2023年CP-01体系文件控制程序-ISO质量体系文件(上册).docx

编号：CP-01 版号：C生效日期：2023-x-1体系文件掌握程序 日期： 日期： 日期：编号：CP-01体系文件掌握程序版号：C页码：第修改状态：610 页 共 11 页序文件名版号页码修改号状态修订记录简要修改内容修改日期体系文件掌握1程序C5、6014.1.3.7 专业类别名增QL清洁绿化4.4.4 “ 审核、修订”后增加“每半月集中处理一次”2023-X-312公司专用名词库/2/增QL清洁绿化2023-X-313体系文件掌握程序C712增 4.5.3 体系文件修订流程图2023-X-274体系文件修改申请表C101增加各专业主管意见2023-X-275体系文件掌握程序C3233.1 修改为“总经理负责体系文件初版、改版的批准”2023-X-146体系文件掌握程序C5、9344.1.3.8 有修改增 4.7 可修改的体系文件电子版本的发放2023-X-117可修改的体系文件申请表C10增表格2023-X-118公司专用名词库/13/增分公司、治理处、治理部删除机电工程部2023-X-30体系文件掌握9 程序体系文件掌握C394554.1.3.1“GB/T19001:2023”改为“GB/T19001:2023”4.1.3.8.2 增加“XXXXXX治理处”4.1.3.8.3 增加“XXXXXX分公司”5.1“GB/T19001:2023”改为“GB/T19001:2023” 公司专用名词库增加“XXX XXX分公司” “XXXXXX管理处” “TD 土地治理”1 4.1.3.7 增加“TD土地治理”2 4.1.3.8.2 增加“XXXXXX事业 部”3 4.1.3.8.2“XXX 治理处”改成“涿州航信产业园治理处”2023-X-2210 程序C56114 4.1.3.8.2 增加“XXXXXX汇川行 政中心治理处HG 遵 义 海 珠 广 场 管 理 处JXXXX金叶馨苑治理处XXX X X X 中级法院治理处XXXXXX学院治理处2023-X-9XXXHY X X X 环翠花苑治理处XXX XXX 一方城治理处XXXXXX航行国际广场治理处”5 增加“4.1.3.8.4 子公司XXXXXX科技公司”（6） 4.2.1“品质主管编制体系文件发放清单，经治理者代表批准后，将体系文件的相应局部发放给接收人员。接收 人员需在发放清单上签字，并作为责任 人妥当保管领用的体系文件。”改为“品质主管编制体系文件发放清单，经治理者代表批准后，将体系文件的相应部 分电子版通过公司OA 系统发放给接收人员。接收人员作为责任人准时更、 妥当保管收到的体系文件。”（7） 4.5.2“品质主管要保证修改局部的全部使用者拥有最有效版本，并将原版本收回。”改为“品质主管要将修改局部电子版通过公司OA 系统发放至相关部处分公司文件接收人员，文件接收人员依据通知删除相应的旧版文件，替换成修改的文件，并负责将文件修改内容传到达本部处、分公司相关人员。”（8） 4.6.1“治理者代表有权打算体系文件是否作废，但需保存一份打印版本的 原文件。”改为“体系文件修改申请经治理者代表批准后，由品质主管负责更、发放文件，对应的旧文件自动作废， 相关部处、分公司接收人员收到文件 后，删除旧文件。”4.6.2 “品质主管负责作废体系文件的粉碎处理，假设需保存时，须加盖作废章。” 改为“如需保存作废的体系文件，纸质文件需加盖作废章，电子版文件须在文件名8公司专用名词/14/库增加“XXXXXX事业部”、“XXX遵义汇川行政中心治理处”、“HGXXX 海珠广场治理处”、“JXXXX金叶馨苑治理处”、“XXXXXX 中级法院治理处”、“XXXXXX 学院治理处”、“ XXXHY XXX环翠花苑治理处”、 “XXXXXX一方城治理处”、“XXXXXX广场治理处”、“XXX4.1.3.7 增加“FS分公司分支机构 治理XM工程治理”4.1.3.8.1 增加“ XXX X X X 事业部XXX XXX 事 业部”4.1.3.8.2 增加“ XXX XXX分公司”、2023-X-9体系文件掌握10程序公司专用名词C556删除“NJF南京分公司”、“XXX2023-X-2711XXX分公司”4.1.3.8.4 增加“XXXXXX治理处MTXXX 治理处 XXX XXX 大厦顾问 工程 XXXXXX治理处 XXXXXX治理处 CXXXX创 创业广场治理处XXXXXX高 区管委会”、删除“ XXXHY环翠花增加“ FS分公司分支机构治理XM工程治理” 增加“XXX XXX事业部XXXXXX事业部” 增加“XXXXXX分公司”、删除“NJF南京分公司”、“XXXXXX分公11库/14/司”2023-X-27增加“XXXXXX治理处MTXXX治理处XXXXXX大厦参谋工程XXXXXX 治理处 XXX海宁名 力尚府治理处CX XXX创创业广场治理处XXX XXX 高 区 管 委1 目的对体系文件从编制到作废的全过程进展掌握，确保体系文件的使用者得到适用文件的有关版本，并为体系有效运行供给证据。2 范围 适用于以系文件：治理手册、掌握程序、工作规程、记录表格。3 职责3.1 总经理负责体系文件初版、改版的批准。3.2 治理者代表负责体系文件的编制、发放、执行、修订、废止和评审。3.3 品质主管帮助治理者代表工作，并负责对体系文件的培训、保管、借阅与回收等治理工作。3.4 公司全员参与体系文件从编制到废止的全过程。各部门、治理处简称部处依据工作需要，依据文件发放清单得到相应体系文件，妥当保管并严格执行。3.5 公司全员均有责任和义务对体系文件执行过程中的需改善、改进之处提出修订建议。3.6 品质主管负责体系文件版本的掌握以及各部处体系文件使用、治理状况的监视检查。3.7 各部处依据掌握程序和工作规程的要求，由责任人准确填写相关记录表格，定期整理归档，负责存放保管及必要时的检索查验。4 程序4.1 体系文件的编制4.1.1 体系文件的编制、审批4.1.1.1 治理手册由治理者代表组织编制审核，总经理批准。4.1.1.2 掌握程序、工作规程、记录表格由相关部处负责人组织编制，品质主管初审，治理者代表审核，总经理批准。4.1.1.3 记录表格依据各级文件的要求编制，尽量简化，但最根本的内容不行遗漏，如：记录内容、记录人、记录时间等；记录表格尽量综合利用，削减表格总体数量。4.1.2 体系文件的格式4.1.2.1 页面设置：上下的页边距均为 2.54 厘米，页左边距均为 2.5 厘米，页右边距为 1.5 厘米。4.1.2.2 封面格式见本程序首页。4.1.2.3 内容页格式如下：中文用小四号宋体，英文及数字用小四号 Times New Roman，段落间距为 1.5 倍行距。4.1.2.4 修改状态用 1 位阿拉伯数字表示，0、1、2表示修改内容所在页码的修改状态。4.1.2.5 版号用英文字母表示，整个文件的版本号用 A、B、C表示，如修改状态累计为 5， 则该文件换版。4.1.2.6 纸张用 A4纸特别状况可加大。4.1.3 体系文件的内容4.1.3.1治理手册按 GB/T 19001-2023、GB/T 24001-2023、GB/T 28001-2023 标准规定的内容和实际工作需要编写。4.1.3.2 掌握程序按以下挨次编写：4.1.3.2.1 目的4.1.3.2.2 范围4.1.3.2.3 职责4.1.3.2.4 程序4.1.3.2.5 相关文件与记录表格4.1.3.2.5.1 相关文件第一项为该文件承受了三个标准的哪个具体条款。4.1.3.2.5.2 全部在该掌握程序中提及的文件均需在相关文件中列明。4.1.3.2.5.3 记录表格只需列出该掌握程序配套并提及的表格。4.1.3.3 工作规程依据实际工作流程编写，但在规程末应有相关文件和记录表格栏。4.1.3.4 层次编号详见 GB/T 1.1-2023标准化工作导则 第 1 局部：标准的构造和编写规章。4.1.3.5 文件编号4.1.3.5.1 掌握程序的编号CPControlling Program -挨次号，从01 开头依次排列4.1.3.5.2 工作规程的编号WIWorking Instruction -专业类别名 -挨次号，从01 开头依次排列-部处代码4.1.3.6 记录表格的编号4.1.3.6.1 掌握程序配套表格的编号CP- 挨次号，从01 开头依次排列 /表格挨次号，从01 开头依次排列4.1.3.6.2 工作规程配套表格的编号WI-专业类别名-挨次号/表格挨次号-部处代码4.1.3.7 专业类别名DA档案治理JT经营拓展HP合同评审HJ环境因素WX危急源行政治理RL人力资源治理JX绩效考核PX培训 XZ KF客户效劳WL物料供给GG工程治理ZA治安治理YW工程运行维保ZX物业装修治理CW财务XF消防治理JK紧急状况QL清洁绿化TD土地治理4.1.3.8 部处代码4.1.3.8.1 职能部门FS分公司分支机构治理XM工程治理JLB经理部CWB财务部JYB经营拓展部GLB治理部XXXXXX事业部4.1.3.8.2 分公司XXXXXX分公司XXXXXX分公司4.1.3.8.3 子公司XXXXXX科技公司4.1.3.8.4 治理处XXXXXX事业部XXXXXX事业部XXXXXX分公司XXXXXX分公司XXXXXX分公司XXXXXX分公司XXXXXX大厦治理处XXXXXX治理处XXXXXX治理处XXXXXX治理处XXXXXX治理处XXXXXX治理处XXXXXX治理处XXX XXX治理处XXXXXX大厦参谋工程XXXXXX汇川行政中心治理处XXXXXX治理处 XXXXXX中级法院治理处 XXXXXXXXX大厦治理处 XXXXXX学院治理处XXXXXX一方城治理处XXXXXX广场治理处XXXXXX治理处XXXXXX治理处CXXXX创创业广场治理处4.2 体系文件的发放与保存XXXXXX航信产业园治理 X处XXXXX高区管委会4.2.1 品质主管编制体系文件发放清单，经治理者代表批准后，将体系文件的相应局部电子版通过公司 OA 系统发放给接收人员。接收人员作为责任人准时更、妥当保管收到的体系文件。4.2.2 文件发放时必需在文件每页的右上方表格除外加盖红色“受控文件”印章。4.2.3 受控章格式长 4.5cm×宽 2.5cm。xxx受控文件4.2.4 各部处形成的记录包括承受电子媒体的记录按档案掌握程序规定的期限在部处本地进展保存、归档。4.2.5 以天为单位形成的记录按月整理装订，其他按季或年整理装订。4.3 体系文件的使用、借阅与培训4.3.1 公司体系文件均以盖有受控章为有效。4.3.2 体系文件发放清单中的接收人员，应带着所辖全员按所发放文件的规定和要求严格执行。4.3.3 记录应填写在有效版本上，填写力求字迹清楚、真实准确、内容完整，不能使用铅笔、红色笔填写。4.3.4 不得随便涂改记录。如需修改，不得用修正液，改完后，加盖修改人印章或签名，并注明日期。4.3.5 记录表格不能空项，无内容时划“杠线”。4.3.6 各部处通过培训，使记录表格的使用者能够准确地填写。4.3.7 公司体系文件原则上不外借，特别状况须总经理批准。外借体系文件只能由品质主管办理，且应知会借用者，所借体系文件为非受控文件，不能保证其适用性和符合性， 不担当参照执行的相关责任和后果。体系文件的可改动电子版本严禁外借。4.3.8 品质主管依据培训掌握程序要求对公司全员进展体系文件培训时，应将本掌握程序的培训列为重要培训内容。4.4 体系文件的评审4.4.1 内审时，审核组长在内审报告中要对被审核部处相关体系文件自身及其执行状况进展审核，推断其符合性和适用性，治理者代表依据报告酌定体系修订的必要性和适当时机详见内部审核掌握程序。4.4.2 外审时，外审员在外审报告中要对公司体系文件整体进展评审，评定其符合性和适用性，治理者代表依据报告酌定体系修订的必要性和适当时机。4.4.3 体系文件的全面评审是公司年度治理评审的重点之一。治理者代表汇总内外审报告和公司体系执行状况，形成报告提交总经理，作为治理评审的根底资料。详见治理评审掌握程序。4.5 体系文件的修订4.5.1 公司全员在执行体系文件的过程中，均有责任和义务对文件需改善、改进之处提出修改建议，经本部处领导批准后汇总至品质主管处审核、修订每半月集中处理一次， 再经治理者代表批准体系文件修改申请表后责成品质主管具体实施。4.5.2 品质主管要将修改局部电子版通过公司OA系统发放至相关部处分公司文件接收人员， 文件接收人员依据通知删除相应的旧版文件，替换成修改的文件，并负责将文件修改内容传到达本部处、分公司相关人员。4.5.3 详见以下流程图：各部处负 责人确认修改内容并签名1、品质主管初步审核2、如有需要应交各专业主管审核，并做好签收记录。品质主管接收体系文件修改申请表，双方做好签收记录。第一天 需时：一天品质主管：1、无别字、语句顺畅；2、与本治理处实际状况根本符合。各专业主管：符合专业要求治理者代表终审品质主管需时：两天各专业主管需时：三天需时：三天各部处提出申请填写体系文件修改申请表申请否确认是接收审核否批准是修订并发放流程工作内容职责时间节点品质主管 修订文件并给相关人 员发放受控文件电子版本需时：一天合计十天4.6 体系文件的作废4.6.1 体系文件修改申请经治理者代表批准后，由品质主管负责更、发放文件，对应的旧文件自动作废，相关部处、分公司接收人员收到文件后，删除旧文件。4.6.2 如需保存作废的体系文件，纸质文件需加盖作废章，电子版文件须在文件名后加注“作xxx作废文件废”。4.6.3 作废章格式长 4.5cm×宽 2.5cm。4.7 可修改的体系文件电子版本的发放4.7.1 一级文件治理手册和二级文件掌握程序统一由总公司品质主管负责修订，各部处、分公司只能持有不行修改的一、二级文件。4.7.2 各治理处、分公司需建立、修订、使用三级文件工作规程和四级文件工作规程配套表格，由品质专员向总公司提出需求申请。4.7.3 可修改的体系文件电子版本申请流程：各治理处、分公司品质专员各治理处、分公司负责人总公司品质主管治理者代表。治理者代表批准后由总公司品质主管发放给各治理处、分公司品质专员。4.7.4 申请表格使用可修改的体系文件申请表，并通过 OA 串发的方式传递，串发流程按申请流程建立，即各治理处、分公司品质专员各治理处、分公司负责人总公司品质主管治理者代表。5 相关文件与记录表格5.1GB/T 19001-20234.2.34.2.4、GB/T 24001-20234.4.54.5.3、GB/T 28001-20234.4.54.5.35.2治理手册2.25.3GB/T 1.1-2023标准化工作导则第 1 局部：标准的构造和编写规章5.4档案治理掌握程序CP-025.5培训掌握程序CP-105.6内部审核掌握程序CP-285.7治理评审掌握程序CP-305.8体系文件发放清单CP-01/015.9体系文件修改申请表CP-01/025.10可修改的体系文件申请表CP-01/03更日期：2023-12-20页码：第 1 页 共 4 页公司专用名词库AGA安管、车辆治理XXXXXX治理处B部处职能部门、治理处CXXXXXX分公司CP掌握程序Controlling ProgramCW财务CWB财务部CXXXX创创业广场治理处DDA档案治理FFS分公司分支机构治理GGG工程治理GLB治理部XXXXXX学院治理处XXXXXX高区管委会XXX参谋XXX分公司是指公司成立参谋工作组，负责指导工程的物业治理机构的日常运作，提出专业的物业治理参谋建议，不担当工程经营治理责任参谋工作组指公司派驻参谋工程的全体参谋人员，参谋工作组一般由参谋经理和专业参谋组成参谋经理H参谋工作组的负责人XXX XXX HJ HP XXX XXX XXXJJK XXX XXXB JTJX JY JYBKKF XXXLXXXMXXX MTNNSPPXXXX分公司XXX汇川行政中心治理处环境因素合同评审 大厦治理处XXX广场治理处XXX综合楼治理处紧急状况XXX大厦参谋工程经理部经营拓展绩效考核XXX金叶馨苑治理处经营拓展部客户效劳XXX治理处XXX科技公司XXX治理处XXX治理处内部审核培训Q全委是指公司组建工程治理处，直接负责工程的日常物业治理工作，并担当工程的物业治理责任XXX QL XXXRRLSXXXXXX治理处清洁绿化XXX治理处人力资源治理XXX治理处三位一体治理体质量、环境、职业安康安全治理体系系TTD XXX XXX XXXWXXX WI WL WX XXXXXF XM XZ土地治理XXX事业部XXX事业部XXX事业部XXX分公司工作规程Working Instruction 物料供给危急源 XXX分公司消防治理工程治理行政治理工程治理机构工程合作方 工程经理Y XXX XXXYW业户ZZA ZH XXX ZX XXXZYXXXXXX XXX制服 专家组指负责工程日常物业治理的治理处等指公司全委或参谋工程的建设单位、治理公司或产权人指全委工程的工程负责人XXX一方城治理处XXX治理处工程运行维保业主与物业使用人治安治理综合治理XXX中级法院治理处物业装修治理XXX分公司 XXXXXX大厦治理处XXX航信产业园治理处XXX分公司有规定式样的服装指由公司各部门资深专业人员组成的，对公司全委和参谋工程供给技术支持的团体专业参谋指参谋工作组中负责工程、安全、客服、品质、环境等某一个或几个专业的参谋人员。体系文件发放清单序号文件名编号：CP-01/01版号：C修改状态：1 页码：第 1 页 共 1 页接收部处接收人 日期：体系文件修改申请表编号：CP-01/02版号：C修改状态：1 页码：第 1 页 共 1 页文件名 申请部处 部处负责人申请人文件编号日期日期修订内容交表人/时间接收人/时间各专业主管意见：审核批准版号：C修改状态：0可修改的体系文件申请表编号：CP-01/03页码：第 1 页 共 1 页申请部处、分公司品质专员日期需求内容需列明文件名、文件编号、版号、修改状态部处、分公司负责人审核品质主管日期批准治理者代表