公司销售与收款内部控制制度.pdf
销 售 与 收 款 内 部 控 制 制 度 销售与收款内部控制制度 第一章 总则 第一条 为了加强对公司的销售与收款环节的内部控制，根据国家相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。第二条 本制度所称销售与收款是指公司在销售过程中的接受客户订单、核准客户信用、签定销售合同、发运商品、开具发票并收取相关款项等一系列行为。第三条 销售与收款业务的下列职责应当分离：销售订单职能与货物保管职能相分离；销售订单职能与开具发票、记账职能相分离；货物保管职能与开具发票、记账职能相分离；开具发票、记账职能与收款职能相分离。第二章 分工及授权 第四条 销售合同由销售部门根据订单和谈判情况负责草拟，合同必须经过法务部的审核,合同的最终审批权在公司管理层，合同应该递交各 个 相关部门备案。第 五 条 公司的 产 品由销售部门负责销售业务环节,财 务部负责 财 务核 算，销售部门与 财 务部共同负责账款 回 收。第 六 条 公司 财 务部与销售部共同负责 产 品的销售定 价 制度、折扣政策 的制定并 执 行；仓储 物 流 部负责 产 品物 流；财 务部负责开具销售发票并记 入 相关 科目 核 算。第 七 条 公司销售的 会计 核 算 业务由 财 务部 统 一 办 理,收 回 销售货款 存入公司开 设 的 银 行账户并由 财 务部管理,并负责对应收账款情况 进 行 统计、总结、分 析.第 八 条 公司的 产 品销售货款 催 收工 作 由销售部门负责实 施,并负责对 催收情况 进 行 统计、总结、分 析。第三章 实 施 与 执 行 第 九 条 销售 人员 根据授权接受客户订单 后，对订单的品项、数量、单 价进 行核对，办事处主任 对订单 进 行审核,公司 打 单 员编 制一 式多联 的销售 出库 单,销售出库单和客户验收单作为财务部进行业务处理的依据，负责该项业务的销售 人员直接负责应收账款的催收.第十条 单据的审核:财务部负责客户验收单与销售出库单的核对，若有不符及时通知办事处和负责该项业务的销售人员，销售人员负责查明原因并及时处理差异，涉及其他部门原因的，由对应的各部门协调解决.第十一条 发票的开具：根据合同签订的结算方式及时开具发票，并与销售出库单、客户验收单进行核对，若有不符及时上报，由各部门协调解决.第十二条 发货人员根据审批的销售出库单发货.发货时必须经过严格检验,不得擅自发货和随意替换货物，确保与销售出库单的一致,在运输过程须确保货物安全和及时到达。发、运货凭证经审核后传递给财务部.第十三条 公 司 应 使用连续编号 的发、运货凭证,定期 对货物进行 盘点，并对 每月情况 进行 汇总、分析.第十 四 条 公 司 财务部应 当将 销售出库单、客户验收单、发、运货凭证、发票进行核对并具 以入 账进行 会计 核算。每月编制 客户收款单，传递给销售部门进行货款催收，定期 与销售部门核对应收账款，保 持 一致 性。各单 位 财务部对 已入账的销售、发运货、发票 等 凭证 承担 保 存职能。第十 五 条 财务部与销售部门共同负责 制定 应收账款 信用政策，根据上一 年的销售 额 和应收账款的 回 款 情况 及 市场 开发 政策分区域 和客户 制定。对应收账款超 出 信用额度,财务部有 权 通知销售部门进行催收，并 以书面形 式通知发货人员停止 对该 区域或 客户 供 货,发货人员须 待 财务部 以书面形 式通知 禁令 解 除 后，方可 依据销售出库单 继续 发货。第十 六 条 财务部 每月 对应收账款进行 分析、评价。分析 结 果 传递给销售部门。对 逾期 三 个月以 上的 要求 销售部门负责 清 理，有 继续 业务 往来 的单 位,结 清欠 款 或 通过 提供担 保、抵押等 方 可 发 生新 业务。必 要 时，应通过 法律 程 序 解决，销售部门负责收 集 与 诉讼 有 关 的证据并办理 起诉 事 宜。情况特殊者,需 经 董 事 长特 批方 可 办理。第十 七 条 财务部对 逾期 一 年 的应收账款及 现 行 会计制度规定 的其他原因确 实无法 收 回 的应收账款，应 组织清 理并查明原因,报公 司董 事 会 审查批 准 后,转 作 坏 账 损失 并 注 销 相关 的应收账款明 细 账。第十八条 销售退回必须经办事处主任审批后方可执行.退回产品须经质检部门和仓库保管员验收、清点并开具退货接收单后方可入库。财务部根据销售退回单和红字发票进行帐务处理.仓库保管员对正常销售产品和销售退回产品分别保管，定期统计数量上报公司并根据生产管理部意见处理.第十九条 已注销的应收账款应做好账销案存，落实责任人随时跟踪，一旦发现对方有偿债能力应立即追索；对于已核销又收回的应收账款应冲减当期坏账准备。第二十条 销售与收款业务内部控制的具体处理 程序（一)现销业务的内部控制 公司现销业务主 要针 对经销 商客户，在 发货 前 收 取 货款,强调先打 款后发货。具体做 法是：1。客户购 货时，由 仓 储物流 部 打 单员根据销售 订 单 填 制一 式 数 联 的“销售出 库单”，注 明购 货单 位、货 物名称、规格、数量、单 价、金额等,经部门 负 责人审核 签章 后，留“客户 存根 联”作为 存根。公司“销售 出 库单 审核 签章 后，留“客户 存根 联”作为 存根。公司“销售 出 库单 共 六联，第一 联“客户签 收回执 联”和第 四联“财务 记 账 联“客户签 收回执 联”和第 四联“财务 记 账 联 交 财务部做账务处理；第二 联“客户 存根 联”;第 三联“送 货员存根 联”由 司 机 保管；第 五联“仓库存根 联”;第 六联“打 单员存根 联”。2.财务部门对“销售 出 库单 财务部门对“销售 出 库单 认真 审核后，查询客户 应收账款 余额 与 信誉额度,对 客户 应收账款 余额 与 信誉额度之 和 小 于“销售 出 库单 对 客户 应收账款 余额 与 信誉额度之 和 小 于“销售 出 库单 金额 的部分,通知客户汇 款。办理收 取 货款的 手续，根据 客户汇 款 成功 后的 银 行回单 通知 仓 储物流 部发货。3.仓库保管人员对“销售 出 库单”复 核，接财务部 通知 可 以 发货后，予以 发货，并 将“仓库存根 联”留下登记 仓库 台 账。（二）赊 销业务的内部控制 赊 销业务 是指先 办理产品 或商 品发 出，然 后 在规 定时 间 内收 取 货款。一 般情况下，赊 销业务的内部控制制 度除符合前述基本要求外，还 应 采用下列程序 和方式：1。严格订 货单制 度，强化 销售 合同 的 作用。凡赊 销业务，采用订 货方 式，订 单 确 定后 列 入销售计 划,作为日 后发货的 依 据,防止无 计 划 的发 出 货 物。2。因根据销售合同及回款情况定期对赊销客户进行评级，以防止因不了解客户信用度而造成损失。3。及时登记销售明细账和应收账款明细账。在发出货物后，财务部门应对销售出库单、客户验收单以及相关的合同、等进行审查核对,正确无误后编制记账凭证,并及时登记销售和应收账款明细账,以充分发挥账簿的控制作用。4。定期与购货单位核对账目,并按有关规定及时收取货款.对账中发现的问题应及时查明原因处理，收回货款应及时登记应收账款明细账，确保双方账目相符.第四章 监督检查 第二十一条 本公司的销售与收款环节由财务部会同有关部门行使监督检查权。第二十二条 销售与收款环节的监督检查内容包括:（一)财务部对凭证 是否妥善 保 管，尤其是空白 发 票 的 管 理，信用 政策 的 变动是否经过 审 批,应收账款的 管 理 是否 及时.（二）仓储 物 流 部 是否 按销售出库单发货,销售 退 回的凭证 是否健全、审 批是否越 权，处理 退 回 产品是否 符合公司有关规定 要求.（三）销售部门 是否 按 经 审核的 价 目 表 进行销售，价格变动 和销售 折扣是否经 审 批,对应收账款的 催 收 管 理 工 作 是否到 位。第二十 三 条 对监督检查 过程 中发现的销售与收款内部控制中的 薄弱 环节，应 要求被 检查部门 纠 正和 完善，发现 重大 问题应 写 出 书面 检查 报告，向 有关 领导和部门 汇报，以 便 及时 采 取 措施，加 以 纠 正和 完善。第 五 章 附则 第二十四条 本制度由公司财务部制 订 并 经总经 理 办 公会 通过。第二十 五 条 本制度由公司财务部 负责 解 释。第二十 六 条 本制度 自 发 布之日起执 行。
