食品企业文件控制程序.docx
食品企业文件控制程序The manuscript was revised on the evening of 2022文件控制程序1、 目的：对质量安全体系相关文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废、回收等进行有效的控制和管理，使相关场所得到合用有效版本，防止 金。2、 ：合用于本公司及来自外部有关质量安全方面的文件控制管理。3、 职责：、技术研发中心负责所有与质量安全管理方面的文件的控制、检查和指 导。并具体负责一、二级文件、法律法规的控制管理。、质量安全文件编写小组负责一级文件的编制工作。、与质量安全管理相关的各部门负责相关程叙文件及三级文件的编制，负 责本部门使用的质量安全文件、技术文件的管理。、一级文件由总经理批准、二级文件由副总经理批准，质量安全小组审 核。三级文件由相关部门负责人审核并批准。4、工作程序：、文件的分类：本公司质量安全管理文件分为三类：4八一级文件：GMP、HACCP计划表、食品质量安全管理体系要求等。4.1.2 二级文件：SSOP文件以及对应的程叙文件。4.1.3 三级文件,具体包括：a.与质量安全有关的技术标准。b.与质量安全有关的各种作业指导书、记录表格。c.以公司名义下发的与质量安全有关的计划性、策划性、备忘性文件。、质量安全文件编目办法：421、质量安全文件的编码普通由四部份组成，即：公司（/部门）代码一体系代码一文件级别代码（顺序号）一年号（版 次）。4.2.2 ,公司（/部门）代码：表示文件发布的责任部门，公司级文件则不标注部门代码。后面的3位数字表示各部门的文件受控号。公司：QLX技术研发中心：YF （ 060 ）电子商务部：DS （130 ）(080)财务部：CW (140 )(090)品控部：PK ( 040 )销售部：XS （ 070 ）市场部：SC（ 050 ）副总经理：100423、体系管理代码：TX4.2.4.文件级别代码（顺序号）：生产部：Dl（010）采购部：CG行政部：XZ总经理：000文件级别代码表示文件在质量安全文件中的层次；当文件的公司（/部 门）代码和文件级别代码相同时用顺序号加以区分。M代表一级文件，P代表二级文件，W代表作业指导书（包括工作标准 书、操作规程、技术标准、公司下发的与质量安全有关的管理性文件以及 公司认可并应用为规范的外来文件资料），R代表记录表格；以及文件顺 序号用一位阿拉伯数字，二级文件数序号用两位阿拉伯数字，三级文件顺 序号用三位阿拉伯数字，当顺序号为I、01、001时则可不标注。年号（版次）：年号即文件发布的年份。427、特例一：由质量记录的填制并经公司批准而形成的策划性、计划 性、同质性文件沿用其记录编号，其批准日期和有效期作为区别同类文件 的特性。428、特例二：外来文件、资料中除所述类别之外，仅标注流水号以供识 别。、文件的基本格式：431、M类、P类和W类文件的页眉分两行，第一行为公司名称、文件 级别和文件编号，第二行为文件名称和修改状态。4.3.2、 M类、P类和W类文件的页脚为批准人、实施日期和页次。4.3.3、 R类文件的页眉为公司名称、文件级别、记录编号和修改状态。4.3.4、 R类文件的页脚可简要标注使用说明，页脚最末一行为批准人、实 施日期和记录样本，记录在正式使用时不打印页脚。435、字体要求：文件标题为楷体或者宋体四号，条款均以半角状态，记 录样本则依据实际需求设计。4.3.6、 边距设置:文件及表格必须使用A3或者A4的纸。4.3.6.1、 文件边距：上边距设定为3.5cm ,下边距2cm （设页脚）,左 谢巨2.5cm ,右边3巨2.5cm ,页眉2cme4.362、表格边距 纸纵向使用时,上边距设定为3.3cm （请在上边距1.5cm处划装订 线）,下边距1.5cm ,左边距1.5cm ,右边距1.5cm。纸横向使用时，左边距设定为3.3cm （请在左边距1.5cm处划装订 线）,下边距1.5cm ,右边距1.5cm。纸与A4纸使用规格相同。注：以上为推荐格式，可依据实际情况做相应变化。、文件的审批和发布：4.4.1、 GMP等一级文件由质量安全文件编写小组编制，质量安全小 组专人及副总经理审核，总经理批准生效。442、程叙文件等二级文件由与质量安全管理相关的各部门编制，质量安 全小组审核，副总经理批准生效。443、三级文件由与质量安全管理相关的各部门负责编制，副总经理或者 相关部门主管人员审核、批准。、文件的发放、接收和管理：451、质量安全中使用的所有文件均为受控版本，提供给上级单位、客户 等外部组织的文件除有特殊要求外，均为非受控版本。质量安全文件应加 盖受控章或者非受控章，并注明分发号。4.4.2、 各部门（公司级文件由质量安全小组负责）应针对本部门负责编写 的文件建立文件编制背景一览表（记录的编制背景在受控记录清 单中体现）；用于记录本部门所编制的文件的特性：如文件编号、文件 名称、背景依据、编制及批准情况、文件的主控和执行情况等；其中程序 文件的背景依据为质量安全相关标准的条款号或者/和章节号，作业指导 书的背景依据为其所遵循的程叙文件、法律法规和其它具体要求，记录样本 的背景依据为其所遵循的程叙文件或者作业指导书。4.4.3、 公司批准发布的质量安全管理一、二级文件由品控部负责控制（如：制作和发放文件，回收作废版本）；a类三级文件（即操作规程和 技术标准）由品控部负责；b类三级文件（即记录的标准样本）由各相关 部门负责；c类三级文件由行政部负责。4.4.4、 二级文件和三级文件中的a类、b类（包括由外部形成的a类文 件），应尽量以汇编的形式发布，文件的发放由品控部填写文件发放签 收表，经部门负责人批准后按发放范围发放。发放的质量安全管理文件 应该受控章或者非受控章（给客户的盖非受控章），汇编类文件盖在封面, 单行文件该在页眉，电子版文件盖在标签上，受控章上应标明分发号。各 接收部门填写发文部门的文件发放签收表的相关内容后江文件领出。455、个不猛应制定文件资料管理员对本部门所控制的文件和资料进行管 理，建议受控文件清单质量安全管理文件的拥有数量不能满足需求 时，不得随意复制（包括各种版本），应到品控部重新领用；单行文件的 受控版本可到文件归口管理部门领用，也可由本部门文件资料管理员复制 后受控发放；当文件（包括会变文件和单行文件）的需求目标位参考等非 操作执行原因时，可由文件归口部门或者本部门的文件资料管理员进行复 制，并以非受控的形式发放；上述三种情况均须填制文件发放（领 用）登记表作为可追溯性记录，受控文件的发放部门负责追踪作废后的 文件回收和版本有效性等工作。4.5.6、 需暂时借阅文件的人员，填写文件、记录借阅申请表，经部门 负责人批准后方可借阅，借阅人应在指定日期归还文件。4.5.7、 应爱护质量安全文件，不得随意破坏、外传或者遗失，若文件破损 严重影响使用时，应道原发放部门办理更新手续，交旧领新时，新文件 沿用原分发号，若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件使用新的分发号，并注明通知相关部门就分发号作废，以防误 用。接受外来文件，需填写外来文件清单，在记录表格中清 除文件 的来源，日期估计编号等信息，同时对外来文件进行归档。需暂 时借阅外来文件的人员，填写外来文件借阅申请表，经部门负责人 批准后方可借阅，借阅人应在指定日期归还文件。文件的评审及更改：文件的评审：每年由质量安全小组组织各使用部门参加，对现有体系文件的合用性、协 调性进行评审，必要时进行修改。461、质量安全管理文件在实施的过程中，质量安全小组根据相关人员的 建议，报副总经理允许后，可组织对文件评审更改的内容，其审核和批准 的权限同本程序。当文件更改为修正编辑性失误等，不更改愿意的变动时 可由原文件的审核人负责批准。文件的更改普通由原编制部门负责，当指 定其他部门负责时，该部门必须得至嫄编制和批准所依据的背景资料。4.6.2、 文件更改由质量安全文件编写负责实施，发放文件更改通知 单，收回文件更改后重新发放。、文件和资料的作废和处理：4.7.1、 当文件需大幅度大范围更改（需修改页超过1/4）或者单页修改次 数超过9次时，需由该文件批准人确定改版，文件改版程序与文件编制 程序相同。472、文件改版/发布时修改状态标识归为，若文件为该年度的第一 版，则文件编号中采取新的年号，若文件为该年度第二（三、四）版， 怎在文件编号中年号后加B（C、D广，参见。4.7.3、 新版文件发布时，旧版文件同时废止，因其他原因确需作废的文 件，则可直接由原批准人宣布作废，而不必再编写新版文件。4.7.4、 为确保对质量安全运行起重要作用的场所使用有效版本,各部门应 及时回收失效的受控版本，其数量应与当初发放数量一致，除因法律和/ 或者信息保存原因外，作废文件应及时经文件主管人员批准后销毁，需保 留的作废文件则及时加盖作废保留"的标识，并单独存放，防止非预 期的使用。、文件管理过程产生的记录，各部门自行保存，执行记录控制程序。5、相关文件：记录控制程序6、记录：
