基于web的高校档案管理系统的设计与实现.doc

分类号：TP311 单位代码：10427密 级：公开 学 号：2011100045硕 士 学 位 论 文（在 职 攻 读 专 业 学 位）基于web的高校档案管理系统的设计与实现济南大学硕士学位论文目 录第一章 绪 论11.1 题目来源和选题依据11.2 国内的研究现状11.3系统开发的目的和意义1第二章 开发语言介绍12.1 ASP技术概述12.2 ASP连接数据库的方法12.3 开发工具介绍12.4 Mysql 数据库介绍1第三章 系统的分析与设计13.1需求分析13.1.1 功能需求13.1.2系统性能需求13.1.3数据库需求13.2 系统的可行性分析13.2.1技术条件可行性13.2.2经济可行性分析13.2.3法律可行性分析1第四章 系统设计14.1 系统的功能模块图14.2 数据库结构的设计与实现14.3 ER图1第五章 功能说明15.1 系统维护人员登录功能说明15.2 系统各功能模块页面15.2.1 系统维护功能说明15.2.2 收集整编功能说明15.2.3 档案管理功能说明15.2.4 开发利用功能说明1第六章 结论与展望1参考文献1致 谢149摘 要随着计算机及计算机网络的飞速发展，整个社会的信息化发展进程突飞猛进，在这个新的形势和趋势下，为加快高校自身发展进程，各部门都在为此积极的响应，信息化程度都有明显的提高，档案部门作为高校发展的部门之一，承载着高校历史和荣耀的见证，但档案资料存在着分散性、繁琐性、数量庞大等特点，使得档案的检索问题难上加难，为此应当从最基础做起，从档案收集方面着手进行档案管理信息研究，进而对档案管理工作中涉及到的各个管理活动分别进行深入研究，最终建设成数字信息化的档案管理模式，在此基础上对电子档案检索工作流程进行完善，从而达到最终利用服务的目的。使高校档案管理科学化、高效化、网络化，解决高校档案资料分散、重复劳动、查询困难的现状。根据学校档案工作自身的情况和实际需要来进行细致的分析，解决自身出现的各种问题。采用基于web的档案管理系统可以高效的完成用户的管理、档案信息的录入、目录检索、档案的借阅、报表的打印等基本功能，可以说在很大程度上完成了档案工作的基本流程，方便了档案的利用服务，省时、省力、简便、精确的解决了档案的管理工作。 本系统使用asp+Mysql进行程序的开发，实现了传统档案管理的整个归档过程及档案的保管利用：首先是学校各个部门兼职档案员通过相应权限登录系统后对本部门档案案卷目录、卷内目录以及文件性材料进行前期的录入和文件挂接；然后是档案馆业务部人员对档案目录进行审核修改，最终打印相关的案卷目录和卷内目录；而保管利用部 可以通过检索功能对案卷目录或者档案全文进行检索，完成档案的借阅服务和年鉴等资料的提供；通过数据统计功能能及时并快捷的对档案等数据进行统计，从而完成每年的数据统计年报任务。基于web的高校档案管理系统的成功部署和应用，不仅在一定程度上提高了目前学校档案管理中“录入存储服务”的工作效率，而且为高校档案提供了更加方便快捷的服务，更进一步加快了档案信息化建设的步伐。关键词：档案目录管理系统；ASP；mysql AbstractWith the rapid development of computer and computer network, the informationization of the whole society development by leaps and bounds, under the new situation and trends, in order to speed up the universities own development process, all departments are therefore a positive response, the informationization level can significantly improve, archives, as one of the development of colleges and universities, is bearing the weight of the witness of history of colleges and universities and the glory, but there is dispersion profiles, complicated and large, makes it harder to file retrieval problem, for this shall start from the most basic, the aspects from the archives collection of file management information research, which involves the management of archives management work activity respectively in-depth research, finally into digital informatization construction archives management mode, on the basis of the working process of electronic file retrieval, thus achieve the goal of eventually use the service. Make scientific archives management in colleges and universities, efficiency, and network, solve the university archives, rework, query difficult situation. Archives work according to the school's own to a detailed analysis of the situation and actual needs, solve their own problems. The archives management system based on web can efficiently complete the user's management, file information entry, retrieval, archives of the basic function such as lending, report forms printing, can say to a great extent, completed the basic process of archives work, convenient use of archives service, time saving, energy saving, convenient and accurate to solve the management of the archives.This system USES asp + Mysql for program development, realize the traditional archives management of the whole process of archives and archives keeping use: first is the school each department part-time archivists by appropriate authority after login system of archive files directory, volumes directory and file materials for their early entry and file articulated; Then the archives department personnel to audit changes file directory, the final print related files directory and volumes directory; And keep using department can through the search function to the case file directory or file full text search, complete archives library service and the yearbook data provided; Through data statistics function can timely and quick to file for statistical data, such as to complete the annual statistical reports. The success of the university archives management system based on web deployment and application, not only to a certain extent, improve the current archives management in school "school - storage - service" work efficiency, but also for the archives in colleges and universities provide a more convenient and quick service, further accelerated the pace of archives informatization construction.Key Words: File directory management system; The ASP ;MySQL第一章 绪 论1.1 题目来源和选题依据在档案馆工作已三年有余，通过学校的具体档案工作学到了很多也感触了很多。高校档案对于高校、高校教职员工乃至全社会都有重大的意义，是高校广大教职员工在长期从事教育、科研、高校管理工作的过程中，和高校师生在长期的学习、研究活动中形成的有意义的材料。这些材料记载了高校的办学和发展历史，教职员工和高校师生的各项工作成绩，以及广大教职员工和学生的德、能、勤等各方面成绩。具有极大地保存价值。高校档案可以以文字、音像、图表等多种不同的形式进行保存1。高校档案这无论对于高校当前的职能表现还是高校今后的发展来讲都有重要的参考价值，因此，档案材料的完整性具有重要的意义，如何对档案进行高效的收集整理及利用便成为了首要解决的问题。档案的形成都具备一定的规律，一般情况下党政部门以及其他归档工作能够以年为单位进行的部门，都应该在次年六月底之前完成当年文档管理工作。不同于党政部门，部分单位和部门的归档工作以学年为单位，比如教学部门，应该在次年寒假之前对本学年文档进行归档2。整个高校的档案都是按照这一重要因素来进行搜集和整理的，这恰恰使得档案分为了党群、行政、教学、基建、财会、产品、出版、声像、外事等十大类目，每年都有众多的档案需要归类整理并进行存档，进行档案收集工作要遵循档案材料文件之间的形成规律，对各个档案材料文件之间的联系进行保持，对不同档案材料文件的价值进行区别，对文档材料文件进行合理有效的保管，从而方便文档材料文档的后期使用3。正是由于档案的搜集整理，使得各部门和档案馆之间形成了档案的交接工作，档案管理系统在此工作中起到了很重要的作用，各部门不但可以通过档案管理系统进行档案目录的录入和相关文件的目录挂接，业务部室更能通过相应的权限直接远程的实现对目录的审核和修改，并能按照相对应的格式对目录进行汇总打印，于此同时也能与档案馆保管利用部室进行沟通，实现档案案卷的入库。保管利用部通过系统中的检索功能可以快速高效的进行档案的查阅、调出，这样不仅仅在人力上节省了很大资源，更在一定程度上方便了整个档案工作。档案管理系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务环节中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这要求档案管理工作前移，与各项工作进行紧密结合。1.2 国内的研究现状1、目前档案管理管理模式目前为止，许多高校档案管理基本是以传统的人工管理模式和半人工半机器化的管理模式。传统的手工管理模式：一般通过编制纸质档案目录进行档案的检索，通过纸质登记进行档案的借阅查询，档案管理的大多流程都采用手工操作，缺乏科学的管理和利用方法，重复劳动，提供档案信息服务效能较低，并且对目录和档案的磨损程度较大。半手工半计算机管理模式：用计算机对档案目录进行检索，但较多的仅是以文件夹的形式简单的对档案目录进行“存放”并未实现目录的系统查询，有的已经开发了档案管理系统，通过计算机处理部分数据，但是还处在目录管理的初级阶段，相应的目录打印及检索处理的并不是多完善，与手工阶段相比工作效率已经有所提高，但与科学合理、高效准确的开展文档信息化管理、文档共享服务网络化管理的要求相比，半手工半计算机的文档管理模式存在着一系列的不足4。档案馆所提供的档案利用一般主要集中在党群、行政、教学等档案资料上面，并且计算机存储中仍然较大的是目录级别，电子文件科研等类别的档案的利用率不是很高。这就说明了目前高校档案馆还基本停留在传统的档案管理模式中。2、目前所就职的高校档案管理状况目前来讲，本单位的档案管理过程仍处于半机器半人工管理模式，档案案卷目录和卷内目录的形成方面仍然是由各部门利用word文档对目录进行初始化填写，以邮箱或者u盘方式送至档案馆业务部室进行目录的移交审核，审核无误后进行统一的打印并最终送至档案信息管理部进行检索工具的编至以实现档案的检索利用服务工作。整个档案管理整理过程存在着许多不足之处，譬如word格式的易动性使得案卷目录和卷内目录格式上的不统一，给人带来杂乱无章的感觉；检索工具少，形式较单一，查找时间长，查准率、查全率低，无形之中加大了档案查询的工作量，无法提供高效、快速的档案查询利用；再者，档案的利用过程中损坏现象严重；无法多人同时查档，重复利用率低。档案的借阅都采用纸质登记，很不利于规范化管理，对档案的借阅催还工作有一定的局限性。由于档案的管理没有实现web检索，故对于异地查档者存在不便之处，偶尔出现“空跑”现象。1.3系统开发的目的和意义简化档案的立卷审核过程，由于往年档案的立卷都是各部门兼职档案员将已有的word案卷目录模板进行目录输入并通过电子邮件的形式发送到档案馆业务部室，业务部室对初始形成的案卷目录进行审核修改并回馈给各归口部门，这样反复的指导和修改最终必定会无形的增加工作量，目录管理模块的开发就是在基于web的条件下，实现各归口对档案目录的输入，在档案业务部室实现最终的修改。固定案卷目录和卷内目录的格式，减少不必要的调整。由于word文档容易变化，在各部室输入及修改中容易出现格式的变化，这对目录的最终形成增添了很多不必要的工作量，而且众多归口部门同时会发大量的word文档给业务部管理人员，内容和形式上的涣散对工作增添了许多麻烦，在业务部权限下直接对最后修改完成的案卷目录进行修改打印，解决了档案目录的不一致性问题。加快档案的检索速度，高效、准确的完成档案的利用。档案的最终目的、灵魂所在即是档案的利用，由于档案的繁多性、复杂性决定了查阅档案需要进行较多的目录翻查，这无疑在检索方面增加了工作量，通过档案管理系统能高效的解决档案检索问题，与此同时能减少对档案目录和档案的无形磨损问题。对档案利用采用借阅预登记功能，解决异地查档者“空跑“现象。往往许多异地查档者对自己的档案存在未知，来馆查档后却并未查到所需资料，通过网络进行档案的借阅预登记工作，提前使异地查档者能够进行相关案卷目录的检索查询，对目标档案进行网上预约，更好的实现档案的利用服务工作。及时对相关数据进行汇总，顺利完成档案数据年报工作。往年对档案的统计工作均为人工的进行数据的查找及计算，不但工作量比较大，而且整个数据精度不高，通过档案管理系统的档案统计功能，对入库档案以及借阅档案等数据进行统计，高效、准确的完成每年的档案统计年报工作。第二章 开发语言介绍2.1 ASP技术概述ASP技术的全称是Active Server Pages动态网页技术，该技术是微软公司推出的动态网页服务器技术之一，其产生主要为了取代CGI技术（Common Gateway Interface）。ASP技术为程序开发人员提供web服务器端脚本程序开发的开发环境，程序开发人员可以利用ASP技术快速、高效的生成动态的web应用程序。使用ASP技术开发的应用程序对客户端没有特殊要求，支持多种主流操作系统，如 windows 2000、windows xp5。只要是安装了主流浏览器的客户端，都可以运行ASP技术开发的动态网页。ASP文件是网页文件，是嵌入了VBScript脚本或JavaScript脚本的HTML文件。当客户请求一个ASP文件时，服务器将用户请求的ASP文件解析成为标准HTML文件发送到客户浏览器6。ASP文件在服务器端解释、运行，这种运行模式存在两方面好处，一方面，程序的解释和运行只受服务器性能影响，客户端安装的浏览器不会限制程序的解释效率和运行效果；另一方面，文件可以和服务器进行更加方便、高效的数据交互，比如更加高效的读取服务器数据库7。ASP技术为程序开发人员提供了大量的内部组件和丰富的内部对象，用以提高程序开发人员的开发效率，程序开发人员调用ASP技术提供的组件和对象可以方便、高效的完成诸如上传表单、存取数据库数据等基本功能，以此来完成与客户端用户的交互8。此外，使用ASP技术进行程序开发可以利用多种第三方组件实现一系列基本功能，如E-mail发送、文件上传等9。如果还有特殊需求，可以利用VC或者VB开发自己的组件。因此可以说Asp可以实现任何功能。当然任何事物都有它的优缺点，ASP也不例外，概括如下：1、ASP技术优点（1）ASP技术使用的脚本语言VBScript，源于VB语言，继承了VB语言简单易学、上手快的优点，便于程序开发人员使用和学习10。（2）ASP技术在HTML文档中直接嵌入脚本语言，不需要对脚本进行编译就可以直接对网页进行解释运行，提高了网页的运行效率11。（3）ASP技术可以利用ADO组件对数据库进行轻松、高效的处理12。（4）ASP技术实现了面向对象编程，程序开发人员可以根据自身需求扩展ActiveX Server组件的功能，从而使用第三方组件或自己开发ActiveX sever组件进行程序开发，从理论上讲，可以实现任何功能13。（5）ASP技术开发的应用程序不存在浏览器的兼容问题，由于Asp程序是在服务器端运行的，当客户端浏览器浏览ASP网页时，服务器会将该网页重新解释一遍，并生成标准的HTML文件发送给客户端浏览器，因为送出的是标准的HTML文件，当然不会存在浏览器对网页和程序的兼容问题。（6）ASP技术开发的应用程序可以隐藏程序内部实现代码，在客户端只可以看到通过ASP技术输出的动态HTML文件，可以保护程序开发者的劳动成果14。2、ASP技术的缺点（1）通过ASP技术开发的应用程序运行速度比HTMl应用程序运行速度慢。由于客户端请求打开ASP网页时，服务器端需要将用户请求的ASP页面程序从头至尾读取一遍，并对网页程序进行编译，最终将网页以标准的HTML格式反馈到客户端，因此降低了应用程序的运行速度15。（2）部分网络操作系统不支提供ASP支持，因此ASP开发的Web程序最好选用windows系列的操作系统。3、ASP的运行环境 一般情况下，通常都是在自己的计算机上编写调试好ASP程序，然后再移植到专门的服务器上去，在编写调试的时候，自己的计算机即是服务器端，又是客户端，所以必须同时安装服务器端和客户端必须的软件。而客户端只需要普通的浏览器即可，而服务器端一般是由windows系列的操作系统+IIS 5.0（Internet信息服务管理器 5.0）来构成服务器端运行环境。 如果是Windows 2000 Server或者Windows 2000 Advance Server版本，一般已经自动安装了IIS，但如果是其它版本，需要自己手动安装IIS管理器，依次选择【开始】-【设置】-【控制面板】-【添加/删除程序】命令，选择【添加/删除Windows组件】按钮，选择“Internet信息服务（IIS）”，根据提示安装即可，安装完毕后可以通过浏览器浏览ASP文件了。 4、ASP的开发工具 对于初学者来说，可以使用记事本。FrontPage等任何文本编辑器，编写完毕后存成扩展名为.asp的文件就可以。但利用dreamweaver，不仅可以编写，还可以调试，所以开发来讲用它比较合适。5、ASP数据库存取ASP开发平台内置了大量ActiveX Server组件，这些组件功能强大，包括文件存取、数据库存取、浏览器兼容、计数器等各种组件。所谓组件，和对象差不多，就是ASP把功能已经封装好了，只要调用就可以了。数据库存取组件是ASP开发平台中最重要的内置组件之一，其全称是Database Access Component。该组件使用ADO技术对符合ODBC标准的数据库或其他表格状结构的数据进行存取，是ASP技术所有内置组件中使用最广泛，最基本、最重要的16。ADO即ActiveX Data Objects，是一种程序对象，它本质上是这么一种技术：可以高效、方便的创建、修改、查询和校验数据库，并可以实时更新显示数据库操作结果17。通过该技术，用户在更新客户端效果时，只需在线维护，不必每次打开HTML源文件进行修改。ADO技术目前已经能够对大部分主流数据库进行兼容，如Acess数据库、SQL数据库、sybase数据库等18。尽管ADO技术简化了程序开发工作，但ADO技术本身还是非常复杂的，它包括三个主要对象，分别是Connection对象、command对象以及Recordset对象。在ASP脚本中可以与数据库连接，查询数据库中的数据，以及插入、删除和修改数据库中的数据。2.2 ASP连接数据库的方法要对数据库进行操作，首先要连接数据库，这就要用到Connection对象。具体连接方法有两种：1、利用数据源的连接方法<%Dim dbSet db=Sever.CreateObject（“ADODB.Connection”）Db.open “wwwlink”%>第一句声明了一个实例变量；第二句利用Sever对象的CreatObject方法，建立一个数据库存取组件的Connection对象实例db；第三句是打开数据源wwwlink，这里不是wwwlink。Mdb，是设置数据源名字，数据源和数据库的名字可以不一样。2、不用数据源的连接方法使用数据源的连接方法尽管简单，但是需要在服务器设置数据源。如果希望把程序从一个服务器移植到另一个服务器上，还需要在另外一个服务器上设置数据源，比较麻烦。下面是不利用数据源的连接方法：<%Dim dbSet db=Sever.CreateObject（“ADODB.Connection”）Db.open “Dbq=C:InetpubwwwrootASPtempwww.link.mdb;Driver=Microsoft SQL server Driver(*.mdb)”%>2.3 开发工具介绍Adobe Dreamweaver网页编辑器。Adobe Dreamweaver（又称Macromedia dreamweaver)是Adobe公司的著名网站开发工具。它使用所见即所得的接口，亦有HTML编辑的功能。Dreamweaver是一个集网页制作和网站管理功能于一体的网页编辑器，具有所见即所得的特性。该工具成功的对动态式出版视觉编辑和电子商务管理功能进行了整合，给Third-party厂商提供了大量的技术支持，包含Apache，ASP，BroadVision，iCAT，Cold Fusion，Tango与自行发展的应用软件体系19。使用Dreamweaver工具进行动态网页设计时，其所见即所得的特性，使程序开发人员不需要通过浏览器就能对网页实现效果进行预览，从而提高了网页设计效率。此外，Adobe Dreamweaver网页编辑器为程序开发人员提供大量的网页开发样版便于网页设计人员对多种网页进行设计。与此同时，通过XML Dreamweaver技术，将网页外观内容和网页动态效果设计分离，一方面，可以方便网页设计人员进行快速的网页更新，另一方面实现网页编辑的团队合作开发。Dreamweaver工具提供的网页外观样版，人性化的将可编辑和不可编辑的部份进行分别展示，网页编辑人员可直接通过直接在样板的基础上进行网页样式编辑却不必担心对网页既定样式进行误操作。此外，网站开发人员可以使用网站样版对网页上出XML内容自动进行正确、高效的输入或输出20。 使用Dreamweaver网页编辑器设计形成的网页，可以在任意平台的任意热门浏览器上进行全方位的准确展现21。利用Dreamweaver进行前台设计，简化了程序的书写，通过相应的功能更能简化与数据库的连接以及完成对相关数据的操作，最终实现档案目录管理系统所具有的功能。2.4 Mysql 数据库介绍SQL主要有以下几个方面的特点：1、一体化非关系模型的数据语言一般分为模式数据定义语言（主模式DDL），外模式数据定义语言（子模式DDL），与数据存储有关的描述语言，以及数据操纵语言（DML）。它们各自完成定义关系模式、录入数据、建立数据库、查询、更新、维护、数据库重构和数据安全性控制等一系列操作，它具有DDL（数据定义语言）、DML（数据操纵语言）、和DCL（数据控制语言）为一体的特点，用SQL可以实现数据库生命期内的全部活动。2、两种使用方式、统一的语法结构SQL有两种使用方式：联机交互使用的方式；嵌入某种高级程序设计语言的程序中，以实现数据库操作。第一种方式下，SQL语言为自含式语言，适用于非计算机专业的人员。第二种方式下，SQL语言为嵌入式语言，它依附于主语言，适用于程序员。尽管方式不同，但是SQL语言的语法结构是基本一致的。SQL为许多任务提供了命令，其中包括：查询数据；在表中插入、修改和删除记录；建立、修改和删除数据对象；控制对数据和数据对象的存取；保证数据库一致性和完整性。以前的数据库管理系统为上述各类操作提供单独的语言，而SQL将全部任务统一在一种语言中。3、高度非过程化在SQL语言中，只要求用户提出目的，而不需要指出如何去实现目的。SQL为用户提供在高层次的数据结构级别上进行工作的支持，用户对数据库的使用不必局限在单个记录的操作方面，可以直接对记录集进行操作22。所有SQL语句都可以以集合为单位对数据进行操作，可以接受以集合为单位的数据输入，也可以返回以集合为单位的数据输出。SQL的这一特性使得SQL技术允许把一条SQL语句的操作结果作为另一条SQL语句的操作条件进行输入23。4.关系型数据库的可移植性所有主流关系数据库都对SQL语言提供支持，用户可以将通过SQL语言实现的功能从一个RDBMS直接转移到另一个RDBMS，因此所有使用SQL语言编写的程序都具备可移植性24。第三章 系统的分析与设计3.1需求分析档案管理系统的目标是：在整个信息化、网络化快速发展的今天，在先进的数据库技术，严谨的计算机网络安全技术和先进的系统开发技术平台上，参考现有的档案管理软件，结合当今先进的硬件环境，开发一个体系结构优良、具有较高易维护性、安全性、可扩充行、人机交互界面良好的，方便、高效的档案管理系统，在高等学校及其其他事业单位建立档案的自动化管理和应用，准确、快速的为单位及个人提供准确完整的档案资料25。本文根据对学校档案馆档案管理工作人员计算机使用习惯的调研，结合高校档案管理工作的日常工作内容和相关业务流程进行了系统需求分析，系统针对使用者而言，总的需求是：不同用户登录后，根据不同的权限对档案进行不同的操作。学校各部门兼职档案员通过各自分配的权限进行系统登录，登录成功后可进行初始档案目录的录入工作；档案馆业务人员通过权限进入后可进行档案目录数据的审核、修改、删除并最终将档案目录进行打印输出；档案馆信息管理利用部人员可通过权限进入系统后对档案目录进行相应的检索，以实现档案的借阅，也可通过目录统计功能进行档案目录的最终统计；系统维护人员，可进行用户的分配、修改、删除，并能对数据库进行导入、导出、备份、更新等维护。3.1.1 功能需求本小节将对高校档案管理系统需要实现的各个功能，以及各个功能涉及到的子功能进行分别描述和分析。1、系统设置及维护功能需求系统设置及维护功能主要用于修改和管理关系到系统运行时特性的各种系统运行时参数数据。包括四个子功能，分别为数据结构设置及维护功能、系统权限管理功能、系统基本参数设置及维护功能、系统日志管理功能。系统设置及维护功能为高校档案管理系统提供了完整的后台支持，是高校档案管理系统运行和使用的基础功能。该功能为用户提供了管理档案类型、分类结构、全宗的功能，用户可以根据自身对各种类型的档案文件资源管理的实际需求，定制这些参数，从而使得系统具有较高的易用性可可扩展性。此外，通过该功能设置系统运行时的各种参数，可以形成规范化的文件控制规则，通过系统自动处理符合整理规则的文档，从而形成规范、标准的文档整理规范，简化档案管理人员的手工操作，提高档案管理效率；该功能提供的数据日常维护子功能是系统维护的必要工具，是管理员管理高校档案管理系统的强大的工具包。系统管理员可以通过全宗管理、档案库管理、文件库管理、分类表管理、报表维护、数字字典维护等功能相互协作完成系统维护工作。2、信息采集功能需求主要完成各种渠道的数据信息采集工作。该功能通过两种方式实现档案信息数据的采集。一种是：设计一系列数据一体化接口，按照高校档案数据信息采集工作流程的要求，将高校现在使用的各档案信息系统中的现存待归档档案信息数据直接采集到高校档案管理系统中。另一种是，设计合理有效的数据交换平台将现存档案信息数据从原档案管理系统中采集到当前的高校档案管理系统数据库平台中。通过收集整编流程，可实现分散式、集中式档案整理和移交，收集整编主要针对档案的案卷目录以及卷内目录的编制；通过数据导入功能，可以实现离线数据的收集、历史数据的导入以及数字化加工系统产生的电子档案数据导入到系统中，与电子档案的信息采集过程相对应，往往伴随着实体档案的收集、整理、移交和接受，在处理电子档案的业务流程中，同时对实体档案的相关工作进行高效处理。3、档案管理功能需求通过档案管理工作，用户主要对档案进行日常管理工作。包括档案数据管理、档案综合管理、档案统计管理、档案鉴定销毁管理四个子功能。档案数据管理功能，主要对高校档案信息进行日常管理及维护；综合管理功能，主要完成各种档案实体保管工作；档案统计管理功能，主要完成与高校档案文件的各项统计和分析工作，如对每年的入库档案进行统计，对高校各种档案的查阅及使用情况进行统计；鉴定销毁管理工作，主要对高校档案进行鉴定和销毁管理。4、文件管理功能需求文件管理部分，主要完成高校各职能部门或者上级来文针对我校的文件性材料的归档，例如党群、行政类综合性文件。文件的管理一般以文号或者发文年度进行检索利用，而文件的保存格式大都以pdf格式进行存储来保证文件的真实性、原始性。5、开发利用功能需求开发利用功能，主要为用户提供提炼已归档档案中的可利用部分，并进行合理利用的功能。该功能，一方面允许用户进行与档案实体相关的各种分析和使用，另一方面允许用户通过计算机网络进行多种方式的档案检索和档案利用。其中档案检索和档案利用功能，包括多种网络档案信息检索方式，包括档案目录检索，档案全文检索、档案分类检索。除了基本的常见检索方式外，根据用户的需求，高校档案管理系统需要为用户提供专用检索引擎，该引擎针对高校档案管理业务涉及到的各个管理系统对高校档案资料的各种特殊需求开发，为各档案管理业务系统提供有针对性的专用服务，可以被各档案管理业务系统调用，提高了各个业务系统提取高校档案信息数据的高效性和准确性。3.1.2系统性能需求系统性能需求主要用于规定系统功能之外的系统性能指标，根据对高校档案管理工作的分析发现高校档案管理系统需要满足长期发展，运行稳定，数据安全，高效可靠的要求，下面将对本系统的性能需求进行详细说明。1、较高的准确性和较高的及时性。准确性和及时性是衡量系统性能的首要指标26。在进行高校档案管理系统的设计和开发时，要对高校档案管理系统将来可能需要承受的工作量进行合理的评估，在现有技术前提下，尽量提高系统的数据处理能力，缩短系统响应时间，从而使得系统在较长时间内都能够满足高校对于文档管理系统的性能需求。2、较高的权威性和真实性。系统的实现主要是对数据的处理，因此系统中录入的数据对系统的功能实现和运行性能起着决定性作用。良好的数据信息是系统高效稳定运行的基础27。档案管理系统中管理的数据为高校各种档案，只有保证了档案来源的权威性和真实性，才能保证系统数据的准确性和合理性。因此在高校档案管理系统开发过程中，必须保证系统中档案来源的权威星河真实性，从而保证系统数据的准确性。3、良好的开放性和较高的可扩充性。随着国家和高校对于档案管理要求的不断发展，档案管理系统面临着不断地需求变更，因此高校档案管理系统的设计和开发应充分考虑系统的可扩充性，以满足高校档案管理系统需求的不断更新和发展。系统需求发展的需求要求系统采用合理的技术手段保证系统功能的能够进行方便、快速的调整和扩充。高校档案管理系统的这一需求，应当通过提高系统的开放性来实现，在一定的技术规范下，要求系统的各个功能模块之间具有较高的独立性，可以方便的对系统功能模块进行增删，高效的对系统硬件环境进行升级。4、较高易用性和可维护性。高校档案管理系统面向的用户是档案管理者，而档案管理人员并非都对计算机非常精通，这就需要提供良好的交互界面和简单易懂的操作步骤。根据这些需求就要求系统设计初期进行详细的规划和细致的考虑。5、较高的数据安全性。高校档案管理系统用于存储高校发展史上所有有用的档案信息，包括某些非常重要的私密数据，因此要保证较高的数据安全性。一方面要求系统提供数据备份和恢复功能，防止系统因为特殊情况带来的数据丢失和损坏。另一方面，采取技术手段保证档案信息数据的完整性和原始性要求高校档案必须严格进行保管，以防被盗取篡改。6、较快的系统响应速度。档案管