯片 组织在 一起，还可 以修改“属性”设置 界面 中控制 栏、播 放滑块条以及视频属性栏的位置。7)在播 放过程 中，可以 通过 媒体 播放器 中的 播放、停止、暂停 和 调节 音量 等按 钮对视 频进行控制。三、插入对象播放视频这种 方法是将 视频文件 作为对象 插入到幻 灯片中的，与以上 两种方法 不同的是，它可以 随心所欲 地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。1)打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。2)选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击 确定 按钮。3)P P T 自动切换到视频 属性设置状态，执行“插入剪辑/W i n d o w s 视频”命令，将事先准备好的 视频文件插入到幻灯片中。4)执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击 确定 返回到视频属性设置界面。5)点选工具栏中的视频 入点 按钮和 出点 按钮，重新设置视频文件的播 放起始点和结束点，从而可以随心所欲地播放视频片段。6)用鼠 标左 键单击 设置界 面的 空白区 域，就可以 退出 视频设 置的界 面，返回到 幻灯 片的编 辑状 态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。1 7、W o r d 转换为 P P T 文档如果 在 P P T 中反 复使用 W o r d 内容，复制 和粘贴非 常不便，而且 每张幻灯 片还要 设置格 式，工作 量十分巨大。首先打开 W o r d 文档并按下 Cr t l+A 全部选中，执行“复制”命令。然后启动 P P T，选择“普通”视图，再 单击“大 纲”标 签。随后 将 光标 定位 到 第一 张幻 灯 片处，执 行“粘 贴”命 令，这样 W o r d 文 档中 的全 部内容插 入到了第 一张幻灯 片中。接 着，你可 以根据需 要进行文本 格式的设 置，包括 字体、字 号、字型、字的颜色 和对齐方 式等。然 后将光标 定位到需 要划分为 下一张幻灯 片处，直 接按回车 键，即可 创建出一 张新的幻灯 片。如果需 要插入空 行，按“S h i f t+E n t e r”。经过 调整，应该 很快就可 以完成多张 幻灯片的制 作。最后，你还可以 使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮 进一步进 行调整。比起一张张地进行编辑，这种方法自然快得多。1 8、几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换1)点击“普通视图”按钮时如果按下 S h i f t 键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按 S h i f t 键）则可以切 换回来。而如 果点击“幻灯 片浏览视 图”按钮 时按下 S h i f t 键就可 以切换到“讲义母版视图”。2)让 P P T 在屏幕的左上角显 示幻灯片的缩略图，这样就能在 编辑的时候预览得到的结果。进入“普通视图”，然后 选择第一 个想要显示 的幻灯片。按住 Ct r l 键并点 击“幻灯片 放映”按钮。点击幻灯 片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。3)按住 Ct r l-S h i f t 键然后再按 各种不同的视图按 钮：Ct r l-S h i f t-“普通视图”按钮会关闭 左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用 的空间。Ct r l-S h i f t-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ct r l-S h i f t-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。1 9、使用动画效果动画 效果通常 有两种实 现办法：按照一定 的顺序依 次显示对 象或者使 用运动画 面。你可 以对整个 幻灯片、某 个画面或 者某个幻 灯片对象（包括文 本框、图 表、艺术字 和图画 等）应用 动画效果。不过你 应该记住一条原则:那就是动画效果不能用得太多，应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。1)对一张或几张幻灯片使用动画效果，选择“幻灯片放映”“动画方案”。可以看到一系列预定义好的可应 用于所选 幻灯片的 动画效果，如果你 已经勾选 了“自动预 览”复选框，只需点 击每个效 果名称就 能看到预览的动画效果。2)对某个幻灯片对象应用动画效果，选定该对象然后从菜单中 选择“幻灯片放映”“自定义动画”。在“自定义 动画”的任务 窗格中点 击“添加效 果”按钮，然后从弹 出的“进入”子菜单 中选择你 想要的效果。如 果想得到 更多的选 择，你可 以点击子 菜单中的“其他效 果”项，它 会打开一 个“添加进 入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果，就点击“确定”按钮关闭该对话框。应用动画效果后，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这 些幻灯片 对象还会 出现在“自定义 动画”任务窗 格的动画 列表中。如果你想 改变动画 的显示顺 序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。2 0、绘制路径P P T 中的“动作 路径”允许 你在 一幅幻 灯片中 为某 个对象 指定一 条移 动路线。使用“动作 路径”能够为你的演示文稿增加非常不错的效果。如果想要指定一条动作路径，选中某个对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映”“自定义动画”。在“自定义 动画”任务窗 格中点击“添加效 果”按钮。在下拉列 表中选择“动作路 径”然后再 选择一种 预定义的动 作路径，比如“对角线 向右上”或者“对角线 向右下”。如果 你不喜 欢子菜单中 列出的六 种预置路径，还 可以选择“更多动 作路径”来打开“添加动 作路径”对话框。确保“预览效 果”复选框 被选中，然后点击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮。P P T 也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”“动作路径”“绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。在添 加一条动 作路径之 后，对象 旁边也会 出现一个 数字标记，用来显 示其动画 顺序。还 会出现一 个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）。你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）。2 1、各种各样的小技巧1）增加更多可取消操作数。选择“工具”“选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多 可 取消 操 作 数”字 段 输入 你 想 要的 数 值（从 3 到 1 5 0 均 可），然 后点 击“确 定”退 出。需 要 注 意的 是，当你增加 P P T 的最多可取消操作数时，它所占用的 P C 内存也会随之增加。2）重复利用你以前的作品。首先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用鼠标点击你所要插 入 新 幻 灯 片 的 位 置，选 择 菜 单 中 的“插 入”“幻 灯 片 从 文 件”打 开 一 个“幻 灯 片 搜 索 器”对 话 框。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按 E n t e r 键。点击你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮。另外，你 还可以点 击“插入所 有”按钮把 该演示文 稿中的所 有幻灯片 一次性全部插入当前文稿。2 2、应用多个模板可以 在一个演 示文稿中 应用任意 多个模板。比如，你可能会 应用第二 个模板来 引入一个 新的话题 或者引起观 众的注意。为了实 现这个目 标，你需 要在“普通视 图”中显示 该演示文 稿，并且 让标记区 域也显示在屏幕左侧。在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式”“幻灯片 设计”（或者 直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片 设计”任务窗 格。选中 你想要应 用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”。2 3、导入文档如果 你想在演 示文稿 中输入的 文字已 经存在于 W o r d 文件，就不需 要再手 工输入一 遍。你 可以在 P P T 中直接 打开 那个 W o r d 文 件。你也 许 需要 对导 入 的文 档进 行 一些 格式 上 的调 整，但 这肯 定比 你 手工 输入 这 些文字要方便得多。一个提示：如果原来的 W o r d 文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的。1）在 P P T 中选择“文件”“打开”。在“打开”对话框 中，点击“文件类 型”右边的 下拉箭头，然后选择“所有文件”。双击你想要在 P P T 中打开的 W o r d 文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开。2）使用“自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字，你可以用“自动调整”功能把文字分割 成两张幻 灯片。点 击文字区 域就能够 看到区域 左侧的“自动调 整”按钮（它的形状 是上下带 有箭头的两条水平线），点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。2 3、输出数据到 W o r d 文档在 P P T 中，选 择“文件”“发送”“M i c r o s o f t W o r d”。在“发送到 M i c r o s o f t W o r d”对话框 中选择你 想要在 M i c r o s o f t W o r d 中使用的版式。比如，你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有 文字的文档；选择“空行在幻 灯片旁”则可以 创建一系 列带有注 释行的幻 灯片缩略 图。在你 选择好版式 之后，点 击“确定”按钮把演示文稿发送给 W o r d