如何做好汇报的准备工作.docx

如何做好汇报的准备工作在机关给领导做一次高质量的汇报，前提条件是要想清楚一些 关键问题，并在此基础上做好精心准备。怎么才能汇报到位呢？送给你六个字：想清楚，说明白。具体 说，就是在汇报之前，一定要想清楚汇报内容，只有想清楚了, 汇报时才能说明白。怎么才算是想清楚呢？汇报之前，到底要想清楚哪些问题，精 心做好准备呢？下面就围绕“想清楚”来谈一谈五个方面的问 题。注意调整心态有的人害怕汇报，尤其是给单位主要领导做重要汇报，经常担 心自己说不好会被对方批评，所以很容易产生紧张情绪；还有 的人一心想要出彩，想通过汇报工作给领导留下好印象，这样 容易给自己带来沉重的思想负担。过于担心，过于看重汇报，这都属于不良心态，都会影响汇报 的正常发挥。“战略上藐视敌人，战术上重视敌人”，非常适 用于给领导汇报工作。在战略上要藐视，就是说要有一颗平常 心，让自己淡定从容；在战术上重视，指的是要做好充分准备, 不打无准备之仗。当我们把心态调整好了，才能在汇报时发挥 正常水平。选择汇报时机汇报时机，就是什么时候去给领导汇报。这里提醒你在给领导 汇报前要考虑四个因素：一是领导现在忙不忙；二是心情怎么 样；三是对一些特别重要的工作，必须当面给领导说清楚的内 容，提前和对方预约汇报的时间和地点；四是日常工作尽可能 定时汇报。比如我每周一上午上班1小时后，都会给领导汇报 本周的工作计划，对方也习惯于此，这样尽可能使汇报程序化。除了上述四个因素外，再送给你三个数字：1%, 50%和100%。 这也是选择汇报时机的关键节点，因为这些节点通常是领导最 想听汇报的时候。1%指的是工作刚开始时。比如，领导安排你写一篇讲话材料。 接到任务后，你首先应该把文章的提纲想清楚，列出来，然后 给领导汇报，让对方确认。不要小看这1%, “开始”这个步 骤非常重要。许多人领到任务后埋头就写，忙活半天，非常辛 苦，但写完交给领导后，对方说材料框架有问题，需要推倒重 来。那时候，可能想死的心都有了。50%指的是工作进行到一半时。比如，某项工作任务比较重， 时间延续长，可能需要一两个月才能完成。当完成50%工作量 的时候，你应该主动去给领导汇报，让对方心里有底。否则， 对方会有不安感，会不踏实，尤其控制欲较强的领导更是如此。 100对旨的是当工作结束时。这一条不需要做过多解释，当领导 布置的任务完成了，肯定得给对方汇报。这是在机关工作的基本要求。事情不论大小，只要是领导交办的事，都应该件件有 回应，事事有着落。熟悉领导类型这个问题很有意思，也很现实。不同的领导，他们的个性特点、 气质风格都不相同，这些都直接决定了下属的汇报形式。比如，有的领导比较敏感，控制欲强，注意细节，向这样的领 导汇报工作，就要有条理，按顺序铺开，具体的过程和细节都 不能漏掉；有的领导注重整体，善于宏观把握，向这样的领导 汇报工作就要选择要点，简明扼要，少说过程，让对方一下子 抓住要害；有的领导属于专制型风格，向这样的领导汇报的频 率就要高些，要经常请示汇报；有的领导属于放任型风格，向 这样的领导汇报工作次数就要少些，只要不牵涉大局，一般不 要汇报过于具体的事项，否则领导可能会觉得你能力不行，难 当大任。还有，对越基层的领导，汇报就应该越具体；越高层的领导， 汇报应该相对更宏观一些。再有，对分管领导，汇报就要更加翔实；对其他领导，汇报可 以相对简略。千人千面，要怎么来做呢？关键是平时要多留心 留意，注意了解和熟悉不同领导的个性特点和气质风格，这样 才能在汇报时做到因人而异、有的放矢，让对方满意，从而获 得理解和支持。掌握汇报时长汇报时长，就是指汇报多长时间。我的经验是在讲清楚的前提 下，删繁就简，越短越好。因为越是领导，时间越是宝贵。职 场当中有个“30秒电梯法则”，经常在世界500强企业里运 用。意思是，在和领导一起坐电梯的30秒之内，必须把一项 工作汇报清楚。在机关工作，可能不需要那么绝对，但尽量压缩时间也是应该 的。能用2分钟说清楚，绝对不要拖成2分半钟。要时刻提醒 自己注意时间原则，在做汇报准备时，要提前演练并掐算一下 时间，做到心中有数。明确汇报内容这一条是最核心的问题，就是在给领导汇报时到底应该说什么 内容。一个成功的汇报，需要包括三方面要素：观点、事实、 建议。观点，是要汇报的核心思想；事实，是证明观点的论据; 建议，是基于观点、事实，建议对方要采取的行动。汇报的本质就是要通过对一系列事情的说明、分析，让对方了 解事情的来龙去脉，并且从事情的背后找出问题本质，得出规 律性的结论，形成科学的决策意见，供领导选择。所以，要想 汇报到位，前提是只有把上述问题都想清楚了，才能为下一步 的“说明白”奠定基础。