小区住宅物业管理处组建与入伙装修管理.docx

小区住宅物业管理处组建与入伙装修管理一、XXXX管理处组建根据XXXX开发进度与现场实际需求，计划在一期入伙前三个月启动管理处的组建工作。 具体事项有：1、相关人员配置到位；2、办公地点的落实；3、食宿情况的落实；4、新员工入职的培训；5、管理运作制度的建立；6、公司规章制度的建立；7、各岗位职责、权限的明确；8、确定各岗位工作程序与作业规程；9、物资的配备；10、办公易耗品配置；11、管理用房的装修；12、员工制服、装备配置；13、各类维修工具、设备配置；14、交通、通讯工具配置；15、标识、标牌的制作。二、XXXX的物业管理接管验收1、接管验收的准备及接管验收工作计划的制定；2、物业移交过程中资料的交接与管理；3、房屋的验收与接管；4、对接管验收存在的问题提出整改建议；5、公共设施的验收与接管；6、对绿化工程的接管验收以及对存在的问题提出整改建议；7、接管验收的注意事项及遗留问题的处理；8、器材的配备与设备设施的完善。三、入伙期管理（一）各部门的职责分工1、管理处经理负责组织安排入住工作。2、客服助理负责具体办理入住手续。3、财务内勤负责核收各项入住费用。4、工程领班负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。5、安全主管负责安全与交通疏导工作。6、环境主管负责环境的清洁保洁与绿化美化工作。（二）办理入住手续的项目准备条件1、通过竣工验收与接管验收。2、工程遗留问题基本得到解决。3、工程资料齐备。4、业户档案资料移交完毕，产权确认工作已经结束。5、xxxx配套设施基本齐备，建成并能够使用。（三）入住的物业管理准备1、办公室及后勤事务（1）管理处装修完毕；（2）办公设备到位并能有效运作；（3）办公电话通讯畅通（4）员工宿舍、食堂落实并发挥功能；（5）员工档案已经建立；（6）管理处正式成立、挂牌；（7）照相人员及器材已落实。2、VI系统设计（1）VI手册已通过评审。（2）员工服装、工作牌办公区标识系统安装到位。（3） VI礼品购置完毕。（4）入住接待现场标识系统安装到位。（5）辖区内外指示标识、指引标识、服务标识基木安装到位。（6）停车场通过安全审查达到合格。3、印刷或购置以下各类入住表格及物品 （1）业户手册。(2)临时管理规约。(3)服务指南。(4)住宅使用说明书。(5)住宅质量保证书。(6)入住登记表。(7)业户交费一览表。(8)入住物品领用登记表。(9)入住验房表。(10)业户家庭情况登记表。(11)装修申请表。(12)档案袋。(13)法律法规宣传张贴，包括物业管理条例、物业服务收费明码标价规定、 物业服务收费管理办法、住宅室内装饰装修管理办法、临时管理规约、前期 物业服务合同以及地方性涉及收费的法律法规。(14)温馨提示牌。4、入伙气氛布置(1)入口处挂横幅，插彩旗，营造热烈的气氛。(2)设置指路牌，由入口处到管理处。(3)挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景。(4)张贴醒目的“办理入住手续流程图”。(5)管理人员着装整洁，精神饱满并经严格训练。(6)办公室内资料摆放整齐有序。(7)清洁开荒已经完毕。(8)区内绿化整理完毕。(9)区内设施设备维护完毕。5、其他(1)制订详细的入伙费用支出计划。(2)交房人员已经过现场模拟演练并熟练掌握接待技能。(3)已制订好应急接待预案。(4)已制订好突发事件处置预案。(5)所有单元门(包括进户门)窗已锁闭，业户钥匙已编号管理。(6)电梯保护。（7）入住通知已发出。（8）地产交房维修协调小组已成立，施工单位维修责任已落实。（9）各项收费项目和收费标准已经过可行性论证。（10）入住工作倒计时编排计划已落实。（四）入住手续办理组织工作1、人员分组落实。2、入住接待计划。3、接待现场功能区分，主要包括：接待区、业户等候区、资料确认处、交费处、签约处、 楼宇验收处、装修手续咨询处、物业经理接待处、洗手间等。4、入住手续办理程序5、常见问题的解释6、常见问题的处理7、新闻媒体接待与现场拍照安排。8、业户档案的制作管理工作。（五）总结组织工作1、统计当日实际入业户数并与计划数量对比。2、统计接待户数与顺利交房数量，核查交费情况，并按财务规定做好资金保管工作。3、检讨当日接待工作中的失误与分享成功经验。4、对培训工作有欠缺的项目进行及时补充，现场统一口径。5、填写入住动态表报主管领导。6、业户入住一周内，制订回访计划并安排回访。7、定期统计入住情况并进行分析跟进。四、装修管理（一）各部门的职责分工1、管理处经理负责组织安排装修管理工作。2、管家、工程负责具体办理装修手续、装修施工检查及验收工作。3、财务负责核收各项装修费用。4、工程负责装修施工中的水电管理。5、安全负责秩序与交通疏导工作。6、环境负责装修垃圾清运的监督管理工作。7、安全负责装修施工人员管理及出入证办理工作。（二）办理装修手续的外部条件1、业户已办理完毕入住所有手续。2、业户的房屋整改工作已基本完毕（业户装修工作不得与尚未整改的工作冲突）。3、有关装修的收费项目与收费标准已经确认。4、装修管理制度制订科学、人性化。5、装修垃圾清运分包合同已签定。（三）装修管理的监控措施1、装修氛围宣传（1）业户办理入住手续时便与之进行装修管理宣传。（2）门岗的规范管理，严格控制装修材料与装修人员。（3）将装修有关法律法规和收费文件进行公告。（4） “预案制”的实施。2、装修接待把关（1）严格装修资格审核。（2）签署装修管理相关文件。（3）对业户与装修施工单位进行全面培训。（4）做好业户装修方案审核沟通工作。（5）收取装修保证金。3、装修期间监控（1）门岗把好装修施工人员与装修材料进场关。（2）巡逻保安岗做好辖区内装修材料的安全流动和装修垃圾的指定堆放。（3）楼宇巡查员每日的装修现场巡查工作，及时发现与解决业户装修违章问题。（4）维修人员保证装修期间的用电安全，用水畅通，协助楼宇巡查员开展工作。（5）实施夜间清场制度。（6）实施装修违章“一事一报”制度。4、装修完毕的验收（1）现场查验公共部位（结构与外立面）与相临部位使用情况。（2）查看计量设施完好情况及有无非法改动。（3）对可能影响今后使用的情况向业户进行通报并请业户签字确认，明确责任。（4）对违章装修施工单位进行通报曝光。（四）常见违章装修及管理对策1、常见违章装修现象（1）擅自开工。（2）乱拉电线、超负荷用电。（3）擅自改动燃气线路，安装燃气用具。（4）空调机不按位置安装。（5）随意改变窗台、窗框、玻璃、阳台、护栏、户门颜色、格调。（6）随意改变阳台功能。（7）随意封阳台、装防盗网。（8）随意拆改墙体。（9）在承重墙、梁、柱上穿孔、削薄、挖槽。（10）私自增加线路负荷。（11）改动上下水、电线（开关盒）。（12）私自开凿楼面层，破坏防水层。（13）擅自占用公共通道、天台、屋面。（14）擅自在室外加装灯、牌、广告等。（15）堵塞地漏和排水管道。（16）擅自移动消防设施。（17）擅自改变门的开启方向，使用消防禁用品。（18）擅自动火作业。（19）铺装过重的地板材料。（20）随意丢弃装修垃圾，利用公共部位、场地加工装修材料。（21）随意向窗外抛扔物品。（22）随意用电梯运送装修材料（散装料和超长重料）。（23）冲洗地面将水冲向电梯，破坏电梯装饰。（24）不按规定时间施工，制造噪音。（25）破坏公共绿篱、绿地。（26）夜间随意在业户家中留宿。（27）不办理施工证，不遵守xxxx治安管理规定。（28）随意拆掉阳台配重墙。（29）随意改装智能化系统。（30）擅自拆改烟道，堵塞排气孔。（31）顶层以下随意安装太阳能。（五）违章装修的处理办法1、批评教育，规劝改正。2、出具违章整改通知单限期整改。3、责令恢复原状。4、报政府相关责任部门。5、扣留工具（须报管理处经理批准）。6、停水停电（须报管理处经理批准）。7、要求赔偿损失（须报公司批准）。（六）总结组织工作1、每周统计实际装修户数并与计划数量对比。2、分析检讨当日工作中的失误与分享成功经验。3、对培训工作有欠缺的项目进行及时补充，现场统一口径。4、填写装修动态表报主管领导。5、业户装修结束一周内，制订回访计划并安排回访6、定期统计装修情况并进行分析跟进。