OA行政办公系统用户操作手册.docx

OA 办公系统用户操作手册一、 前言为充分发挥信息化平台作用，提高工作效率，学校启用了行政办公系统OA)，将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上 , 便利各部门对工作进展信息化、标准化治理。本手册是学校行政办公系统软件OA 系统的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写的。 期望本手册能够帮助您在短时间内对 OA 系统有一个概括的了解，让您亲身体验到它所带来的便利与快捷。二、 登录系统OA 行政办公系统为网络版,登录形式简洁便利，只需在扫瞄器中输入效劳器地址，即可访问系统。目前学校 OA 行政办公系统效劳器支持内网、外网访问, 无论在学校还是在校外，只要可以上网,即可通过扫瞄器登录办公系统进展工作处理。同时 OA 行政办公系统配备有手机客户端，通过下载安装手机客户端,亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口如下:学校官网行政办公系统入口；效劳器内网地址： :/ 192。168。168.104:5007； 效劳器外网地址： :/58.47。177。160:5006； 手机客户端效劳器地址：58。47.177。160:5005.登录页面如下：各用户的登录帐号详见通知，初始密码为 123456，首次登录系统，请修改个人密码,防止他人盗用。三、 系统首页1.个人空间个人空间用于呈现与个人工作严密相关的信息，如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的模板、日程大事、我的打算、常用文档等。用户个人可自行配置， 预置的个人空间如以下图:个人空间的治理：假设单位治理员设定用户可以自定义个人空间，则用户自身可对个人空间的治理,进入【个人事务】-【空间栏目】,同样可以设置布局， 并进展栏目设置。如图，用户设置个人空间：四、 功能模块介绍1. 公文治理本节具体介绍公文应用局部的具体操作：【发文治理】、【收文治理】、【公文查询】功能操作。公文处理:第一步:点开待办列表，选择要处理的公文，进入处理界面：发文治理：用于完成发文件笺的拟文、审核、审批或会签、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成公文单与正式公文。全部这些处理节点的名称和权限,用户均可自行定义，由此保证了系统的灵敏性。同时供给公文的催办、督办等操作,保证公文流转的严峻性.发文治理首页如以以下图：功能键：【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮,进展公文文稿的起草。【已发】列表显示已经发送出去的公文。【待办】列表显示未处理的公文，可以进展公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。拟文操作步骤：第一步：点击【调用模板】，选好模版之后点击确定,直接调用公文发文流程模板.如以以下图:其次步：填写发文单。依据设置的文单信息进展填写，如文件标题等信息。送往单位可以自行选择。l 第三步:书写公文内容.点击【正文】，系统支持 word、excel、wps 等格式， 也可以点击左上角【文件 F】，直接选择翻开本地文件,或者可以直接在编辑页面编辑内容，编辑完成，点击菜单栏“绿色箭头”，保存退出.如以以下图编辑正文：l 第四步:按实际需要增加附言和附件.点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员.Ø 收文治理：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。全部这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义。收文治理首页如以以下图：【收文治理】页面下各功能键说明如下：【待登记】对公文进展登记，可以通过【登记纸质公文】来进展公文登记。【待发】临时不想发送的公文被保存在这个列表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。【待办】列表显示未处理的公文，可以进展公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作.【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。【已办】已经办理了公文操作的文件保存在这个列表中.操作步骤:点击一级菜单【公文治理】，选择【收文治理】，进入收文治理界面， 第一步：登记。点击一级菜单【公文治理】，选择【收文治理】,通过待登记公文列表,选择公文，点击【登记】,按以下步骤进展公文登记。其次步：收文处理：文件登记发送后,下一个进展公文办理的人员会收到公文的提示信息,在系统的首页的【待办事项】中显示该公文.办理人员可以直接点击翻开进展办理，同时在公文治理中【收文治理】的待办事项中也列出了全部要办理的公文.办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进展文件的批阅,批示等操作.2. 会议治理会议是针对某些议题进展争论、争论和解决的过程,起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定打算、科学决策的目的。会议治理将会议通知，召开过程以及会议纪要集合在一起，标准了工作,协同提升了工作效率。会议治理涵盖了视频会议，会议纪要，登记会议室，会议室使用统计等功能，到达灵动治理，高效工作之目的.功能菜单:包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。会议室申请操作步骤:点击菜单【会议治理】，消灭功能列表,依据操作需要, 选择相应的子菜单。l 第一步:申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签，翻开会议室申请页面；l 其次步：点击“会议室”输入框，弹出会议室选择窗口，鼠标拖动选择空闲区域，如图：l 第三步：会议室选择窗口点击【确定】按钮，选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息，如图:l 第四步:点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核通过后，即可使用。建会议操作步骤：点击菜单【会议治理】-【会议安排】，点击建会议，进入建会议页面，填写相关会议信息，点发送即可。如以以下图:3. 文化建设文化建设模块是单位内文化建设的公布平台，也是学校内部员工沟通沟通的平台。如学校公布公告、通知，值班安排，校历、作息时间表等。操作说明：点击页签【单位空间】进入通知公告页面，或者点击菜单【文化建设】，消灭功能列表，依据操作需要，选择相应的子菜单.公告类型、公告治理员和公告审核员由治理员设定，治理员可对该类型的公告进展归档、删除、置顶、设置精华贴等操作，并可将该类型的公布权授予其他一般用户。一般用户可以查看单位空间各模块内容，被授权的用户具有公布信息的权限。公布通知公告操作步骤：l 第一步：点击横向菜单【文化建设】,选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。l 其次步：选择一个公告板块,点该板块下面的【公布公告】按钮。l 第三步：点击【建】按钮，编辑通知标题、公布范围、公告格式等内容。l 第四步：点击公布，公布通知。4. 文档中心文档中心应用于单位、个人治理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询,支持自定义文档库，供给文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能.文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。我的文档：存储个人的文档，供给文档的建、修改、移动、查询等操作； 支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件.建文档夹的操作步骤：l 第一步:单击【建文档夹】，弹出建文档夹的窗口,输入文档夹名称。l 其次步：单击【确定】，在我的文档中显示建的文档夹。建文档的操作步骤:l 第一步:单击【建】,消灭下拉菜单，选择要增的文档类型。l 其次步：进入文档编辑界面,填写名称、高级属性、编辑正文，上传本地文件及关联文档，保存退出。l 第三步：编辑要修改的文档，进展修改，保存。上传文件的操作步骤 ：l 第一步：点击【上传文件】，弹出上传本地文件对话框.l 其次步：点击【扫瞄】，选择本地要上传的文件，确定。单位文档：单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档，由学校的单位文档库治理员治理及向下授权；单位文档也可以在文档库治理中共享给其他单位。建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似。查看历史公文步骤：点击菜单【文档中心】-【单位文档】 ，进入文档中心， 选择单位文档，查看相应的历史公文.如以以下图：5. 协同工作协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织治理规章的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和治理，并记录事务的进展过程和结果，由人通过流程规章来完成事项的办理，并支持规章的成型和治理，协同工作一般用来进展非公文类业务的处理,如：表单审批、需其他部门协作处理的工作、部门工作打算、工作总结汇报等。功能菜单：包括【建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。操作步骤：点击菜单【协同工作】，消灭功能列表,依据操作需要，选择相应的子菜单.【建事项】 :以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。选择【协同工作】【建事项】，进入建事项界面;或者通过左侧快捷键【建】【建协同】进入建事项页面，如以下图：Ø 建事项中的具体操作:(以自建流程方式建协同的具体操作l 第一步:依数据项的说明，在建事项界面，填写协同标题、正文信息等。其次步:建立流程,点击流程输入框中的<点击建流程，在弹出的选人界面，选择接收人员。在下拉框中显示系统设置的全部组织构造,有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息；左边区域排列该组织的全部人员；右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左边区域，选择部门，依据选定的组织人员,选择人员，按【】,选定到执行人区域。假设直接选择右边的【】, 表示整个部门被选定；按【】【】进展已选项挨次的调整.依据工作的具体状况选择【并发】、【串发】。1、并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息。2、串发：发起人发起流程，流程中每个节点依次处理(上一节点处理完毕后， 下一节点才能收到。流程中如有需要调整的地方，可选中某个流程节点进展修改，如【增加节点】：可以在当前节点后面增加一个或多个节点,也可以在会聚节点后面再增加节点，可增加空节点。【删除节点】：可以删除选中的节点。【替换节点】：可以重选择该节点人员或部门。【节点属性】：可以对选中的节点权限进展修改。修改完成后，按【确定】按钮，确认流程后，自动退出该页面,回到【建协同】操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中.l 第三步:依据工作状况，可以将该事项选择预归档,选定预归档的名目,协同发送后，该协同会自动归档到预归档名目里。l 第四步：依据工作需要，设定其他数据信息，设置流程期限、提前提示、关联工程、高级数据项设置等。l 第五步:点击【发送】，所建立好的协同事项进展处理发送，页面自动跳转到已发事项下,发送后的协同显示在已发事项列表页面中。Ø 以调用模板方式建协同的具体操作：用户建协同时，可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板.其中，系统模板是公用的模板，由单位治理员或者表单治理员创立,用于解释组织的治理规章，实现标准化治理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可削减工作量和增加易用性。l 第一步:在【建事项】页面，点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。l 其次步：在左边列表中选择模板,如选择表单模板中类别下的行政审批【公务接待清单】，点击【确定】按钮。l 第三步：选择的模板将显示在建事项中，包括标题信息、流程信息.l 第四步:用户可以依据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提示等数据项。l 第五步:点击【发送】,所建立好的协同事项进展处理发送。发送之后该协同显示在已发事项列表中。已发事项：系统列出当前用户全部已经发出的协同事项，可以实时查看协同处理状况及处理人员意见，可以给未处理人员发送催办消息；还可以对已发协同进展转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。待发事项：存放建协同事项过程中【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】的协同事项。用户可以对已创立但尚未发出的协同事项进展查看、编辑、发送、删除等操作;也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。待办事项：主要是查看、处理待办协同事项，以及通过关键字对待办事项进展查询。用户可以对接收到的协同进展流程查看，可以进展转发、加签、知会等处理操作,并可以对其他处理人的意见进展回复。已办事项：支持用户对已经处理的协同事项处理状况进展查看，也可对该事项进展转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。督办事项:督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通，各项决策贯彻落实,完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办,可以使各项工作责任到人， 做到事事有人承办、有人负责，避开推诿扯皮，提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员,可以在建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程，并查看处理状况。6. 打算日程打算日程：打算日程用于制定工作打算、工作任务、安排工作大事。打算治理的目的在于和领导与同事之间,明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程大事不仅对个人时间做有效治理,也是为了和其它同事达成协调的需要。功能菜单：包括【时间视图】、【工作打算】、【日程大事】子菜单.l 【时间视图】:时间视图可以直观地看出时间的具体安排状况，可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排状况。l 【工作打算】：用于建立个人目标打算、查看他人报送给“我”的打算以及进展表单打算的查询和统计,包括【我的打算】、【他人打算】两个页签。l 【日程大事】：用于安排日常的工作事项。可以建立个人的、安排他人的， 或委派大事给他人。系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间治理力气。同时，通过大事的公开属性，使相关成员知晓该大事,到达信息沟通与协作的效果,避开时间安排上的撞车。包括【个人大事】、【共享大事】、【大事视图】、【统计】四个页签。操作步骤：点击菜单【打算日程】，消灭功能列表，依据操作需要，选择相应的子菜单。五、 系统设置菜单设置:设置系统菜单栏菜单显示、菜单挨次等。如图：个人事务：用于对个人信息、日常事务进展治理,包括对个人登录密码修改、消息提示设置、系统菜单导航设置等功能。 功能菜单：包括【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功能模块。如以以下图：六、 支持与效劳各用户如在系统使用操作过程中遇到问题，可以同事之间相互请教指导或联系系统治理员帮助解决.