2023年文秘基础知识试题大全.pdf

文秘知识基础模拟试题及答案1、什么是秘书？答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团队或公司、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。2、秘书部门的职能性和工作特点？答：（1）综合性。（2）辅助性。（3）门面性。（4）机要性。3、秘书工作的重要内容？（风险题）答：（1）解决文电。（2）撰拟文稿。（3）办理睬务。（4）调查研究。（5）查办、催办。（6）根据领导意图协议本单位的有关工作。（7）安排礼仪活动。（8）解决来信来访。（9）组织机要交通。（1 0）档案的管理。（1 1）其他平常事处及领导临时交办的任务。4、秘书工作的作用：答：（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）协调作用。（5）耳目作用。5、秘书工作的指导思想：答：一是为直接领导服务；二是为与本系统有关的部门及其成员服务；三是为广大人民群众服务。6、秘书工作的原则：答：（1）准确。（2）迅速。（3）求实。（4）保密。7,秘书工作者的政治素质：答：（1）具有较高的理论水平。（2）具有较强的法律意识和政策观念。（3）具有全心全意为人民服务的思想。（4）严于律己，遵守纪律。8、秘书工作人员应具有的基础知识：答：（1）基础知识。（2）社会知识。（3）专业知识。（4）业务知识。（5）辅助知识。9、秘书人员应具有的能力：答：（1）调查研究能力。（2）收集资料的能力。（3）文字表达能力。（4）口头表达能力。（5）组织协调能力。（6）办事能力。（7）管理事务的能力。（8）文字书写的能力。（9）操作现代办公设备的能力。1 0、信息的作用？答:为领导的科学决策提供依据。为实现科学管理发明条件。是发挥参谋，助手作用的重要内容。11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则？全 面 服 务。实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。12、值班记录电话记录应涉及五个要素？答:a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码等。c来电内容。d领导批示和解决意见。e接电话记录人。13、值班日记四要素：答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。14、打电话的一般程序是什么？答：（1）打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。（2）电话接通后，先问明对方是否就是要告知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。（3）向下级打的电话比较重要的，需要记录的电话，打完后应规定对方复述一遍，保证对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应积极复述。（4）要找的人不在时，可规定对方转告或安排回电话。1 5、回电话接电话的一般程序是什么？答：（1）回答电话要迅速，尽也许在铃响第一遍后就接并立即打招呼。（2）问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。（3）所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的解决情况。（4）来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。16、电话记录有哪五个部分？答：一是来电时间、涉及年、月、日、时、分；二是来电单位、姓名及电话号码；三是来电内容；四是解决意见和领导批示；五是接电话记录人。1 7、什么是文书？答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。1 8、什么是文献？答：通常所说的文献，是指机关、团队、部队、企事业单位制发使用的具有一定格式的公务文书。19、什么是会签？答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署。联名签署文献的过程称作会签。会签自身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行。2 0、什么是传达范围？答：指可以听到宣读文献的人员范围。文献需要传达成哪个范围，一般都是根据临时情况拟定的，文献中应当注示清楚。22、密级一般划分为哪几级答：一般划分为秘密、机密、绝密三个等级，2 3、会议报到有哪几种方式？答:与会者本人持会议告知或单位介绍信亲自报到;委托别人代为报到；电话报到。24、内宾接待工作原则是什么？答：1、热情相待。2、按政策办事。3、简朴大方，不搞形式主义，不要铺张浪费，尽也许少花钱多办事。4、节省时间，努力提高办事效率。2 5、握手的技巧是什么？答：同性之间特别是男性之间的握手应当有力，以示热情和谐；反之，假如有气无力或者若无其事，就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。异性之间、特别是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了。与领导同志或者身份较高的人握手，要视具体情况而论，假如他故意与你握手，就应当积极把手伸过去；假如他无意握手,就不要勉强。26、为别人作介绍时应注意哪几方面？答：假如双方的地位不同，应当先把地位低的人介绍给地位高的人；假如双方的身份相同、年龄相近，应当先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人；假如双方的地位相近、年龄有别，应当先把年轻的介绍给年长的；假如一个人会见几个人，应当先把一个人介绍给几个人。在为别人介绍时，秘书工作者应当事先熟悉双方的情况，以便介绍。2 7、听讲时应注意的几个问题？答：要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响发言人的情绪。不要随意打断人家的话题。碰到说话噜苏,或者故意无意纠缠你的人,不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以委婉地说“我们是不是长话短说？”或者说“对不起，我尚有急事。咱们是不是以后再细谈？”2 8、当你有几机说话时，应注意哪几点？要礼貌文明、热情和蔼，给人以亲切感；语速要和缓，语调要适中，给人以舒畅感;切忌过度急越亢奋，以免使人产生高压感;切忌多说官话、套话，也不要使用生僻古怪的词语，以免令人生厌；此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂;吐音要准确，语言要简洁，表达要妥贴，以提高对方的接受效果。29、接电话时的注意事项？答：电话铃响后，应当立即拿起耳机，而不要让人久等；拿起耳机之后，应当立即说“您好！”而不要默不作声让人干等。然后，就可以询问对方姓名、单位、有何事情等，可以说“请问您贵姓？您 是什么单位？有什么事？”之类的话；通话完了应当说声“再见”之类的客气话。在接电话时尚有几个问题需要注意:假如一个电话未完又来一个，或者两部电话同时响铃,应当视电话的内容，让紧急的一方先讲同时礼貌地叫另一方稍等半晌，或者让他过一会再打过来。假如对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您尚有别的事吗？”或者“对不起，我尚有急事要办。”这样对方就会明白你的意思。假如人家打错了电话，不要谴责别人，而应当耐心地告诉对方 你打错了。或者 我们这里没有您要找的人”等。假如你的单位不保密，最佳把自己的单位和电话号码告诉对方，以便他纠正；假如是机要部门，就不能把自己的单位和电话号码告诉人家，只要婉言回绝就可以了。3 0、打电话时的注意事项？不管对方是何对象，都要礼貌，涉及语言文明、态度和蔼。在打通电话之后，假如你想找人，就应当说“喂请找XXX。”或“麻烦你找一下XXX。假如你是和对方联系工作，一方面应当“自报家门”，告诉对方你是谁，在什么单位工作，然后再进入正题，开始交谈。假如是向对方传达指示或者布置工作而内容又比较繁多复杂，应当积极提醒对方记录。声音应当不高不低，嘴与话筒应当保持一定的距离，以免对方听来刺耳，影响接受效果。语言应当简练明了，用最少的语言，在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方，而不要噜里噜苏。废话连篇会影响对方把握你要说的中心意思。此外，问候语客套话以及与中心无关的话应当尽量少讲，一则它会影响工作效率，二则也会给人以婆婆妈妈的感觉。3 1、协调的内容重要涉及哪三方面？答：政策协调、业务协调和事务协调。3 2、协调的方法有哪些？答：1、文字协调；2、情况协调；会议协调；面商协调。3 3、协调工作的原则？答：1、服从全局的原则。2、维护团结的原则。3、从实际出发的原则。4、认真负责的原则。34、办公自动化中的保密？答：计算机的保密，需要从以下几个方面加强工作：1、操作人员的规定。2、计算机的放置。3、计算机在使用中的保密。3 5、文房四宝重要指的是什么？即纸、墨、笔、砚四种书写文具。答:什么是硬笔书法硬笔书法是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法。3 6、校对的重要方法有哪几种：答：一是对校法；二是折校法；三是读校法。3 7、人的能力大体可分为哪两种答：一是自然的能力，二是人的特有能力。一般说来，科学能力结构的基本要素：有观测能力、记忆能力、思维能力、想象能力、实际操作能力、管理能力等。38、什么是发明性思维？答：发明性思维重要是指对客观事物之间的联系所进行的新探索，并能发明出新的思维形态。39、你如何结识灵感？答：有人认为，灵感是指一切发明性活动过程的某种发明力极为高涨的状态，不仅有突发性、发明性，并且还以发明者顽强意志、热情以及高效率的劳动为特性。一般地说，当灵感产生时，总是以一系列的逻辑思维为前提的。灵感的产生有随机性、瞬时性。只有通过艰苦劳动才干获得到，没有对某一个问题长期地思考，灵感是不会忽然降临的。一、单选题：1、秘书工作的作用有5条，其中“负责承上启下、文献吞吐、信息集散、决策下达、内外联系”说的是以下哪一条？A、助手作用。B、参谋作用。C、协调作用。D、枢纽作用。E、耳目作用。2、“守口如瓶，滴水不漏，提高警惕，严厉纪律,切忌麻痹大意，掉以轻心。”体现的是秘书工作的哪一条原则？A、准确。B、迅速。C、保密。D、求实。3、秘书工作的职业道德第一条是：A、忠诚诚实，实事求是。B、克己为公，不谋私利。C、谦虚谨慎，埋头苦干。D、严格遵守纪律，敢于自我批评。4、调查研究的注意事项，其中是重要的一项，即首要的一项是：A、要有对的的态度和方法。B、谦虚谨慎，模范地执行党的方针、政策。C、调查研究要进一步。D、坚持实事求是。5、秘书工作运用信息的作用,重要表现在：A、熟悉情况，提高办事效率。B、便于宣传，为搞好秘书工作服务。C、知己知彼，百 战 不 殆D、为领导的科学决策提供依据。6、文献在传阅过程中，后边阅批人的批示意见，需要向前边已经作过批示的领导同志通报,这个“倒流”传阅的过程称为：A、分传B、直传C、横 传 D、回传7、秘书部门在将收文中的办件请有关部门办理后，对承办部门应适时催询，使用事情及时得到办理。这一个过程叫：A、查办B、请办C、催办D、督办8、催办文献一般分为电话催办、信函催办和上门催办三种方式。目前最方便的一种催办方式是：A、电子邮件催办B、信 函 快 件 催 办 C、电话催办D、驱车前往催办9、两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署，联名签署文献的过程称作：A、签发B、送审C、署名 D、会签10、有时密级，是重要的国家秘密，即国家秘密的核心部分，一旦泄露，就会使国家遭受特别严重的损害。我们把这种密级称为：A、神密B、机密C、奥 密 D、秘密E、绝密1 1、接听电话时，假如一个电话未完又来一个电话，你应选择哪种解决方式：A、把先接的这个电话接完了，再去接听另一个电话B、接起另一个电话，视电话内容的紧急情况，让紧急的一方先讲，同时礼貌地请另一方稍等或让他过一会再打过来，或积极给他打过去C、把后打来的电话拿起，告诉他（她）你正在接电话，叫他（她）选等一会儿D、12、在接听电话时，假如对方喋喋不休，废话连篇,你如何解决？A、立即把电话挂断B、“您烦不烦，啰烦琐嗦”，先教训他,再把电话挂断C、“请问您尚有别的事吗？”或者“对不起，我尚有急事要办。”再挂断电话1 3、假如别人打错电话,你如何解决?A、谴责他（她）一顿，然后挂断电话B、“您打错了或我们这里没有您要找的人，假如您单位不保密的讲，可告诉对方单位名或电话,以便对方纠正C、“神经病，你搞清楚了再打好不好!?”14、硬笔书法：A、是指用钢笔、彩色水笔、圆珠笔、铅笔等硬尖书写工具书写汉字的方法B、是指用钢笔书写汉字的方法C、是指用钢笔和圆珠笔书写汉字的方法15、校对工作：A、是文献印制过程中一道必不可少的工序B、假如是用电脑打印出来的资料，可校对，也可不校对C、就是要让打印稿和手写稿一模同样16、读校法:A、就是自己一边朗读,一边看稿校对B、是由二人合作，一个朗读原稿，一人看校样1 7、静电复印机就是：A、不带高压电的复印机 B、完全使用110伏电源的复印机C、运用静电原理进行复印的机器1 8、传真机是：A、现代化通信的一种最重要的手段B、是流传也久的运用最广泛的通信设备C、是运用电话线路传输数字信号，使接受者获得文字图像和传真信息副本的通信方式19、决策：A、就是我们临时作出的决定B、就是我们经思考后作用的决定C、是为解决眼前或将来也许发生的问题，选择最佳方案的一种过程二、多选题：1、秘书部门的职能和工作特点是：A、综 合 性 B、辅助性C、门面性D、机要性E、独立性2、秘书工作的重要内容有11条，其中前三条是：A、出差到外地进行考察B、进行档案的管理C、办理睬务 D、撰拟文稿E、解决电文3、秘书工作的“三服务 具体重要指哪三服务？A、为所有领导服务 B、为人民政府服务C、为直接领导服务D、为与本系统有关的部门及其成员服务E、为广大人民群众服务4、秘书工作有四条原则，它们是：A、服务B、准确C、迅速D、求实E、保密5、秘书工作者的政治素质，应努力做到以下方面：A、坚决拥护中国共产党的领导B、具有较高的理论水平C、具有较强的法律意识和政策观念D、生活上刻苦，学习上努力E、具有全心全意为人民服务的思想F、严于律己，遵守纪律6、秘书工作者应当具有哪些基础知识？A、环保知识B、法律知识C、基础知识 D、社会知识E、专业知识 F、业务知识G、辅助知识7、秘书人员应具有的能力概括地说有9 条，请你从以下指出其中的三条:A、饮酒陪客的能力B、娱乐、向导的能力C、调查研究能力 D、文字表达能力E、组织协调能力 F、救助别人的能力8、要进行调查研究，就要准备调查计划，请选出调查计划的四个内容?A、指导思想 B、旅差费及行礼准备C、调查内容、对象及方法D、调查时间、路线E、注 意 事 项F、带好洗漱工具9、现代秘书部门信息工作应遵循哪两条原则？A、全面服务B、实事求是。不夸大缩小，既报喜,又报忧C、及时准确，内容全面D、图文并茂，形象生动1 0、秘书值班的意义：A、是反映单位面貌的窗口B、是存放物品，收发信件，分发报刊的服务机构C、是上传下达，传递信息的枢纽D、是贯彻和执行领导决策，协调各部门关系的重要环节E、是单位安全保卫的先锋1 1、值班工作电话记录五要素是什么？A、打开记录本和笔 B、记录要笔迹清楚，内容完整C、来电时间D、来电单位、姓名及职务、电话号码等E、来电内容F、领导批示和解决意见G、接电话记录人12、签收是文献运转过程中的环节之一，它包含哪两层意思？A、发送B、保管C、收到D、署名1 3、时限，是构成公文的项目之一，亦称急缓程序。一般分为：A、十分火急B、特快专递C、急（平急）D、加急E、特急14、密级，是构成公文的项目之一。指文献（电报）资料的秘密程序的等级，一般分为哪三级?A、保 密 B、泄密C、秘 密 D、机密E、绝密15、立卷，就是将解决完毕并具有查考保存价值的零散文献，依其形成过程中的联系，分门别类地组成案卷。请列举三种立卷的方法：A、按描述的人物立卷B、按影响的大小立卷C、按问题立卷 D、按作者立卷E、按文献名称立卷1 6、会议种类繁多，按参与人数的多少划分，可分为哪三类？A、规定性会议B、小型会议C、纪念性会议D、大型会议E、特大型会议F、表彰会17、内宾接待工作的四项原则是：A、热情接待B、酒肉相款C、按政策办事D、安排好娱乐E、简朴大方F、节省时间18、握手是最简朴而常用的一种礼节，初次相见，握手作为结识的先导;久别重逢，握手是问候的开始。但握手也有讲究，请你列三条对的的做法：A、同是男性之间握手，应当有力，表达热情和谐B、同是男性握手，不要用力，以免减少身份C、男女性之间握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了D、与领导或身份较高的人握手，要视具体情况而论，假如他故意与你握手，就应当积极把手伸过去E、对女性和领导都要尊重，无论是否乐意,都应当积极把手伸过去与他（她）热烈握手1 9、介绍是使彼此不相识的双方结识的一种手段，有自我介绍和别人介绍两种。如为别人作介绍时，应注意以下几个方面：A、如双方地位不同，应先把地位低的人介绍给地位高的人B、双方地位不同，应先把地位高的人介绍给地位低的人，以表达尊重C、如双方身份相同，年龄接近，应先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人D、如双方地位相近，年龄有别，应先把年轻的介绍给年长的E、假如身份相同，年龄接近，应先把美丽年轻的女性介绍给男性2 0、我们在听讲时，应注意哪几个方面？A、要专心致志认真听讲，以示注意和尊重对方，而不要东张西望，心不在焉B、不要随意打断别人的话题C、碰到说话噜苏，较难缠的人，不要厌烦，而应委婉回绝，机智找到中断谈讲的理由D、不管再噜苏，都应尽量听下去，不管再忙，也要听完2 1、假如我们打电话时，请你把对的的做法选出来：A、“您是xx单 位（或家），请您找一下xx人”B、“给我叫一下XX”C、“您是xx单位吗?哦，我单位有很重要的事情告知您们，请记录一下好吗？”D、打电话的机会来了，天南地北任我聊，古今中外随这吹E、声音不高不低，话筒与嘴保持一定距离F、语言简明，在最短的时间内把事情准确清楚地传达给对方2 2、印章的效用有两个：A、权威性或立法件B、担保作用C、面子作用 D、凭信作用2 3、协调的内容重要涉及三方面：A、政策协调B、口 头 协 调C、文献协调D、业务协调E、事务协调24、国家秘密具有如下性质和特点：A、安全性 B、具体性C、时间性D、可变性2 5、秘书工作者应树立四个观念：A、敌性观念 B、反腐蚀观念C、组织纪律观念 D、国家利益观念E、胸怀世界观念26、文房四宝是:A、纸B、墨C、桌D、笔E、砚三、判断题：1、在我国现阶段，秘书通常是指党政机关、部队、社会团队或公司、事业单位领导的助手。2、秘书调查人员的素质，不仅要能说会道，会写会算，还要善于喝酒陪客，聊天娱乐。3、秘书人员进行调查研究的方法有10种，其中：发函或问卷调查属于“收集书面材料 的方法。4、秘书工作收集信息的重点有五个方面，但“与党和国家中心工作有密切关系的信息，能反映国内外形势发展变化的方向性信息”不能收集。5、秘书工作信息解决的重要方法是:分头收集，层层筛选，逐级上报。6、秘书值班的重要任务就是接听电话、收发信件。7、秘书值班人员就是看门人员，因此，对他们的规定不能太高。8、交接班工作较为简朴，只需将记录本笔交给接班人即可。9、接听电话人人都会，拿起电话，与对方交流即可，无论有事无事，最佳多和别人聊两句,以免失礼。10、回电话，要稳重，铃响过三遍才接听，有问必答，有求必应。11、解决电话内容时的注意事项，一般人不在就算了，不要自作主张，自找麻烦。12、文书，指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的特定格式的文字资料。13、公文，即公务文书或公务文献。它是机关、团队、企事业单位在公务活动中形成和使用的文书材料；是传达贯彻党和国家的方针、政策，法律、法规，请求和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验、记录工作活动的一种重要工具。1 4、拆封，是文献运转过程中的环节之一，只要得到文献或包裹,不管是谁的都要及时拆封。15、登记，是文书解决过程中的环节之一，一般重要指将收到的文献按照一定的规定进行登记，记载文献的来源、内容、去向及解决结果等。16、摘要，就是将多余的内容删除，保存精华的部分。1 7、请办，是文书解决过程中的环节之一。指需要请领导同志批示的文献，办文部门根据领导同志的分工，呈请主管领导同志审批。1 8、传阅文献，就是让大家分头看，一个看完，传给别外一个，看完为止。1 9、发至级限，是指文献发布的层次，领导机关是分层次设立的，文献也应是分层次发布的，根据文献的内容，该发至哪一级限就发至哪一级限，不能任意扩大,也不能一味控制级限影响文献效用的发挥。2 0、翻印文献，是仿照正式文献的规格、式样印制文献，即称作翻印。翻印文献不需要任何单位批准和授权。2 1、会议前的准备工作是会议秘书工作的重要组成部分，“凡事预则立，不 预 则 废 会 议前的准备工作好坏，对会议质量和会议效果有着直接的影响。2 2、安排会议时要掌握如下原则：一是提交会议讨论的议题必须符合会议职责范围之内；二是提交会议讨论的议题，一般应有简要的文字材料，经领导审核后，提前印发给有关领导阅读，准备意见。23、会议报到的方式有三种:一是与会者本人持会议告知或单位介绍信亲自报到;二是委托别人代为报到；三是电话报到。2 4、迎送外宾时，如安排献花，通常由团员或男青年在参与迎送的重要领导人与客人握手之后献上。2 5、挡驾，是减轻领导工作承担的一种工作方式，所以无论什么事，或什么人，假如没有预约,都一律拒绝在门外。2 6、由于工作关系，秘书时常要代为领导陪客，因此一定要对客人十分殷勤，陪人吃饭，要尽情相劝，自己要喝够，对方要喝足，酒醉三分好说话。27、单位在刻印章时，印章的尺寸规格、样式、是否需要国徽等，都可由本单位自行决定。28、凡在落款处加盖印章都要“齐年盖月”。2 9、协调工作的原则是：服从全局的原则；维护团结的原则;从实际出发的原则；认真负责的原则。