外贸跟单基本流程介绍.docx
外贸跟单基本流程一、跟单员对出口货物的跟单工作主要有:(1) 接单(2) 跟进生产(3) 催审单证(4) 出货跟踪(5) 制单结汇1接单的形式:在出口贸易中,最常见的是:(1) 合同:(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。 而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。还有协议书,意向书,订单和委托订单等。 要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。2接单的程序: 询盘,发盘,还盘,接受等环节。(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。(2)发盘:(OFFER)又叫报价。是卖方向买方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。 (4)拒绝还盘 (Decline counter-offer)(5)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。 二审单:即审核合同1审单内容: 产品名称、规格 质量 数量 单价、总额 价格条款 付款方式 包装要求 交货期 交货方式。 2审单方法:(1)产品名称,规格: 审查时产品代码/型号是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。(2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。(3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%,有的认为是5%。按跟单信用证统一惯例,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。(4)单价,总额的审查:1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元)(5)价格条款的审查: 出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有: FOB (free on board, named port of shipment)船上交货价(指定装运港的价格条件) CIF (cost, insurance and freight, named port of destination) 成本+保险费+运费(指定目的港)价格。 FCA (free carrier) (用于空运)by air(6)付款方式审查:1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。2. 支付的货币能否接受?(7)包装要求的审查:1 工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?2 客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?3 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签 hangtag, price tag ,说明书, 唛头 shipping mark)(8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及时筹备到货物,并装船送达。(9)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。 关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。1 寄目录,样本:2 准备样品。(1) 工厂现有的款式(2) 新款(3) 客户来样。要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。 作为跟单员,我们要做到:A: 有完整的产品资料,主动进行宣传。B: 新品的成本,价格要进行核算。C: 新品的制作要留有实样。D: 客户的来样要保存好原样。 形式发票:PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。 为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。 产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。合同条款(价格条款,付款方法)。此外,提供银行资料以便客户开证或汇款。 签订合同后跟单的主要程序: 以货,证,船,款为中心,包括:备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。我们将这些程序概括为: 备货及生产跟单 催审单证 订仓装船 制单结汇三、 生产跟单1.产前批办:准备颜色办,辅料样办,包装样办,产前样办等给客人批,OK后开始生产大货2. 生产进度跟踪(进度跟踪表,订单号,交货日期,生产进度,问题解决)3. 安排QC验货 (中期验货,走货前验货)4. 准备出货四、催审单证:大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。催证:货物快完成时,要催证。审证:审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。改证:审证后发现问题如包装上,总金额,有效期,拼写错误等,必须要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。 按CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。首先: 出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。A 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20 (29 30立方/17.5吨) 40 ( 58 61 立方/22.5吨), 40H (68 71立方/27.5吨)B制作装箱单:装箱单应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。C跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。按FOB成交的,只要将货物送到指定装货港即可五、制单结汇:是出口货物跟单的最后一个环节。A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。