合同和信息管理方法及措施18.docx

合同和信息管理方法及措施合同管理主要是指监理工程师对工程项目建设中业主与设计、材 料设备、施工承包商签定的合同的管理，从合同条件的拟定、协商、 签署、执行情况的检查和分析等环节进行的组织管理工作，以便通过 合同体现“四大控制”的任务要求，维护合同订立双方正当权益。合 同管理由合同分析、合同资料、合同网络、合同实施控制和索赔管理 等组成。在业主签定上述合同时，项目总监应注意在这些合同中有明确 的监理工程师地位、管理权限及协调关系的内容，以便监理工程师按 合同条件对合同的执行进行实施监督管理。合同管理的主要任务是要求监理工程师从监理目标控制角度出 发，依据有关政策法律、规章、技术标准和合同条款处理合同问题。一、合同管理方法增强合同意识，重视合同管理，提高服务意识。工程监理与合 同管理密切相关，而且贯穿于项目建设始终。“四控制、两管理、一 协调”都是在合同的调整、保护和制约下进行。监理工程师应当依照 合同法规定和承包合同的约定，代表建设单位对承包单位的行为 实施监督管理。对工程进度按承包人的计划进行检查督促，如果工程进度计划 受到影响，监理工程师可以按合同规定要求承包人修改计划，并采取 各种措施，确保在合同工期内完成工程施工任务。根据业主委托的监理工作范围和内容、将建立以项目监理部为处 理核心和信息资料管理中心，协调项目业主、承建商，监理三者之间 信息流通，收集来自外部环境类信息，全面、系统处理后，供参建各 方自理造价、进度、质量事务时使用，为项目建设服务。1 .信息资料管理的日常工作负责规划建立项目信息资料管理系统，收集信息、信息加工整理 和储存，信息资料检索和传递，实现监理工作本身的自动化，标准化， 规范化，系统化的管理，并推动整个项目信息资料收集、处理效率。2 .规划建立项目信息资料管理系统信息是不断流动的，在建设过程中各个环节都有参建各方处理事 务的信息产生，只建立监理内部的信息流程是没有效率的，也不可能 收集和处理好监理工作所需要信息，因此必需规划整个项目信息资料 管理系统，对业主、承包商、监理、外部信息进行统一分类，明确各 方在信息资料收集方面的职责，同时满足各方在信息资料使用方面要 求。(1)信息收集1)收集项目决策文件及有关资料项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控 制基本要求等基础性依据，是监理和参建各方对工程实施控制的重要 文件，其中包含了许多设计方案的重要依据，指导整个项目运作方向。2)设计文件及有关资料的收集工程设计文件不仅是施工的依据，而且是监理进行质量、进度、 投资控制的重要依据，设计过程中所收集到一些基础性资料对编制和 审核施工组织设计、施工方案有很大帮助。在收集工程设计文件的同 时，应收集：初步设计资料。收集初步设计资料重点在：工程项目目的和任务, 工程的规模，总体规划，主要建筑物位置，结构形式和设计尺寸，各 建筑物材料用量，主要技术经济指标；技术设计资料。技术设计是对初步设计更进一步深化，其中许多 资料是对禄步设计资料补充和修整。因此重点收集和核对这些修整和 补充资料；施工图设计资料：施工图作为设计单位最终输出产品，直接指导 项目施工。对施工图及其有关文件收集和管理，是设计资料信息管理 的工作重点。所收集信息包括：施工总平面图，建筑物施工平面图和 剖面图、安装施工图以及各种设备和材料的明细表等。在收集设计资 料时要收集与设计图纸和技术说明书同时输出的概预算资料。3）设备及材料采购工作信息收集对设备及材料采购工作应事先明确其种类、数量、技术性能以及 验收标准、交货时间、地点和方式等；对设备及材料供应商应事先收集其资质情况、营业执照、生产许 可证、生产能力和单位信誉，对特种设备的供应和安装单位还应收集 和审查其设计资格证书或安装资格证书；对关键设备的生产加工还应掌握供应商的制造设备、检测设备、 试验方法、标准和频率等制造信息以及制造和装配场所的时间、温度、湿度、压力、清洁度等内容，对上岗操作人员应收集和审查其技能、培训记录和相关证书；对涉及到高度精确度安装的设备和材料，对零部件的定位质量及 其连接和装配精度的设计要求、安装要求、成品保护措施和专业等信 息的收集和协调工作。4）招投标文件其有关资料收集工程监理合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协 议书，招投标过程形成的一些文件同样对业主和承包商有约束力。其 中在量有用信息，要在施工期间合同管理过程予以应用。所需收集的 信息如下：业主全部“要约”：业主所提供的材料供应、设备供应、水电供 应、施工道路，临时房屋、征地情况、通讯条件等等；承包商全部“承诺”条件：承包商投入人力、机械方面情况，工 期保证，质量保证，投资保证，施工措施，安全保证等。5）业主方施工过程信息资料收集业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定 提供相应的条件，并要不时表达对工程各方面的意见和看法，下达某 些指令；业主负责部份材料的供应时，需提供材料和品种、数量、质量、 价格、提货地点、提货方式等信息；业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的 意见和看法，同时也应及时提供甲方的上级单位对工程建设的各种指 令。6）承包商施工过程信息资料收集承包商在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的内容, 承包商自身必须掌握和收集这内容。经收集和整理后，汇集成丰富的 信息资料；承包商在施工中必须经常向有关单位，包括上级部门、设计单位、 监理单位及其它方面发出某些文件，传达一定的内容。如向监理单位 报送施工组织设计，报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请 表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。7）监理单位施工过程信息资料收集工地日记，主要包括：现场监理人员的日报表；现场每日的天气 记录；监理工作纪要；其它有关情况与说明等。现场每日的天气记录 主要内容为：当天的最高，最低气温；当天降雨；当天的风力及天气 状况；因气候原因当天损失的工作时间等；周报，总监理工程师应每周向工程项目业主负责人汇报一周内所 有发生的重大事件；月报，总监理工程师应每月向业主汇报下列情况：工程施工时度 状况（与合同规定的进度作比较）；工程款支付情况；工程进度拖延的 原因分析；工程质量情况与工程进度中主要困难存在问题；监理工作 总结等；总监理工程师对承包单位的指示，主要内容为：正式函件；日常 指示，如在每日的工地协调会中发出的指示；在施工现场发出的指示 等;工程质量记录：主要包括试验结果记录及样本记录等。8）收集工地会议信息工地会议是监理组织协调工作的一种重要方法，会议中包含着大 量监理信息。工地会议系属监理工程师行政管理的一部份，它包括开 工前的第一次工地会议、工地例会、专题工地会现场协调会等。（2）信息资料的加工整理和储存监理工程师在施工过程中，依据当时收集到的信息所作的决策或 决定有如下几个方面：1）依据进度控制信息，对施工进度状况的意见和指示。监理工程 师每月、每季都要对工程进度进行分析对比并作出综合评价，包括当 月整个工程各方面实际量，实际完成数量与合同规定的计划数量之间 的比较。如果 某一部分拖后，应分析其原因、存在的主要困难和问 题，提出如何解决的意见。2）依据质量控制信息，对工程质量情况的意见和指示。监理工程 师应当系统地将当月施工中的各种质量情况，包括现场检查监理中发 现的各种问题、施工中出现的重大事故，对各种质量情况，包括现场 检查监理中发现的各种问题、施工中出现的重大事故，对各种情况、 问题、事故的处理等情况，除在月报中进行阶段性的归纳和评价我, 如有必要可进行专门的质量定期情况报告。3）依据造价控制信息，对工程结算情况的意见和指示。工程价款 结算一般按月进行，要对投资完成情况进行统计、分析，在统计分析 的基础上作一些短期预测，以便对业主在组织资金方面提出咨询意见。4）依据合同管理信息，对索赔的处理意见。在工程施工中，由于 甲方的原因或客观条件使乙方遭受损失，乙方提出索赔要求；或乙方 由于违约使工程遭受损失，甲方提出索赔要求。监理工程师可对索赔 提出处理意见。5）信息的储存是将信息保留进来以备将来应用。对有价值的原始 资料、资料及经过加工整理的信息要长期积累以备查阅。信息储存的 设备主要有三种包括纸张，胶卷和计算机内存。（3）信息资料的检索和传递无论是存入档案库还是存入计算机内存的信息、资料，为了查找 的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，作好编目分 类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案 既保存完好，又查找方便。否则会使资料杂乱无章，无法利用。信息的传递是指助于一定的载体（如纸张、软盘、磁盘等）在 监理工作的各部门、各单位之间的传递。通过传递，形成各种信息流。 畅通的信息流，将利用报表、图表、文字记录、电讯、各种收发、会 议、审批及计算机等传递手段，不断地将监理信息输送到监理工程师 手中，成为他们工作的依据。（4）信息的处理1）依据进度控制信息每月、每季对工程进度进行分析对比并作出综合评价比较，如果某一部分拖后，应分析其原因、存在的主要问题和难题，提出如何解决的意见。2）依据质量控制信息，系统地将当月施工中的各种质量情况， 包括现场检查监理中发现的各种问题，施工出现的重大事故，对各种 情况、问题、事故的处理情况等，除在月报、季报中进行归纳和评价 外，如有必要可进行专门的质量定期情况报告。3）依据投资控制信息，对工程结算的意见和指示，工程价款结 算，投资完成情况进行统计、分析，在统计分析的基础上作出预测, 向业主提出咨询建议。4）依据合同管理信息，注意收集事实证据，处理索赔事宜，监 理工程师可根据掌握的履约原始记录资料和现场实际情况，依据有关 法律和条款规定，对施工索赔或反索赔提出处理意见。5）无论是存入档案库还是存入计算机存储器的信息、资料，入 库前都要按照文件管理的要求，作好编目分类存档工作，保持资料信 息的完整性和可追溯性。3 .协助做好工程档案资料的管理1）在业主与勘察、设计、施工单位签订合同时，明确对工程档案 资料的套数、费用、质量要求和移交时间的要求；2）协助业主监督并检查各单位收集和整理本单位形成的工程档 案资料，并按要求完成汇总归档工作。3）及时收集整理工程施工阶段各种会议记录，来往文件、监理工 作资料，定期或不定期检查督促承包单位及时整理施工技术资料。4）文档管理或收集范围：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。5）项目监理部信息员负责制定内容包括信息类别、信息名称、信 息管理要求、责任人的信息分类表并分送项目组信息员。6）项目信息员应及时、清晰地填报信息分类表，项目监理部信 息员采用微机进行信息管理。7）督促各方工程建设主体履行合同，执行技术标准和协调各方关 系的措施：督促参建各方主体遵守国家法律、法规：在工程建设实施过程，督促各方主体严格按国家现行技术标准、 规范进行验收、评定工程质量等级：协调各方关系：A.协调内容（含质量、进度、投资及其他有关问题）的确定；B.协调对象和协调重点内容的确定；C.协调工作主持人确定：一般问题由项目（专业）监理工程师主持, 涉及工程质量、进度和投资费用的重大问题由总监理工程师或其代表 主持。D.协调手段和方法：a、监理例会；b、专题会议；c、其他手段和方法。d、所有协调结果均应记录并经协调方面签字认可。8）项目信息系统的功能要求应方便项目信息输入、整理与存储。应有利于用户提取信息。应及时调整数据、表格与文档应能灵活补充、修改与删除数据。信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管 理各专业的信息、项目结算信息、项目统计信息等有良好的接口。9）确保监理资料及时整理、真实完整、分类有序。保证竣工决算 资料的真实性、准确性,承诺承担有关法律责任在设计阶段;对勘察、 测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查； 在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监 督、检查；10）督促施工单位整理各阶段施工文件（含签证）的归档管理工作,协助业主建立规范系统的建设单位工程文档管理体系，或接受业主委 托，收集建设单位工程文档并分类归档。监理工程师对施工质量主要是按照合同的约定和技术规范、设 计图纸的要求去检查。质量如不符合要求，监理可按合同规定不予计 量和支付工程款。监理工程师按照合同和工程量清单的规定，严格为业主把住工 程款审核支付这一关，并且防止了承包人不合理的索赔要求。监理在 合同履行管理中应严格控制工程变更，如果由于承包人擅自变更设计, 所发生费用和因此而导致的工期延误，应由承包人承担。在监理交底时和在施工过程中要求施工单位认真、及时履行合 同约定，也要及时提醒建设单位履行合同约定。对合同争议进行调解。 在合同争议的仲裁或诉讼过程中，公正地向仲裁机关或法院提供与争 议有关的证据。对工程分包进行管理。对于未经业主同意的分包项目，承包商 不得将承包工程的任何部份进行分包；工程分包不能解除承包人的任 何责任和义务。对于业主同意分包的项目，监理工程师要审核分包商 的资质，对未经监理批准的分包，有权利不准分包商进场施工。监理 一般通过总包单位对分包项目实施管理。对由于承包单位违约而导致施工合同终止的，项目监理机构应 按规定的程序清理承包单位的应得款项，或偿还建设单位的相关款项, 并书面提交该款项的证明；对由于不可抗力或非建设单位、承包单位 原因导致施工合同终止的，项目监理机构应按施工合同规定处理合同 解除后的有关事宜。二、合同管理措施1 .合同变更管理措施(1)对于合同变更、工程变更，应建立一整套的申请、审查、批准手续，规范合同变更、工程变更程序。(2)合同管理专业监理工程师应分析合同变更、工程变更的起 因、全面评估合同变更对工程的影响，进行合同变更的责任分析，协 助业主就变更协议与承包单位进行商谈。2 .费用索赔处理的合同管理措施(1)项目监理部在受理施工方提出的费用索赔时，应由项目总 监组织监理人员了解所发生的索赔内容确实不是施工单位自己造成 的，且确已造成施工单位的直接经济损失；在处理索赔时，项目监理 部应维护业主合法权益，严格依据施工合同文件和国家有关的法律、 法规规定进行审查，审查分析索赔事件发生的合同责任、施工成本和 其他费用的变化，审查索赔发生后，施工单位是否采取了减少损失的 措施，是否包含有让索赔事件任意发展而造成扩大损失的情况。(2)项目总监在审查索赔申请时，应附有经办的费用索赔监理 审查报告，内容包括确认的索赔理由及合同依据，确定的索赔计算方 法和计算数额，总监审核的评价意见、结论等；如果索赔涉及工期延 期的，项目总监应在认真审定的情况下，作出工程延期审批决定，并 报业主同意。(3)认真办理由于施工单位原因造成损失由业主提出的费用索 赔，提出索赔理由，并请施工单位及时作出答复。3 .工程延期和延误的合同管理措施(1)施工单位提出非施工方原因、且符合施工合同文件规定的 工程延期要求时，项目监理部应受理，在与建设、施工单位协商后, 由总监组织监理人员，从申报延期是否符合合同规定、延期的事实和 程度、费用和影响天数等方面进行监理审查，由项目总监签署延期审 批表向业主报告。(2)由于施工单位原因或责任，不能按合同工期要求竣工造成 的工程延误，不能按工程延期处理。项目监理部应组织监理人员确定 事实，分清是工程延期还是工程延误，属于工程延误的，应按施工合 同规定扣除施工单位应赔偿工程延误的损失费用。4 .工程暂停及复工管理措施(1)总监理工程师在遇到下列情况之一时，应事先确定对工程建 设的影响范围程度，并就有关工期和费用等事宜与业主和承包单位协 商，并确保工程确切停工范围后，签发工程暂停令：1)建设单位要求暂停施工，且工程需要暂停施工；2)为了保证工程质量而需要进行停工处理；3)施工出现安全隐患，总监理工程师认为有必要停工以消除隐 患；4)发生了必须暂停止施工的紧急事件和；5)承包单位未经许可擅自施工，或拒绝项目监理管理。(2)由于非施工单位原因的暂停施工，应事先就有关工期、费 用等问题与施工单位协商，且要如实记录所发生的实际情况，暂停施 工原因消失后，项目总监应及时签署指令复工。(3)由于承包单位原因导致工程暂停，在具备恢复施工条件时,监理应审查单位的复工申请及相关材料，同意后签发工程复工令。(4)监理应会同有关各方按照施工合同的约定，处理因工程暂停 引起的与工期、费用等有关的问题。5 .合同争议的调解措施1)在合同执行的过程中，对于出现的合同争议和合同纠纷，合 同管理专业监理工程师应及时了解合同争议的全部情况并进行调查 取证。及时与合同争议双方进行磋商，提出调整方案。2)在合同争议的仲裁或诉讼过程中，在接到仲裁机关或法院要 求提供有关证据的通知，应及时公正地提供与争议有关的证据。6 .履行监理职责，落实合同管理责任(1)合同签订前协助建设单位检查合同条款，提出合理化建议。(2)进行合同投资、进度、质量管理；对合同履行情况，进行跟 踪，及时反馈；对未履约的发出监理通知单。(3)对发现的合同文件缺陷，及时向建设单位提出补救和澄清的 建议。(4)对合同文件缺陷在必要时协调双方进行磋商，签订补充协议。(5)公正严格按合同内容处理施工单位合同违约问题，维护业主 利益。(6)对费用索赔、工程延期申请，在审批之前与建设单位及施工 单位进行协调。(7)通过定期召开监理例会，必要时召开专门的协调会，协调澄清双方主体对合同的异议。(8)对于合同争议，首先协调双方进行磋商，本着友好合作的原 则妥善处理，避免事态扩大。(9)项目总监应经常组织项目监理部监理人员，熟悉施工合同条 约内容和要求，了解掌握履约双方的权利、义务和责任，在业主 授权范围内，认真履行监理职责，搞好合同管理，依据合同，检 查施工单位履约情况，监督施工单位认真履约，按照合同质量标 准、工期要求和工程造价支付结算约定，完成合同约定的施工承 包任务。7 .施工质量控制的合同管理措施(1)督促施工单位按合同约定质量要求进行施工。(2)根据合同规定材料要求，对建筑材料、构配件进行审查、 不符合要求不得进场。(3)检查施工单位是否违反合同肢解工程，合同约定可分包的 工程，监理要审查分包单位资质及能力是否满足施工合同规定的质量 要求。(4)对工程质量达不到合同约定标准，监理工程师在检查验收 时，应要求施工单位按合同、设计和规范规定进行整改或必要处理。(5 )工程竣工验收后,应监督施工单位按合同要求签订质量保修书。8 .施工进度控制的合同管理措施(1)监督各施工单位做好各项准备工作，保证工程按合同开工日期按时开工。（2）定期督促和检查施工单位按已批准进度计划组织施工，控制施 工任务在合同规定的合同工期内完成。（3）检查了解进度存在问题，如工期滞后应督促施工单位提出改进 补救措施，并审查是否符合合同规定。（4）在合同进度管理时，对确需暂停施工的，监理工程师要督促各 方采取措施履行合同，承担合同责任，并要求施工单位按合同规定向业主 提交竣工图。（5）协助业主组织工程竣工验收和办理工程竣工备案手续。9 .施工投资控制的合同管理措施（1）根据合同规定，审查向施工单位预付工程款的数额，并在每月 审查进度款时按约定的比例逐次扣回。（2）依据合同约定对施工单位提交的已完工程量报告进行审查，对 施工超出设计范围、质量达不到要求及施工返工的工程量，不予计量和拨 付工程款。（3）施工单位提出工程变更价款后，监理工程师应按投资控制要求， 实施监督，对照合同规定予以审查，提出应否变更价款的意见；经总监审 查签认后送业主审批。（4）对施工组织设计涉及施工安全、文明等其他费用，监理工程师 应按施工合同和有关规定进行监督控制，特别注意不得将合同规定不应发 生的费用列入工程结算。（5）对照合同关于结算的规定和竣工结算资料，认真审核竣工结算， 对不合理或不符合工程实际的结算内容不予承认。10 .设计修改和工程变更的合同管理措施设计修改和工程变更(简称工程变更)的管理是合同管理的重 要内容之一，项目监理部应按照委托监理合同约定的权限进行监理管 理。(1)工程变更应按合同规定办理，变更内容应是业主同意的； 工程变更文件应提交项目总监审查同意后，送设计单位编制设计变更 文件；其中涉及安全、环保内容的，尚需经有关部门审定。(2)项目总监进行变更审查时，应了解施工实际和收集变更有 关资料，判定技术上的可行性。(3)按照合同有关条款，掌握有关情况，对变更作出费用和工 期评估。(4)工程变更评估意见，经总监审查后，将费用变更和工期变 化情况，与施工单位和业主协商，协商同意后，各方在变更文件上签 字认可。(5)由项目总监签发工程变更单。(6)项目监理部应根据工程变更监督施工单位抓紧实施。(7)应严格控制设计修改工程变更不改或少改，以保证投资和 工期控制。(8)项目监理部应按照监理合同进行工程变更管理，不应超越 合同所授权限，并应协助业主与施工承包单位签定工程变更的补充协 议。(9)工程变更工作流程见本大纲监理工作流程图七。11 .违约处理和合同解除的监理工作由于施工单位违约使合同无法履行而解除合同，项目监理部应 依据委托监理合同业主委托的权限和施工合同有关条款以及监理规 范（GB50319-2000）规定，维护业主利益，审查事实材料，盘点工 程和清算费用款项，提出处理意见，通过与双方协商后，由项目总监 提出书面款项清算证明报业主，合同解除后尚需为业主处理善后事宜。12 .运用合同条款，维护业主权益对施工单位违反合同，造成本工程不能如期完成或造成工程损失, 项目监理部应主动配合业主，运用合同条款，维护业主权益，积极提 供事实证据，向施工方提出履约要求，直至要求施工方承担损失赔偿 责任。13 .合同资料的文档管理合同管理专业监理师负责合同资料与合同有关的工程资料的收 集、整理、和保管存档工作。还应建立合同资料的编码系统和索引系 统，以便合同资料的调用和查阅。需要收集的合同资料如下：1）招标文件、投标文件、工程施工合同文件，各种补充协议、总 进度计划，图纸、工程说明等。2）合同总体分析、合同事件表等合同分析资料及各种索赔资料。3）工程签证、会议纪要、变更指令、施工日记、各种文件、批文、 工程图片、施工报表、设计变更通知单、各种检查验收报告等在施工 过程中产生的各种工程资料。三、信息管理方法及措施