2023年-MOTOROLA内部控制标准内控标准2.docx

MOTOROLA内部控制标准1 . 0一般控制要求2 . 0收人周期3 .。采购周期4 . 0工资周期5 . 0制造周期6 . 0融资周期8. 0计算机相关系统控制一、序言自1 9 7 9年，摩托罗拉就已正式阐明一项公司完善经营和财务控制制度的政策。内部控制 标准的产生，以文件的形式证明哈托罗拉始终不渝地遵守适用的法律和规定，实行可靠的经 营和财务报告制度，以及保证本公司业务活动和记录的完整。“摩托罗拉内部控制制度”及 与之相关的外部环境的概述如下。此版标准的颁布，旨在保证控制标准符合自上一版以来由于不断变化的全球商业环境，新制 定的法律规定以及计算机相关技术和应用的进步使之成为必需的控制要求。此版亦加强了手 册向使用者传达内部控制标准和准则的有效性。对风险和标准信息进行了修正，以保证在全 公司内得以适当地解释和应用。对上一版未包括的业务活动增设了标准。对1 9 8 9版的重 大更改的概要见附录C。二、目标正如总裁和财务总监在引言中所述，良好的内部控制是实现我们的主要创意和目标之根本。 例如，要达到和超过六个西格玛质量和不断地缩短循环作业周期，不仅在我们的工厂，而且 在维修中心，销售中心，行政管理部门以及整个组织，都需要良好的程序管理。运用本文件 所述的控制标准可以有助于消除瓶颈，冗余和不必要的步骤。内部可以防止资源损失，其中 包括固定资产，库存，专有资讯及现金。内部控制可以有助于确保遵守适用的法律和内部规 定。按照内部控制准则定期进行审计，可以确保一个控制过程始终是受到控制的。此文件的目标旨在确保全公司具备基本的和一致的内部控制。摩托罗拉内部控制标准第三版 是全公司各职能部门众多摩托罗拉同事不懈努力的成果。其中的控制标准，是以达到我们内 部控制制度的基本目标的方式撰写的。这一制度认识到，必需符合我们的客户、股东的期望，c-8关于已装运的产品无法进行会计处理。未开票及或被盗用的发货可能无法查明。C- 9可能无法及时查明和解决拖欠或丢失的销货订单。C-10可能发生有意制造差错或资产私吞相关问题。2 . 4开票据2. 4. 1销售业务的会计责任属于财务部门的职责，不得授于任何其他职能部门。如果发 票是由计算机制作的，财务部门必须确保发票制作的全面控制。参照风险：D-l, D- 2 , D- 32. 4. 2开票职能部门必须独立于装运和应收帐款职能部门。参照风险：D-32. 4.3开票业务必须依据发货和订单/审核单据及时处理。如果序号的完整性不是由计 算机控制的，所有发票必须预先编号。参照风险：D- 1 , D- 2 , D-4 , D- 52. 4. 4必须建立程序以确保所有装运的货物均已开出帐单，例外事项得以及时解决。参照风险：D- 2 , D- 3 , D-42. 4. 5必须具备充分的审查或计算机审核，以确保发票记录准确，收入记入有关会计期 间。参照风险：D- 1 , D- 2 , D-42. 4. 6帐单中的本次项目可绝对不允许错列。参照风险：D-4 , D- 6 , D. 92. 4. 7必须按照地方式方法律在帐单中列明销售税或增值税。如果不开税票，需有客户 免税资格证明。必须取得该证明并予以存档。参照风险：D- 7所有“免费”发票，或为非摩托罗拉单位提供货运或劳务的其他“兔费”票据, 必须具有财务管理部门以及，如果适当的话，市场营销管理部门的书面批准。参照风险：D- 82. 4. 9所有为非摩托罗拉单位提供货运或劳务开出的“备忘帐单”等文件必须有财务部 门的书面批准。参照风险：D- I , D. 32. 4. 1 0发票开具完毕必须直接送交客户，不得返回资信/收帐部门修改。参照风险：D- 1 02. 4. 1 1必须建立合适的截止程序，以确保收入入帐的正确。参照风险：D-42. 4. 1 2所有向客户发送的贷记凭单，必须在发出之前附有单据证明，并经财务部门批 准。参照风险：D- 3 , D- 1 12O4, 1 3贷记凭单必须按序号控制并定期予以登记。如果序号的完整性不是由计算机控 制的，贷记凭单必须预先编号。参照风险：D-4 , D- 1 22. 4. 1 4空白发票和贷记凭单必须予以安全保护。参照风险：D- 1 32. 4. 1 5所有租赁，工时和材料，劳务以及进度收款帐单必须按照有关的合同或协议及 时予以处理。必须按照公认会计原则对取得的收入予以确认。参照风险：D-4 , D- 52. 4. 1 6 “收帐通知单”或“见下”发票（没有直接从工厂给客户开票，而是分别开具 发票）必须按照事业总部/集团的政策予以处理。这类发票需有财务管理部门的事先书面批 准。参照风险：D- 9 , D- 1 4 , D- 1 62. 4. 17“收帐通知单”或“见下”发票必须及时与购货合同或协议以及有关工厂的发 票核对。参照风险：D- 9 , D- 1 5 , D- 1 6D- 1销售业务的处理可能出现错误，帐单和其他条款可能有误。D-2销售业务可能已经发生，但是未予开出帐单及或未作记录。D-3可能发生有意差错或资产盗用。其中包括：产品可能装运，但未开帐单。b发运货物可能开出帐单，但未做会计记录。产品可能开出帐单并予以记录，但未装运。D-4收人和销售成本记录可能出现错误及或记录于错误的会计期间。D5由于帐单开出不及时，现金流动可能无法达到最大限度，可能形成无法收回的帐款。D-6可能违反出口条例要求。公司亦可能由于发票有误而受到外界起诉。D-7如果档案中没有充足的证据证明免税资格，摩托罗拉将负担帐单中未列的销售税或增 值税。D-8 “免费”业务可能无法如实地记入会计帐册。公司内部往来交易可能无法查明。D 9摩托罗拉可能协助客户绕开客户的内部控制制度。D3可能发生有意差错或资产盗用。其中包括：a产品可能装运，但未开帐单。b发运货物可能开出帐单，但未做会计记录。C产品可能开出帐单并予以记录，但未装运。D-4收入和销售成本记录可能出现错误及或记录于错误的会计期间。D5由于帐单开出不及时，现金流动可能无法达到最大限度，可能形成无法收回的帐款。D- 9摩托罗拉可能协助客户绕开客户的内部控制制度。D-10可能发生有意更改发票及或应收帐款相关问题。D-11贷方业务事项可能反映不恰当的业务处理或有悻于良好的业务惯例。D-12未能将所有贷方业务事项记入会记帐册。D-14可能发生未经批准使用单据相关问题，结果造成收入损失或给摩托罗拉的声誉造成 不利影响。D-15帐单错误可能无法立即查明和解决，导致收入损失。D-16帐单错误可能导致客户不满。2 . 5应收帐款2. 5. 1负责应收款帐目的人员不得兼负帐单处理或汇款责任。参照风险：E- 12. 5. 2应收帐款明细帐必须根据经核对的给客户的帐单和汇款为依据予以记录。必须制 定程序以保证准确和及时地记录发出帐单和客户付款。参照风险：E- 2 , E- 3 , E- 62. 5. 3应收帐款明细帐必须按月与总分类帐调节。应妥善处理任何差额。该项调节应经 上一级会计主管人员批准。参照风险：E-4 , E- 62. 5. 4应收款帐龄分析必须由财务部门审查，以查清有无异常或严重的拖欠帐款本次项 目。帐龄分析必须准确无误，不得歪曲客户债务种类（例如，订金，预付款，或未分配的现 金或资信额度）。参照风险：E- 3 , E- 52. 5. 5必须采用应收款帐内部管理报告制度。内部报告或档案包括，应收款收帐周期, 帐龄分析，拖欠帐款清单，潜在核销帐项，以及收帐工作是否健全等等。参照风险：E- 32. 5. 6所有对应收帐款余额的调整（例如：贷记通知，销售退回，折让，应收款帐的核 俏，借记通知）必须根据有关事业总部/集团的政策经批准后予以调整，并于确定调整时记 入当期帐目。已确认的帐款调查不得耽搁或推延。参照风险：E- 6 , E- 7 , E- 8 2. 5. 7各事业总部/集团财务总监必须制定一套应收款（如果适当的话，应包括长期租 赁应收帐款）估价准备政策，以便反映应收款可变现净值。该政策必须包括坏帐准备，以及, 如果适当的话，帐单调整准备的计提规定。参照风险：E- 52. 5. 8必须至少按季度审查估价准备，以查明是否充分合理，并按照要求作出调整。参 照风险：E- 52. 5. 9应收帐款明细帐必须妥善保护，以防丢失，毁损或未经授权擅自接触。参照风险：E- 9 , E- 1 02. 5. 1 0应收雇员及其帐龄分析，包括差旅费借款，必须与客户应收帐款明细帐分开保 管，并且必须按月审查和核对。参照风险：E- 3 , E-4 , E- 6 , E- 1 1E - 1可能发生有意制造差错或资产私吞相关问题，例如：销售发票开出，但未记录。现金一经收讫，即被私吞。b现金收入入错客户帐户及或被私吞或挪用。E 2由于发票及或现金收入可能未予记录，记录错误或记录于错误的会计期间，明细分类 帐可能不准确。E-3收帐工作效果低下，及或因帐龄分析有误造成怠误客户汇款或核销拖欠帐款。E-4总分类帐或明细分类帐的差错可能无法及时查明并更正。E - 5应收帐款和长期租赁的估价准备计算可能有误。应收款净额和有关的财务报表可能误 报。E-6财务记录和财务报表可能误报。E-7所进行的调整可能不符合良好的业务惯例，或 可能无法发现调整中出现的差错。E-8能够收回的应收帐款可能被核销，及或现金收入可能被私吞。E-3收帐工作效果低下，及或因帐龄分析有误造成怠误客户汇款或核销拖欠帐款。E-4总分类帐或明细分类帐的差错可能无法及时查明并更正。E - 5应收帐款和长期租赁的估价准备计算可能有误。应收款净额和有关的财务报表可能误 报。E- 6财务记录和财务报表可能误报。E- 9应收款帐目记录的丢失，毁损或涂改可能导致 无法收回应收帐款。E-10未经授权使用客户应收帐款资料可以给摩托罗拉的竞争地位和声誉产生不良影响。E11可能无法向被解雇雇员收回其欠款。2 . 6收帐2. 6. 1各摩托罗拉单位必须制定正式的书面收帐程序并付诸实施。这些程序必须由事业 总部/集团财务管理部门审查和批准。参照风险：F- 12. 6. 2收帐部门必须定期审查应收帐款（借方及贷方）余额，并对所有超过销售条款规 定期限的帐款开展收帐工作。收帐工作应形成文件记录，妥善地存入客户资信档案。参照风险：F- 2 , F- 32. 6. 3对客户来信（对帐单/装运货物的投诉，劳务相关问题等等）必须予以及时的调 查和解决。参照风险：F-3, F 42. 6. 4冲销客户应收帐款应按照各事业总部/集团和融资部门的政策备有充分的文件证 明并经过批准。参照风险：F- 3 , F-4F 1实施的收帐政策和程序可能不健全或不一致，结果可能导致收帐工作不恰当、无效 果。F-2由于不健全的收帐工作，拖欠帐款可能不得不核销。F 3可能无法及时查明和纠正现金收入的挪用或盗用。F- 3可能无法及时查明和纠正现金收入的挪用或盗用。F 4客户的不满可能导致丧失客户。2 . 7现金收人2. 7. 1所有现金收入，一经收讫，必须立刻严格背书（划线）和妥善保管。参照风险：G. 12. 7. 2现金收入必须每日登记日记帐并存入银行，或按良好业务惯例规定办理。现金收 入日记帐必须与银行报表核对，并按月记入总帐。参照风险：G- 2 , G- 32. 7. 3如良好业务惯例允许，控制和负责支票/现金的收取和存入银行的人员，不得兼 任以下责任：a .记录应收款明细帐；b记录总分类帐；C.收回拖欠应收款；d .批准核销坏帐；e.批准贷记通知，折扣，折让或客户退货；f.准备帐单文件参照风险：G- 1 , G- 22. 7. 4应鼓励客户将付款直接汇至上锁信箱（如果可行的话）或摩托罗拉在银行开立的 存款帐户。参照风险：G- 1 , G- 32. 7. 5所有客户汇款必须立即记入应收款明细帐和具体的客户帐目。未确认的汇款必须 立即调查和解决。参照风险：G- 2 , G-4 , G- 5 , G- 62. 7. 6必须制定客户汇款月截止程序。参照风险：G- 5 , G- 62. 7. 7必须对客户的杂项汇款收入制定健全的控制程序。这些程序必须由有关财务管理 部门批准。参照风险：G- 1 , G- 2G-1现金收入可能丢失及或被盗用。G 2丢失的，错记的及或被盗用的现金收入可能无法及时查明和纠正。G-3现金流动可能达不到最大限度。G 2丢失的，错记的及或被盗用的现金收入可能无法及时查明和纠正。G- 3现金流动可能达不到最大限度。G-4由于客户应收帐款不准确，收帐工作的效果可能不佳。G- 5应收帐款内部管理报告所列入的应收帐款余额及或应收款帐龄分析可能不准确。G- 6财务记录和财务报表可能错报。3. 0采购周期采购周期包括如下职能：保证供应来源并确定供应商资格；提出材料、设备、货物、用品或 劳务请购单；从经批准的供应商处索取货源和价格资料发出订单；检查验收材料或商品; 计算应付供应商的款额；以有控和有效的方式办理支付。管理人员选择控制程序和相关技术的过程中，实施控制的程度是一个合理业务判断。决定内 部控制实施程度应使用一般准则是，控制成本不应超出所产生的收益。“采购周期”包括的具体职能或部门是：4. 1选择和保留供应商3 . 2购货3 . 3验收3 . 4应付帐款3 . 5付款3. 1选择和保留供应商内部控制标准未达到标准在在的风险必须按照事业总部/集团政策制定供应商选择和资格确认的程序，并经过批准。事业总部 /集团政策必须明确，选择供应商过程涉及采购、工程设计和制造，质量保障，财务与销售 等方面。选择供应商不得只由采购部门或采购人员负责。选择和确认供应商资格的责任必须 与付款和会计业务划分。参照风险：A 1 , A 2 , A 3A 1购货可能：a.未经授权或授权不当。b.购自未经批准的供应商。c.由未经授权的人员订货和收货。A- 2可能发生敏感性付款，违反出口管制，公开。司内部往来或利益冲突相关问题。差错和违 反法规的可能性急剧增大A 3所购货物可能不符合质量标准。可能接受了未经核准的价格或条款。选择和确认供应商资格过程中所使用的所有标准必须形成文件并妥善保管。选择/证明资 格确认标准应包括：a.到供应商现场进行观察；b.供应商的相关技术相关能力；C.为企业提供恰当服务的相关能力，其中包括对相关需求和变化的反应相关能力；d.评价供应商现行的质量管理规划，其中包括残次品自动检查的过程控制，质量管理报告 及记录保管是否完善；e.按时交货记录；f.供应商潜在的人力及或相关能力局限性； g.评价供应商的成本结构和未来成本预测/降低的合理性，其中包括单位数量假设;h.供应商对工程协助的接受相关能力；i .供应商设施地点与摩托罗拉的距离；j.供应商在类似情况下与其它客户进行交易的历史；k.供应商的财务稳定性。参照风险：A 1, A 2 , A 3 , A 4 , A 5 , A 6A-4记录可能丢失或毁损。必须按照事业总部/集团的政策制定供应商名录/数据库并经过批准。至少每年要对供应 商名录/数据库进行审查、更新并删除不常用的供应商。供应商选择过程和财务验证一经完 成，应将供应商补入供应商名录/数据库。参照风险：A 1 , A 2 , A 3A 5未经授权的人员可能滥用或更改记录，从而有损于摩托罗拉及其供应商。如果根据取得货源政策决定使用独家或单一供应渠道提供一种产品或商品，必须按照事业 总部/集团的政策编制书面文件，说明其原因，该文件需经批准并妥善保存。如果某供应渠 道的中断可能对一项业务或摩托罗拉产生重大的消极影响，必须制定业务中断准备计划，编 制成文并经过批准，以保证在紧急情况时有充足的材料供应。业务中断准备计划应包括材料 和安装。独家供应指某种材料/产品只能从唯一的一家供应商那里购进。当有儿家供应商能 够提供产品或材料但仅使用其中一家时，则属于单一供应渠道。参照风险：A- 2 , A- 3 , A. 6A 6可能提前或拖后收到材料，结果导致业务中断或库存积压。必须按照事业总部/集团的政策定期监测供应商以保证实际绩效与预期相符。绩效报告可 包括：a.按时交货的百分比；b货物的准确性；遵循我们的法律规定，例如1 9 7 7年国外反腐败法案（见附录B）和证券交易委员会条例。 遵循这些控制是义不容辞的。摩托罗拉董事会审计委员会，公司审计部，以及我们各事业总 部，集团和分部的财务部门将监察我们对这些标准的遵守。三、范围这些标准适用于摩托罗拉在全世界各地的事业总部，集团，分部，单位，子公司及各职能部 门；适用于所有业务，无论是设备或部件制造厂家，维修中心，抑或，如适当的话，合资企 业经营，均为适用。此标准一般性地反映控制目标，并不试图描述各组织所需的专门控制相 关技术。这些内部控制标准旨在就有关资源保护、经营和财务信息的可靠性以及遵守法律和 规定等事项，提供合理的、而非绝对的保证。合理保证的概念认为，控制的成本不应超出可 产生的效益。这一概念还认识到，忠诚不渝，良好的业务判断以及一种良好的控制文化是必 不可少的。就管理人员选择控制程序和相关技术而言，实施控制的程度是一个合理业务判断相关问题。 如果其中任何控制标准都不切实际或不可行，如在小规模或偏远地区的业务经营或合资企业 经营，管理人员必须从下列备择解决方案中作出选择： 通过加强监察和审计改善现行管理； 制定替代或补偿性控制措施；和/或 接受薄弱控制所固有的风险。四.过程此文件中的控制标准，正如内部控制盘所表明，不应被视为“孤立的”。内部控制标准，工 作程序准则，财务和人力资源政策以及摩托罗拉行为准则均应被视为建立、维护和改进摩托 罗拉内部控制制度过程的组成部分。内部控制的过程，如下文所述，必须以我们的六个西格玛质量和缩短循环作业周期的创意为 推动力，发布反映我们授权于员工和不断进取的宗旨。所有各级组织必须全力支持。过程本 身应包括经营分析，制定控制程序和相关技术，交流及监测。经营分析要求对风险作出评估 和确定适当的控制目标。还必须对经营环境（例如自动化水平，就地授权和资源）予以考虑 并进行成本一效益分析，以确保控制成本不超过其效益。根据经营分析，可以选择专门的控制相关技术或程序。这些相关技术或程序可以包括批准, 授权，调整帐目，职责分工，审查以及文件记录。在整个过程中，必须通过培训，意识和反 馈的形式达到广泛的交流。内部控制一俟就绪，应受到监测和评价。这一点可以通行自行审 计，内部审计及外部审计在一定程度上的结合来完成。得到的反馈可以用来进一步改进内部 控制制度。五、责任d.与前一年或公式/目标成本相比的实际成本。参照风险：A 1 , A 2 , A 3 , A 63. 2购货内部控制标准未达到标准在在的风险3 . 2. 1所有购货责任必须与付款和会计业务划分开。参照风险：B- 1 , B-ZB- 1购货可能：a .未经授权或授权不当。b.购自未经批准的供应商。C.由未经授权的人员订货和收货3 . 2. 2购货代理人或采购人员与供应商之间必须保持相互独立。这种独立性可通过定期轮换采购 人员，公司合同参与或商品采购小组来实现。如果商业环境使上述措施不切实际，必须具备 其它补偿性控制措施。参照风险：B- 1 , B-2B- 2可能发生敏感性付款；违反出口管制，公司内部往来或利益冲突相关问题。差错和违反法 规的可能性急剧增大。3 . 2. 3购买货物或劳务应按照事业总部/集团政策的规定填写进货订单/请购单。对于一次性支 出，例如培训研讨会，业务公费等，进货订单/请购单有时不合适或不必要。在无纸业务处 理情况下，进货订单/请购单井不一定是书面文本，但必须要求有完整的文件，控制授权和记录保管。参照风险：B- 1 , B- 3 , B-4 , B- 1 0B- 3接受了应该退货或拒收的本次项目并支付了款项，包括：a .未订购的货物或劳务；b.数量超出或合同错误；C.撤销订单或订单复本。3 . 2. 4采购申请单必须在作出购货承诺之前由申请部门正式发出并经过恰当批准。参照风险：b-l,b-2B-4记录可能丢失或毁损。3 . 2. 5所有购货订单/业务事项必须能够单独确认和查询，并且必须定期进行会计处理。如果序号的完整性不是由计算机控制的，购货订单必须预 先编号。参照风险：B- 5 , B 6B-5未经授权的人员可能滥用或更改记录，从而损害摩托罗拉及其供应商的利益。3 . 2. 6所有购货订单或输入屏幕的地点均必须予以保护，业务处理和批准过程中的内部控制程序 必须完善，以防上未经授权的使用。参照风险：B- 1 , B- 2 , B-4 , B- 5B-6货物和劳务可能已接受，但未予报告或报告不准确。负债可能未予记录，库存与销售成本 可能错报。3 . 2. 7购货订单/业务事项必须包括所有正式承诺资料，其中包括数量，交货方式方法和要求支 付条款以及帐户分配等等。参照风险：B- 2 , B- 3 , B-7, B- 8B- 7所购货物可能不符合质量标准。价格或条件未经批准便予以接受。3 . 2. 8购货订单/业务事项必须指示供应商将其帐单直接送交应付帐款部门。参照风险：B卫，B- 2 , B- 3 , B- 5 , B- 6 , B- 9B- 8可能提前或拖后收到材料，结果导致业务中断或库存积压。3 . 2. 9所有超过事业总部/集团财务和经营管理部门规定和预先确定金额的购货，必须公开投标。 不进行公开招标或接受非最低标价和合同中未列货物品目，必须在作出承诺之前，充分说明 理由并由管理部门批准。参照风险：B- 2 , B 7B - 9可能发生重复付款，支付金额可能有误，或货款支付给未经批准或不存在的供应商。3 . 2. 10购货订单或类似文件必须送至收货部门以便与进货核对，还应送至应付帐款部门，以便与 供应商帐单核对；参照风险：B- 1 , B- 3 , B- 6 , B- 9 , B- 1 2B- 1 0可能无法向外部的法律，税务或审计部门提供记录。3 . 2. 11由于价格或数量的提高，购货订单超过采购人员批准权限，对购货订单进行的修改必须符 合事业总部/集团的政策并经过批准。参照风险：B- 1 , B. 7B- 1 1购货及或付款金额可能入错，还可能入错帐户或入错会计期间。3 . 2. 12修改或撤销的购货订单必须及时通知应付帐款部门。参照风险：B- 3 , B- 6 , B- 1 1 , B- 1 2B-1 2可能对无法收到的货物或劳务支付了款项。3 . 2. 13必须建立程序确保所有因质量低劣，规格原因要退回供应商的生产材料，资本或费经过恰 当的批准并妥善入帐。参照风险：B- 1 3B-1 3对次品的处理可能不严格，误送回仓库及或出现记录错误。被盗的可能性急剧增加。3 . 2. 14摩托罗拉负有财务责任的合同，谅解备忘录以及意向书，必须按照事业总部/集团政策, 经管理部门认可。此类文件还应经过法律部门批准，曾经被批准使用的，常用格式和文字的 文件除外。参照风险：B- 1 , B- 63 . 2. 15应根据供应管理目标对购货代理人，采购人员和商品采购小组进行评价，即降低库存，提 高质量，降低成本以及持续可靠的提交货物（即公司总成本）。参照风险：B- 7 , B. 83. 3验收内部控制标准未达到标准在在的风险3 . 3. 1验收部门地点应与生产设施和装运部门分开，除非良好的业务惯例另有规定。参照风险：C- 1, C- 2C- 1购货可能：a.未经授权或授权不当；b.购自未经批准的供应商；C.由未经授权的人员订货和收货c- 2可能发生敏感性付款，违反出口管制，公司内部往来或利益冲突相关问题。差错和违反法 规的可能性急剧增大。C- 3应该退回或拒收的货物被接受下来，并支付了款项，包括：a.未订购的货物或劳务；b.数量超出或合同错误；C.撤销订单或订单复本。3 . 3. 2未经授权任何人不得进入验收部门。参照风险：C- 1 , C- 2C-4记录可能丢失或毁损。3 . 3. 3所有购进的材料、货物和用品必须在每一设施的指定验收站验收，除非按照事业总部/集 团政策另有安排和批准。参照风险：C- 1 , C- 2 , C-4 , C- 5C-5未经授权的人员可能滥用或更改记录，从而损害摩托罗拉及其供应商利益。3 . 3. 4验收站应只验收那些有经批准的购货订单或类似文件的货物。所有其他进货应及时退还供 应商或调查其是否正当。参照风险：C- 3 , C-4 , C-5C-6货物和劳务可能已被接受，但未予报告或报告不准确。负债可能未予记录，库存与销售成 本可能错报。3 . 3. 5每一指定的验收站必须对验收所有的材料，货物或用品进行会计处理并提供验收凭证。参照风险：c- 2 , C- 6 , C 7C-7所购货物可能不符合质量标准，价格或条件可能未经批准便予以接受。3 . 3. 6如果没有实际收到货物或劳务和恰当的提货证明。不得办理验收业务。参照风险：C-6C-8可能提前或拖后收到材料，结果导致业务中断或库存积压。3 . 3. 7如果没有行之有效的供应商资格审查和绩效监督程序，必须采用抽样检验方式方法，对购 进的货物加以清点，称重或测量，以确定供应商发货的准确性。所有数量偏差必须在验收业 务中记录，并与供应商妥善解决。参照风险：C- 2 , C- 3 , C-4 , C- 7C-9采购或付款业务可能记错金额，入错帐户和记错会计期间3 . 3. 8验收业务资料必须保存于验收部门，并及时送达购货和应付帐款部门，以便向供应商付款。参照风险：C- 2 , C- 6 , C-73 . 3. 9如果没有行之有效的供应商资格审查和绩效监督程序，必须立即检验进货以查明质量特性, 产品规格及毁损情况。参照风险：C-4 , C- 73 . 3. 10验收业务资料必须要妥善保护，以防被盗，毁损或未经授权任意使用。验收业务文件必须 能够单独确认和查询，并且必须定期进行会计处理。参照风险：C- 1 , C. 8 , C- 93 . 3. 11购进货物一经收到必须予以安全保管。昂贵商品，例如贵重金属，必须在验收过程中予以保护。参照风险：C- 13 . 3. 12纠正验收业务原始文件中的差错须经事业总部/集团政策指定人员的授权。参照风险：C-1 , C - 2, C. 4, C-73.4应付帐款内部控制标准未达到标准在在的风险3 . 4. 1应付帐款职能必须：a.与购货和验收业务分开；b.与应付帐款部门内的总帐入帐业务划分开。参照风险：D- 1 , D. 2D- 1购货可能被盗，丢失，毁损或暂时挪用。差错和违反规定的可能性急剧增加。3 . 4. 2在支付之前，必须按照事业总部/集团的政策，对供应商发票或相当于发票的单据，材料 或劳务收入凭证、价格准确性，数量以及帐户分配等本次项目是否完善进行审查。缺少任何 上述信息或信息之间有任何偏差，均须在付款前予以解决。参照风险：D- 2 , D- 4 , D- 5 , D- 6 , D- 7 , D- 8D- 2购货可能已被收到，但没有报告或报告不准确。可能未记负债，库存和应付帐款可能错报。3 . 4. 3如果采用其它处理方式方法，例如，货到付款，使用供应商仓库解决方案，或电子数据交 换，必须具备完善的控制，以确保价格和收货数量正确。参照风险：D- 1 , D- 3 , D-4 , D- 5 , D- 7 , D- 8D- 3货物或劳务可能由未经授权的人员订购和收货。3 . 4. 4没有购货订单或验收报告的发票（如，非生产性劳务，支票申请单，一次性购货等等），必 须在付款之前由管理人员按照事业总部/集团的审批权限予以批准。参照风险：D- 2 , D- 3 , D- 5 , D- 7 , D. 8D-4应退回或拒收的货物被接受下来，并支付了款项。包括：a .未订购的货物；b.不符合质量标准；Co数量超出或品目错误。3 . 4. 5超过事业总部/集团政策规定限度的运费发票，必须在支付之前与装运证明或验收单据进行核对。参照风险：D 4, D- 7 , D- 8D-5生产用材料可能提前或推迟到货，可能发生业务中断或库存积压。3 . 4. 6所有准备付款的发票包括经批准的费用报表和支票申请单，必须附上充分的证明单据或者 与证明单据核对。必须对发票，支票申请单或费用报表予以审查，然后才能批准付款。参照风险：D- 5 , D- 6 , D- 7 , D-8D6货物或劳务可能没有收到或尚未收到，但货款已付。3 . 4. 7凡使用电子计算机相关系统管理应付帐款的，相关系统本身的控制，必须有效，以发现和 防止重复付款。参照风险：D- 7D-7对供应商重复付款，付款中有错误，或有舞弊行为。3 . 4. 8应该使用原始发票作为付款凭证。如没有原始发票，应按照事业总部/集团政策规定得到 恰当批准之后，才可使用发票副本。参照风险：D- 5 , D- 6 , D- 7D-8记录可能丢失或毁损。3.4. 9过期的，不相符的购货订单，验收单据和发票，必须定期予以审查，调查和解决。参照风险：D- 2 , D-43.5. 1 0供应商报表必须至少以抽查的方式予以审查，以查明有无逾期本次项目，并及时 予以解决。参照风险：D- 2 , D-4, D-7, D- 93.6. 1 1应付帐款余额表必须按月累计，并与总分类帐核对。任何差额均须及时解决。参照风险：D- 4 , D-63. 412应付帐款部门应至少按季度检查借方余额帐目，并要求对超过9 0大的未付金额 汇款。此种汇款应直接交付出纳职能部门。参照风险：D-63.4.1 3向供应商发出的借记和贷记凭单必须有文件证明并按照管理人员审批权限经过批准。参照风险：D- 2 , D- 5 , D - 6 , D- 7341 4借记和贷记凭单必须能够单独确认和查询。如果序号的完整性不是由计算机控制的, 书面文件必须预先编号。参照风险：D- 6 , D-7341 5在付款之前，应付帐款部门必须确定供应商已列入经批准的供应商名录/数据库中。 对于未列入数据库的供应商必须按照事业总部/集团政策予以确认。参照风险：D-4 , D- 5 , D-73.4.1 6零用金业务应限于小额支出并能够接受对其合理性的审查。应定期对冬用金进行独立 确认。参照风险：D- 6 , D- 1 0D-2购货可能已收到，但没有报告或报告不准确。可能未记负债，库存和应付帐款可能错报。D-4应退回或拒收的货物被接受下来，并支付了款项。包括：Ao未订购的货物；b.不符合质量标准；c.数量超出或品目错误D- 5生产用材料可能提前或推迟到货，可能发生业务中断或库存积压。D- 6货物或劳务可能没有收到或尚未收到，但货款已付。D-7对供应商重复付款，付款中有错误，或有舞弊行为。D-9记录可能被滥用或更改，从而损害摩托罗拉及其供应商利益。D-1 0购货可能：Ao未经授权或授权不当；b.购自未经授权的供应商；c .由未经授权的人员订购和验收。3. 5支付3. 5. 1支付职能部门必须对各种职责作如下划分：a.填写付款凭单与支票签字和已签字支票的邮寄分开；b.应付帐款业务与购货和验收业务分开；C.支票填写，印制，签字和发送业务5供应商确认启用分开，与发票输入业务分开;d.确认和启用供应商与发票输入业务和支付准备及付款分开。参照风险：E- 1 , E-Z, E-33. 5. 2所有付款必须有据可查，能够单独确认并且应该定期进行会计处理。参照风险：E- 1 , E- 2 , E S 所有摩托罗拉员工都有责任遵循内部控制标准。每一事业总部，集团，分部单位，子公司以 及设施的总经理、财务经理或财务总监都要“身先土卒”，为遵守内部控制创造合适的环境。 他们必须保证本手册所提出的控制准则在其组织内得以确立，适当地形成文件和贯彻执行。 这些标准的执行情况，将由公司审计部的定期审查以及，如果可能的话，以自行审计来监督， 并将纳入各事业总部和集团呈交公司财务管理部门的报告书。六、舞弊舞弊是有意的盗窃、挪用、侵吞摩托罗拉公司的财产。摩托罗拉公司的财产包括，但不限于； 现金、产品、原料、设备、用具、废品、残品、维修服务、软件和知识财产。公司员工，客 户，供应商等其他人员均可能有舞弊行为。调查表明，因舞弊给公司造成的损失已占年收入 的0.0 5 %到2 %,其中大多数事件或举报的舞弊行为是业务关联单位所为。舞弊行为已 发展到被认为是一种可乘之机或可以接受的合理行为。在登记和报告公司帐目中也会发生舞弊。财务报告全国监察委员会对报告舞弊有如下定义:财务报告舞弊属于有意或疏忽行为，无论是否有意或者疏忽：结果都是产生有重大误导的财 务报表。财务报告舞弊涉及许多因素，以许多形式表现出来，可以是蓄意、严重地歪曲公司 记录，例如盘存标签，或者是虚假的业务事项，例如虚假的销售和订单数字，可以是滥用会 计原则。公司任何一级的员工，上至最高级管理人员，到中层管理人员，下至最低层员工均 有可能牵涉到舞弊事件中J对舞弊的威摄和预防摩托罗拉的每一位经理都有职责创造一个控制体制和环境，它能够防止员工、供应商、客户 等其他人员所处的地位不同时具备舞弊的方式方法和机会。摩托罗拉的管理当局已经建立了 一种结构，通过推行内部控制，将其作为良好的商业行为，防止公司存在舞弊的机会。这一 结构包括：摩托罗拉行为准则，内部控制标准的培训、工作程序准则，财务准则，电子资讯 安全标准和公司的其它标准和政策。舞弊的检查和报告摩托罗拉每一位员工都有职责协助预防舞弊的发生。如果员工发现可能发生舞弊的情形，应 向其管理部门报告。如果员工怀疑已经发生舞弊行为，必须向当地财务总监和保安经理报告。 所有实际发生的舞弊行为，必须向总公司保安部部长报告。对于怀疑的舞弊行为，员工不应试图进行个人调查。调查工作将由保安部、法律部和审计部 进行舞弊报告热线电话如果员工怀疑有舞弊行为，应使用美国电话8 0 0 - 5 -E TH I C S报告。七、修订3.5 3支票，电子计算机转帐，银行转帐申请单必须附有购货订单，验收单据，原始发票， 或者按照事业总