XX企业年度年内控评价报告.docx
XX、XX2019年内部控制评价报告（报告摘要）根据XX、XX2019年内控评价方案，合规法务部对XX、XX的财务、 人事、合同管理制度建设、离职管理、合同管理业务进行了检查。从总 体上来看，上述业务管理较为规范，但也存在部分缺陷待完善。检查中 发现的缺陷事项均为一般缺陷，简要如下：（-）XX部分财务类规章制度未及时更新，适用性较弱。（二）XX合同管理制度较为分散，无统一的合同管理办法。（三）两公司的财务、人事及合同管理类规章制度下发前未按规定 报合规法务部审核。（四）XX合同履行过程中发生的各项事宜，无文件记录。XX控股合规法务部2020年3月18日XX. XX2019年内部控制评价报告（报告正文）一、工作概述本次对XX有限公司（以下简称"XX XX技术有限公司（以下 简称"XX"）开展内部控制评价的基本目标是：了解两公司财务、人事、 合同管理制度建设情况、合同管理及人员离职管理工作，防范相关风险, 同时满足外部监管对公司内控管理工作的要求。评价依据本次评价的依据为企业内部控制基本规范、企业内部控制配套指引等外部监管机构颁布的有关企业内部控制的基本规范；以及公司 下发的关于下发2019年XX控股内部控制自我评价工作实施方案的通 知、XX股份内部控制评价实施管理规定等内部适用的相关制度规范。评价期间本次评价测试的期间为2019年1月1日至12月31日。评价范围本次内部控制评价覆盖制度建设、合同管理及离职管理3类，评价 内容主要包括：财务、人事、合同管理制度的完善性和合理性、合同订 立、履行、存档情况，离职制度建设、管理等，共计8个方面。评价方法本次评价主要采用如下现场测试方法：1 .调阅资料向被测试人员调取检查项目有关的制度文本、审批公文、文件记录 等资料的一种测试方式。2 .咨询访谈就检查项目与被测试人员进行电话、面对面的咨询访谈，以答复作 为测试结果的一种测试方式。3 .检查样本 检查样本指根据业务发生的总体数量与抽样规则，合理选取部分样本进行测试，并以样本检查结果推论到总体有效性的一种测试方法。二、评价业务制度建设基本情况根据两个公司提供的制度清单及文本，XX现行有效的财务管理制度11项，人事管理制度39项。XX现有财务制度41项，人事管理制度21项。三、内部控制缺陷发现及整改建议根据本次内控评价工作，XX、XX存在的缺陷事项根据其发生的可能 性和实质性影响程度不同，对公司造成的影响也将不一样。本次内控测 试发现的缺陷类型为一般缺陷，测试结果和整改建议如下：1.XX部分财务类规章制度未及时更新以确保其适用性，个别细节有 提升空间测试发现:2014年下发的财务部培训管理办法过于简陋，该办 法培训范围包括企业文化培训、内外部培训，但只介绍了内部培训的流 程，对外部培训及企业文化培训未进行详细介绍；培训需求、计划如何 确定、培训费用如何承担（公司还是员工）也未分类进行明确。办法用较大篇幅强调培训结束后培训汇报PPT的要求，有顾此失彼之嫌。2016年10月下发的关于员工集团内调动费用收取的业务指导（业务通告2016 7号），相关责任人现岗位已调整,且协议沟通路径 未增加合规法务审批节点，极易对相关工作产生误导，造成流程不合规, 需及时更新调整。关于暂缓非生产类刚性费用支出的业务通告已失效但尚未及时 废止。可能导致呈报路径错误或者适用费用标准、依据错误，影响业务 的顺利开展。整改建议：业务流程或外部环境发生变化时，及时对原流程进行评 估，确认原流程是否适用，及时对原流程文件进行调整和修订；并定期 对业务流程进行梳理，清理不适用或整合冗杂的制度流程，保持流程的 精简高效。2XX合同管理内容较为分散，无统一的合同管理办法测试发现:XX涉及到合同管理方面的制度共有9项，具体如下:序号制度名称涉及章节1关于重新修订并下发XX行政事务类公文审批规程的通知3.5合同报批2市场销售部SOP手册合同管理3市场销售部SOP手册3221后勤保障合同管理 SOP4市场销售部SOP手册223合同签署SOP5市场销售部管理手册7.3合同洽谈及签署流程6关于重新修订并下发XX财务类管理审批规3合同报批程的通知7关于米购管埋手册修订的通知第8节 合同管理8关于重新修订并下发XX信息化管理类公文审批规程的请示4.4IT项目合同9关于下发海南天羽飞行训练有限公司培训管理规定的通知四培训确认XX没有专门的合同管理办法，对合同管理的各部门职责、合同分类、 洽谈、拟定、报批、签订、履行、存档等流程进行明确的分工。，例如XX 行政事务类公文审批规程、XX财务类管理审批规程，两项制度对合 同审批路径进行了明确，但对于合同拟定、沟通、审批、履行、存档等 流程未进行明确，当出现逾期账款或者合同纠纷时，因权责未划分清楚, 容易发生无人管、互相推诿的情况。市场部管理手册虽然涵盖了合同管 理的基本流程，但内容较为粗略，在遇到诸如合同倒签、补签等比较细 节的情况时，没有规定进行指导，容易出现违规。潜在影响：各部门在合同订立、台账管理、履约跟踪、逾期催收等方 面的流程未明确，权责未划分，容易出现无人管、不知道怎么管、互相 推诿的情形。导致合同管理缺失、混乱。整改建议：参照上级单位的合同管理办法，结合本单位实际，制定下 发适用于本单位的合同管理办法，涵盖合同管理全流程并明确职责分工, 使得各部门、各岗位合同管理有章可循。3规章制度下发前未按规定报合规法务部审核测试发现：经查看XX、XX人事、财务、合同规章制度审批公文，除XX合同管理办法外，其他制度下发前均未经过合规法务部审批。潜在影响：可能导致制定的规章制度存在风险及与上级单位冲突、重复冗余的情形，给业务开展造成不利影响。整改建议：按照前期合规法务部下发的文件，各单位制定的规章制 度，除以部门名义下发的工作手册及业务通告，其他拟下发的制度须先 经合规法务部审核才可报文下发。4 .XX合同履行过程中发生的各项事宜，无文件记录测试发现：经抽查XX27份合同,XX对于合同履行过程中发生的事 项，没有相应的文件记录。没有专门记录履行情况的合同履行情况统 计表或合同台账，只有系统录入合同时的记录。潜在影响：未能对合同进行持续跟踪监督，可能导致未能对对方合 同履行情况进行有效控制，影响合同的履行，造成合同诉讼与纠纷风险。整改建议：建议明确每一项合同的履行跟踪人、督办人，定期跟踪 合同履行情况，对于合同付款、交货、违约、变更等关键节点履行情况 记录在案，对于重大合同，每年至少对履行情况进行两次重新评估并采 取必要行动。由合同主管部门牵头，对各单位合同履行情况、记录情况 定期进行检查梳理，对于不符合要求的单位进行监督整改，对相关责任 人给予相应处分。5 XX合同存在逾期应收账款情况测试发现：经了解，截止2020年3月12日，XX抽查合同中，共 有两笔数额较大的应收账款如下表 1其中瑞丽航空拖欠2019年10-12 月款项共计102.24万元，Airnorth拖欠2019年11-12月款项共计46.96万元，据了解，对于应收账款，当出现逾期时，每周由专人负责统计逾期情况，并发各合同跟踪人进行催收，因逾期时间不足3个月，故 未通报合规法务部，目前业务部门主要通过邮件、电话方式进行催款，对方还款意向不积极，截止目前尚未答复明确的还款时间。题名经办人合同履行情况应收账款逾期情况5459ht2019120XX有限公司与瑞 丽航空有限公司飞 行训练服务协议钟冬晶履行中截至2020年3月12日逾 期102.24万，市场部已 催收，对方答复到财务流 程。5459ht2017105xx 与 Airnorth 飞行 训练服务协议姚海涛履行中截至2020年3月12日逾 期46. 96万，市场部已催 款，对方正协调财务，暂 未答复具体支付日期。潜在影响：受新冠疫情影响，两家公司现金流存在一定困难，短期内实现回款较为困难。对公司经营将产生一定影响。整改建议：建议报送逾期台账时，抄送法务，对欠款单位，应在催 款时限定还款期限，必要时请法务协助向对方发送催款函，并表示还款期限内未还款将采取包括法律诉讼等手段维护我方权益。对于逾期付款或者不履约的合同相对方，建立黑名单或者积分制度，在后续合作中降 低与其合作的优先级。
