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2023年物业档案管理制度制定(篇) 人的记忆力会随着岁月的消逝而衰退，写作可以弥补记忆的不足，将曾经的人生经验和感悟记录下来，也便于保存一份美妙的回忆。范文书写有哪些要求呢？我们怎样才能写好一篇范文呢？下面是我帮大家整理的优质范文，仅供参考，大家一起来看看吧。 物业档案管理制度制定篇一 为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用供应有效参考，特制定本制度。 佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。 统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性； 4.1本部人力资源职能部门 4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。 4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。 4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。 4.2各下属分公司人力资源职能部门 4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心a系列员工的人事档案。 4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。 4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。 4.3各物业服务中心 4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心b系列员工的人事档案。 4.3.2负责b系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。 5.1人事档案管理流程 5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。 5.3档案编码 5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。 5.3.2 ehr系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为a。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序a00012”。 5.4档案查阅权限 5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅全部员工的档案。 5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司全部员工的档案。 5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属b系列员工的档案。 5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。 5.5人事档案借阅手续 由借阅人填写档案借阅申请单，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。 5.6档案调动 跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写档案移交清单一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。 5.7离职员工档案 5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。 5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报档案销毁审批表，报人力资源职能部门负责人人力资源职能部门分管高管总经理审批后，进行粉碎处理。 5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。 5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必需检查封条是否完好，按档案移交清单进行清点再存档。 5.10人事档案的保管应严格根据统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，书目清晰、编列有序、装订规范。 6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，说明权归本部行政及人力资源部全部，自颁布之日起执行。 6.2附件 人事档案资料封面 人事档案存档书目人事档案借阅申请表 人事档案移交清单人事档案销毁审批表（b系列员工） 佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二九年八月四日 物业档案管理制度制定篇二 档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。 3、物业档案资料必需做到图有袋、文有夹,报告类文件编书目索引,档案类文件有存档清单和编号书目。 4、公司档案书目及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。 6、物业档案日常需常常运用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意运用。 7、因工作须要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实状况,对不符合要求的保管人将作适当处分。 9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。 小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部状况、业主/住户个人状况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必需隐藏放置,不得张贴于惹眼处,不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。 7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守隐私,对任何人的不正值打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。 8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重惩罚,并由当事人个人担当导致的全部法律责任。 小区档案资料 1、小区验收档案: 1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。 2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。 3)小区机电设备保养合约。 4)小区公共区域设施设备验收记录。 5)小区公共区域设施设备移交记录。 6)单元验收及移交记录。 2、小区二次装修档案: 1)住户二次装修图纸及审批手续。 2)二次装修期间管理处监督检查资料。 3、住户资料: 1)小区住户入伙资料。 2)小区住户状况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。 4、小区管理文本汇编: 1)管理合同、业主公约、用户手册。 2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。 3)小区各项管理分包合约。 5、小区设备修理保养资料: 1)各类设施设备特地的修理保养制度和应急措施。 2)各类设施设备独立的修理档案及日常巡检修理记录。 3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡察记录和人员进出记录。 4)住户修理报修单及修理后的回访记录。 6、小区设施设备检测: 1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。 2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。 3)小区避雷系统有定期检测报告。 4)小区其他设施设备检测记录资料。 7、日常文档: 1)日常通知、文件的存档。 2)小区管理费收缴状况。 3)公司管理费财务报告。 4)会议记录。 5)值班记录。 6)安保值班记录。 7)其他管理记录。 档案资料的管理要求 1、采纳多种形式的.文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采纳适当的保管、储存方法。 2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。 3、电脑文件必需由专人根据规定设置子书目进行分类管理,并定期清除过期无效文件。 4、原始文件根据文件的运用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件书目,文件状况有所变动时,应刚好调整书目的有关数据,以保证查阅者刚好找到有效的文件。 5、档案的鉴定必需由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出确定,其他未经授权者无权确定。 6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑书目,最好按不同业务部分分柜保存。 7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必需做到档案标识清楚、分类明确,易查找;档案必需由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥当保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必需经过检查,如有稍微破损应马上修补,损坏严峻须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅状况,以便刚好收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。 8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需刚好进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。 物业档案管理制度制定篇三 1、目的 使公司的档案管理规范化、程序化以便利工作中的查找、运用及保密。 2、适用范围 公司全部档案的管理。 3、公司资料室文档资料管理 3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事务记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。 3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放书目索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放书目索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放书目索引。 3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。 3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。 3.4公司本部重要文件，主要包括： 3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。 3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。 3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。 3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的'通知、通告。 3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。 3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。 3.4.7各部门呈报的工作安排、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。 3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。 3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。 4、各部门文档资料管理 4.1各部门文件分类及编制要求： 4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一运用打印稿，行文应规范，不得有错别字。 4.1.2通常状况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。 4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别： （1）人事类：包括人事管理制度、职务任免确定、职责、管理架构、人事通报、通知等。 （2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动安排。 （3）通知类：内部各类通知。 （4）培训类：培训通知、安排或方案、考核及效果评估等。 （5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。 （6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。 （7）对外文件类： 对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等； 对客户发文等： 其它类：如电话表、名单、启示等。 4.2质量管理部应保管的资料： 4.2.1发展商供应的资料： （1）产权资料； （2）技术资料（含图纸）； （3）交接手续及清单等。 4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放书目索引，存放应有明确标识，并妥当保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。 4.3各类文件更改要求： 各类文件张贴或下发后如需更改，必需由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。 4.4各类文件发放要求： 4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类： （1）部门负责人以上人员阅； （2）主管级以上人员阅； （3）内部传阅； （4）张帖。 4.4.2重要文件的发放应办理签收手续。 4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必需加封后传递。 4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。 4.5电脑文档管理： 4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。 4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子书目，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理状况须在部门经理处备案。 4.5.3电脑文档须妥当保存，如需删除，须报部门经理批准。 4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必需存档签名文件。 4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发觉异样或被盗、丢失等状况，刚好向领导反映，妥当处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。 物业档案管理制度制定篇四 1.1档案的建立按下列流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查 1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。 1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等; 1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、运用说明书、购入运用时间、运用许可证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等; 1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。 1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等; 1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等; 1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金运用的预算、安排、业委会批准运用的文件等。 1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。 2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常运用，对运用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。 2.2档案管理要求： 2.2.1进行标准化的档案管理。 2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适当的保存方法。 2.2.3加强保密意识培育，确保档案在运用过程中的.平安、不丢失、不泄密。 2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。 2.2.5坚持档案资料收集的系统化。 2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑书目，按工作部门分柜保存。 2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。 物业档案管理制度制定篇五 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式 公司文件档案包括以下各类别的'书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程 4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金安排及安排记录、奖惩记录、保险安排及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施安排等 7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获得及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣扬资料:公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 物业档案管理制度制定篇六 档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的.有序正常进行。 1.全部文档实行统一管理，并指派专人负责; 2.全部收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应刚好归档，其他人员不得擅自处理; 3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找; 4.对于客人档案应建立具体档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人; 5.全部文件作到不泄密、不失密，定期检查全部文件; 6.对欲销毁文件必需经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。 物业档案管理制度制定篇七 (1)修理档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。 (2)设备修理档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。 (3)用户单元修理档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的'档案盒上贴上标签。 (4)文员依据返回工程部的修理单每天填写修理档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“修理管理”项目。 (5)文员每天核对发出和返回的修理单，将有关内容照实录入修理档案记录表，如发觉不符立刻追查缘由。 (6)文员每月对修理档案记录、修理单等进行整理，并分类归档。 (7)修理档案为评估大厦设备运行状况和用户室内设备状况的依据，应妥当保存。保存期限一般为一年，重大修理项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。 物业档案管理制度制定篇八 1、技术档案管理各类技术资料必需分类装订成册,编制书目,专人管理及制订借用制度。 技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料; 设备的规范、标准、各项制度及技术标准; 设备新技术信息及资料; 职工技术考核标准及资料。 1.1全部工程技术资料、图纸、运用说明书、工具书、工程修理保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。 1.2文件、资料是大厦的重要财宝,人人都要疼惜。 1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。 1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。 1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。 除图书外,档案资料严禁带出大厦。 重要资料只限在资料室内阅读。 1.6借阅图书每次限借一本,特别状况需得到总工程师批准。 借期为一个月,到期应办理续借手续。 图书不得在个人手中长期持有。 1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。 2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。 为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。 现代化设备管理的一条重要阅历,就是重视对设备状况及修理保养工作状况的调查和统计,系统地、有安排地积累分析原始记录,在调查分析中探讨设备修理保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。 设备登记卡应包括设备检查、修理保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备安排检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。 设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应当做到帐物相符。 3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。 这有利于驾驭对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。 4质量记录设备档案卡ed-tb-0309-113设备编号法则 物业档案管理制度制定篇九 为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。 1.归档范围 a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。 b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。 c.各部门在特地业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。 d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成果、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。 e.财务档案按财务管理规定的范围归档,由行政部负责。 2.归档要求 a.归档的书面文件材料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止运用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。 b.归档的文件材料要完整齐全。 c.归档的.书面文件必需是原件,电子文件为最终运用件。 d.案卷题名应准确反映卷内文件内容。 3.归档时间 a.文书档案在其次年上半年内归档。 b.员工档案刚好归档。 c.财务档案按季度归档。 4.归档份数 a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。 b.重要的和利用常见的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 5.不归档文件材料的范围 a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 b.上级单位发来供参考的抄件和征求看法未定稿的文件。 c.未经会议探讨和领导批阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最终定稿除外)。 d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 e.参与非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。 f.非隶属单位抄送的不须要办理的文件材料。 g.下级单位送来参阅的简报、状况反映和不应抄报不必备案的文件材料。 6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。 2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应根据类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,根据类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清楚地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必需贴有标签,以便利查询。 3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要仔细检查其修改、补充状况。底图存放以平放为宜。 4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号依次排列在胶片柜或防火柜内。必要时实行复制、拷贝。 5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要刚好进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要刚好消杀;对于出现损坏的电子档案也要刚好拷贝、另存。 6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等平安设施。 1.分公司全部工作人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。 2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。 3.在借阅档案时应做到以下几点: a.办理登记手续,定期归还。 b.要爱惜档案,不得丢失。 c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。 4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清晰。 5.档案如有丢失、损坏或泄密,要马上追究当事者责任。 6.借阅者在归还档案时必需填写档案利用效果记录。 7.调离分公司的工作人员,必需清理移交档案文件后方可办理调离手续。 1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。 2.鉴定的主要项目有: a.档案保管期限表。 b.对到期档案提出存、毁看法。 3.确定保管期限原则: a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 b.凡是在肯定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。 4.鉴定工作应当定期进行。 5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限精确,保管质量达到标准规定。鉴定中发觉档案不精确、不完整,部门主任应刚好责成有关人员负责修改、补充。 6.销毁档案的程序: a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必需经分公司经理批准。 b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。 c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将依据国家有关规定进行处理。 物业档案管理制度制定篇十 物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是修理、养护物业设施,还是了解业主及物业运用人状况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必定趋势。 物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时干脆形成的对国家和社会有保存价值的.各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。 1、设立档案室,实行系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对全部档案资料进行严格管理。 2、资料的收集坚持内容真实的原则,依据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从须要动身,扩大资料的来源渠道。 收集后的全部信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,依据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清楚、分类合理。 范围分类资料内容 房产公司供应资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证 技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备运用技术资料 管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、消遣设施资料、路标、门牌、室号配置图 业主资料入住通知书、业主公约、业主状况登记表、装修申请表、房屋交接单 日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案 1、根据资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。 2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。 3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必需由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,马上修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需刚好收回在外文件,严防文件的流失。 4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。 物业档案管理制度制定篇十一 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合办公室档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的运用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，仔细细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、全部科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。 6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门须要运用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 1、公司综合办公室设存放档案的特地档案柜，各部门应依据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档书目。 3、档案管理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类书目；依据须要编制专题书目，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟识所管理的档案资料，了解利用者的需求，驾驭利用规律。 6、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 8、严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。 9、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可办理调动手续。 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方，不得携带外出。须要借出档案的，须经公司领导批准。 3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。 4、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料，不得随意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。 5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要刚好追查，并报告主管部门刚好处理。 6、重要档案、机密档案不得借阅，必需借阅的要经分管副经理同意，必需外借的，由经理审批。 物业档案管理制度制定篇十二 1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。