食品生产销售企业《文件和记录管理制度》范本.docx

食品生产销售企业文件和记录管理制度范本一、目的通过对质量管理体系文件进行控制和管理，确保本企业质量 管理体系的有关场所均能获得适用文件的有关版本。二、适用范围本程序适用于对与食品安全管理体系有关的各类文件（包括 外来文件）的控制。三、职责1、质检科是文件控制的主管部门，负责食品安全管理手册、 程序文件和与本公司食品安全管理体系有关的文件控制和管理。2、各职能部门负责本部门管理性和技术性文件的控制和管 理。四、定义1、受控：具有明确发放范围，并且受更改控制的状态。2、非受控：发放范围事先不确定，并且不受更改控制的状o3、作废：文件已经失去了其应有的作用，并且是不再被利 用的状态。4、现行有效：在现在的阶段里处于有效的状态。五、工作程序1、文件分类本公司的食品安全管理体系文件主要包括：1.1 形成文件的食品安全方针和食品安全目标；食品质量管理手册和程序文件；1.2 作业文件：主要包括各种管理标准、工作标准、检验规程、 作业指导书、技术标准等；各种记录表格；1.3 外来文件，包括与食品安全管理体系有关的政策性文件、 法律法规、国家标准等。2、文件的编制、审批和发布2.1 食品质量方针、食品质量目标由总经理组织制定，办公 室负责发放。2.2 食品质量管理手册由质检科组织编制，食品安全员审核 批准后由办公室发放。2.3 程序文件由质检科编制，各职能部门负责人审核后，食品安 全员批准，由办公室发布。2.4 作业性文件由使用部门组织编写，经本部门负责人批准 后发布。2.5 跨部门的作业性文件，由涉及的职能部门合作编制，涉 及的职能部门负责人审核，经食品安全员批准后发布。2.6 发至本公司内部与食品安全管理体系有关的文件均为受 控文件，发放时在其受控状态栏中加盖“受控”红色印章，其分发 顺序号作为受控号。2.7 各部门的记录由各部门负责使用和控制，当发生更换和新添 记录时，由办公室统一编号。六、文件管理1、食品质量管理手册和程序文件由办公室统一管理，其它 文件由发布部门管理，办公室统一编号。2、办公室编写本公司总的文件清单，各部门设有资料员， 负责文件归档、发放工作。3、各类文件发放前确认其发放范围，部门负责人审核批准 后，按范围发放，并做好文件发放登记。4、“受控”文件持有者必须妥善保管，不得丢失、复制、外 借，当持有者调离岗位时，需将文件转交接任者。5、新的文件发放的同时，应将作废的文件从现场收回。七、文件更改1、食品安全管理体系文件运行过程中，不管由于何种原因 引起的更改，文件更改时，经原文件批准部门负责人批准后更改, 更改后的文件需重新审批发布。2、食品质量管理手册、程序文件、作业性文件等文件采用 换页的方式更改，不允许手写更改。文件更改后的作废文件各使 用部门负责销毁。3、所有文件必须保持清晰，易于识别，不令人产生误解和 歧义。八、外来文件的控制对于本公司食品安全管理体系有关的法律法规、上级部门下 发的文件等由各部门负责识别、收集，各部门负责人确认其有效 性后报质检部，由办公室统一编号发放，并在外来技术文件清 单中作好登记，以便于检索，在新标准发布后及时进行更换。九、质量安全管理制度的编号规则Q/企”字开头第一个字母；WY-企业名称缩写；XXX-数字号码