2023年会议室使用管理制度内容会议室使用管理规章制度(12篇).docx

2023年会议室使用管理制度内容会议室使用管理规章制度(12篇) 为了标准公司的会议治理，加强会议室的合理利用并对其进展有效治理、保证会议室的干净及各类设施的完好，提高会议治理工作效率、会议质量，确保公司各工程会议的顺当召开，特制定本治理方法。 第一条会议室仅限于本公司用于进行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。 其次条本治理方法适用于公司各级、各类会议的组织和治理。 第三条公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。 第四条会议室使用原则： 一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；临时状况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用，但不行影响后续其他预约状况； 二、会议组织部门依据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写会议室预约登记表预约会议室；涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时，应填写会议接待需求表；如遇特别状况、紧急会议可先通知行政部负责人，依据实际 三、状况协调会议室使用，事后补办有关登记； 四、部门应在所预约时间到达会议室，并开头使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政部另作安排； 五、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必需离开会议室，终止使用该会议室。 第五条会议组织部门应依据会议类型、与会人员级别等内容，提前到行政部指定人员进展登记预约，涉及重大会议时，应填写会议接待需求表，经行政部审批。 第六条全部会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应当做好充分预备工作，以便会议高效、有序进展。 第七条会议组织方或人员的会议前需要预备以下内容： 一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员，预备会议议程表、会议资料及签到表，并且指定人员进展会议纪要； 二、涉及接待重要领导或贵宾的会议，需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项； 三、会议通知由会议组织方或人员公布。 第八条行政部会议前必需依据会议类型及会议组织方需求，需要预备以下内容： 一、应于会议前10分钟，预备好茶水、茶歇（水果、点心）、会场布置（包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等）工作； 二、涉及接待重要来宾的行政工作，包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。 第九条会场效劳 会场效劳主要由行政部负责。 一、引导座位：会议组织方或人力行政人员应于会前预备好座位名牌，可引导与会人员尽快就座，特殊要留意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置； 二、茶水效劳：会议开头后，人力行政人员应指定前台工作人员，每隔1520分钟添加茶水，依据与会人员饮水状况，自行调整添加茶水间隔时间； 三、维护会场秩序：保证会场内外宁静，留意会场四周无关人员大声喧哗或闯入会场内，影响会议正常进展； 四、内外联系、传递信息：做好内外联系及信息传递工作，包括会议进展中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。 第十条会议要求 一、请与会人员严格遵守会议时间，切勿迟到或无故早退； 二、会议主持人应把会议事项的进展挨次与时间的安排预先告知与会人员； 三、会中，与会人员应准时关闭手机铃声，翻开震惊；请勿随便打断他人发言；急需接听电话，须到场外接听。 第十一条会议完毕后，各部门应做好收尾工作。 一、会场清理：各部门使用后要准时关闭投影仪，视频等设备，椅子准时归位。行政部会后检查并整理睬场，保持会场清洁。清点会场设备，保证会场内设备完好。会议室使用完毕后，随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源，其实做好防火、防盗及其他安全工作； 二、会议纪要：由会议组织部门指定人员做好会议纪要，并成文由与会人员签字确认； 三、贵宾接待工作：涉及会后接待用餐或接待用车，由责任部门伴随，行政部帮助安排用餐及行程用车，直至接待工作完毕。 第十二条会议室由行政部指定专人治理，各部门在使用会议室过程中，要保持卫生，制止吸烟，爱惜室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意，任何人不得随便拿出会议室或挪作他用。 第十三条会议室的环境卫生由行政部安排专人清扫，要做好日常清洁工作。为保持公司形象，公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。 第十四条如遇下班或节假日，会议室治理人员应做到门窗关闭、电源关闭，遥控器等小件物品应准时收纳，做好防火、防盗安全工作。 第十五条本制度由行政部指定，经区域总经理审批，报批集团通过后生效。 第十六条本方法的解释权和修改权归行政部全部。 第十七条其他内容 附件一：会议室预约使用登记表 附件二：会议接待需求表 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇二 为加强会议室治理，确保会议室的文明、有效使用，特制定本制度： 一、会议室是学院特地用于召开会议、组织学习和接待客人的场所，未经允许，不得挪作他用。 二、全部会议室由办公室统一治理，负责使用调配和设备维护。 三、严格审批手续。其他部门使用学院会议室，至少提前一天到办公室填写会议室使用申请表，申请表上需写明：使用事由、参会人数以及所使用的会议室，并且必需经过学院院长批准。没有办理报批手续的，一律不得使用会议室。经过批准后，学院将派工作人员于会议召开前非常钟开门，但是由于人手缺乏，无法供应会议效劳。会议所需用水、手提电脑请各部门自行预备。 四、爱惜会议室的设施，保持会议室清洁。开会期间，要疼惜会议室的设备及物品，特殊是投影仪等珍贵物品。与会人员要自觉维护环境卫生，做到不在会议室抽烟，更不能乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。 五、会议完毕后，会议室的使用部门应切断会议室电灯、空调等电器设备的电源，关好门窗，并协作工作人员检查设施是否完好，如有损坏，照价赔偿。卫生不合格的，使用部门要对会议室进展清扫和整理。 六、未经办公室允许，任何部门和个人不得将会议室的投影仪、桌椅等设备设施拿出会议室。 七、上述要求，请自觉遵守，学院将作为是否连续借用的必要条件。 八、此制度自下发之日起实行。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇三 为加强公司会议室的标准化治理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际状况，特制定本制度。本制度适用于集团各公司各部门。 第一条：会议室是特地用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由行政处统一治理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、治理与调试。 其次条：为了避开会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政处，填写会议室使用申请单，以便统一安排。 第三条：填写会议室使用申请单时，需说明会议相关状况。比方明确使用时间、参会人员等，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处依据状况做好相关协调安排。 第四条：正常工作日，各部门提前到行政处填写申请单，并到前台备案，即可使用会议室。若周六日使用，需提前半天到行政处填写会议室使用申请单，领用会议室钥匙备用，并于工作日准时归还。 第五条：如有外来领导或客人来我公司，需提前一天通知行政处，以备整理睬议室及预备果盘等。如公司培训等内部使用，需提前半天申请。 第六条：会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特别状况、紧急会议可先通知行政处负责人，马上开启会议室先行使用，事后补办有关登记。 第七条：部门应在所预约时间到达会议室，并开头使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作安排。 第八条：如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必需离开会议室，终止使用该会议室。 第九条：如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前预备，确保会议顺当进展。 第十条：各部门在会议期间要宣导参会人员爱惜公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。 第十一条：会后使用部门准时整理，关闭投影仪、空调，椅子准时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内洁净干净。如发觉设备故障和公物损坏应准时告知综合办，以便准时修理。 第十二条：未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到行政处负责人许可。借用完毕后，需准时归还。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇四 会议室是公司进行会议，接待来宾的场所，为了充分利用会议室的功能，给员工制造一个良好的办公环境，使会议室的治理和使用更加标准化、合理化，以确保公司的各类会议的正常召开，现结合本公司的实际状况，制定本制度。 适用于公司全部人员。 （一）会议室是特地用于召开会议、研讨工作、接待来宾的地方，未经允许，不得挪借他用。 （二）公司会议室的治理由行政部统一负责，会议涉及使用的设备及设施由指定专人负责保管、治理与调试。 （三）为了避开会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天填写会议室使用申请表交至行政部，以便统一安排。公司每天都会将会议室统一上锁，各部门人员在使用会议室时必需登记，并领取钥匙和会议牌。 （四）临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要准时通知行政部提出申请并登记使用。 （五）各部门申请使用会议室时，需明确会议室使用治理由公司行政部负责，并实使用时间、参与人数等，如需供应纯洁水、制作会标、摆放水果的，要在会议室使用申请表中填写详细内容及数量。 （六）如遇到会议室之间发生冲突的，要坚持局部听从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。 （七）开会期间，请疼惜会议室的设备设施。 （八）会议进展中，请把相关的标识牌放在指定的位置。 （九）会议完毕后，相关人员应准时整理睬议场地，关闭各种电器，如发觉设备故障和公物损坏应准时报行政部，以便准时修理，保证其他会议的顺当进展。 （十）会议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后将移动的桌椅准时放回原位，以便利其他部门使用，并通知行政部。 （十一）严禁在会议室打牌、玩耍打闹等。 （十二）室内物品未经行政部批准，不得私自转借他人或挪借他用，若要借用会议室的物品，需填写会议室使用申请表，做好相应的登记，使用完毕后，准时归还。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇五 为了充分利用会议室的功能，给员工制造一个良好的办公环境，使会议室的治理和使用更加标准化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际状况，制定本制度; 一、会议室是特地用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用。 二、公司会议室的治理由行政人事部统一负责。各类设备、设施由行政人事部指定专人治理、调试。 三、非参与会议及培训的人员，未经允许不得随便进入会议室。 四、为了避开会议发生冲突，各部门如需要使用会议室，需提前3天通知行政人事部，以便统一安排。 五、临时召开的紧急会议需要占用会议室时，需提前至少2个小时向行政人事部提出申请并登记，否则不予安排。 六、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 七、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参与人员等，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议需求，前台文员可以帮助。如有需要行政人事部协办的事项请提前注明，行政人事部可依据实际状况做好相关效劳工作。 八、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部听从整体的原则。遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的”状况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。 九、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开头使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。 十、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必需离开该会议室，终止使用该会议室。 十一、各部门如需使用会议室的设备，应提前向行政人事部说明，以便提前预备，确保会议顺当进展。 十二、开会期间，请疼惜会议室的设备及物品，珍贵物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。与会人员要自觉维护环境卫生，做到不乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。全部移动过的桌子，椅子等，在会议完毕后必需复原。假如没有复原，将对该部门负责人或个人进展惩罚，负责会议室的清洁卫生一个星期。 十三、会议完毕后,相关人员应准时整理睬议场地,关闭各种电器,并马上报告行政人事部，协作行政助理检查设施使用状况;如因个人缘由造成损坏无法修理的，需照价赔偿;如可以进展修理的，由行政人事部门做好登记，安排专业的修理人员进展修理,修理所产生的费用由当事人负责。如会议完毕后会议负责人自行离开，没有上报行政人事部，超过三次将取消会议室使用资格。 十四、会议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后准时清理清扫，将移动的桌椅准时放回原位，以便利其他部门使用。 十五、本方法自公布之日起实施。 会议室使用登记表 注： 1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行预备。 2、非工作人员请不要随便使用有关设备。 3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要转变会议室设备、家具的位置，爱惜会场设施(包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)。 4、使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并将登记表交至行政办公室。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇六 1、会议室是学校进行会议的重要场所。为保证学校日常工作的正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本治理方法。 2、办公室所属会议室只供学校进行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。学校所属各会议室、报告厅依据工作需要均可向各部门开放。 3、实行会议预约制度。各部门如需使用会议室一般应提前1天在oa系统提交会议使用申请表，经部门领导审批、校办主任审批后，由学校办公室协调安排。会议使用申请表填写包括申请日期、申请人、申请部门、会议名称、会议时间等内容。若部门预定的会议室与学校临时性重要会议发生时，以全校性会议为先。 4、校级会议和接待由学校办公室负责款待。 5、保证会议室的清洁卫生。制止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物。效劳人员要准时整理、清扫会议室，保持清洁环境。 6、爱惜会议室设施。任何人员不得随便移动会议室的家具和物品。 7、会议完毕后，会议室使用部门须到学校办公室办理交接手续。 8、对于不按规定要求使用会议室的部门，办公室有权提出批判，甚至停顿其再次使用会议室。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇七 会议室是公司进行会议，接待来宾的场所，为加强公司的标准化治理，特制定本规定。 1、会议室由人事行政部负责治理。 3、公司各部门使用会议室须提前1天告知人事行政部，办理相关手续，使用时领取会议室钥匙。 4、使用会议室的部门，必需爱惜会议室的设施，保持会议室清洁。用后应准时整理：清扫卫生(包括黑板檫洁净，水性笔盖好，桌椅，地面)，检查安全(电源)，关好窗、空调，锁好门，将钥匙交还人事行政部。 4、会议室配置一固定使用插线板，用后不能带走。 4、会议室内本公司员工不允许抽烟、嚼槟榔。不能往会议室窗台及窗外丢东西。以免造成危急，违者发觉一次罚款现金50元。 5、任何部门和个人未经人事行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。 6、会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，使用部门用后应即刻清理，否则取消该部门的使用权。 8、会议室治理人员要严格室内物品的治理和维护，做到会散、人走、电源关、门上锁。 9、与会人员要爱惜会议室内的公共设施，损坏赔偿，不许将室内物品移做他用。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇八 为进一步标准治理会议室，提高工作效率，积极稳妥推动会议系统建立，特制定本制度。 第一条、会议室设备应由其会议室治理员负责日常治理和维护。如遇设备故障，应准时向各行信息中心报告并修理。 其次条、会议室治理员必需坚持每周一次对相关设备进展常规检查清理工作。在会议召开前一天，应按规定程序对相关设备进展全面检查。 第三条、会议室只能由系统治理员操作，严禁其他无关人员操作。 第四条、会议召开前，主办方应做好以下相关预备工作： (一)拟定议题议程； (二)确定主持人、报告人、记录人、参会人员、需要共享或争论的文件以及会议时间、程序等； (三)提前一天通知参会单位或个人。 第五条、各参会单位接到会议召开的通知后，必需在会议开头前2小时调试好系统，保证所需仪器设备提前到位，保障网络传输效果稳定正常。 第六条、主会场在会前半小时开头对各分会场进展点名登记，并将结果上报会议主持人；对没有准时登陆系统的分会场，将追究其相关人员的责任。参会人员应提前到会，因故中途离场的领导同志应发送消息至会议主持人。 第七条、系统治理员在会前和会中必需按正确的方法操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭终端电源等非法操作。会议召开期间，治理人员要保证随时有人监控，确保会议正常进展。治理人员还要作好有关工作，组织参会，保持会场宁静，将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随便离开会场。当会场不需要发言时，将麦克风置于静音状态。作为分会场，在召开会议期间，在主会场呼叫时应快速回应，不得与其他分会场相互呼叫。会议室治理人员，要做好会议室内的资产治理，严格按有关规程治理维护设备。 第八条、参会人员均应保持良好的会风，不得通过语聊、发送信息等方式打断或干扰他人的发言，影响会议的正常进展。参会人员要遵守会议纪律，听从治理人员安排，爱惜设施，不准擅自调动设备。 第九条、各分会场未得到主会场允许，不得擅自退出系统。会议完毕后，各分会场应准时将会议效果上报各行信息中心。主会场、每个分会场都应预备会议室使用状况登记薄，用于记录会议室使用状况及运行状态（包括会议时间、会议名称、召集单位、参与人员及系统运行是否正常等）。会议室使用状况登记薄由系统治理员本人填写并签名。 第十条会议召集者对会议内容隐秘事项的x工作负总责。参会人员及记录员对会议内容隐秘事项负有保密的义务。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇九 1、会议室由办公室负责治理、使用登记与调度等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。 2、会议室实行提前预约制度。为避开会议发生，相关人员(部门)使用会议室，需提在协同办公系统中填写会议室等场所使用申请单，以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时，要准时向办公室提出申请并在会后进展补办相关登记。 3、各部门（学院）申请使用会议室时，需明确使用时间、参与会议人数等，如有需办公室协办的事项请提前注明，办公室可依据实际状况做好相关工作的的预备工作。如需使用会议室的设备，应提前向办公室说明，以便提前预备，确保会议顺当进展。 4、如遇会议之间发生，要坚持局部听从整体的原则，学校会议优先于各部门（学院）的会议活动，各部门（学院）的会议活动之间应本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。 5、使用会议室的部门，必需爱惜会议室的设施，保持会议室清洁。用后应准时整理:检查安全(电源)，关闭投影仪、音响等设备，关好窗、空调，锁好门。 6、开会期间，请疼惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，制止吸烟，制止乱扔纸屑和张贴各类宣传海报等，尽量保持室内清洁。 7、会议完毕后，使用人员（部门）应进展必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特殊留意必需等待投影仪散热，指示灯变红前方可切断电源，关好门窗。相关人员应准时整理睬议场地，如发觉设备故障或公务损坏要准时报至办公室，准时修理，确保其他会议的准时进展。安全责任人为申请者所属部门（学院）负责人。 8、与会人员要爱惜会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。 9、日常卫生由物业保洁人员每天早晨负责清扫。会议室活动完毕后，由保洁人员对会议室进展清扫和整理，将移动的桌椅准时放回原位(必要时请相关部门帮助搬运)，以便利其他部门使用。 10、当组织活动或培训时，由活动的组织者临时负责会议室卫生及设备安全。任课教师使用会议室，要安排学生会后清扫会议室。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇十 1、会议室是学校师生召开会议、进展学习等集会活动的公共场所，师生要严格遵守会议室的使用治理制度。 2、会议室由办公室治理，负责会议室的财物、使用和卫生等治理工作。 3、学校及各部门使用会议室，要提前1天与办公室申请，并做好申请登记，以便办公室统筹安排。 4、使用会议室实行部门负责人承包制，要爱惜室内财物，保持室内清洁。凡损坏、挪用而造成公共财物损坏的，要根据同等物品的市场价加倍赔偿。使用后，卫生清扫不符合要求者，有权不再批准使用。 5、进入会议室要讲文明，讲纪律，讲卫生，遵守公共秩序，保持宁静，爱惜公物，严禁吸烟，严禁喧哗和乱动物品。 6、使用会议室完毕后，部门负责人要与办公室当面清场交接，准时归还钥匙，保证会议室的正常使用。 7、外单位使用会议室要提前3天与学校办公室申请登记，经学校负责人批准后，每次交付肯定押金前方可使用。 8、办公室要严格执行制度要求，对违反规定所造成的一切后果由办公室负责。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇十一 学院会议室是接待上级领导及召开各种会议的场所，为提高会议室的使用效率，特制定本治理方法。 一、学校会议室由党政办公室统一负责使用治理，由保洁公司负责卫生清扫。 二、凡以学校名义接待外来客人以及召开的相关会议，由党政办统筹安排，并提前做好各项预备工作，包括会场布置、音响设备的调试、茶水和水果的购置、摄像及录音等要工作到位，责任到人。 三、凡学校领导召集的系（院、部）、处（室）特地会议，由党政办公室统一安排使用时间，承办部门应提前一天到党政办公室办理睬议室使用申请登记手续，填写会议室使用申请表，并准时领取和交还会议室钥匙。 四、凡各系（院、部）、处（室）召集的小型会议或活动，承办部门应提前到党政办公室办理申请登记，并准时领取和交还会议室钥匙。若预定的会议安排与学校临时安排的重大会议发生冲突，以学校的会议优先。 五、会议室严禁吸烟，特别会议及活动除外。 六、借用单位要爱惜会议室的一切公共设施，在使用仪器设备时，要严格根据仪器设备的操作标准操作，如有损坏或丧失，由借用单位负责；使用完毕后，要仔细检查各类仪器的开关、照明及设施的使用状况，无特别状况后，关闭门窗，将钥匙交回党政办公室。 七、会议室实行“一会一清扫”制度。每次会议完毕后要保持会议室的干净、舒适，借用单位应准时将桌椅摆放整齐，保洁公司将卫生彻底清扫洁净，使会议室恢复原貌。 会议室使用治理制度内容 会议室使用治理规章制度篇十二 为了进一步加强会议室治理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。 本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、其次会议室及第三会议室 会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、聘请面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特别状况不行挪为它用。 1.会议室均由行政人事部统一治理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的治理; 2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写会议室使用申请表，经行政人事部准许前方可使用。临时性使用会议室，必需经行政人事部负责人同意前方可使用; 3.使用原则：先申请，后使用。没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的状况下，补充相应手续后可使用;但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人;特别状况下，经相互之间协商后可以调整使用挨次。但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商; 4.遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的状况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议; 5.部门及个人需在所预约的时间到达会议室并开头使用。超过10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的使用另作安排; 6.部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。如需延长使用时间，需准时通知行政人事部。如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必需离开该会议室，终止使用该会议室; 7.任何部门或个人在使用会议室期间，必需爱惜会议室的设备设施并且安全使用。严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人缘由造成设施设备损坏，须照价赔偿; 8.会议室内的全部设施设备，未经允许，不得带出会议室; 9.会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以帮助; 10.会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的干净。使用完毕后，务必将全部移动过的桌子、椅子、设施设备等复原，离开时需关闭空调、投影仪等电源设备; 11.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 1.申请流程 1)部门或个人到前台处查询会议室的使用状况; 2)部门或个人向前台申请，申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备等状况; 3)前台人员依据部门或个人的申请需求作出安排，并在会议室使用登记表上做记录; 4)前台人员需将会议室使用申请表张贴在会议室指定位置处; 5)部门或个人按时间使用会议室。 2.使用流程 1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室; 2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3.交还流程 1)部门或个人使用完毕后，前台人员需检查会议室，发觉不按规定使用的，准时要求部门或个人改正; 2)如部门或个人不改正，前台人员应准时上报行政人事部负责人协调; 3)如部门或个人拒绝改正，行政人事部将出惩罚通告，对部门或个人作出惩罚。 4.会议室使用流程示意图