2022年档案室规章制度.docx

2022年档案室规章制度 上海恒基建设工程项目管理有限公司 档案室管理制度 总则 为提高公司的档案管理水平，更有效地爱护和利用档案，依据中华人民 共和国档案法、中华人民共和国档案法实施方法、上海市城市建设档案管理 暂行方法、上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定、上海档案条例、 工程项目竣工后监理资料归档管理方法的相关规定，结合公司的实 际状况，制定本规章制度。 第一条：档案接收制度 定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值，经过整理立 卷的不同载体的文件资料； 档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导； 接收归档的案卷必需保证质量，应符合下列要求： 应归档的文件材料齐全、完整； 文件应按公司档案管理的要求，并结合工程实际状况合理整理、立卷； 归档的文件材料应根据工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷， 案卷标题简明准确，便于保管和利用； 接收档案的时间和手续 工程项目竣工后一个月内，监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案 移交活单，写明案卷标题、案卷数量及移交时间，交所届工 程部检查审核； 工程部审核合格后在档案移交活单上签字，同竣工资料一齐交总师室档 案管理人员验收。 总师室档案管理人员验收合格后，在档案移交活单上签字，双方各留一 份，竣工资料留存公司库房。 其次条档案的管理制度 根据档案形成的特点，保持档案之间的连续性和完整性，使归档的档案资料 能真实的反映工程建设的全过程，照实体现项目监理部的工作状况，便于查 阅和检查。 对接收档案进一步系统化管理，主要是： 对所接收的档案进行严格检查，包括各案卷是否完整，分类是否活晰明确， 组卷是否合理，编目工作是否齐全； 对归档的档案进行电子信息化管理，便于查询和调阅； 定期对归档档案进行活理，对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存， 对超过20年的项目监理资料在征得总帅室领导同意后销毁。 第三条档案保管制度 档案库房需保持相宜的温度，并配备灭火器。库房内严禁吸烟，消退一切火 灾隐患。 对库房照明线路定期检查，发觉问题刚好检修，防止短路引起火灾。 档案入库前要进行检查。被虫咬蚀的档案不能入库。库房内要定期投放防虫 药，并勤于检查。 档案管理人员进出库房时要关灯，锁好库房门。 档案库要常常打扫，保持活洁，严禁将有害物质带入库房。 档案资料以盒或卷为单位，按同一项目资料统一存放的要求入库。 库房柜要编制依次号，应有档案资料存放的示意图 。 第四条档案的统计制度 仔细做好档案资料数量的统计。以原始记录为依据，做到精确牢靠。 建立健全归档资料的电子台帐，驾驭档案的入库、出库、销毁等相关信息， 不断提高档案的管理水平。 第五条档案的保密制度 档案管理人员要仔细做好库房的平安保卫和保密工作，非本部门人员未经同 意，不得进入库房。 档案资料一般不准外借，必要时可摘录，必需复印时须经总帅室同意并登记 备案。凡需复制保密档案材料须经总帅室领导批准后方可复制。 如遇所借档案丢失，须刚好通知总师室，并写明状况以便刚好处理。 档案管理人员应维护档案完整、精确、系统、平安为准则，做到不失密、不 泄密。 第六条档案的销毁制度 对已期满的档案材料列出档案销毁活单，经公司及总帅室领导确认后进行销 毁。 执行销毁时，指定专人负责，监督销毁，并且销毁记录上至少有两人以上的签 0. 2. 第4页 共4页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页第 4 页 共 4 页