纸质档案数字化的外包加工.docx
纸质档案数字化的外包加工纸质档案数字化的外包加工利用外包加工形式开展纸质档案数字化加工，就 是选择可靠的数字化加工公司，由加工公司负责提 供设备、人员技术等，按照档案保管机构的要求开 展数字化工作，档案保管机构只负责数据的验收工 作，其他数字化过程中的工作均由数字化加工公司 完成。(-)纸质档案数字化外包加工的优点纸质档案数字化建设是一项复杂的系统工程，也 是一项长期而又艰巨的任务。纸质档案数字化采取 业务外包形式，其主要优点表现在：L可以节省档案部门的人力，使档案人员有更多 的时间和精力开展其他业务工作。2 .可以确保数字化工作速度、质量。外包公司通 过竞标获得加工权，按照合同约定开展数字化加工业 务，能够为纸质档案数字化工作提供高质量、高效率 和高效益的服务。3 .外包专业公司自带软硬件，能够避免档案管理 机构购置软件及硬件设备、建立工作室等一次性较大 投入和设备维护、人员管理等成本，降低业务运行成 本。随着技术进步，如果由档案保管机构购置设备和软件会有被淘汰的风险，而将相应业务交由专业公司 承包，节省软硬件升级、更新等大量经费，避免投资 风险，而且可以得到专业公司的先进设备和优质服 务。(-)纸质档案数字化外包加工的缺点外包加工开展数字化工作的缺点主要是档案原件 以及数字化信息的安全保密难以保证，档案保管机构 不易对整个工作进行监管。利用外包加工形式进行纸质档案数字化工作，可 以有两种形式。一种形式是档案部门不提供数字化加 工场地，而将原件拿出档案部门，这种方式档案原件 将脱离档案部门的监控范围，在运输以及加工过程中 可能造成档案的丢失，容易造成涉密档案的失泄密， 数字化后的数字信息也容易流失。另一种形式是档案 部门提供数字化加工场地，原件不拿出档案部门，原 件在数字化加工过程中仍然在档案部门的监控范围 内。对于档案数量较少的档案保管机构而言，外包加工模式比较合适,:ni能节约设备投资又能保证数字化的速度和质量。开展数字化外包加工业务，应当选择 有经验和资质的加工公司，且最好在档案保管机构内 部提供场地，严格交接手续，杜绝档案丢失和泄密现 象，特别是应防止数字化数据流失。（三）外包加工开展数字化工作应注意的问题1 .不得外包涉密和有敏感内容的纸质档案数字化工作。2 .凡原标有密级经鉴定可解密的纸质档案，须在 原标密处进行解密标注后方可外包进行数字化加工。3 .外包非涉密档案的数字化工作，也应采取特定 的安全保护措施。此外，由于外包方是独立的机构，与档案部门是 合作关系而不是隶属关系，因此，档案部门对外包方的行为无法直接进行监督，一些风险往往难以控制。因此，纸质档案数字化工作如需外包，档案部 门还应注意以下几个问题：1 .应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规 模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的 相关资质；按照有关标准和规范的要求评估数字化加 工企业的技术能力：要从规章制度的建立健全程度等 方面考查加工企业的管理能力。2 .要重视流程管理，在项目实施过程中，应依据 国家档案局档案数字化外包安全管理规范（档办发 （2014） 7号），从档案部门、数字化服务机构、数字 化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移 交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。比如：建立档案领取登记制度，在领卷、还卷交接时应 该做好登记，在档案出库前履行档案交接手续，以便 以后出现问题能准确查出该由谁承担责任。3、加强全程监控，如：指派专门人员参与纸质档 案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进 度监控、物资监控、安全监控和协调沟通等方面的工 作。4 .做好前端控制，要特别重视对前处理工作质量 的检查，因为只要这个环节出错，就会影响整个工作 流程。5 .建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化 工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行 及时反馈和修正。6 .强化纸质档案数字化工作中的技术要求和安全保障应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相 关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字 化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量，促 进外包加工规范、有序开展。7 .业务外包单位应该健全自身的规章制度，从起初对人员的培训到最后质量检查都应该讲求效率，制 定相应条款，特别是对各个工作环节及流程衔接处做 出明确具体的规定，把职责细分到个人，避免职责不 清。8 .无论是档案保管机构还是业务外包单位都必须 建立信息反馈机制，及时了解和掌握工作动态及出现的新问题，完善相关标准、制度，保证工作顺利进 行。综上，为了杜绝纸质档案数字服务外包的安全隐患，档案保管机构应切实加强档案数字化管理工作：一是加强档案鉴别，严禁涉密档案数字化服务外 包；二是加强风险防范，自备档案数字化场地；三是确保信息安全，自备计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备;是重视人员管理,落实服务人员资质审查机制；与外包单位签订安全保密协五是健全管理制度, 议；细化各项核查记录;严防档案信息外泄。六是规范工作流程, 七是加强技防措施,
