ISO9000文件之提供给住户的文件控制程序.docx

ISO9000文件之提供给住户的文件控制程序_物业经理人 公 司 程 序 文 件 版 号: A 修改号: 0 EJ-QP 6.4 供应给住户的文件掌握 页 码: 1/2 1.目的: 对供应给住户及住户治理机构的文件的制订、审批、传送、查阅实施掌握。 2.适用范围: 适用于公司对所治理的小区向住户供应文件的掌握。 3.引用文件: 3.1质量手册第4.5章 3.2 ISO9002标准第4.5章 4.职责: 4.1日常治理业务中需要供应给住户的文件由各相关部门制订。 4.2新的物业工程入住时的住户公约等文件由经营治理部或由副总经理指定人员负责制订。 4.3治理者副代表负责对住户供应文件进展标准性审查。 4.4治理者代表负责供应给住户的文件的审批。 4.5综合办公室负责供应给住户的文件的发放工作。 5.工作程序: 5.1供应给住户的文件的制订: 5.1.1各相关部门在治理业务工作中需要向住户发出文件时,主要是指修理、治理需要住户协作时;制订或修订有关规章制度需要告知住户时;需要召开产权人会议时;需向住户发出临时通知时,各相关部门负责文件的起草。 5.1.2依据物业治理方案和合同的要求,每年由经营治理部应对上年物业治理费用的收支作出总结,并制订本年的治理工作规划。 5.1.3新承接的物业工程,总经理应指定工程小组或特定人员在住户入住前应预备住户公约及其它治理文件。详见EJ-QP3.2物业的入住治理。 5.2供应给住户文件的审批和标识: 5.2.1各相关部门完成文件起草工作后,由治理者副代表进展审查、 批准。 5.2.2文件审批后由综合办公室进展打印、标识,并登记在文件/资料一览表上。 5.3供应给住户的文件的发放: 5.3.1文件经过审批打印后,各相关部门加盖部门印章之后进展发放。 5.3.2会议通知、整改通知、收费通知等涉及到全体住户的文件可通过信箱分发,也可通过张贴方式通知住户。 5.3.3治理工作报告或费用收支状况等应供应给全体住户及其代表机构,可在开会时在小区宣传栏公布。 5.4文件更改: 5.4.1供应给住户的文件发生修改时,必需经原审批人复审。