2023年最新物业公司档案管理制度(六篇).docx

2023年最新物业公司档案管理制度(六篇) 在日常的学习、工作、生活中，确定对各类范文都很熟识吧。范文怎么写才能发挥它最大的作用呢？以下是我为大家搜集的优质范文，仅供参考，一起来看看吧 物业公司档案管理制度篇一 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。供应符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 1、公司内部经营形成的各种资料。 2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣扬等活动中所干脆形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。 1、行政部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行状况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的平安；指导公司的档案管理工作； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理方法、运用学问。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并刚好通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置； 2）负责对本部门档案管理的监督检查。 5、各公司总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录书目。 2）各部门文件、合同等资料原件须要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交书目，每季度向行政部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： 电子类合同或其他须要保管的电子文件，应当刚好存放于档案室指定电脑硬盘内或制作特地光盘进行编号保存； 文件、合同资料要登记具体信息，并编制文件（合同）管理记录书目，以便检索利用； 文件资料、合同要科学排列，按编号依次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。 d)档案借阅 借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作须要将档案带出公司的必需经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件； 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告干脆上级； 借阅档案用完后，应刚好送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 借档人必需爱惜档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发觉一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严峻者，按档案法和保密法赐予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。 非本公司职工或单位需查阅档案时，必需持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不行将档案带出档案室。 e)档案销毁 对已失去利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编制销毁书目，报部门经理和部门分管副总鉴定，最终报总经理的批准，方可销毁。 执行销毁任务时，必需由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁书目上签字。最终，把销毁书目和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 2、档案管理细则 1）档案资料的归档范围 公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、吩咐、确定、决议、指示、安排、核准文件、证书等文件； 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； 公司领导的批示、指示等； 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 公司的各种工作安排、安排考核/总结、报告、统计报表及简报； 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； 本公司发布的各类广告、宣扬材料； 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 外出公务活动（如学习、考察、调查探讨、参与会议等）所获得或形成的档案资料； 财务档案资料； 各种实物档案； 其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求 归档的文件资料必需完整、真实、精确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必需齐全。 一般资料按一份原件归档，重要文件和高运用率文件可以依据须要，按二份原件存档。经办部门依据实际须要留存复印件或影印本。如因业务处理须要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥当保存，行政部以影印本归档。 声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件。 电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必需原件归档，并保持其完好无损。 4、档案资料的归档时间 即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a)公司规定的密级文件； b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c)合同、协议书等正本及过程资料； d)公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料； e)其他认为须要即时归档的资料。 定期归档 a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部； b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部； 电子声像档案的归档 a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c)每年3月底前必需向行政部移交上一年度的全部归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。 5、档案交接 部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。 6、档案移交公司的流程 a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。 b)采纳碳素墨水钢笔或签字笔，不得运用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清晰、精确。 c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 结论在前，依据在后。 d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单； e)行政部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份； 7、档案保管 档案编号 a)档案按类别应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有肯定范畴，不能笼统模糊。 b)档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定依次依次排列，以便查阅。 c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 e)建立档案书目存于案卷盒内，便于查阅。 8、附则：本方法由公司行政部制定并负责说明。 物业公司档案管理制度篇二 （一）办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理； （二）凡是能精确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必需刚好归档； （三）档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料； （四）档案管理运用专用电脑，建立电子档案和索引书目以备科学查档；未经办公室同意，其它员工一律不得擅自运用。 （一）公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； （二）政府、项目批文、合同，公司董事会形成的文件材料； （三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）； （四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等）； （五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司确定等），发展规划、工作总结等； （六)工程进度安排限制文件(含业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等； （七)公司各部门年度工作安排(财务资金安排由财务部归档）； （八）公司有效证照、证件； （九）具有法律效力及保存价值的文件； （十）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； （十一）员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； （十二）公司获得的各种社会荣誉资料； （十三）会计统计、年度安排、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料（此类档案由公司财务部自行保管存查）； （十四）组织人事教化培训、员工变动表、花名册、教化培训； （十五）其他须要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位供应和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 （一）办公室应刚好做好档案归档分类保管工作；财务和物业应自行刚好的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查； （二）公司各部门应刚好向办公室移交发生的档案材料，如材料还需运用，也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续；各部门必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交归档的文件材料； （三）各部门向办公室提交档案时，要严格履行移交手续；档案管理人员按文件材料分类造册，并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间； （四）档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点，保持档案质检的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用； （五）卷内档案材料应按材料排序，依次编写页号； （六）有关卷内材料的状况说明，都应逐填写在书目备注内； （七）案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清楚。 （一）公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论； （二）财务部门需按时间要求将档案归档清整结论状况以书面形式报总经理批示后交办公室存查； （三）物业公司档案按公司工作要求清整状况及结论报办公室存查；依据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。 （一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为，并应刚好归还。 （二）各部门因工作须要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅； （三）公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准，否则不予借阅； （四）借阅档案必需严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销； （五）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特别状况须要转借或携带档案外出时，须经公司总经理批准； （六）借阅的档案用完后，应刚好归还，借用时间一般不得超过10天；档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录； （七）借阅人对档案要妥当保管，不得遗失； （八）凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作须要，应按公司有关保密规定办理； （九）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特别须要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经总经理同意方可办理。 （一）档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注； （二）有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印运用； （三）有密级档案只限档案管理员管理； （四）一般档案管理，属业务工作运用范畴，对内予以刚好供应利用；对外按借阅手续经办公室主任批准办理。 物业公司档案管理制度篇三 1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。 2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特别状况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交具体的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。 3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。 4、查阅原始人事档案管理规定： （1）查阅员工原始人事档案前必需填写查阅员工人事档案申请单，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。 （2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或运用后统一销毁。 （3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。 （4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。 （5）员工在本企业工作期间，如有些状况需存入其原始人事档案中，需填写员工原始人事档案补充资料申请表，经主管领导审批后，由人资行政部办理。 5、员工业绩、培训档案： 员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。 （1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。 （2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。 （3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。 （4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。 （5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。 物业公司档案管理制度篇四 1.1档案的建立按下列流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查 1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。 1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等； 1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、运用说明书、购入运用时间、运用许可证、年检合格证、修理保养合同及修理保养记录等； 1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。 1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等； 1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等； 1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、修理基金运用的预算、安排、业委会批准运用的文件等。 1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。 2.1为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又便利常常运用，对运用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。 2.2档案管理要求： 2.2.1进行标准化的档案管理。 2.2.2采纳多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采纳适当的保存方法。 2.2.3加强保密意识培育，确保档案在运用过程中的平安、不丢失、不泄密。 2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。 2.2.5坚持档案资料收集的系统化。 2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑书目，按工作部门分柜保存。 2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。 物业公司档案管理制度篇五 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。供应符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣扬等活动中所干脆形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行状况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的平安； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理方法、运用学问。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并刚好通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门文件（合同）管理记录书目。 2）各部门文件、合同等资料原件须要保存的，各部门分别进行整理，并编制移交书目每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。 b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： 电子类合同或其他须要保管的电子文件，应当刚好存放于指定电脑硬盘内。 文件、合同资料要登记具体信息，并编制文件（合同）管理记录书目，以便检索利用。 文件资料、合同要科学排列，按编号依次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。 d)档案借阅 （1）借阅档案要履行借阅手续，填写借阅审批单。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必需带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； 档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告干脆上级； 借阅档案用完后，应刚好送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； 借档人必需爱惜档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编制销毁书目，报部门总经理批准，批准后方可销毁。 执行销毁任务时，必需由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁书目上签字。最终，把销毁书目和批准手续文件，一并存档永久保存。 2、档案管理细则 1）档案资料的归档范围 公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； 公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、吩咐、确定、决议、指示、安排、核准文件、证书等文件； 本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； 公司领导的批示、指示等； 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； 公司的各种工作安排、安排考核/总结、报告、统计报表及简报； 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； 本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； 本公司发布的各类广告、宣扬材料； 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； 外出公务活动（如学习、考察、调查探讨、参与会议等）所获得或形成的档案资料； 财务档案资料； 各种实物档案； 其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求归档的文件资料必需完整、真实、精确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必需齐全。 一般资料按一份原件归档，重要文件和高运用率文件可以依据须要，按二份原件存档。经办部门依据实际须要留存复印件或影印本。如因业务处理须要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥当保存，行政人事部以影印本归档。 声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件。 子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必需原件归档，并保持其完好无损。 4、档案资料的归档时间即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a)公司规定的密级文件； b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等； c)合同、协议书等正本及过程资料； d)公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料； e)其他认为须要即时归档的资料。 定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部； b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部； 电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。 b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c)每年3月底前必需向行政人事部移交上一年度的全部归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。 5、档案交接部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写档案移交清单，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。 6、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单； b)行政人事部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对； c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份； 7、档案保管档案编号a)档案按类别应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有肯定范畴，不能笼统模糊。 b)档案分类各级名称经确定后，应参照档案分类编号表，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定依次依次排列，以便查阅。 c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。 e)建立档案书目存于案卷盒内，便于查阅。 8、附则：本方法由公司行政人事部制定并负责说明。 1、文件（合同）管理记录书目 2、文件档案移交书目 3、档案移交清单表 4、档案借阅审批单 5、档案分类编号表 6、档案管理流程文件（合同）管理记录书目记录编号:日期： 序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交书目记录编号:日期： 序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。 记录编号:移交性质档案类别合计移交说明接收看法档案移交清单表日期： 离职调岗归档档案所属年度保管期限数量永久长期短期移交人： 物业公司档案管理制度篇六 为做到客户服务部与客户的良好沟通，驾驭客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。 客户档案资料全面、精确、有效。 客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及运用四个环节。 一般客户档案包括以下的。资料： 1、收集客户单位资料 2、客户缴费记录包括各样应付之押金 3、客户装修工程文件 4、客户迁入时填具之资料 5、客户资料补充 6、客户联络资料 7、紧急事故联络人的资料 8、客户与管理处往来文件 9、客户违规事项与欠费记录 10、客户修理记录 11、客户投诉记录 12、客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序 1、刚好上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，传送文件应刚好、精确，仔细地登记并制作各种表格。 2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通； 3、做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进； 4、接听客户投诉，解决客户投诉； 5、接听客户工程报修电话，刚好联系修复。 4、物业公司档案管理规章制度 1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作； 2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一书目，同时建立电子档备份。各类信息具体排列，以便查阅； 3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常修理文件、缴费文件、回处理文件及投诉建议等其他文件； 4、专管人员须仔细填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。刚好跟进业主档案的变更，保证信息的精确性； 5、业主档案信息应严格管理，留意保密。严禁非相关人员查阅，以爱护业主的隐私，维护公司良好形象； 6、为确保文档平安，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作； 7、业主档案永久保存，刚好与业主沟通，刚好变更业主信息，保证其精确性。